Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần lựa chọn các phương án kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao, nắm bắt tâm lý, thị hiếu và nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng để cung cấp sản phẩm có chất lượng và chủng loại phong phú. Để bảo toàn và đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn, duy trì uy tín với đối tác, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và nâng cao đời sống cán bộ nhân viên, doanh nghiệp phải thực hiện giám sát chặt chẽ từ khâu mua hàng, sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Kế toán nói chung và kế toán doanh thu bán hàng nói riêng giữ vai trò trọng yếu trong việc cung cấp thông tin quản trị và tài chính. Việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng hoàn chỉnh giúp công tác quản lý bán hàng được tiến hành đồng bộ, hiệu quả, dễ kiểm soát và gia tăng lợi ích kinh tế.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại, đồ án tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán tin học hóa phân hệ kế toán doanh thu bán hàng. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của tác giả được xác định cụ thể như sau:

  1. Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng hiện tại của doanh nghiệp.
  2. Phân tích các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện tại, làm rõ những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong quá trình xử lý nghiệp vụ gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế.
  3. Đi sâu phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng mới có tính ưu việt hơn hệ thống cũ, góp phần cải thiện môi trường làm việc và nâng cao năng suất lao động.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại (trụ sở tại 114TT3 - Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội).
  • Phạm vi nghiệp vụ: Đồ án giới hạn nghiên cứu trong phạm vi doanh thu thuần bán hàng đối với hình thức bán hàng trực tiếp (bao gồm bán hàng thu tiền ngay và khách hàng chấp nhận thanh toán). Đồ án không đề cập đến các hình thức: bán hàng đổi hàng, bán hàng trả chậm, trả góp, bán hàng gửi đại lý, bán hàng trợ cấp/trợ giá, doanh thu bán hàng nội bộ và các loại doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác. Đồ án cũng không nghiên cứu chi tiết việc hạch toán các loại thuế phải nộp liên quan đến bán hàng, cũng như các chi phí phát sinh như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về cơ sở lý thuyết, đồ án kết hợp khung lý luận của ngành Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Lý thuyết hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin được tiếp cận như một tập hợp các thành phần thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin hỗ trợ việc ra quyết định. Phân hệ thông tin quản lý được chia làm hai cấp độ: mức tác nghiệp (hệ xử lý dữ liệu - Data Processing Systems) và mức điều hành (hệ hỗ trợ quyết định - Decision Support Systems với cơ sở dữ liệu và cơ sở mô hình). Chu trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm 5 giai đoạn: Khởi tạo và lập dự án; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống (thiết kế logic và thiết kế vật lý); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.
  • Lý luận kế toán doanh thu bán hàng: Dựa trên Chuẩn mực kế toán "Doanh thu và thu nhập khác", quy định 5 điều kiện ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu với chi phí. Nghiên cứu hệ thống hóa các khái niệm doanh thu, doanh thu thuần, các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu).
  • Văn bản pháp lý áp dụng: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp; Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và quy định lập hóa đơn, chứng từ khi xuất hàng, trả lại hàng, giảm giá hàng bán hoặc dùng sản phẩm trả lương.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng: Xem xét các quy trình kế toán và luồng dữ liệu trong mối quan hệ vận động, tương tác giữa các phòng ban.
  • Phương pháp điều tra và khảo sát thực tế: Sử dụng phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng kế toán, bộ phận bán hàng đang vận hành hệ thống hiện tại để thu thập yêu cầu thực tế.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Sử dụng các công cụ mô hình hóa có cấu trúc gồm biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng (BFD), ma trận thực thể - chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, DFD mức 1 vật lý và logic), mô hình dữ liệu quan niệm thực thể - liên kết (E-R) và bảng từ điển thuộc tính hồ sơ dữ liệu.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ chứng từ thực tế tại doanh nghiệp như Hợp đồng bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng, Phiếu đề nghị xuất hàng, Phiếu nhập kho, Giấy báo Có/Báo Nợ ngân hàng, Sổ chi tiết doanh thu và các báo cáo nội bộ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những nhận thức chung về tin học hoá và HTTT kế toán doanh thu bán hàng

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về tin học hóa quản lý và nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả trình bày bản chất của hệ thống thông tin quản lý, vai trò hạt nhân của cơ sở dữ liệu và 5 giai đoạn trong chu trình phát triển một hệ thống thông tin.

Về mặt nghiệp vụ kế toán, chương này phân tích các phương thức bán hàng (bán hàng gửi hàng, bán hàng trực tiếp), điều kiện ghi nhận doanh thu và phương pháp xác định doanh thu thuần:

$$\text{Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ} = \text{Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ} - \text{Các khoản giảm trừ doanh thu}$$

Tác giả hệ thống hóa các tài khoản kế toán sử dụng: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 512 (Doanh thu nội bộ), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp), TK 3387 (Doanh thu chưa thực hiện), TK 521 (Chiết khấu thương mại), TK 531 (Hàng bán bị trả lại), TK 532 (Giảm giá hàng bán), TK 3332 (Thuế tiêu thụ đặc biệt), TK 3333 (Thuế xuất nhập khẩu) cùng các tài khoản thanh toán TK 111, TK 112, TK 131. Đồng thời, chương 1 chi tiết hóa các định khoản kế toán cho từng trường hợp phát sinh: bán hàng thu tiền ngay, bán hàng trả góp/trả chậm, trả lương công nhân viên bằng sản phẩm/hàng hóa, hàng đổi hàng, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại

Chương 2 mô tả chi tiết môi trường hoạt động thực tế của doanh nghiệp khảo sát. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại (website: www.mdi.vn) hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại hóa chất và phụ gia đặc chủng, là đại diện độc quyền tại Việt Nam cho nhiều tập đoàn quốc tế (Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Canada, Áo, Nhật Bản, Hà Lan, Tây Ban Nha, Italy, Bỉ, Brazil, Peru, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Thái Lan, Singapore, Malaysia, Philippines, Indonesia, Đài Loan, Hồng Kông...). Công ty cung ứng phụ gia cho hơn 200 khách hàng trên toàn quốc phục vụ các ngành sơn, mực in, nhựa, cao su, dệt nhuộm, giấy, nến, gốm sứ, thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm và xử lý bề mặt kim loại.

Bộ máy công ty vận hành dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, gồm các bộ phận: Phòng Kế toán, Bộ phận Hành chính, Bộ phận Coating (sơn và phụ gia), Bộ phận Metal, Bộ phận Logistic, Bộ phận Kiểm soát và Kho.

Về thực trạng tổ chức kế toán:

  • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy tính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Hệ thống tài khoản chi tiết: Doanh nghiệp đã tiến hành chi tiết hóa tài khoản theo nhóm ngành hàng:
Tài khoản công nợ (TK 131) Tài khoản doanh thu (TK 511) Nhóm ngành hàng
TK 1311 TK 511-11 Nhóm Metal
TK 13121 TK 511-121 Nhóm Coating
TK 13122 TK 511-122 Nhóm Plastic
TK 13123 TK 511-123 Nhóm Textilee
TK 1313 TK 511-13 Nhóm Food

Tài khoản 156 không phân chia tài khoản cấp con mà quản lý hàng hóa thông qua hệ thống mã hàng hóa.

  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Khách hàng làm việc với Bộ phận Bán hàng lập hợp đồng. Bộ phận Bán hàng gửi hợp đồng kèm Phiếu đề nghị xuất hàng sang Kế toán bán hàng. Kế toán lập Phiếu giao hàng (3 liên: 1 giao khách hàng, 1 kế toán lưu, 1 thủ kho lưu để ghi thẻ kho) và Hóa đơn GTGT (3 liên: liên 2 giao khách, liên 1 và 3 kế toán lưu). Khi phát sinh hàng trả lại, kế toán lập Phiếu nhập kho (3 liên) căn cứ theo hóa đơn hàng trả lại. Thanh toán trực tiếp sử dụng Phiếu thu/Phiếu chi (3 liên: 1 kế toán, 1 khách hàng, 1 thủ quỹ).
  • Hệ thống báo cáo định kỳ: Định kỳ 10 ngày lập Báo cáo công nợ theo hạn mức thanh toán, Báo cáo bán hàng, Báo cáo doanh thu, Báo cáo hàng bán trả lại và Sổ chi tiết doanh thu.

