CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu của chương - Phân biệt được các thuật ngữ như hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế toán, nắm được công nghệ thông tin (CNTT) ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống thông tin kế toán - Nhận thức được việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép các kế toán viên quản trị việc đào tạo và thiết kế hệ thống quản trị. Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán 1. Hệ thống và các yếu tố cấu thành Khái niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả. Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó.
Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… trong bài giảng này chúng ta tập trung vào các hệ thống có sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức. Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. Hệ thống là khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông Điều kiện để trở thành hệ thống: - Tập hợp các yếu tố - Mối quan và liên hệ giữa các yếu tố Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, cần phân biệt giữa hệ thống và tổ chức. Tổ chức là tập hợp những con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra, hệ thống là khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ.2 Hệ thống con Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác.
Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức về hệ thống lớn mà nó phục vụ.3 Các yếu tố của một hệ thống Những yếu tố của một hệ thống bao gồm 9 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống? - Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống. - Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống - Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống. - Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin quản lý 1. Bản chất Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng; Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định, diễn ra theo các bước sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết; - Đưa ra các phương thức giải quyết; - Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án; - Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định. Trong các quá trình này, tại từng bước thực hiện thông tin đều có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước. Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và đề ra các quyết định cần thiết.
Do đó, hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị. Thông tin hữu ích là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau: - Nhập dữ liệu - Xử lý thông tin - Xuất dữ liệu - Lưu trữ thông tin - Thông tin phản hồi Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính.
Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút. Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ 10 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Nội dung bài giảng này đề cập đến hệ thống thông tin vi tính. Mặc dùng hệ thống thông tin vi tính sử dụng công nghệ thông tin để xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thông tin.
Các máy tình điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin.
Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý Hình 1.1: Các cấp quản lý và thông tin cung cấp 11 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được chia thành ba cấp: điều hành, quản lý và hoạt động.
Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn được chia thành năm khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp bậc và các chức năng khác nhau. Tại mỗi cấp độ quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý (Hình 1. MIS – Management Information System – Hệ thống thông tin quản lý TPS – Transaction Process System – Hệ thống xử lý nghiệp vụ DSS – Decision Suport System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ESS – Executive Suport System – Hệ thống hỗ trợ điều hành Cấp điều hành (cấp cao) – Cấp hoạch định chiến lược: Thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Thông tin cung cấp cho cấp này thường không có khuôn mẫu, quy định và không có cấu trúc. Cấp độ quản lý (cấp trung)- Cấp kiểm soát quản lý: Kiểm soát đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng, tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, cũng như trình độ của người quản lý.
Do đó, thông tin ở cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và chuyển lên, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá củ người quản lý, không theo quy ước và khuôn mẫu sẵn có, chúng ta gọi đâu là những thông tin bán cấu trúc. Cấp độ hoạt động – Cấp kiểm soát hoạt động: Quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết tại cấp này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp. Những thông tin này có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu.
Đây là những thông tin có cấu trúc. Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên, do tính chất liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có mỗi quan hệ qua lại, sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng. Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con (Hình 1.
12 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Hình 1.2: Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 1.