CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1. Giới thiệu đề tài Dự án “Tư vấn & triển khai Giải pháp quản lý BYS ERP cho doanh nghiệp Thành Vinh” được xây dựng dựa trên BYS WOOD – giải pháp quản lý tổng thể và chuyên sâu nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp từ sản xuất, gia công đến thiết kế, phân phối, bán lẻ, thi công nội ngoại thất với mô hình hệ thống áp dụng như sau: - Quản lý Giao nhận và lắp đặt ( Mobile App) - Quản lý Nhân sự - Chấm công tính lương ( Mobile App) - Quản lý Kế toán - Tài Chính - Giá thành dự án - Quản lý Bán hàng (dự án) - Quản lý Mua hàng - Quản lý kho & hàng tồn kho (Mobile App) - Quản lý Kế hoạch sản xuất - Quản lý lệnh sản xuất - Quản lý Năng suất và Mobile App thống kê sản xuất Trong báo cáo đồ án tốt nghiệp này, em xin trình bày phần Quản lý Kế toán – Tài chính (Phân hệ kế toán) – là phân hệ mà em đảm nhận trực tiếp trong dự án này. Vì giới hạn thời gian thực hiện đồ án cũng như tiến độ thực tế của dự án nên em xin phép chỉ giới thiệu các phần cơ bản của phân hệ kế toán, bao gồm: 1. Kế toán quỹ - ngân sách: quản lý các khoản thu, khoản chi, báo nợ, báo có, theo dõi việc quản lý các quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ phải thu: theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng. Kế toán công nợ phải trả: theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp trong quá trình mua hàng. Kế toán tài sản cố định: quản lý và theo dõi số lượng của TSCĐ, các chi phí xây dựng cơ bản dở dang (CPXDCBDD) cấu thành nên tài sản, thực hiện chạy khấu hao tài sản định kỳ. Kế toán công cụ dụng cụ: quản lý việc xuất nhập kho, cấp CCDC cho các phòng ban, bộ phận, cá nhân theo mã định danh, chạy phân bổ CCDC định kỳ.
Kế toán tổng hợp: quản lý và kê khai các hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp cho chi cục thuế, thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp khác. SVTH: Võ Như Hoàn Trang 3 Đề tài: Xây dựng Phân hệ Kế toán trong ERP GVHD: ThS. Nguyễn Thế Xuân Ly 1. Mục tiêu của đề tài Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều hệ thống quản lý, hoạch định nguồn lực như Bravo, Oracle, SAP ERP,… được các doanh nghiệp triển khai.
Tuy nhiên, để áp dụng được các hệ thống này vào bộ máy quản lý của doanh nghiệp thì chi phí bỏ ra không hề nhỏ (từ 2000-5000$ cho user/năm), đây chính là rào cản lớn để các doanh nghiệp ở Việt Nam có thể tiếp cận được với các hệ thống này. Để giải quyết bài toán chi phí bỏ ra cho một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp nhưng vẫn đáp ứng được những yêu cầu cơ bản và hoạt động hiệu quả của một hệ thống ERP, ứng dụng cẩn phải xây dựng được quy trình thống nhất và rõ ràng, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, bên cạnh đó cần phải có giao diện thân thiện và dễ sử dụng để đem lại những trải nghiệm thỏa mái cho người sử dụng. Riêng phân hệ Kế toán, cần phải quản lý đầy đủ và chính xác các số liệu liên quan đến công nợ cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp, thể hiện trực quan các số liệu thông qua các báo cáo thống kê để người quản trị có cái nhìn tổng quan cũng như làm cơ sở để khai báo với các cơ quan quản lý Nhà nước. Trong báo cáo này sẽ tập trung giải quyết vấn đề của các lĩnh vực cơ bản của Kế toán như: Kế toán thanh toán (Quỹ - ngân hàng), quản lý công nợ mua, quản lý công nợ bán, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, kế toán thuế (khai báo các hóa đơn VAT với chi cục thuế) cùng một số nghiệp vụ của kế toán tổng hợp.
Xác định phạm vi thực hiện Hệ thống được xây dựng dựa trên cơ sở quy trình nghiệp vụ kế toán của công ty nội thất Thành Vinh đảm bảo một số yêu cầu sau: - Ứng dụng được xây dựng để chạy trong hệ thống mạng của công ty với hệ điều hành Windows. - Ứng dụng xây dựng được xây dựng gồm hai lớp: lớp người dùng (user), lớp người quản lý (admin). Lớp người dùng sẽ được người quản lý phân quyền để có thể sử dụng các module khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ cũng như cấp bậc của người dùng đó. - Để đảm bảo yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp, ứng dụng chỉ có thể dùng được khi máy tính của người dùng truy cập vào mạng nội bộ của doanh nghiệp.
- Ứng dụng có hỗ trợ người dùng khai báo các hóa đơn VAT với chi cục thuế thông qua module Hóa đơn điện tử với điều kiện doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử với bên thứ 3, cụ thể là BKAV và quản trị viên phải cài đặt các thông tin cần thiết ở module Cấu hình hóa đơn điện tử. SVTH: Võ Như Hoàn Trang 4 Đề tài: Xây dựng Phân hệ Kế toán trong ERP GVHD: ThS. Nguyễn Thế Xuân Ly 1. Xác định phạm vi của đề tài Đối với người quản lý (admin): Hệ thống cung cấp cho người quản lý các module để thực hiện việc khai báo và cấu hình các thông số cần thiết cũng như phân quyền sử dụng các module cho người dùng tùy vào nhiệm vụ và cấp bậc của người dùng.
Đối với người dùng (nhân viên): Cho phép người sử dụng các module đã được phân quyền bởi người quản lý để thực hiện các nghiệp vụ được phân công. Giải pháp thực hiện - Tìm kiếm, thu thập tài liệu về quy trình kế toán cơ bản của một doanh nghiệp. - Khảo sát và phân tích quy trình kế toán tại doanh nghiệp Thành Vinh. Dựa vào những dữ liệu doanh nghiệp cung cấp và tài liệu khảo sát thực tiễn, tiến hành phân tích, xây dựng giải pháp cho phân hệ kế toán của công ty Thành Vinh.
- Xây dựng tài liệu đặc tả. - Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu. - Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống. Giới thiệu về hệ thống ERP 1.
ERP là gì? ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý hoạch định tài nguyên doanh nghiệp giúp công ty hoạt động hiệu quả, thúc đẩy quá trình phát triển. Phần mềm ERP đem đến sự chuyên nghiệp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động cho doanh nghiệp. Tổng quan về ERP SVTH: Võ Như Hoàn Trang 5 Đề tài: Xây dựng Phân hệ Kế toán trong ERP GVHD: ThS. Nguyễn Thế Xuân Ly Phần mềm ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải.
Bộ tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, kế toán, tiếp thị, bán hàng, mua hàng, quản lý kho quỹ,… phù hợp với các tập đoàn, công ty lớn. Thường thì trong các doanh nghiệp nếu không sử dụng ERP, mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm một cách riêng lẻ như vậy, việc kết nối các dữ liệu lại với nhau gặp rất nhiều khó khăn cũng như không có sự đồng bộ hóa dữ liệu nội bộ. Đối với dữ liệu lớn thì việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên khó khăn hơn và vô cùng tốn kém.
Hệ thống ERP sẽ gom nhóm tất cả các thành phần riêng lẻ lại với nhau trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất, mọi phòng ban đều có thể truy cập và chia sẽ dữ liệu cho nhau tạo nên một hệ thống đồng bộ. Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp - Chuẩn hóa quy trình hoạt động cho doanh nghiệp. - Người quản lý có thể kiểm soát được hoạt động của tất cả các phòng ban nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. - Hoạch định nguồn lực, tăng hiệu suất hoạt động tổng thể của doanh nghiệp - Giảm thiểu chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận - Bảo mật thông tin khách hàng và doanh nghiệp 1.
Một số hệ thống ERP hiện nay a) Phần mềm ERP đóng gói: là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể. Phần mềm ERP đóng gói với những chức năng cố định ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau - Ưu điểm: Chi phí hợp lý, dễ sử dụng, thời gian triển khai nhanh, được cập nhật thường xuyên dựa trên phân tích những yêu cầu mới của khách hàng. - Nhược điểm: Không đáp ứng được hoàn toàn những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, của ngành.
Do đó, những công ty có đặc thù quá khác biệt thường lựa chọn sử dụng phần mềm viết theo yêu cầu b) Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: là loại phần mềm được các nhà sản xuất thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, yêu cầu đặc thù theo quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra đề xuất phát triển. SVTH: Võ Như Hoàn Trang 6 Đề tài: Xây dựng Phân hệ Kế toán trong ERP GVHD: ThS. Nguyễn Thế Xuân Ly - Ưu điểm: Đáp ứng 100% yêu cầu của khách hàng, đồng thời nhận được sự hỗ trợ chu đáo trong công tác triễn khai, bảo trì và nâng cấp phần mềm. - Nhược điểm: Thời gian triển khai lâu hơn và chi phí cao hơn.
c) Phần mềm ERP nước ngoài: Hiện nay có rất nhiều phần mềm ERP nước ngoài được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam có thể kể đến như ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP. - Ưu điểm: Quy trình được chuẩn hóa và được xây dựng trên nền tảng công nghê cao, đã triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. - Nhược điểm: Chi phí đắt đỏ nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có thể sử dụng, bên cạnh đó các phần mềm ERP này lại không đáp ứng được các chuẩn mực Kế toán cũng như đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Giới thiệu tổng quan về Kế toán trong doanh nghiệp Thành Vinh Hình 1.