Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong quản lý kinh tế hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đóng vai trò cốt lõi nhằm thay thế các quy trình ghi chép thủ công trên giấy tờ, hạn chế sai sót và nâng cao tốc độ xử lý chứng từ. Nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp phản ánh liên tục tình trạng biến động tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định, vật tư hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận. Tại thị trường Việt Nam giai đoạn 2012–2013, dù chịu tác động từ bối cảnh kinh tế khó khăn khiến các doanh nghiệp phải thắt chặt chi tiêu, các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán có uy tín (như MISA, Fast, Cyber Soft) vẫn duy trì mức tăng trưởng doanh thu ổn định từ 20% đến 30%. Xu hướng công nghệ cũng ghi nhận sự chuyển dịch từ các gói phần mềm đóng gói cục bộ sang giải pháp ứng dụng nền web và dịch vụ điện toán đám mây nhằm tối ưu chi phí đầu tư hạ tầng. Việc lựa chọn và triển khai thành công một phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù vận hành là bài toán phức tạp đối với đa số doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tế thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (viết tắt là ICD) – một doanh nghiệp chuyên sản xuất thiết bị môi trường – tác giả đã thực hiện đề tài nhằm nghiên cứu quy trình ứng dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting vào bài toán quản trị thực tế của đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm ba nhiệm vụ:
- Thông qua dữ liệu khảo sát trong quá trình thực tập, phản ánh chân thực và khách quan quy trình triển khai, cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD; cung cấp tài liệu tham khảo thực tế cho ICD, Cyber Soft và các tổ chức liên quan về việc ứng dụng một phần mềm kế toán may đo tại doanh nghiệp.
- Phân tích thực trạng triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại ICD; chỉ rõ các ưu điểm đạt được cũng như các hạn chế, vướng mắc phát sinh trong từng khâu kỹ thuật và tổ chức.
- Rút ra bài học kinh nghiệm từ dự án triển khai tại ICD; đề xuất hệ thống giải pháp kỹ thuật và quy trình nhằm hoàn thiện công tác cài đặt, nâng cao hiệu quả vận hành phần mềm Cyber Accounting.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình, thủ tục triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting. Các đối tượng đối sánh bao gồm các phân hệ khác của Cyber Accounting cùng các giải pháp kế toán tương đương như MISA SME.Net và Peachtree Accounting.
- Đơn vị phối hợp phát triển: Công ty Cổ phần Phần mềm và Quản trị Doanh nghiệp Cyber Soft.
- Đơn vị ứng dụng: Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD).
- Phạm vi không gian: Thực hiện tại văn phòng trụ sở ICD (Số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu hoạt động tài chính giai đoạn 2009–2012; thời gian triển khai dự án thực tế diễn ra trong 3 tháng, từ ngày 03/04/2012 đến ngày 03/07/2012 (thời gian dùng thử nghiệm từ ngày 01/05/2012 đến ngày 31/05/2012).
- Phạm vi nghiệp vụ: Do giới hạn thời gian thực tập, nghiên cứu tập trung triển khai chuyên sâu vào Chu trình Doanh thu trước khi mở rộng sang các chu trình còn lại.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận về hệ thống thông tin quản lý và nghiệp vụ kế toán máy:
- Khái niệm thông tin kế toán và hệ thống thông tin (HTTT) kế toán: Theo Giáo trình Kế toán máy (NXB Văn hóa Thông tin, 2009) và Giáo trình HTTT Kế toán (NXB Thống kê), HTTT kế toán gồm 5 thành phần (phần cứng, phần mềm, mạng, nhân lực, dữ liệu) xoay quanh quy trình xử lý kế toán. Thông tin kế toán phải thỏa mãn các tiêu chuẩn: tính tài chính, tính hiện thực, độ tin cậy từ chứng từ hợp pháp, giá trị pháp lý và khả năng hỗ trợ ra quyết định.
