CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Với sự phát triển của nền kinh tế và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì tăng cường quản lý kinh tế sản xuất ngày càng được chú trọng. Trong đó, tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về tổ chức công tác kế toán, mỗi quan điểm thể hiện những cách tiếp cận khác nhau khi nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán.
- Quan điểm thứ nhất của GSTS Ngô Thế Chi- học viện tài chính: “Tổ chức công tác kế toán là việc thực hiện ghi chép, phân loại , tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hopwj với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy đinh để phát huy chức năng vai trò quant trọng của kế toán.- trang 17 giáo trình kế toán tài chính. - Quan điểm thứ hai của PGS.TS Đỗ Minh Thành -đại học thương mại: Tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tac quản lý kinh tế ở đơn vị. – trang 213 giáo trình nguyên lý kế toán. Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 2.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Để thực hiện tốt công tác kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi hỏi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải tuân theo một số nguyên tắc: ♦ Nguyên tắc thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thu nhận toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Mục đích của công tác kế toán là thu nhận, xử lý và phân tích các thông tin của các hoạt động kinh tế phát sinh. ♦ Nguyên tắc thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kết toán hiện hành của nhà nước Để thực hiện việc quản lý thống nhất công tác kế toán, Nhà nước ban hành hệ thống pháp lý về kế toán. Luật kế toán qui định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm công tác kế toán,…Khi tổ chức công tác kế toán tuân theo các qui định, văn bản pháp lý này sẽ đảm bảo cho kế toán mộ công cụ quản lý, giám 4 Phùng Thị Mùi – K45D3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Đào Ngọc Hà sát chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế, cung cấp thông tin đầy đủ đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. ♦ Nguyên tắc thứ ba, tổ chức công tác kế toan phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm và điều kiện khác nhau, có những yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp không thể giống nhau.
Mà khi tổ chức công tác kế toán phải căn cứ và đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ ky thuật, trình độ quản lý của mỗi daonh nghiệp. ♦ Nguyên tắc thứ tư, lựa chọn những người có đủ năng lực và điều kiện làm công tác kế toán. Người làm kế toán phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, có trình độ chuyên môn đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán. Nguyên tắc thứ năm, tổ chưc công tác kế toán trong các đơn vị phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học hợp lý, thực hiện tốt chức năng, vai trò của kế toán để đạt hiệu quả công việc cao nhất cũng như tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Nội dung tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Bởi vây, trước khi thực hiện các công việc của tổ chức công tác kế toán chúng ta phải thực hiện hai bước: ► Xác định yêu cầu thông tin Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.
► Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của DN. Đối tượng kế toán được 5 Phùng Thị Mùi – K45D3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp.
Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau: - Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết. - Xác định đối tượng quản lý có liên quan - Xây dựng hệ thống mã số cho đối tượng quản lý chi tiết Các bước cần phải làm: Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất của DN theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất. Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết thường là theo dõi theo từng chu trình (chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính,.) Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho DN Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó bao gồm: Mã đối tượng Tên đối tượng Các nội dung mô tả cho đối tượng: địa chỉ, mã số thuế,… Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng,… Mã hóa các đối tượng chi tiết: được xem là một biểu diễn ngắn gọn theo quy ước những thuộc tính và cách thức quản lý của đối tượng mã hóa. Lợi ích của việc mã hóa: - Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối tượng quản lý - Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý - Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiếu thức quản lý, có thể trích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung dung yêu cầu của người sử dụng thông tin 6 Phùng Thị Mùi – K45D3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Đào Ngọc Hà 2. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán trong DN cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin. Đây là một trong những công việc khá phức tạp trong tổ chức công tác kế toán.
Để xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở DN một cách khoa học hợp lý cần căn cứ vào các đặc điểm sau: - Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của DN - Đặc điểm và quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN - Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh - Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nôi bộ của DN - Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, máy tính,. - Biên chế bộ máy kế toán và trình độ chuyên môn nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.
Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán, thuận tiên cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. 7 Phùng Thị Mùi – K45D3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà Nhược điểm:hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán các đơn vị phụ thuộc. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn, hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn địa bàn phân tán nhưng đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp.