Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước và hội nhập quốc tế, công tác văn thư đóng vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm thông tin thông suốt, chính xác và kịp thời phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý. Sự phát triển của khoa học công nghệ đặt ra yêu cầu cấp thiết phải chuyển đổi phương thức làm việc từ thủ công, dựa trên giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử nhằm tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, kinh phí và ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ.

Tổng cục Môi trường là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và thực thi pháp luật về môi trường trên phạm vi cả nước. Trong cơ cấu này, Văn phòng Tổng cục Môi trường là đơn vị đầu mối triển khai toàn bộ công tác văn thư, lưu trữ của toàn cơ quan. Tại thời điểm nghiên cứu, đơn vị đang trong giai đoạn triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và từng bước hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ văn thư.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là trên cơ sở hệ thống hóa lý luận chung và phân tích các chủ trương, chính sách áp dụng tại Văn phòng Tổng cục Môi trường, đánh giá thực trạng để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại đơn vị.

Khóa luận xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Đưa ra hệ thống lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường trên các phương diện: quản lý văn bản đi, văn bản đến, ứng dụng chữ ký số, vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc... nhằm đối chiếu với cơ sở lý luận.
  3. Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư cho Văn phòng Tổng cục Môi trường nói riêng và toàn Tổng cục nói chung.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các mảng công việc trọng tâm gồm: Hiện đại hóa công tác văn thư thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc; Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để theo dõi và cấp số văn bản đi; Thực hiện mẫu hóa trong soạn thảo văn bản.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Môi trường (thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường).
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn 2015 – 2017.

Giả thuyết nghiên cứu của đề tài đặt ra là: Công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường đã bước đầu được hiện đại hóa ở các khâu trọng yếu như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cũng như với các cơ quan bên ngoài.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng quan niệm học thuật của PGS. Vương Đình Quyền về công tác văn thư: là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, hiện đại hóa công tác văn thư được định nghĩa là việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật và trang thiết bị hiện đại vào các khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao năng suất, bảo đảm tính xác thực, an toàn dữ liệu và tối ưu hóa thời gian xử lý công việc hành chính.

Hệ thống căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật được tác giả viện dẫn và đối chiếu trong khóa luận gồm:

  • Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
  • Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
  • Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/05/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
  • Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg ngày 25/03/2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường;
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
  • Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 về bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode;
  • Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 31/08/2016 và Quyết định số 2018/QĐ-BTNMT ngày 01/09/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số;
  • Quyết định số 1516/QĐ-TCMT ngày 25/11/2014 của Tổng cục Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục;
  • Quyết định số 126/QĐ-TCMT của Tổng cục Môi trường về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm ba phương pháp chủ đạo:

  • Phương pháp thu thập thông tin: Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành nội bộ, quy chế văn thư - lưu trữ, hướng dẫn sử dụng phần mềm và các báo cáo hành chính liên quan.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế và đối chiếu: Quan sát trực tiếp các thao tác nghiệp vụ, quy trình luân chuyển văn bản, lập hồ sơ điện tử tại Văn phòng Tổng cục Môi trường; so sánh giữa quy định lý luận, khung pháp lý với việc áp dụng thực tế trên hệ thống phần mềm.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xâu chuỗi, phân loại dữ liệu thu thập được để chỉ ra các ưu điểm, phát hiện những điểm nghẽn kỹ thuật và đề xuất giải pháp khả thi.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu xuất phát từ các số liệu, tài liệu hành chính nội bộ, giao diện thao tác nghiệp vụ của Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tên miền http://hscv.vn, cơ sở dữ liệu sổ theo dõi văn bản bằng tệp Excel tại Văn phòng Tổng cục Môi trường trong các năm 2015, 2016 và 2017.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

