CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE” 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Khái niệm Hệ thống thông tin - Theo PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống” là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống thông tin” là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ… còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống thông tin quản lý” là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Các thành phần của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần: nguồn lực phần cứng; nguồn lực phần mềm; nguồn lực dữ liệu; nguồn lực mạng và nguồn lực con người.1: Các thành phần của hệ thống thông tin 4 (Nguồn Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” – Trường Đại học Thương Mại) - Nguồn lực phần cứng: Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống thông tin gồm các thiết bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào, xử lý và truyền phát thông tin ra. Phần cứng là các thiết bị có thể nhìn thấy, cầm nắm được. Trang thiết bị phần cứng được chia thành 2 nhóm: Các thiết bị phần cứng máy tính: thiết bị vào/ra, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ.
Các thiết bị viễn thông: các thiết bị truyền và khuếch đại tín hiệu, các thiết bị nhận và giải mã tín hiệu. - Nguồn lực phần mềm: Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin. Phần mềm được sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng. Có ba loại phần mềm cơ bản là: phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng và phần mềm bảo mật.
- Nguồn lực dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đến nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau. - Nguồn lực mạng: Mạng máy tính bao gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật lý được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp. Mạng máy tính có thể kết nối máy tính với các thiết bị khác trong bất kỳ phạm vị nào. Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thức truyền nhận.
Dựa trên mạng máy tính, nhân viên trong các tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin với nhau, chia sẻ tài nguyên trong hệ thống cho nhau, làm việc cùng nhau không phụ thuộc vào vị trí địa lý. - Nguồn lực con người: Trong hệ thống thông tin hiện đại, yếu tố con người bao gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống. Con người được coi là thành phần quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động. Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảo cho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định.
Quy trình, thủ tục thường được phân chia thành 3 nhóm chính: quy trình, thủ tục quản lý; quy trình, thủ tục về doanh nghiệp và quy trình, thủ tục về kỹ thuật. Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin 5 Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin là trình tự thực hiện từ việc thu thập thông tin thô cho đến lưu trữ các thông tin cần thiết lên các thiết bị lưu trữ và phân phối các thông tin đó cho các đối tượng liên quan. Quy trình hệ thống thông tin xử lý thông tin thường bao gồm ba hoạt động chính là thu thập thông tin, xử lý thông tin và truyền phát thông tin như hình dưới đây: Hình 1.2: Quy trình xử lý thông tin (Nguồn: Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại học Thương Mại) - Thu thập thông tin: Là quá trình tìm kiếm để có được thông tin hữu ích cho tổ chức, doanh nghiệp. Sau đó, thực hiện phân loại các thông tin cho phù hợp với mục đích sử dụng của tổ chức doanh nghiệp và tiền xử lý thông tin bằng cách lọc bỏ các thông tin dư thừa hoặc không liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp.
Việc thu thập thông tin được tiến hành trên các kênh truyền tin khác nhau. Việc thu thập thông tin phải đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời; đảm bảo rằng các phương pháp phân nhóm, trích lọc không làm thay đổi ý nghĩa của thông tin đã thu được hoặc việc thêm vào bất kỳ suy diễn nào cũng không làm thay đổi ý nghĩa của thông tin. Nguồn thông tin được thu thập có thể phân chia thành 2 nhóm chính: Thứ nhất là các thông tin tự nhiên, đây là loại thông tin được phát một cách tự nhiên, chưa xử lý và chưa phân loại; còn được gọi là các thông tin không có cấu trúc như tiếng nói, các kiểu công văn, các kiểu hình ảnh, các video…; Nhóm thứ hai là các thông tin có cấu trúc theo khuôn dạng nhất định như các hóa đơn, chứng từ, các biểu mẩu báo cáo, các bảng biểu theo mục đích… - Xử lý thông tin: Việc xử lý thông tin gắn liền với hoạt động và quy trình do một hay nhiều cá nhân, một đội hay nhóm thực hiện. Hoạt động xử lý thông tin có thể được thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động và thường được chia thành nhiều bước, việc xử lý thông tin tự động chỉ thực hiện được khi thông tin được tạo thành 6 từ các kiểu dữ liệu cấu trúc.
Cách thứ xử lý thông tin phụ thuộc vào định dạng dữ liệu và các quy tắc quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp. Một số hoạt động chính diễn ra trong quá trình xử lý thông tin là: Trình diễn và kết hợp lại thông tin từ dữ liệu. Ví dụ thông tin được liên kết lại để tạo ra nhiều loại báo cáo tổng hợp phù hợp với nhà quản lý ở từng cấp, hoặc gom nhóm để mô tả các sự kiện theo quan điểm chuyên môn. Thực hiện việc tính toán, suy diễn, trích lọc thông tin theo các quy tác đã được thống nhất thành quy tắc trong tổ chức, doanh nghiệp.
Ví dụ: lợi nhuận/năm = tổng doanh thu/năm – tổng chi phí/năm. - Truyền phát thông tin: Là hoạt động đưa thông tin đầu ra đến người nhân. Tùy thuộc vào từng nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể mà thông tin có thể là mệnh lệnh, yêu cầu hoặc thông báo. Truyền phát thông tin có mục đích là để ban hành các mệnh lệnh, thông báo về các báo cáo về sản xuất, kinh doanh… gọi là truyền phát dọc.
Mục đích truyền phát nhằm phối hợp với một số hoạt động giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức, doanh nghiệp gọi là truyền phát ngang. Quá trình truyền phát thông tin cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về định dạng, tiêu chuẩn về thời gian và tiêu chuẩn về tính bảo mật. Khái niệm Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Theo PGS.TS Phan Huy Khánh (2001) thì “Phân tích và thiết kế hệ thống” là quy trình để phát triển và bảo trì một ứng dụng hệ thống thông tin với mục đích nâng cao hiệu quả công việc. - Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống: Hình 1.3: Các giai đoạn trong phân tích và thiết kế hệ thống (Nguồn Giáo trình Phân tích và Thiết kế hệ thống, Đại học Khoa học Huế) a.
Giai đoạn lập kế hoạch (khảo sát hệ thống) 7 - Xác định các công việc cần thiết trước khi có thể tiến hành nghiên cứu các lĩnh vực, bộ phận, hệ thống con, các tổ chức có liên quan đến hệ thống cần xây dựng. - Làm rõ được ý muốn của khách hàng: xây dựng một hệ thống thông tin mới hay nâng cấp một hệ thống thông tin cũ. Giai đoạn phân tích Là giai đoạn trung tâm khi xây dựng một hệ thống thông tin, giai đoạn này khởi sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch. Phân tích bao gồm các công việc sau: - Phân tích hiện trạng + Mục đích: hiểu rõ hoạt động của hệ thống cũ trong mục đích hoạt động của tổ chức.
+ Nội dụng công việc: Tìm hiểu hiện trạng: thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu để tìm hiểu thông tin chung về tổ chức. Tìm hiểu hoạt động hiện tại của tổ chức. Xác đinhn các thành phần tham gia trong tổ chức. Các nhiệm vụ của các tổ chức thành viên và các tổ chức bên ngoài có liên quan.
Các mối quan hệ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. - Phân tích khả thi Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới. Phân tích khả thi kinh tế: xem sét khả năng tài chính để chi trả cho việc xây dựng HTTT mới cũng như chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại. Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức.
- Lập hồ sơ nhiệm vụ: Định hình các chức năng hệ thống cần đạt được.