Các nhân tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa

Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại UEH. Tìm hiểu xu hướng và giải pháp hiệu quả.

• Tác giả: Hồ Ngọc Thanh Tâm
• Người hướng dẫn: PGS. Phạm Văn Dược
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Đến Ý Định Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Của Các Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
• 1.1. Nghiên cứu trong nước
• 1.2. Nghiên cứu ngoài nước
• 1.3. Nhận xét các nghiên cứu trước và xác định khe hổng nghiên cứu
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
• 2.1. Tổng quan về phần mềm kế toán
• 2.1.1. Định nghĩa phần mềm kế toán
• 2.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán
• 2.1.3. Yêu cầu đối với phần mềm kế toán
• 2.1.4. Phân loại phần mềm kế toán
• 2.1.5. Ưu điểm của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
• 2.2. Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và vừa
• 2.2.1. Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa
• 2.2.2. Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa
• 2.2.3. Đặc điểm phần mềm kế toán được ứng dụng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• 2.3. Các mô hình và các lý thuyết liên quan đến lĩnh vực chấp nhận công nghệ
• 2.3.1. Lý thuyết hành động hợp lý (TRA - Theory of Reasoned Action)
• 2.3.2. Lý thuyết hành vi dự định (TPB - Theory of Planned Behavior)
• 2.3.3. Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM - Technology Acceptance Model)
• 2.3.4. Tích hợp mô hình chấp nhận công nghệ và lý thuyết hành vi dự định (C-TAM-TPB - Combined TAM and TPB)
• 2.3.5. Lý thuyết nhận thức xã hội (SCT - Social Cognitive Theory)
• 2.3.6. Mô hình sử dụng máy tính (MPCU - Model of PC Utilization)
• 2.3.7. Lý thuyết phổ biến sự đổi mới mở rộng (IDT - Innovation Diffusion Theory)
• 2.3.8. Mô hình động lực thúc đẩy (MM – Motivation Model)
• 2.3.9. Lý thuyết hợp nhất chấp nhận và sử dụng công nghệ (UTAUT)
• 2.4. Mô hình nghiên cứu
• 2.4.1. Mô hình nghiên cứu đề xuất
• 2.4.2. Giả thuyết nghiên cứu
• 3. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 3.1. Nghiên cứu sơ bộ định tính
• 3.1.1. Thiết kế thực hiện
• 3.1.2. Kết quả nghiên cứu định tính
• 3.2. Nghiên cứu chính thức định lượng
• 3.2.1. Mô hình nghiên cứu chính thức
• 3.2.2. Thang đo hiệu chỉnh sau nghiên cứu định tính
• 3.3. Nghiên cứu chính thức định lượng
• 3.3.1. Phương pháp xử lý số liệu
• 3.3.1.1. Phân tích mô tả
• 3.3.1.2. Đánh giá độ tin cậy thang đo Cronbach’s Anpha
• 3.3.1.3. Phân tích nhân tố khám phá EFA
• 3.3.1.4. Phân tích hồi quy bội
• 3.4. Kiểm định trung bình và phân tích ANOVA
• 3.4.1. Kiểm định trung bình
• 3.4.2. Phân tích ANOVA
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 4.1. Mô tả mẫu khảo sát
• 4.2. Phân tích hệ số Cronbach’s alpha
• 4.2.1. Phân tích Cronbach’s alpha thang đo các nhân tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng
• 4.2.2. Phân tích hệ số Cronbach’s alpha nhân tố ý định sử dụng
• 4.3. Phân tích nhân tố khám phá EFA
• 4.3.1. Phân tích nhân tố khám phá thang đo các nhân tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng
• 4.3.2. Phân tích nhân tố khám phá thang đo ý định sử dụng
• 4.4. Mô hình hiệu chỉnh sau khi phân tích nhân tố khám phá
• 4.5. Phân tích tương quan hồi qui tuyến tính bội
• 4.5.1. Xác định biến độc lập và biến phụ thuộc
• 4.5.2. Phân tích tương quan
• 4.5.3. Hồi qui tuyến tính bội
• 4.5.4. Kiểm tra các giả định hồi qui
• 4.5.5. Kiểm định độ phù hợp mô hình và hiện tượng đa cộng tuyến
• 4.5.6. Phương trình hồi qui tuyến tính bội
• 4.5.7. Phân tích ảnh hưởng của các biến điều tiết
• 4.6. Thảo luận kết quả nghiên cứu
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• 5.1. Một số kiến nghị
• 5.1.1. Đối với các nhà quản trị doanh nghiệp
• 5.1.2. Đối với các công ty phần mềm
• 5.2. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về những yếu tố ảnh hưởng đến phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm này là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu cho thấy rằng, sự chấp nhận và sử dụng phần mềm kế toán không chỉ phụ thuộc vào tính năng của phần mềm mà còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như chi phí, tính bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.