Tác giả phân tích những hạn chế của hệ thống cũ:

  1. Quy trình nhập liệu vào phần mềm hiện tại phải thông qua bước lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại thủ công ở bên ngoài. Việc tổng hợp bằng tay dễ gây sai sót, dẫn đến việc nhập sai vào máy tính và làm sai lệch số liệu nghiệp vụ kế toán.
  2. Phần mềm kế toán đang dùng chưa tích hợp chức năng in trực tiếp các mẫu chứng từ gốc quan trọng như Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng, Phiếu thu, Phiếu chi.

Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại

Chương 3 đưa ra các giải pháp cải tiến và thực hiện phân tích, thiết kế hệ thống thông tin mới nhằm khắc phục các nhược điểm đã chỉ ra.

  • Giải pháp quy trình: Thay đổi phương thức nhập liệu bằng cách nhập trực tiếp dữ liệu từ các chứng từ gốc vào phần mềm. Phần mềm tự động tổng hợp và kết xuất bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để nhân viên kế toán đối chiếu với bản lập thủ công ngoài máy nhằm kiểm tra, sửa lỗi. Đồng thời, bổ sung tính năng in trực tiếp Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng, Phiếu thu, Phiếu chi ngay trên phần mềm.
  • Mô hình hóa hệ thống thông tin: Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh tương tác giữa hệ thống với 6 tác nhân ngoài (Khách hàng, Bộ phận Bán hàng, Ngân hàng, Giám đốc, Thủ kho, Thủ quỹ); phân rã chức năng nghiệp vụ thành 4 tiến trình chính và 14 chức năng lá; thiết lập ma trận thực thể - chức năng; xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 và mức 1 (cả dạng vật lý và logic) cho từng tiến trình; xây dựng mô hình quan niệm dữ liệu E-R và chuẩn hóa danh mục thuộc tính hồ sơ dữ liệu.

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán

Căn cứ vào nghiệp vụ thực tế, hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng được phân tích và thiết kế chi tiết với các thành phần chức năng và luồng dữ liệu sau:

Phân rã chức năng hệ thống

Hệ thống kế toán doanh thu bán hàng được phân chia thành 4 nhóm tiến trình chính và 14 chức năng xử lý nghiệp vụ chi tiết:

Tiến trình cấp 1 Mã số Chức năng lá chi tiết Nhiệm vụ thực hiện
1.0 Bán hàng 1.1 Lập phiếu giao hàng Căn cứ Hợp đồng và Phiếu đề nghị xuất hàng để xuất phiếu giao hàng
1.2 Lập hóa đơn Căn cứ Phiếu đề nghị xuất hàng để lập hóa đơn GTGT cho khách hàng
1.3 Ghi bảng kê hóa đơn GTGT Căn cứ hóa đơn GTGT đã phát hành để cập nhật vào bảng kê
2.0 Xử lý hàng trả lại 2.1 Kiểm tra hàng trả lại Kiểm tra phẩm chất, quy cách, số lượng hàng bị khách hàng trả lại
2.2 Viết phiếu nhập hàng Lập phiếu nhập kho cho lô hàng trả lại dựa trên kết quả kiểm tra
2.3 Ghi bảng kê hóa đơn hàng trả lại Cập nhật hóa đơn GTGT hàng trả lại vào bảng kê
3.0 Thanh toán 3.1 Viết phiếu thu Lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp
3.2 Viết phiếu chi Lập phiếu chi khi hoàn tiền giảm giá, hàng trả lại hoặc chiết khấu
3.3 Đối chiếu tài khoản ngân hàng Kiểm tra số dư tài khoản qua Giấy báo Nợ, Giấy báo Có ngân hàng
4.0 Báo cáo 4.1 Lập báo cáo bán hàng Tổng hợp số lượng, đơn giá theo hợp đồng và hóa đơn gửi Giám đốc
4.2 Lập báo cáo doanh thu Tổng hợp doanh thu bán hàng theo hóa đơn GTGT
4.3 Lập báo cáo công nợ theo hạn mức Theo dõi thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng gửi Giám đốc
4.4 Nhập báo cáo hàng bán trả lại Tổng hợp các khoản hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ
4.5 Ghi sổ chi tiết doanh thu Cập nhật sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng nhóm hàng hóa

Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng (CRUD)

Ma trận xác định mối liên hệ giữa các tiến trình nghiệp vụ với các thực thể hồ sơ dữ liệu (C: Create - Tạo mới, R: Read - Đọc/Tham chiếu, U: Update - Cập nhật):

  • Thực thể hồ sơ bao gồm: Hợp đồng bán hàng, Phiếu đề nghị xuất hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu nhập kho, Bảng danh mục tài khoản, Báo cáo công nợ theo hạn mức thanh toán, Báo cáo hàng bán trả lại, Bảng kê hóa đơn GTGT, Sổ chi tiết các tài khoản.
  • Các tiến trình 1.0 (Bán hàng), 2.0 (Xử lý hàng trả lại), 3.0 (Thanh toán), 4.0 (Báo cáo) thực hiện truy xuất, tạo lập và cập nhật tương ứng trên từng tập dữ liệu nghiệp vụ.

Cấu trúc dữ liệu và thuộc tính hồ sơ

Tác giả chuẩn hóa các danh mục thuộc tính cho các hồ sơ dữ liệu đầu vào và đầu ra trong mô hình E-R, tiêu biểu gồm:

  • Bảng danh mục tài khoản: Tên TK, Số hiệu TK, Loại TK.
  • Hợp đồng bán hàng: Số HĐ, Tên DN, Địa chỉ DN, Điện thoại DN, Tài khoản DN, Đại diện bên bán, Tên KH, Địa chỉ KH, Số đt KH, Số TK KH, Đại diện KH, STT, Tên MH, ĐVT, Số lượng B, Đơn giá B, Thành tiền, Tổng cộng, Thời gian GH, Địa điểm GH, Phương thức TT, Thời gian TT.
  • Phiếu giao hàng: Số phiếu giao hàng, ngày lập, thông tin người nhận, danh mục hàng hóa xuất giao.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đạt được các kết quả nghiên cứu và đóng góp thực tiễn sau:

  1. Khảo sát và phản ánh trung thực thực trạng doanh nghiệp: Làm rõ toàn bộ quy trình tổ chức kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại – một doanh nghiệp thương mại phụ gia hóa chất đặc thù với hơn 200 khách hàng, hạch toán doanh thu và công nợ chi tiết theo 5 nhóm ngành hàng (Metal, Coating, Plastic, Textilee, Food) trên hệ thống Nhật ký chung.
  2. Chỉ ra hạn chế nghiệp vụ và đề xuất giải pháp quy trình: Xác định được nguyên nhân gây sai sót trong xử lý số liệu kế toán do việc lập bảng tổng hợp chứng từ thủ công trước khi nhập máy; đưa ra giải pháp nhập liệu trực tiếp từ chứng từ gốc vào phần mềm kết hợp cơ chế in tự động bảng tổng hợp để đối chiếu chéo.
  3. Mô hình hóa hoàn chỉnh hệ thống thông tin mới: Xây dựng đầy đủ bộ tài liệu thiết kế phân tích hệ thống gồm Biểu đồ ngữ cảnh, Biểu đồ phân rã chức năng (BFD với 4 tiến trình, 14 chức năng lá), Ma trận thực thể - chức năng, Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 và mức 1 (vật lý, logic), Mô hình thực thể - liên kết E-R và chuẩn hóa danh mục thuộc tính dữ liệu.
  4. Bổ sung tính năng tự động hóa chứng từ: Đưa vào yêu cầu thiết kế tính năng in trực tiếp các biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc (Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng, Phiếu thu, Phiếu chi) giúp đồng bộ hóa dữ liệu phần mềm và chứng từ lưu trữ thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Về phạm vi nghiệp vụ: Đồ án chỉ tập trung vào hình thức bán hàng trực tiếp (thu tiền ngay và khách hàng chấp nhận thanh toán). Các phương thức bán hàng khác như bán hàng đổi hàng, bán hàng trả chậm, trả góp, gửi đại lý, bán hàng nội bộ chưa được đưa vào phạm vi thiết kế.
    • Về tính tích hợp quản trị: Đồ án chưa tích hợp xử lý chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các nghĩa vụ thuế liên quan vào hệ thống kế toán doanh thu.
    • Về quản lý kho: Tài khoản 156 chỉ quản lý theo mã hàng hóa mà chưa thiết kế chi tiết tài khoản con trong hệ thống tài khoản kế toán.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng bài toán phân tích thiết kế cho toàn bộ các phân hệ kế toán có liên quan như phân hệ kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh, tích hợp thêm các phương thức bán hàng đại lý và bán trả góp.

