Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Hoạt động này chiếm tỷ trọng lớn trong nội dung công tác của văn phòng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực quản lý nhà nước. Trong bối cảnh cải cách hành chính và tác động của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) với việc triển khai Chính phủ điện tử, công tác văn thư đang từng bước chuyển đổi từ phương thức quản lý giấy tờ truyền thống sang môi trường số hóa và tích hợp công nghệ thông tin.

Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội là cơ quan tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động của chính quyền một quận trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa của Thủ đô (gồm 18 phường, nhiều cơ quan bộ ngành và 170 di tích lịch sử - văn hóa). Mặc dù công tác văn thư tại đơn vị đã đi vào nề nếp, thực tiễn giai đoạn 2016 – 2020 vẫn ghi nhận một số hạn chế như: tổ chức nhân sự văn thư chưa được kiện toàn toàn diện, hệ thống văn bản chỉ đạo nghiệp vụ cần cập nhật theo thể chế mới, và việc quản lý phôi sổ, thể thức vẫn còn sai sót cục bộ. Do đó, đề tài "Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội" được thực hiện nhằm khảo sát toàn diện và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung và phân tích thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2016 – 6/2020, khóa luận đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này tại cơ quan.

Nhiệm vụ nghiên cứu (gồm 3 nhiệm vụ):

  1. Hệ thống hóa và làm sâu sắc cơ sở lý luận về công tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm (chỉ rõ kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân).
  3. Đề xuất các nhóm biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào quy trình quản lý, giải quyết văn bản (văn bản đi, văn bản đến, văn bản mật, văn bản nội bộ), quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và lập hồ sơ hiện hành; không đi sâu vào kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực hành chính và quy định pháp lý của Nhà nước Việt Nam về công tác văn thư - lưu trữ qua hai giai đoạn chuyển tiếp:

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý:

  • Khái niệm công tác văn thư: Tiếp cận từ định nghĩa giáo trình hành chính văn phòng (2009) đến định nghĩa mở rộng tại Điều 1 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, bao gồm các hoạt động: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật áp dụng:
    • Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015;
    • Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018;
    • Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
    • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu;
    • Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (thay thế Nghị định 33/2002/NĐ-CP);
    • Thông tư số 09/2011/TT-BNV (thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu); Thông tư số 04/2013/TT-BNV (hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ); Thông tư số 09/2013/TT-BNV (chế độ báo cáo thống kê);
    • Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT (sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử);
    • Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
    • Các văn bản áp dụng trong giai đoạn 2016–2019: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp luận: Dựa trên nền tảng của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để phân tích hoạt động quản lý hành chính trong mối quan hệ với bối cảnh kinh tế - xã hội.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, xử lý và kế thừa các văn bản quy phạm pháp luật, giáo trình, báo cáo chuyên môn về văn thư - lưu trữ.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá tính hợp lý, đồng bộ của hệ thống văn bản quy định và quy trình nghiệp vụ thực tế.
  • Phương pháp thống kê: Hệ thống hóa dữ liệu số lượng văn bản đi/đến, cơ cấu nhân sự, trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ việc lượng hóa thực trạng.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trực tiếp từ Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm, bao gồm: Quy chế làm việc của UBND quận, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định số 2080/QĐ-UBND ngày 03/9/2014), Báo cáo kiểm kê tài sản (tháng 6/2020) và Báo cáo tổng kết công tác văn thư các năm từ 2016 đến tháng 6/2020.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về công tác văn thư

Chương 1 hệ thống hóa các nguyên lý cơ bản của công tác văn thư trong cơ quan nhà nước, tập trung vào 4 nội dung trọng tâm:

  1. Khái niệm, vị trí và ý nghĩa: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý nhà nước; nâng cao hiệu suất làm việc; giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế quan liêu giấy tờ; tạo lập chứng cứ pháp lý và bảo đảm nguồn bổ sung tài liệu chất lượng cho kho lưu trữ quốc gia.
  2. Yêu cầu và hình thức tổ chức:
    • Yêu cầu về phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư; yêu cầu xử lý văn bản khẩn ("Hỏa tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn") phải trình, chuyển giao ngay sau khi nhận.
    • Phân loại 3 mô hình tổ chức văn thư: Tập trung (phù hợp cơ quan quy mô vừa và nhỏ, trang bị kỹ thuật tốt), Phân tán (cơ quan nhiều đơn vị độc lập, phân tán địa lý), và Hỗn hợp (cơ quan lớn như Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh).
  3. Bộ máy quản lý nhà nước về văn thư: Trách nhiệm thuộc Bộ Nội vụ (trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước); ở địa phương là Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) và Phòng Nội vụ cấp quận/huyện.
  4. Quy trình nghiệp vụ cốt lõi:
    • Soạn thảo văn bản: Quy trình 4 bước đối với văn bản hành chính (Chuẩn bị $\rightarrow$ Soạn thảo $\rightarrow$ Trình duyệt $\rightarrow$ Hoàn thiện thể thức và phát hành).
    • Quản lý văn bản đi: 4 bước chuẩn hóa (Cấp số, thời gian $\rightarrow$ Đăng ký văn bản $\rightarrow$ Nhân bản, đóng dấu/ký số $\rightarrow$ Phát hành và theo dõi chuyển phát).
    • Quản lý văn bản đến: 4 bước (Tiếp nhận $\rightarrow$ Đăng ký $\rightarrow$ Trình, chuyển giao $\rightarrow$ Giải quyết, theo dõi, đôn đốc).
    • Quản lý văn bản mật, văn bản nội bộ, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, quy trình lập hồ sơ (3 bước: Mở hồ sơ $\rightarrow$ Thu thập tài liệu $\rightarrow$ Kết thúc, biên mục).

CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội giai đoạn 2016 – 6/2020

Chương 2 trình bày bức tranh thực tế về tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất và quy trình xử lý văn bản tại cơ quan khảo sát:

Tổ chức bộ máy và nhân sự: Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm tổ chức công tác văn thư theo mô hình tập trung, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính - Quản trị.

Bảng 1: Cơ cấu trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm (Đơn vị tính: Người)

Chức danh, chức vụ Số lượng Trình độ chuyên môn: Sau đại học Trình độ chuyên môn: Đại học Trình độ chuyên môn: Cao đẳng Trình độ chuyên môn: Trung cấp Trình độ chuyên môn: Qua đào tạo nghề Trình độ chính trị: Cao cấp Trình độ chính trị: Trung cấp Trình độ chính trị: Sơ cấp
Lãnh đạo 04 03 01 0 0 0 03 01 0
Chuyên viên 10 0 10 0 0 0 0 04 06
Cán sự 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Hợp đồng 25 0 0 08 08 17 0 0 0

Riêng Tổ Văn thư – Lưu trữ gồm 04 nhân sự chuyên trách:

  1. 01 Tổ trưởng: Trình độ Đại học Quản trị văn phòng (quản lý dấu, kiểm tra thể thức văn bản đi, phát hành).
  2. 01 Nhân viên quản lý văn bản đến UBND quận: Trình độ Đại học Quản lý nhà nước (tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao văn bản 4 lần/ngày).
  3. 01 Nhân viên quản lý văn bản đến HĐND & Văn phòng: Trình độ Đại học Lưu trữ học chính quy.
  4. 01 Nhân viên phụ trách lưu trữ: Trình độ Cao đẳng Văn hóa – Du lịch (kiêm nhiệm công tác tiếp công dân; chuyên môn đào tạo chưa đúng ngành nhưng có nhiều năm kinh nghiệm thực tế).

Cơ sở vật chất và công nghệ thông tin: Tổ Văn thư được trang bị phòng làm việc riêng cùng các thiết bị đồng bộ (theo Báo cáo kiểm kê tài sản 6/2020):

Bảng 2: Danh mục trang thiết bị bộ phận văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm

STT Tên tài sản / Thiết bị Số lượng Ghi chú quy cách
01 Bàn Quầy 01 Cụm 5Q1 + 1Q2
02 Ghế nhân viên 04 Phục vụ 4 vị trí làm việc
03 Ghế họp 04 Loại G4
04 Tủ venia 02 Kích thước 1,2 x 0,46 x 2,0 m
05 Tủ thấp venia 01 Kích thước 2,1 x 0,4 x 0,75 m
06 Tủ sắt 01 Kích thước 1,0 x 0,46 x 1,83 m
07 Bàn photo, fax, in 01 Kích thước 1,2 x 0,6 x 0,75 m
08 Máy vi tính + bộ lưu điện 04 Cấp riêng cho từng cá nhân
09 Máy in 01 Sử dụng chung
10 Máy Scan 02 Sử dụng số hóa văn bản
11 Máy photocopy 01 Sử dụng chung

Về ứng dụng công nghệ thông tin, Văn phòng đã vận hành mạng LAN, WAN, hệ thống thư điện tử công vụ, Cổng thông tin điện tử quận và tin nhắn Econgdan đôn đốc giải quyết nhiệm vụ. Quy trình ký số văn bản điện tử được triển khai qua 4 bước: Soạn thảo, ký giấy, lấy số $\rightarrow$ Quét định dạng .pdf $\rightarrow$ Văn thư dùng chứng thư số cơ quan ký số trên tệp PDF $\rightarrow$ Phát hành qua mạng.

Tình hình thực hiện nghiệp vụ và lưu lượng văn bản: Văn phòng đã kiểm soát tốt quy trình văn bản đi, đảm bảo ban hành đúng thẩm quyền và lưu trữ 02 bản (bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ công việc).

Bảng 3: Thống kê số lượng văn bản đi của UBND quận Hoàn Kiếm (2016 – 6/2020) (Đơn vị tính: Văn bản)

Loại văn bản Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 6 tháng đầu 2020
Quyết định 4.569 — — — —
Chỉ thị 3 8 1 5 2
Thông báo 418 398 399 460 203
Kế hoạch 233 221 221 277 189
Báo cáo 279 320 362 433 195
Tờ trình 198 187 199 188 96
Công văn khác 7.329 — — — —

Đánh giá chung:

  • Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức rõ ràng; văn bản khẩn, hỏa tốc được chuyển giao kịp thời; trang thiết bị hiện đại; áp dụng bước đầu chữ ký số.
  • Hạn chế: Đang trong giai đoạn chờ ban hành Quy chế công tác văn thư mới (thay thế Quyết định 2080/QĐ-UBND năm 2014) để tương thích với Nghị định 30/2020/NĐ-CP; bìa sổ đăng ký văn bản đi chưa điền số quyển; còn xảy ra sai sót nhỏ về số/thể thức; 01 nhân sự lưu trữ chưa đúng chuyên ngành đào tạo.

CHƯƠNG 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Trên cơ sở phương hướng của quận và yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, tác giả đưa ra 6 nhóm biện pháp:

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo: Khẩn trương ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ mới của UBND quận Hoàn Kiếm trong quý III/2020 nhằm đồng bộ hóa toàn bộ quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
  2. Kiện toàn tổ chức và nhân sự văn thư - lưu trữ: Bố trí công chức, viên chức đúng chuyên môn; tạo điều kiện cho nhân sự tốt nghiệp ngành khác (như trường hợp Cao đẳng Du lịch) theo học các khóa bồi dưỡng chuẩn hóa ngạch/chức danh văn thư - lưu trữ; phân định rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu xử lý.
  3. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và công chức: Tăng cường tuyên truyền về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc hiện hành và nộp lưu tài liệu đúng thời hạn.
  4. Tăng cường hiện đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice, tiến tới quản lý hồ sơ điện tử toàn trình, giảm thiểu tối đa việc in ấn văn bản giấy và quét thủ công.
  5. Bố trí, sắp xếp khoa học không gian làm việc: Quy hoạch lại phòng văn thư - lưu trữ, bảo đảm diện tích tiêu chuẩn cho kho lưu trữ cơ quan, trang bị thêm giá, tủ bảo quản tài liệu chuyên dụng chống ẩm mốc, côn trùng.
  6. Đẩy mạnh kiểm tra, giám sát: Thường xuyên kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện quy chế văn thư tại các phòng ban chuyên môn và UBND 18 phường trực thuộc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực tình hình tổ chức và hoạt động văn thư tại một cơ quan hành chính nhà nước cấp quận trong giai đoạn chuyển đổi thể chế:

Kết quả chính:

  • Thống kê toàn diện cơ cấu nhân sự Văn phòng (39 người gồm 4 lãnh đạo, 10 chuyên viên, 25 hợp đồng) và 4 vị trí chuyên trách trong Tổ Văn thư - Lưu trữ.
  • Tổng hợp định lượng cơ sở vật chất (11 hạng mục trang thiết bị) và lưu lượng văn bản đi phát sinh lớn qua các năm (trong đó Quyết định và Công văn chiếm tỷ trọng vượt trội, như năm 2016 đạt 4.569 quyết định và 7.329 công văn).
  • Mô tả chi tiết quy trình số hóa và ký số văn bản định dạng PDF đang vận hành tại đơn vị.

Giải pháp đề xuất: Đưa ra hệ thống giải pháp toàn diện bao gồm cả mặt thể chế (ban hành Quy chế mới), nhân lực (chuẩn hóa chuyên môn), công nghệ (áp dụng phần mềm CloudOffice) và kiểm tra nghiệp vụ.

Đóng góp của khóa luận: Công trình mang tính tổng kết thực tiễn sâu sắc tại thời điểm chuyển giao văn bản pháp luật (từ Nghị định 110/2004/NĐ-CP sang Nghị định 30/2020/NĐ-CP), cung cấp tài liệu mô tả rõ nét mô hình văn thư tập trung ở cấp quận/huyện.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại cơ quan Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm, chưa mở rộng đánh giá mối liên kết nghiệp vụ văn thư đến 18 UBND phường trên địa bàn quận; nội dung không đi sâu vào quy trình kỹ thuật soạn thảo nội dung văn bản quy phạm pháp luật.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu đánh giá hiệu quả sau khi triển khai toàn diện Quy chế công tác văn thư mới (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và việc vận hành hệ sinh thái văn phòng điện tử không giấy tờ liên thông giữa các cấp chính quyền.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Quản lý Nhà nước, Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học và Hành chính công tham khảo phương pháp khảo sát cơ quan hành chính địa phương.
  • Cán bộ, công chức văn phòng cấp quận/huyện trong việc tham khảo biểu mẫu thống kê thiết bị, quy trình ký số văn bản PDF và phương án bố trí nhân sự văn thư tập trung.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này thuộc ngành học nào và do ai thực hiện?
Khóa luận thuộc chuyên ngành Quản lý Nhà nước (Lớp KH17 QLNN4), Học viện Hành chính Quốc gia, do sinh viên Phạm Thị Vân Anh thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Ngọc Hồng (năm 2020).

2. Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm được tổ chức theo mô hình nào?
Được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung, do 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách trực tiếp và Tổ Văn thư - Lưu trữ gồm 04 nhân viên thực hiện toàn bộ các khâu nghiệp vụ tiếp nhận, đăng ký, phát hành và lưu trữ văn bản.

3. Quy trình ký số văn bản điện tử tại đơn vị ở thời điểm khảo sát gồm những bước nào?
Quy trình gồm 4 bước: (1) Soạn thảo, duyệt ký, lấy số và đóng dấu văn bản giấy; (2) Quét văn bản sang định dạng .pdf; (3) Nhân viên văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan để ký số lên tệp PDF; (4) Phát hành văn bản điện tử đã ký số qua mạng.

4. Tổ Văn thư - Lưu trữ của quận Hoàn Kiếm có bao nhiêu nhân sự và trình độ ra sao?
Tổ gồm 04 nhân viên (03 người có trình độ Đại học thuộc các ngành: Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Lưu trữ học; 01 người có trình độ Cao đẳng chuyên ngành Văn hóa - Du lịch phụ trách công tác lưu trữ và kiêm nhiệm tiếp công dân).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Vân Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chân thực thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2016 – 6/2020. Nghiên cứu đã làm rõ ưu điểm về cơ sở vật chất, khả năng xử lý khối lượng lớn văn bản hành chính và bước đầu chuyển đổi sang văn bản điện tử, đồng thời thẳng thắn chỉ ra những điểm cần hoàn thiện về quy chế và nhân sự. Các biện pháp đề xuất trong khóa luận bám sát yêu cầu của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác hành chính văn phòng tại chính quyền địa phương cấp quận.