CHƯƠNG I NHỮNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ TIN HỌC HOÁ VÀ HTTT KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm về HTTT quản lí trong doanh nghiệp Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; Nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần 3 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để. * HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lí là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ các môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lí cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. * Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như: Hệ thống nhân sự, tiền lương. Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng. Hệ thống quản lí công văn đi, đến.
Hệ thống kế toán. Hệ thống quản lí tiến trình. HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, 4 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.2 Các phân hệ hệ thống thông tin quản lí Các hệ thống thông tin quản lí thường được chia làm hai mức: Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lí bằng tay truyền thống.
Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ xử lí dữ liệu (Data processing systems); đó thường là các hệ xử lí đơn hàng, quản lí nhân sự, quản lí thiết bị, hệ kế toán… Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision suppor systems). Đặc điểm của hệ hỗ trợ quyết định là, bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được lựa chọn để vận dụng lên các dữ liệu sẽ cho kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình.3 Sự cần thiết phải phát triển hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra. Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lí là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. 5 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lí trong doanh nghiệp.4 Chu trình phát triển một HTTT quản lí 1.1 Khởi tạo và lập dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó.
Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.2 Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc: Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt. Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện. Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu 6 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.3 Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 1.4 Lập trình và kiểm thử Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng). Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm). Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.5 Cài đặt vận hành và bảo trì Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. Cài đặt phần mềm.
7 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: Chuyển đổi dữ liệu; Bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; Tổ chức hệ thống quản lí và bảo trì. Viết tài liệu và tổ chức đào tạo. Đưa vào vận hành. Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.2 Nhận thức chung về hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng 1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp Trong nền kinh tế trị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuât kinh doanh (SXKD) tạo ra các sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường với mục tiêu là lợi nhuận.
Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kì dưới hình thức các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Đồng thời doanh 8 SV: Nguyễn Văn Lập Lớp CQ44.01 Học viện tài chính Đồ án tốt nghiệp nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kì phát sinh từ các hoạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Sau một quá trình hoạt động doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạt động; trên cơ sở so sánh doanh thu, thu nhập với chi phí của từng hoạt động. Kết quả kinh doanh của từng doanh nghiệp phải được phân phối và sử dụng theo đúng mục đích phù hợp với cơ chế tài chính quy định cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Tất cả những quá trình trên cần có sự đóng góp của hệ thống kế toán nói chung và kế toán doanh thu bán hàng nói riêng.