CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Khái niệm, bản chất KTQT Kế toán ra đời từ rất lâu và ngày càng khẳng định rõ vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp nói riêng và đối với nền kinh tế xã hội nói chung. Ngày nay, kế toán đã là “một khoa học liên quan đến việc thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính hữu ích cho một tổ chức đến các đối tượng sử dụng để trên cơ sở đó đề ra các quyết định hợp lý”.
3 tr 13 Căn cứ vào mục tiêu, nội dung của thông tin cung cấp, kế toán được chia thành 2 bộ phận: kế toán tài chính và KTQT. Việc phân định giữa kế toán tài chính và KTQT là một trong các yêu cầu cần thiết đang được sự quan tâm của các chuyên gia kế toán và những người sử dụng thông tin kế toán. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. TQT, theo Hiệp hội kế toán quốc gia Mỹ (NAA), là quá trình cung cấp thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc lập và thực hiện kế hoạch, kiểm soát và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.
Quá trình KTQT bao gồm các công việc cân, đong, đo, đếm, thu thập, tích lũy và phân tích, chuẩn bị thông tin giải thích và cung cấp thông tin (thông tin tài chính và phi tài chính) cho các nhà quản lý, xử lý các thông tin này theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp. Theo Điều 4, Luật Kế toán Việt Nam năm 2003: "KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu Luan van 7 quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán". Như vậy, KTQT là một phân hệ không thể tách rời trong hệ thống thông tin kế toán, là một khoa học xử lý, cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, quản lý hoạt động kinh tế, tài chính trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp. Từ đó có thể nhận thấy bản chất của KTQT: KTQT chỉ cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ gắn liền với quan hệ dự báo, đánh giá, kiểm soát và trách nhiệm trong việc điều hành doanh nghiệp.
KTQT không có ý nghĩa đối với bên ngoài. KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán nói chung và là một công cụ quan trọng không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, KTQT không đơn thuần là kế toán chi tiết, vì nhu cầu của nhà quản trị thường là các thông tin ở dạng tóm tắt để thấy được vấn đề tồn tại của doanh nghiệp đang ở đâu, để có cở sở trong các quyết định quản lý. KTQT ngoài việc sử dụng hệ thống số liệu ban đầu từ chứng từ kế toán còn phải kết hợp với nhiều môn khoa học khác như thống kê, kinh tế học, quản trị doanh nghiệp, phân tích kinh doanh nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, thích hợp cho việc lựa chọn phương án kinh doanh đúng đắn.
Đối tượng KTQT Hạch toán kế toán nghiên cứu quá trình tái sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tài sản trong một đơn vị cụ thể, nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản theo phạm vi sử dụng. Là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp, tất nhiên đối tượng của KTQT cũng là đối tượng của kế toán nói chung nhưng ở một khía cạnh khác so với kế toán tài chính. Kế toán tài chính phản ánh sự hình thành và vận động của tài sản trong đơn vị gắn với tính pháp lý của từng nghiệp vụ kinh tế tài chính, cung cấp Luan van 8 thông tin cho việc thực hiện chức năng phân phối kết quả và kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, tài sản của doanh nghiệp được phân theo tình hình sử dụng và nguồn hình thành, kết quả kinh doanh được tính toán trên cơ sở các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận.
Đối tượng mà KTQT nghiên cứu là sự vận động của tài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính vì mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, KTQT nghiên cứu những đối tượng đặc thù và cụ thể hóa nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho nhà quản trị có cơ sở để đề ra các quyết định mang tính chiến lược cho doanh nghiệp. KTQT nghiên cứu sâu về chi phí của doanh nghiệp theo các góc độ khác nhau như phân loại chi phí, dự toán chi phí, xây dựng định mức chi phí, phân tích mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận. với mục đích kiểm soát và quản lý chi phí một cách chặt chẽ nhằm tối thiểu hóa chi phí.
KTQT các yếu tố sản xuất như vật tư, tài sản, lao động, tiền vốn… nhằm khai thác tối đa các tiềm lực của doanh nghiệp đảm bảo chi phí bỏ ra thấp nhất nhưng mang lại kết quả cao nhất. KTQT kiểm soát việc thực hiện từng khâu công việc, làm rõ nguồn gốc khởi phát và sự biến động của chi phí so với dự toán. Từ đó phát huy những thế mạnh và hạn chế, ngăn chặn những điểm yếu, nâng cao hiệu quả từng khâu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng các trung tâm trách nhiệm, phân tích chi phí, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cần đầu tư thêm hay thu hẹp hoặc chấm dứt hoạt động của từng bộ phận nhằm phát triển và bảo toàn nguồn vốn kinh doanh.
Đồng thời, xác định được những đóng góp cũng như trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong kết quả chung của toàn doanh nghiệp. KTQT phân tích và lựa chọn các phương án tối ưu làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh của nhà quản trị doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Các phương pháp nghiệp vụ được sử dụng trong KTQT Thông tin KTQT nhằm phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị, các thông tin này thường không có sẵn mà KTQT phải vận dụng một số phương pháp nghiệp vụ để xử lý chúng thành dạng phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị. - Thiết kế thông tin thành dạng so sánh được Thông tin sẽ vô dụng nếu không có tiêu chuẩn so sánh, do đó, KTQT phải xử lý thông tin dưới dạng báo cáo và được thiết kế thành dạng so sánh được.
Nhà quản trị phải dựa trên sự phân tích, so sánh này để đánh giá và ra các quyết định. - Phân loại chi phí Nghiên cứu, phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm tạo lập các thông tin thích hợp cho việc ra các quyết định là một đặc thù của KTQT. Mỗi cách phân loại khác nhau sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị theo những khía cạnh, chiều hướng khác nhau của chi phí, qua đó, nhà quản trị có đầy đủ thông tin làm cơ sở cho từng loại quyết định trong từng trường hợp cụ thể. - Trình bày mối quan hệ giữa các thông tin kế toán dưới dạng phương trình, đồ thị Thể hiện thông tin dưới dạng phương trình, đồ thị rất tiện lợi cho nhà quản trị trong việc nắm bắt xu hướng biến thiên của các thông số, dữ kiện phục vụ cho việc ra quyết định.
Phương pháp này là căn cứ để tính toán lập kế hoạch và phân tích dự báo trong KTQT. KTQT với chức năng quản lý Quá trình quản lý doanh nghiệp bắt đầu từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay trở lại lập kế hoạch cho kỳ sau. Các chức năng này đều xoay quanh việc ra quyết định. Tuy nhiên, để có những Luan van 10 quyết định đúng đắn, hiệu lực đòi hỏi nhà quản trị phải có đầy đủ thông tin, trong đó thông tin KTQT là nguồn cung cấp chủ yếu.
- Đối với chức năng lập kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu và vạch ra các bước để thực hiện các mục tiêu đó. Các kế hoạch có thể ngắn hạn hay dài hạn, kế hoạch nhà quản trị lập thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu đề ra. Khi kế hoạch được lập và thi hành giúp cho việc liên kết các bộ phận hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Để kế hoạch có tính khả thi và hiệu quả phải dựa trên những thông tin hợp lý và có cơ sở do KTQT cung cấp, cụ thể như thông tin về thị trường, giá cả, định mức chi phí. - Đối với chức năng tổ chức thực hiện: Nhà quản trị sẽ biết cách liên kết tốt nhất con người với các nguồn lực với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Thực hiện là một phần quan trọng trong các công việc mà nhà quản trị phải giải quyết hằng ngày, do vậy, thực hiện tốt chức năng này nhà quản trị cần được cung cấp một lượng lớn thông tin từ KTQT. - Đối với chức năng kiểm tra, đánh giá: Sau khi đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải kiểm tra, đánh giá kết quả đạt được của quá trình thực hiện cũng như tính hợp lý của kế hoạch.
Thông tin mà KTQT cung cấp chỉ rõ trong quá trình thực hiện, khâu nào thực hiện tốt, khâu nào còn vướng mắc cần sự hỗ trợ, giúp đỡ để hoàn thành kế hoạch đặt ra. Đồng thời, nhà quản lý cũng thấy được mối liên hệ giữa việc sử dụng nguồn lực và mục tiêu đặt ra trong kế hoạch để xem xét lại các kế hoạch, đặt ra chiến lược mới, hoặc điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức. - Đối với chức năng ra quyết định: Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị. Đây là chức năng quan trọng, không thể tách rời từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, cho đến kiểm tra đánh giá.