Chương 1 tập trung làm rõ chức năng, tổ chức bộ máy của cơ quan nghiên cứu và các luận điểm lý thuyết về đổi mới công tác văn thư. Căn cứ theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg, Tổng cục Môi trường gồm 4 đơn vị tham mưu - tổng hợp, 7 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 6 đơn vị sự nghiệp. Căn cứ theo Quyết định số 1516/QĐ-TCMT, Văn phòng Tổng cục Môi trường có chức năng tham mưu tổng hợp, điều phối hoạt động, quản lý công tác hành chính, quản trị, văn thư lưu trữ và công nghệ thông tin; cơ cấu tổ chức gồm 5 đơn vị trực thuộc:

  • Phòng Hành chính - Quản trị;
  • Phòng Kế toán - Tài vụ;
  • Phòng Văn thư lưu trữ;
  • Phòng Tổng hợp;
  • Trung tâm Tin học.

Về mặt lý luận, tác giả khẳng định việc chuyển đổi sang hiện đại hóa văn thư làm biến đổi các khâu truyền thống:

  • Hiện đại hóa trong soạn thảo văn bản: Thay thế máy chữ cơ học và viết tay bằng máy vi tính, áp dụng kỹ thuật căn lề, định dạng phông chữ chuẩn, lưu trữ bản thảo dưới dạng số hóa và triển khai mẫu hóa văn bản nhằm rút ngắn thời gian ban hành.
  • Hiện đại hóa trong quản lý văn bản: Ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu để ghi nhận đầy đủ các trường thông tin của văn bản đến và văn bản đi, thay thế việc chép sổ thủ công, cho phép lãnh đạo và văn thư theo dõi quá trình giải quyết, tra cứu dữ liệu lâu dài và nhanh chóng.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin: Sử dụng hạ tầng máy tính, mạng thông tin nội bộ và mạng diện rộng để thu thập, phân phối, lưu trữ, liên thông văn bản và tài liệu điện tử giữa các cơ quan nhà nước.

Chương 2: Thực trạng áp dụng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

Chương 2 mô tả chi tiết việc triển khai các quy định quản lý, quy trình kỹ thuật và ứng dụng phần mềm tại đơn vị nghiên cứu trong giai đoạn 2015 – 2017.

Về chủ trương, Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Bộ Tài nguyên và Môi trường nhiệm kỳ 2015 – 2020 đã đặt ra các chỉ tiêu cụ thể: tỷ lệ hài lòng của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp về thủ tục hành chính đạt trên 80%; 90% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi của Bộ được thực hiện dưới dạng điện tử; cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3 và 4; duy trì nâng cấp hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ với trên 4.000 tài khoản người dùng kết nối liên thông qua Trục liên thông Chính phủ.

Dựa trên Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT và 2018/QĐ-BTNMT, tác giả tổng hợp quy chế phân loại hình thức trao đổi văn bản tại cơ quan:

Nhóm hình thức trao đổi Danh mục các loại văn bản, tài liệu áp dụng
Giao dịch hoàn toàn điện tử Văn bản, quyết định chỉ đạo điều hành nội bộ; chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo định kỳ/thống kê; giấy mời họp, tài liệu họp; phiếu gửi, phiếu chuyển; văn bản xin ý kiến thẩm định, góp ý dự án; văn bản gửi ra ngoài cơ quan khi bên nhận có đủ điều kiện kỹ thuật.
Giao dịch điện tử gửi kèm bản giấy Văn bản quy phạm pháp luật không mật; quyết định thành lập đơn vị, quy định chức năng nhiệm vụ, bổ nhiệm, tổ chức cán bộ; văn bản về kế hoạch, tài chính; văn bản gửi ra các cơ quan ngoài chưa có hạ tầng tiếp nhận văn bản điện tử; bản giấy chỉ gửi cho đơn vị chủ trì xử lý chính.

Về kỹ thuật trình bày, văn bản kết hợp được quy định rõ tại mục "Nơi nhận" gồm hai dòng riêng biệt: Bản giấy: ... và Bản điện tử: .... Về chữ ký số, cơ quan sử dụng khóa bí mật tương ứng chứng thư số cá nhân (đối với người ký duyệt) và khóa bí mật chứng thư số của cơ quan (thay thế cho con dấu). Văn thư sử dụng phần mềm do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để kiểm tra 4 tiêu chuẩn bắt buộc: thông tin chữ ký hợp lệ, nội dung văn bản chưa bị thay đổi, chứng thư số còn hiệu lực và dấu thời gian hợp lệ.