1.1. Định nghĩa phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ghi chép, phân tích và báo cáo tài chính. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình kế toán.

1.2. Lợi ích của phần mềm kế toán trong quản lý tài chính

Sử dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích như tự động hóa quy trình kế toán, cải thiện độ chính xác và tiết kiệm chi phí nhân lực. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

II. Các thách thức trong việc áp dụng phần mềm kế toán

Mặc dù phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc áp dụng nó cũng gặp phải nhiều thách thức. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.

2.1. Chi phí phần mềm kế toán và ngân sách doanh nghiệp

Chi phí đầu tư cho phần mềm kế toán có thể là một rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả tài chính.

2.2. Tính năng và khả năng tích hợp của phần mềm

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm phần mềm có tính năng phù hợp và khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.

III. Phương pháp lựa chọn phần mềm kế toán hiệu quả

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của mình. Việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và người dùng trước đó cũng rất quan trọng.

3.1. Đánh giá tính năng phần mềm kế toán

Doanh nghiệp cần đánh giá các tính năng của phần mềm như khả năng báo cáo, quản lý dữ liệu và hỗ trợ người dùng. Điều này giúp đảm bảo phần mềm đáp ứng được nhu cầu thực tế.

3.2. Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì phần mềm

Hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.

IV. Ứng dụng thực tiễn của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đã áp dụng thành công phần mềm kế toán, giúp cải thiện quy trình quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các nghiên cứu cho thấy rằng, việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4.1. Kết quả nghiên cứu về hiệu quả sử dụng phần mềm

Nghiên cứu cho thấy rằng, 70% doanh nghiệp nhỏ đã cải thiện hiệu quả tài chính sau khi áp dụng phần mềm kế toán. Điều này chứng tỏ rằng phần mềm kế toán là công cụ hữu ích trong quản lý tài chính.

4.2. Các trường hợp thành công trong ứng dụng phần mềm

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã chia sẻ kinh nghiệm thành công trong việc áp dụng phần mềm kế toán, từ đó tạo ra những mô hình kinh doanh hiệu quả hơn.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm này sẽ ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.

5.1. Xu hướng phát triển phần mềm kế toán

Xu hướng phát triển phần mềm kế toán hiện nay là tích hợp công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây, giúp nâng cao hiệu quả và tính linh hoạt trong quản lý tài chính.

5.2. Khuyến nghị cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Doanh nghiệp nhỏ và vừa nên chủ động tìm hiểu và áp dụng các phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của mình, đồng thời cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên để sử dụng hiệu quả phần mềm.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Thành phố Hồ Chí Minh ngày càng trở nên cấp thiết. Theo ước tính, từ thập niên 1980, khoảng 50% vốn đầu tư vào tổ chức được dành cho công nghệ thông tin, tạo ra lợi thế cạnh tranh quan trọng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều DNNVV vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của công nghệ thông tin, dẫn đến hạn chế trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán phù hợp. Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng phần mềm kế toán của DNNVV tại TP. Hồ Chí Minh trong giai đoạn từ tháng 11/2016 đến tháng 4/2017, qua đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán. Nghiên cứu tập trung khảo sát 288 doanh nghiệp nhỏ và vừa với đa dạng ngành nghề, vốn điều lệ và quy mô lao động, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về mức độ ảnh hưởng của các yếu tố như hiệu quả mong đợi, nỗ lực mong đợi và ảnh hưởng xã hội đến ý định sử dụng phần mềm kế toán. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý DNNVV lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng mô hình UTAUT (Unified Theory of Acceptance and Use of Technology) của Vankatesh và cộng sự (2003) làm nền tảng lý thuyết chính, kết hợp với các lý thuyết và mô hình liên quan như:

• Hiệu quả mong đợi (Performance Expectancy): Mức độ tin tưởng rằng việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc, dựa trên mô hình TAM và TPB.
• Nỗ lực mong đợi (Effort Expectancy): Mức độ dễ dàng trong việc sử dụng phần mềm kế toán, được phát triển từ các biến nhận thức dễ sử dụng trong TAM và lý thuyết phổ biến sự đổi mới (IDT).
• Ảnh hưởng xã hội (Social Influence): Mức độ mà cá nhân cảm nhận được sự tác động từ những người quan trọng trong việc sử dụng phần mềm kế toán, dựa trên chuẩn chủ quan trong TPB và các yếu tố xã hội trong MPCU.
• Biến điều tiết: Giới tính và độ tuổi được xem xét là các biến điều tiết ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các biến độc lập và ý định sử dụng phần mềm kế toán.

Các khái niệm chính bao gồm: phần mềm kế toán, doanh nghiệp nhỏ và vừa, ý định sử dụng công nghệ, và các nhân tố ảnh hưởng đến chấp nhận công nghệ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng. Giai đoạn định tính được thực hiện qua phỏng vấn tay đôi với 5 chuyên gia và người dùng phần mềm kế toán nhằm hiệu chỉnh thang đo. Giai đoạn định lượng thu thập dữ liệu từ 288 doanh nghiệp nhỏ và vừa tại TP. Hồ Chí Minh chưa sử dụng phần mềm kế toán, sử dụng bảng câu hỏi Likert 5 mức độ. Mẫu được chọn theo phương pháp thuận tiện, ngẫu nhiên, đảm bảo kích thước mẫu tối thiểu theo tiêu chuẩn phân tích nhân tố khám phá (EFA).

Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm SPSS 20 với các kỹ thuật phân tích: mô tả thống kê, đánh giá độ tin cậy thang đo bằng Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích hồi quy bội để kiểm định các giả thuyết, kiểm định trung bình và phân tích ANOVA để so sánh các nhóm theo giới tính và độ tuổi. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 11/2016 đến tháng 4/2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Hiệu quả mong đợi có ảnh hưởng tích cực và mạnh mẽ đến ý định sử dụng phần mềm kế toán: Hệ số hồi quy Beta cho biến này là cao nhất trong mô hình, cho thấy doanh nghiệp tin rằng phần mềm kế toán sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc. Khoảng 82% người tham gia khảo sát đồng ý rằng phần mềm kế toán giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn.

2. Nỗ lực mong đợi cũng ảnh hưởng tích cực đến ý định sử dụng: Đa số (khoảng 75%) cho biết phần mềm kế toán dễ sử dụng và dễ làm quen, điều này thúc đẩy ý định áp dụng phần mềm trong doanh nghiệp.

3. Ảnh hưởng xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ý định sử dụng: Khoảng 70% người được khảo sát cho biết họ chịu tác động từ cấp trên, đồng nghiệp và các đối tác trong việc quyết định sử dụng phần mềm kế toán.

4. Biến điều tiết giới tính và độ tuổi có tác động khác biệt đến mối quan hệ giữa các nhân tố độc lập và ý định sử dụng: Nam giới và nhóm tuổi trẻ (25-35 tuổi) có xu hướng bị ảnh hưởng mạnh hơn bởi hiệu quả mong đợi và nỗ lực mong đợi so với nữ giới và nhóm tuổi lớn hơn.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây trong và ngoài nước, khẳng định vai trò quan trọng của hiệu quả mong đợi và nỗ lực mong đợi trong việc chấp nhận công nghệ mới. Việc phần mềm kế toán được đánh giá là dễ sử dụng và mang lại lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tăng cường hiệu quả quản lý tài chính. Ảnh hưởng xã hội thể hiện rõ vai trò của môi trường tổ chức và các mối quan hệ xã hội trong việc thúc đẩy áp dụng công nghệ.

Sự khác biệt về giới tính và độ tuổi cho thấy cần có các chiến lược truyền thông và đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng để nâng cao hiệu quả triển khai phần mềm kế toán. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ đồng thuận của từng nhân tố và bảng hồi quy bội minh họa mức độ ảnh hưởng của các biến.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tăng cường truyền thông về lợi ích của phần mềm kế toán: Các nhà quản trị DNNVV cần được cung cấp thông tin rõ ràng về hiệu quả và lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán nhằm nâng cao nhận thức và thúc đẩy ý định sử dụng. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo doanh nghiệp và các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp.

2. Đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán tại DNNVV. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Nhà cung cấp phần mềm và các trung tâm đào tạo.

3. Xây dựng chính sách hỗ trợ tài chính và kỹ thuật cho DNNVV: Chính quyền địa phương và các tổ chức tài chính nên có các chương trình hỗ trợ vay vốn, ưu đãi chi phí đầu tư phần mềm kế toán, đồng thời tạo điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Thời gian: 1 năm; Chủ thể: Cơ quan quản lý nhà nước và ngân hàng.

4. Phát triển phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù DNNVV Việt Nam: Các công ty phần mềm cần nghiên cứu và phát triển các giải pháp phần mềm kế toán có tính năng đơn giản, giá cả hợp lý, dễ sử dụng và phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam. Thời gian: 1-2 năm; Chủ thể: Doanh nghiệp công nghệ và nhà phát triển phần mềm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán, từ đó đưa ra quyết định đầu tư phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

2. Nhà cung cấp phần mềm kế toán: Cung cấp thông tin về nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng DNNVV, giúp phát triển sản phẩm phù hợp với đặc thù và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về mô hình chấp nhận công nghệ trong lĩnh vực kế toán, phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng.

4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp: Hỗ trợ xây dựng chính sách, chương trình hỗ trợ kỹ thuật và tài chính nhằm thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong DNNVV, góp phần phát triển kinh tế địa phương.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao hiệu quả mong đợi lại quan trọng nhất trong việc sử dụng phần mềm kế toán?
   Hiệu quả mong đợi phản ánh niềm tin của người dùng rằng phần mềm sẽ giúp cải thiện hiệu suất công việc, điều này tạo động lực mạnh mẽ để họ quyết định áp dụng công nghệ mới. Ví dụ, 82% doanh nghiệp khảo sát đồng ý rằng phần mềm giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.

2. Nỗ lực mong đợi ảnh hưởng thế nào đến việc chấp nhận phần mềm kế toán?
   Nếu phần mềm dễ sử dụng, người dùng sẽ ít gặp khó khăn khi làm quen và vận hành, từ đó tăng khả năng chấp nhận và sử dụng lâu dài. Khoảng 75% người tham gia khảo sát cho biết phần mềm kế toán dễ sử dụng là yếu tố quan trọng.

3. Ảnh hưởng xã hội có vai trò gì trong quyết định sử dụng phần mềm?
   Ảnh hưởng xã hội thể hiện sự tác động từ cấp trên, đồng nghiệp và đối tác, giúp người dùng cảm thấy được hỗ trợ và khuyến khích sử dụng phần mềm. Khoảng 70% người khảo sát cho biết họ chịu ảnh hưởng từ môi trường xung quanh trong quyết định này.

4. Giới tính và độ tuổi ảnh hưởng như thế nào đến ý định sử dụng phần mềm?
   Nam giới và nhóm tuổi trẻ có xu hướng bị ảnh hưởng mạnh hơn bởi các yếu tố hiệu quả và nỗ lực mong đợi, do đó cần có chiến lược đào tạo và truyền thông phù hợp với từng nhóm để nâng cao hiệu quả triển khai.

5. Làm thế nào để doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp?
   Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố như tính năng phần mềm, khả năng hỗ trợ kỹ thuật, chi phí đầu tư, và sự phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động. Việc tham khảo ý kiến chuyên gia và đánh giá trải nghiệm thực tế cũng rất cần thiết.

Kết luận

• Nghiên cứu xác định ba nhân tố chính ảnh hưởng tích cực đến ý định sử dụng phần mềm kế toán của DNNVV tại TP. Hồ Chí Minh: hiệu quả mong đợi, nỗ lực mong đợi và ảnh hưởng xã hội.
• Giới tính và độ tuổi đóng vai trò điều tiết mối quan hệ giữa các nhân tố này và ý định sử dụng, cho thấy sự khác biệt trong hành vi chấp nhận công nghệ.
• Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học để các nhà quản lý DNNVV lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, đồng thời giúp nhà cung cấp phần mềm phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu thực tế.
• Đề xuất các giải pháp truyền thông, đào tạo, hỗ trợ tài chính và phát triển phần mềm nhằm thúc đẩy ứng dụng công nghệ trong quản lý kế toán của DNNVV.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các chương trình đào tạo, khảo sát mở rộng và nghiên cứu sâu hơn về các yếu tố ảnh hưởng khác như kinh nghiệm và sự tự nguyện sử dụng.

Hành động ngay hôm nay: Các nhà quản lý DNNVV nên đánh giá lại nhu cầu và khả năng sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp mình, đồng thời tìm kiếm các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 Chương này trình bày khái quát các nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam có liên quan đến phần mềm kế toán, các nghiên cứu này đã tạo ra khe hổng nghiên cứu cho tác giả thực hiện nghiên cứu của mình. Chương tiếp theo sẽ trình bày các cơ sở lý thuyết liên quan đến phần mềm kế toán cũng như mô hình nghiên cứu mà tác giả đề xuất. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 11 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan về phần mềm kế toán 2.1 Định nghĩa phần mềm kế toán Thông tư 103/2005/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 24 tháng 11 năm 2005 đã có ghi nhận: “Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị”.1 “Phần mềm kế toán là bộ chương trình, là phần mềm ứng dụng trên máy tính của kế toán trong đó xử lý tự động các thông tin đầu vào của kế toán theo một quá trình nhất định và cung cấp thông tin đầu ra là báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng thông tin” theo Trần Phước (2007, trang 35). Ngoài ra phần mềm kế toán còn được hiểu rộng rãi như sau: phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hữu ích theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Tóm lại, phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng.2 Vai trò của phần mềm kế toán Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của Nhà nước. Do đó, vai trò của phần mềm kế toán là tạo ra dữ liệu đầu ra của doanh nghiệp thông qua các Báo cáo tài chính được lập theo định kỳ của doanh nghiệp hoặc theo quy định bắt buộc của Nhà nước, nhằm trình bày rộng rãi kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp cho những đối tượng muốn sử dụng thông tin kế toán. Nhằm hiểu cụ thể hơn Trần Phước (2007) đã liệt kê ra những vai trò của phần mềm kế toán như sau:  Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần của công tác kế toán thủ công: Khi hiện đại hóa công tác kế toán bằng phần mềm sẽ làm thay thế toàn bộ hay một phần công 1 Điểm 4, Phần I. Quy Định Chung của Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 12 việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của nhân viên kế toán. Thao tác trên phần mềm kế toán giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. Bằng cách cung cấp thông tin kế toán nhanh và đáng tin cậy hơn giúp cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh nhanh, đúng và kịp thời.  Vai trò số hóa thông tin: Số hóa thông tin là xu thế của thời đại công nghệ thông tin, nhằm hỗ trợ cho việc lưu trữ, trao đổi thông tin với đối tác và các cơ quan chức năng nhanh hơn.

Kế toán được thực hiện bằng máy giúp thông tin lưu trữ được nhanh, nhiều và đảm bảo tính an toàn hơn kế toán thủ công với nhiều loại chứng từ. Hơn nữa nhu cầu trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp hiện nay ngày càng nhiều và phức tạp hơn; do đó, nếu sử dụng thông tin kế toán bằng phần mềm kế toán sẽ giúp nhân viên kế toán tiết kiệm chi phí và thời gian in ấn, các loại báo cáo cho nhà quản trị được thực hiện nhanh chóng và bảo mật hơn. Bên cạnh đó, từ năm 2011 kéo theo sự cải cách hành chính của ngành thuế trên cả nước mà đi đầu là sự đổi mới của Cục thuế Thành Phố Hồ Chí Minh, các doanh nghiệp dưới sự hướng dẫn của các chi cục thuế từng quận, huyện đã từng bước ứng dụng dịch vụ khai thuế qua mạng. Thế nên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Thành phố đã thực hiện kê khai và nộp thuế, nộp bảo hiểm xã hội qua mạng.

Các dữ liệu mà doanh nghiệp được yêu cầu cung cấp cho hệ thống quản lý của Nhà nước hiện nay chủ yếu là các định dạng file word, excel hoặc xml. Do đó, khi thông tin kế toán được lưu trữ dưới các dạng trên sẽ hỗ trợ cho cơ quan chức năng, các nhà đầu tư tiềm năng, các nhà quản trị của doanh nghiệp có thể tiếp cận thông tin về doanh nghiệp nhanh và minh bạch hơn trước đây.3 Yêu cầu đối với phần mềm kế toán Bởi vì kế toán được hiểu như là một loại ngôn ngữ trong kinh doanh; do đó, phần mềm kế toán phải đảm bảo những yêu cầu sau:  Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.  Phản ánh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.  Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 13  Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế/ tài chính phát sinh.  Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải tiếp nối theo số liệu kế toán của kỳ trước.  Phân loại, sắp xếp thông tin/ số liệu kế toán phải theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.4 Phân loại phần mềm kế toán Hiện nay có nhiều loại phần mềm kế toán đang được giới thiệu rộng rãi trên thị trường và được phân biệt theo nhiều tiêu chí như là: ngành nghề, bản chất nghiệp vụ phát sinh… Tuy nhiên trong bối cảnh của bài nghiên cứu này, tác giả sẽ phân loại các loại phần mềm kế toán như sau:  Phần mềm đóng gói (phần mềm thương phẩm): Đây là dạng phần mềm được các công ty phần mềm thiết kế sẵn kèm theo tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm này được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.

Giá bán của loại phần mềm này khá rẻ và chi phí nâng cấp, bảo hành, bảo trì, cập nhật cũng tương đối phù hợp với mức chi phí đầu tư ban đầu. Vì đây là phần mềm được thiết kế sẵn nên nó phù hợp với nhiều doanh nghiệp hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nên nó mang tính ổn định cao; các lỗi hoặc sửa chữa, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ được nhà cung cấp tiến hành nhanh chóng, kịp thời và đồng loạt tại một thời điểm. Tuy nhiên, những yêu cầu mang tính đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ không được tích hợp trong loại phần mềm này.  Phần mềm đặt hàng: là dạng phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số doanh nghiệp có chung đặc điểm ngành nghề theo đơn đặt hàng gửi đến công ty phần mềm.

Công ty phần mềm sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và mức độ đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp mà thiết kế sao cho phù hợp và bám sát yêu cầu của khách hàng nhất nên giá bán của loại phần mềm này khá cao. Các chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp, sửa chữa cho loại phần mềm này có thể sẽ cao hơn chi phí đầu tư ban đầu. Khi phát sinh lỗi do bản thân hệ thống phần mềm trong quá trình sử dụng, công ty phần mềm thường mất nhiều thời gian để sửa chữa và tìm ra cách khắc phục. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] 14  Phần mềm tự viết: là dạng phần mềm do doanh nghiệp tự sử dụng chuyên viên của doanh nghiệp để viết.

Do người viết phần mềm là nhân viên của doanh nghiệp nên khả năng am hiểu tình hình nội tại của doanh nghiệp là hữu ích cho việc vận hành và nâng cấp, sửa chữa khi có những thay đổi. Tuy nhiên, nếu không có một đội ngũ những nhân viên am hiểu từng mảng hoạt động của doanh nghiệp hỗ trợ thì chuyên viên khó có thể nắm bắt được những đặc thù của từng phòng ban và xây dựng phần mềm phù hợp, cũng vì điểm này mà doanh nghiệp sẽ phải huy động nhiều người hỗ trợ và tốn chi phí cao.  Phần mềm nước ngoài: đặc điểm chung của loại phần mềm này là rất chuyên nghiệp, khả năng xử lý đa dạng, phong phú, phần mềm có tính ổn định, tính kiểm soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế sự gian lận hoặc sai sót của nhân viên kế toán … phù hợp với yêu cầu khắt khe của các nước phát triển. Do đó, giá bán của loại phần mềm này thường rất cao.

Bên cạnh đó, các phần mềm nước ngoài thường được viết theo những tính năng linh hoạt để doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh cho phù hợp với những yêu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, nhược điểm của loại phần mềm này một số phần mềm nước ngoài còn chưa Việt hóa nhiều, chưa phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, giá phí lắp đặt khá cao so với khả năng chi trả của doanh nghiệp Việt Nam, chi phí đào tạo và vận hành, bảo trì tốn kém, thời gian ứng dụng hết những tính năng phần mềm của bộ phận kế toán thường kéo dài. Hơn nữa, khi phát sinh sự cố trong quá trình sử dụng doanh nghiệp có thể phải mời chuyên gia nước ngoài sang hỗ trợ và chi phí phát sinh thường khá cao.