CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢO ĐẢM VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH MTV MÁY KÉO VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP 1.1 Nội dung bảo đảm vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp 1.1 Lập kế hoạch mua vật tư của doanh nghiệp 1.1 Vị trí, đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp Kế hoạch mua vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng có mối liên hệ mật thiết với các kế hoạch khác như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính… Ở đây kế hoạch mua vật tư sẽ bảo đám yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Một kế hoạch mua sắm vật tư hợp lý sẽ bảo đảm cung ứng đủ vật tư cho sản xuất, tránh tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn. Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: - Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của một quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp với nhiều loại vật tư có quy cách, chủng loại, khối lượng và thời gian mua sắm rất khác nhau. - Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp phải rất chi tiết, cụ thể, phải mua những vật tư thích hợp nhất, phục vụ tốt nhất cho sản xuất. Bên cạnh đó số lượng mua sắm phải được phân chia một cách hợp lý cho từng phân xưởng nhất định, trong từng thời kỳ nhất định.2 Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư a. Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp là hệ thống các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và các biểu cân đối vật tư.
Để đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định được lượng vật tư cần thiết phải có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thỏa mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bỏi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư bằng hệ thống chỉ tiêu của mình phản ánh được hai nội dung cơ bản sau: 4 Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ… Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thỏa mãn các nhu cầu nói trên bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch.
Các giai đoạn lập kế hoạch vật tư gồm có: - Giai đoạn chuẩn bị: đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Ở giai đoạn này cần thực hiện các công việc sau: + Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất + Chuẩn bị các tài liệu về các phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm + Chuẩn bị các tài liệu về mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, các tổ sản xuất và của doanh nghiệp - Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: để có được kế hoạch mua vật tư chính xác, khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.
- Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp “ước tính” và theo phương pháp định mức. Xác định số lượng vật tư hàng hóa cần phải mua về cho doanh nghiệp Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất – kinh doanh, nhu cầu này của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối, nghĩa là: ❑ ❑ ∑ N =∑ P ij ij Trong đó: ❑ ∑ N – là nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j ij ❑ ∑ P – tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j ij 5 Các bộ phận của cân đối này được gọi là các chi tiêu của kế hoạch hậu cần vật tư doanh nghiệp. Để việc kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc mua sắm và sử dụng vật tư.
Mọi nhu cầu đều cần phải được tính toán khoa học và cân đối với tiềm lực của doanh nghiệp. Mục tiêu của việc lên kế hoạch mua vật tư là làm sao số lượng vật tư cần phải mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh .2 Tổ chức mua sắm vật tư cho sản xuất 1.1Tổ chức quá trình mua a. Xác định nhu cầu mua Xác định nhu cầu mua là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua. Nhu cầu mua được xác định trên cơ sở kế hoạch vật tư.
Quá trình mua được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 1.1: Quá trình mua vật tư b. Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng - Về tìm kiếm người cung ứng: những người cung ứng thường xuyên được tìm kiếm, bổ sung và được tập hợp trong sổ tay của cán bộ phụ trách vật tư của Phòng Kế hoạch sản xuất. Phương pháp tìm kiếm có thể là thông qua hội chợ triển lãm, phụ trương gập, catalo, đại diện thương mại. Cán bộ phụ trách vật tư sẽ đánh giá những người cung ứng tiềm tàng về khả năng và chất lượng công việc của họ để từ đó đưa ra lựa chọn hoặc gọi đấu thầu mua sắm.
Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn người cung ứng tại chỗ hay ở địa phương xa, người cung ứng lớn hay nhỏ, người phân phối hay chế tạo, người cung ứng mới hay truyền thống. - Về lựa chọn người cung ứng: đơn vị cung ứng được đánh giá thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn 6 giao hàng, vị trí địa lý,… Để đảm bảo sự ổn định về chất lượng dịch vụ, các đơn vị cung ứng sẽ được đánh giá theo định kỳ và không hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên. Thương lượng và đặt hàng - Về thương lượng: đây là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Mục tiêu cần đạt được bao gồm: + Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm và phương tiện kiểm tra; + Xác định giá cả và các điều kiện xem xét lại giá cả theo thời hạn; + Xác định hình thức trả tiền; + Điều kiện giao hàng; + Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.
- Về đặt hàng: đặt hàng là một hành động pháp lý của người mua với người cung ứng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng; cần được thể hiện rõ ràng, tránh sai sót, tránh những cụm có tính chất chung chung, có thể gây hiểu sai như: giá cả sẽ được thỏa thuận, giao hàng càng sớm càng tốt, có chất lượng tốt,… 1.2 Tổ chức đưa vật tư về doanh nghiệp Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc này là kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập. Việc tổ chức tiếp nhận, bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo quy trình sau: 7 Nhập hàng Lập Bốc dỡ hàng các chứng Tiếp nhận theo số lượng từ nhập, xuất Phân loại hàng hóa hàng và hạch Tháo mở hàng toán vật Tiếp nhận theo số lượng tư, hàng hóa Tiếp nhận theo chất lượng Xếp đặt và bảo quản hàng hóa Lựa chọn, ghép đồng bộ, chuẩn bị và cấp phát Giao hàng Hình 1.2 Quá trình tiếp nhận, bảo quản hàng hóa, vật tư Nếu đơn vị sử dụng đến đơn vị kinh doanh để nhận hàng thì việc tiếp nhận số lượng và chất lương vật tư cần được tiến hành tại kho của đơn vị kinh doanh và trước khi nhận kho phải kiểm tra lại.
Nếu doanh nghiệp thương mại đưa vật tư đến doanh nghiệp thì việc tiếp nhận về số lượng và chất lượng vật tư lại được tiến hành tại kho của doanh 8 nghiệp. Trong trường hợp đó phải xác định trách nhiệm của sự thiếu hụt, hư hỏng là do doanh nghiệp thương mại hay đơn vị vận tải gây nên.3 Tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng Tùy thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp tiến hành kiểm tra và tiếp nhận vật tư. Có 02 phương pháp kiểm tra chủ yếu là kiểm tra toàn bộ và kiểm tra xác suất. Tiếp nhận về số lượng vật tư Vật tư được tiếp nhận theo số lượng, thể tích bằng phương pháp cân, đong, đo, đếm.
Nếu là giao hàng theo nguyên hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu hỏa) thì khi tiếp nhận, hàng hóa phải còn nguyên niêm phong cặp chì, dấu niêm phong vẫn còn nguyên vẹn. Trong trường hợp này doanh nghiệp không cần kiểm tra tỉ mỉ về số lượng vật tư. Nếu là giao theo nguyên bao, nguyên kiện thì khi tiếp nhận bố trí đếm số bao, số kiện, số bó. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ bao bì và phát hiện ngay những chỗ bao bì bị hư hỏng hay có dấu vết nghi ngờ hàng bị mất.
Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên thành phương tiện để xác định số lượng vật tư. Tiếp nhận về chất lượng vật tư Tùy thuộc vào tính chất lý hóa của từng loại vật tư mà doanh nghiệp tiến hành kiểm tra chất lượng với mức độ khác nhau. Đối với những loại vật tư dễ hỏng hóc hoặc yêu cầu kỹ thuật cao thì phải kiểm tra tỉ mỉ, yêu cầu kỹ thuật của vật tư càng cao thì công việc kiểm tra càng phải cẩn thận, tỉ mỉ.