Tác giả mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ trên Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (http://hscv.vn):

  • Quy định vận hành: Cán bộ, công chức phải đăng nhập hệ thống tối thiểu 3 lần/ngày (đầu giờ sáng, đầu giờ chiều và cuối giờ chiều). Mọi văn bản giấy đến đều phải được quét sang định dạng PDF và ký số xác thực trước khi phân phối trên mạng.
  • Xử lý văn bản đến: Chuyên viên tiếp nhận ý kiến phân công của lãnh đạo qua mạng, thực hiện một trong ba thao tác: tạo văn bản dự thảo, tạo hồ sơ công việc hoặc cập nhật thông tin xử lý (kèm trích yếu, tệp đính kèm và ý kiến đề xuất).
  • Quy trình phát hành văn bản đi trên hệ thống:
    1. Bước 1 - Tạo dự thảo: Chuyên viên soạn thảo, đính kèm tệp, ký số nháy từng trang và chuyển người duyệt.
    2. Bước 2 - Xét duyệt dự thảo: Lãnh đạo cấp phòng rà soát tệp, ký nháy duyệt hoặc trả lại văn bản để chỉnh sửa; chuyển lãnh đạo đơn vị.
    3. Bước 3 - Phê duyệt: Lãnh đạo Văn phòng ký số chính thức vào văn bản đã hoàn thiện.
    4. Bước 4 - Phát hành: Văn thư cấp số văn bản, ghi ngày ban hành, thực hiện ký số con dấu đơn vị và phát hành trên hệ thống.

Bên cạnh phần mềm chuyên dụng, Văn phòng Tổng cục Môi trường sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý văn bản đi và cấp số tự động từ ngày 01/01 đến hết năm. Tác giả tổng hợp cấu trúc quản lý tệp Excel thành các trường dữ liệu và phân tách theo các trang tính (sheet):

Tiêu chí Cấu trúc dữ liệu theo dõi trên Microsoft Excel
Các trường thông tin bắt buộc Ngày ban hành; Số và ký hiệu; Trích yếu nội dung; Nơi nhận; Tên lãnh đạo ký văn bản; Số lượng; Đơn vị nhận bản lưu; Ghi chú.
Phân loại trang tính (Sheet) Quyết định; Công văn; Giấy mời; Hợp đồng; Thông báo; Tờ trình; Phiếu trình.

Tác giả đánh giá những hạn chế nghiệp vụ còn tồn tại trên hệ thống phần mềm: tính năng ký số nháy bắt buộc thực hiện thủ công từng trang gây mất thời gian đối với hồ sơ dày; hệ thống không hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản mà bắt buộc phải tải về máy cục bộ rồi tải lên lại; danh mục người nhận chưa được phân quyền chặt chẽ dẫn đến tình trạng "trình tắt" vượt cấp; khi lãnh đạo yêu cầu sửa đổi, văn bản trả thẳng về chuyên viên khiến lãnh đạo phòng khó theo dõi tiến độ nếu không tra cứu thủ công trong hồ sơ công việc.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường

Dựa trên thực trạng khảo sát, chương 3 tổng kết các kết quả đạt được, chỉ ra các điểm yếu về kỹ thuật, nhận thức và đề xuất 6 nhóm giải pháp:

  1. Nâng cao nhận thức: Tăng cường tuyên truyền cho lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về vai trò của văn phòng điện tử nhằm xóa bỏ thói quen ỷ lại vào văn bản giấy.
  2. Đảm bảo nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng định kỳ kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng chữ ký số và quản trị hệ thống cho cán bộ làm công tác văn thư và chuyên viên xử lý văn bản.
  3. Đảm bảo cơ sở vật chất: Trang bị đồng bộ máy vi tính cấu hình phù hợp, máy quét (scanner) tốc độ cao phục vụ chuyển đổi định dạng PDF tại bộ phận văn thư, nâng cấp hạ tầng mạng truyền dẫn.
  4. Hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc: Cải tiến phần mềm để cho phép ký nháy hàng loạt văn bản nhiều trang; tích hợp công cụ biên tập, chỉnh sửa trực tiếp dự thảo trên môi trường web; thiết lập quy trình phân luồng người nhận nghiêm ngặt để ngăn chặn việc trình tắt; bổ sung cơ chế hiển thị tiến độ luân chuyển tự động cho lãnh đạo cấp phòng.
  5. Ứng dụng CNTT trong truyền tải và cung cấp thông tin: Tăng cường trao đổi văn bản qua mạng thông tin nội bộ và liên thông Cổng thông tin điện tử, hạn chế tối đa việc in ấn và vận chuyển giấy tờ.
  6. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy chế và kiểm tra: Xây dựng đầy đủ danh mục hồ sơ cơ quan, ban hành quy định thưởng phạt rõ ràng đối với việc thực thi quy chế văn thư điện tử và tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ quy trình lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả khảo sát và đóng góp thực tiễn cụ thể:

  • Làm rõ thực trạng vận hành Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại địa chỉ http://hscv.vn, ghi nhận mục tiêu quản lý trên 4.000 tài khoản của toàn Bộ Tài nguyên và Môi trường kết nối Trục liên thông Chính phủ, tỷ lệ văn bản điện tử hướng đến mốc 90% và mức độ hài lòng về thủ tục hành chính đạt trên 80%.
  • Khảo sát toàn diện mô hình kết hợp song song giữa hệ thống mạng trực tuyến và phương thức quản lý số văn bản đi trên phần mềm Microsoft Excel (với cấu trúc 8 trường dữ liệu và 7 trang tính phân loại văn bản).
  • Đóng góp mang tính phát hiện của tác giả là đã chỉ ra chính xác các bất cập về trải nghiệm người dùng và kỹ thuật phần mềm chưa được các nghiên cứu trước đề cập: hiện tượng nghẽn thao tác do phải ký nháy từng trang trên tệp dữ liệu lớn, việc không thể chỉnh sửa tệp trực tuyến, nguy cơ phá vỡ trật tự hành chính do lỗi "trình tắt" và sự đứt gãy thông tin đối với lãnh đạo phòng khi văn bản bị trả về cho chuyên viên.
  • Đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp bám sát thực tiễn vận hành nội bộ của một cơ quan quản lý nhà nước cấp Tổng cục.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

  • Dữ liệu và thực tiễn khảo sát giới hạn tại Văn phòng Tổng cục Môi trường trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2017, chưa bao quát toàn diện các đơn vị sự nghiệp và các Chi cục quản lý môi trường lưu vực sông nằm ngoài phạm vi trụ sở cơ quan.
  • Nội dung tập trung chủ yếu vào 3 mảng: phần mềm QLVB-HSCV, theo dõi qua Excel và mẫu hóa văn bản; chưa phân tích sâu khâu lưu trữ số hóa vĩnh viễn và giao nộp hồ sơ điện tử vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở từ đề tài là mở rộng khảo sát quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại tất cả các Cục, Trung tâm trực thuộc Tổng cục Môi trường trên toàn quốc; đồng thời nghiên cứu tích hợp quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử lâu dài theo các tiêu chuẩn lưu trữ số của Bộ Nội vụ.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị hành chính công đang tìm kiếm mô hình phân tích thực trạng công tác văn thư tại cơ quan nhà nước cấp Tổng cục.
  • Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, văn thư tại các cơ quan quản lý nhà nước muốn tham khảo quy trình phân loại văn bản trao đổi điện tử, phương thức ký số kép (cá nhân và cơ quan), cũng như cách thức thiết lập bảng theo dõi văn bản đi khoa học trên Microsoft Excel.
  • Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ, đơn vị phát triển phần mềm hành chính công cần nắm rõ các điểm hạn chế thực tế trong thao tác văn thư (như ký số văn bản nhiều trang, quy trình phân luồng ký nháy, quản lý luồng sửa đổi dự thảo) để hoàn thiện tính năng cho các hệ thống phần mềm quản lý văn bản.

Câu hỏi thường gặp

1. Cán bộ, công chức thuộc Tổng cục Môi trường có nghĩa vụ truy cập Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc với tần suất như thế nào?
Theo quy chế quản lý được nêu trong khóa luận, cán bộ, công chức phải truy cập vào Hệ thống QLVB-HSCV ít nhất 3 lần mỗi ngày theo các mốc thời gian: đầu giờ làm việc buổi sáng, đầu giờ làm việc buổi chiều và cuối giờ làm việc buổi chiều để tiếp nhận chỉ đạo và xử lý văn bản kịp thời.

2. Để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử, văn thư phải xác minh những tiêu chí nào?
Văn thư sử dụng phần mềm của Ban Cơ yếu Chính phủ để kiểm tra 4 nội dung bắt buộc: thông tin chữ ký hợp lệ, nội dung văn bản ký số chưa bị chỉnh sửa hoặc thay đổi, chứng thư số còn thời hạn/hợp lệ và dấu thời gian trên chữ ký số được xác thực hợp lệ.

3. Phương thức ký số đối với văn bản đi phát hành ra ngoài kết hợp giữa bản giấy và bản điện tử được thực hiện theo trình tự nào?
Văn thư cơ quan tiến hành lấy số, ghi ngày tháng năm ban hành, đóng dấu cơ quan vào văn bản giấy và ghi sổ văn bản đi. Sau đó, văn thư sử dụng khóa bí mật chứng thư số của cơ quan để ký số lên văn bản điện tử, bảo đảm nội dung và hình thức bản điện tử thống nhất với bản giấy, đồng thời thời gian phát hành văn bản giấy phải khớp với thời gian ký số.

4. Khóa luận đã chỉ ra những hạn chế kỹ thuật cụ thể nào trong quá trình thao tác trên Hệ thống QLVB-HSCV tại đơn vị?
Các hạn chế gồm: thao tác ký nháy điện tử phải thực hiện đơn lẻ từng trang đối với văn bản dài gây mất thời gian; hệ thống không hỗ trợ sửa trực tiếp nội dung dự thảo trên phần mềm; xuất hiện tình trạng chuyên viên "trình tắt" bỏ qua cấp quản lý trung gian do tiêu thức chọn người trình chưa được chuẩn hóa; và việc phản hồi ý kiến sửa đổi chuyển thẳng về chuyên viên khiến lãnh đạo cấp phòng không theo dõi được luồng văn bản nếu không tra cứu thủ công.

5. Việc theo dõi văn bản đi trên phần mềm Microsoft Excel tại Văn phòng Tổng cục Môi trường được cấu trúc ra sao?
Văn thư sử dụng một tệp Excel cho mỗi năm hành chính, lấy số thứ tự tự động bắt đầu từ số 1 (ngày 01/01) đến hết năm. Tệp được thiết lập 8 trường thông tin chuẩn (ngày ban hành, số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận, lãnh đạo ký, số lượng, đơn vị nhận lưu, ghi chú) và chia thành 7 trang tính (sheet) tương ứng với các loại văn bản: Quyết định, Công văn, Giấy mời, Hợp đồng, Thông báo, Tờ trình và Phiếu trình.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Giang đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Môi trường giai đoạn 2015 – 2017. Công trình làm nổi bật các quy trình tác nghiệp thực tế trên Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phương thức ứng dụng chữ ký số và mô hình quản lý văn bản đi qua Microsoft Excel. Những đánh giá khách quan về hạn chế kỹ thuật cùng 6 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính ứng dụng thiết thực cho công tác quản trị văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước.