CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái quát về công tác văn thư 1. Khái niệm cơ bản Thuật ngữ văn thư là từ Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Theo cuốn Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, năm 2009 định nghĩa: “Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý vă bản trong quá trình tổ chức giải quyết văn bản trước khi lưu, bảo quản”. Và mới đây nhất, trong thời kì Cách mạng công nghiệp 4.0 là sự hội tụ của nhiều công nghệ mới trong đó cốt lõi công nghệ thông tin. Do đó, các hoạt động của Chính phủ khi ứng dụng các thành tựu của Cách mạng công nghiệp 4.0 vẫn phải dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin. Quá trình thực hiện Cách mạng công nghiệp 4.0, Chính phủ điện tử là quá trình từng bước ứng dụng công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin vào các hoạt động, các quy trình quản lý nhà nước nhằm dần dần thay đổi phương thức hoạt động theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.
Vì thế, khái niệm về công tác văn thư được quy định tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư có mở rộng hơn: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.Trong đó, thiết bị lưu khóa bí mật là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn 5 trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Ý nghĩa của công tác văn thư Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Thứ hai, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác, có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao. Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc. Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp với thực tế, trái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia và cơ quan.
Thứ ba, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi 6 cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Thứ tư, công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. Những yêu cầuđối với công tác văn thư Yêu cầu chung Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người nhân viên văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây: - Phẩm chất chính trị - Chuyên môn nghiệp vụ - Một số yêu cầu khác Yêu cầu đối với quản lý công tác văn thư Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư có quy đinh: - Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy 7 định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này. - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. - Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. - Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. - Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI của Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách những công việc nhất định.
Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện, cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. 8 Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Thứ nhất, đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Thứ hai, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến. Thứ ba, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. Thứ tư, quản lý Sổ đăng ký văn bản. Thứ năm, quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
Hình thức tổ chức văn thư Hình thức văn thư tập trung Công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung là ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Cơ quan chỉ có văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các đơn vị.