Giá trị tham khảo

Đồ án có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kế toán, Kế toán doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu mẫu về phương pháp kết hợp giữa lý luận kế toán doanh nghiệp (theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) với phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Context Diagram, BFD, DFD mức 0, DFD mức 1, CRUD Matrix, E-R Diagram).
  • Người nghiên cứu và xây dựng phần mềm kế toán: Tham khảo mô hình quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp mã hóa tài khoản chi tiết doanh thu và công nợ theo ngành hàng (Metal, Coating, Plastic, Textile, Food), cùng giải pháp kiểm soát lỗi nhập liệu trực tiếp từ chứng từ gốc trong doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án nghiên cứu công tác kế toán tại đơn vị nào và doanh nghiệp này kinh doanh mặt hàng gì?
Đồ án nghiên cứu tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại (trụ sở tại 114TT3 - Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội; website: www.mdi.vn). Doanh nghiệp hoạt động thương mại trong lĩnh vực hóa chất và phụ gia đặc chủng (phục vụ sản xuất sơn, mực in, nhựa, cao su, dệt nhuộm, giấy, nến, gốm sứ, thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, xi mạ kim loại), cung ứng cho trên 200 khách hàng trên toàn quốc.

2. Công ty áp dụng chế độ kế toán và hình thức kế toán nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thực hiện kế toán trên máy tính theo hình thức Nhật ký chung.

3. Tài khoản doanh thu (TK 511) và tài khoản phải thu khách hàng (TK 131) tại công ty được chi tiết như thế nào?
Hệ thống tài khoản chi tiết được phân loại theo 5 nhóm ngành hàng:

  • TK 1311 và TK 511-11: Nhóm Metal.
  • TK 13121 và TK 511-121: Nhóm Coating.
  • TK 13122 và TK 511-122: Nhóm Plastic.
  • TK 13123 và TK 511-123: Nhóm Textilee.
  • TK 1313 và TK 511-13: Nhóm Food.

4. Nhược điểm lớn nhất của phần mềm kế toán cũ tại công ty là gì?
Nhược điểm chính là việc nhập dữ liệu vào máy phải căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại lập thủ công bằng tay bên ngoài, dễ gây sai sót dây chuyền khi nhập máy. Ngoài ra, phần mềm cũ chưa có chức năng in trực tiếp phiếu nhập kho và phiếu giao hàng.

5. Tác giả đề xuất giải pháp gì để khắc phục sai sót trong quá trình nhập dữ liệu?
Tác giả đề xuất nhập dữ liệu trực tiếp từ chứng từ kế toán gốc vào phần mềm máy tính; phần mềm sẽ tự động kết xuất bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để nhân viên kế toán đối chiếu, kiểm tra chéo với bảng tổng hợp lập thủ công nhằm phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Tin học hóa công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Thị trường Kim loại" của tác giả Nguyễn Văn Lập (Học viện Tài chính) đã hoàn thành toàn diện việc khảo sát thực trạng, phân tích nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng và thiết kế hệ thống thông tin mới. Bằng việc ứng dụng phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc (BFD, DFD, E-R), đồ án đã giải quyết được hạn chế về kiểm soát sai sót nhập liệu và tự động hóa công tác in ấn chứng từ gốc tại doanh nghiệp thương mại. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng cao cho sinh viên khối ngành kinh tế - tin học và các nhà phát triển hệ thống thông tin kế toán.