- Khung pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật: Áp dụng Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. Văn bản quy định phần mềm kế toán không được làm thay đổi nguyên tắc kế toán hiện hành, phải tự động xử lý chính xác số liệu, bảo đảm tính an toàn bảo mật, có khả năng nâng cấp theo chế độ tài chính mới, có tài liệu hướng dẫn vận hành và cam kết bảo hành tối thiểu một năm tài chính.
- Phân loại phần mềm: Căn cứ bản chất nghiệp vụ (phần mềm kế toán bán lẻ POS / phần mềm kế toán tài chính quản trị Back-Office) và hình thức sản phẩm (phần mềm đóng gói / phần mềm đặt hàng).
- Quy trình triển khai phần mềm chuẩn: Tiếp cận theo mô hình kỹ thuật phần mềm chuẩn gồm 5 bước (Software Engineering, McGraw-Hill, 2001): (1) Lập kế hoạch cài đặt, (2) Biến đổi dữ liệu, (3) Huấn luyện, (4) Cài đặt (với 4 phương pháp: chuyển đổi trực tiếp, chạy song song, chuyển đổi từng bộ phận, chuyển đổi thí điểm), (5) Biên soạn tài liệu hệ thống.
- Cấu trúc chu trình kế toán doanh nghiệp: Chia làm 4 hệ thống con gồm Chu trình doanh thu, Chu trình chi phí, Chu trình chuyển đổi và Chu trình tài chính.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng:
- Phương pháp điều tra xã hội học: Thiết kế phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý, nhân viên kế toán và cán bộ tin học tại đơn vị nghiên cứu.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Khai thác tài liệu chuyên ngành, sách giáo trình, các văn bản quy phạm pháp luật và thông tin thị trường phần mềm trên Internet.
- Phương pháp phân tích Nguyên nhân – Kết quả: Khảo sát thực trạng triển khai, bóc tách các nguyên nhân kỹ thuật và tổ chức dẫn đến hạn chế, từ đó xây dựng các đề xuất tháo gỡ tương ứng.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Chia tách quy trình triển khai thành từng giai đoạn nghiệp vụ độc lập để đánh giá chi tiết, sau đó tổng hợp thành mô hình hoàn chỉnh.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu:
- Báo cáo tài chính năm 2010, 2011, 2012 của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD).
- Hồ sơ khảo sát hạ tầng, tài liệu thiết kế hệ thống, biên bản đàm phán hợp đồng giữa Cyber Soft và ICD.
- Tài liệu kỹ thuật phần mềm kế toán Cyber Accounting 2008 của Công ty Cyber Soft.
Nội dung chính theo từng chương
Phần 1: Tổng quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp
Chương này trình bày lý do ra đời và vai trò của phần mềm kế toán đối với các nhóm đối tượng trong doanh nghiệp: hỗ trợ kế toán viên giảm tải tính toán thủ công; hỗ trợ kế toán trưởng lập báo cáo tức thì; cung cấp số liệu đa chiều cho giám đốc tài chính hoạch định dòng tiền; cung cấp căn cứ ra quyết định điều hành cho ban giám đốc.
Tác giả phân tích bức tranh tổng thể của thị trường phần mềm kế toán Việt Nam năm 2013: các công ty phần mềm lớn đạt tốc độ tăng trưởng doanh thu 20%–30% trong 3 năm liên tiếp (2010–2012); xu hướng giảm giá thành thông qua mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS), nền web và điện toán đám mây. Đồng thời, tác giả khẳng định việc triển khai phần mềm kế toán đặt hàng đòi hỏi quy trình khắt khe do sản phẩm mang tính trừu tượng, liên quan mật thiết đến sự an toàn số liệu tài chính của đơn vị sử dụng. Từ đó, tác giả xác định đề tài tập trung vào việc nghiên cứu thực tế dự án cài đặt phần mềm Cyber Accounting (sản phẩm do ông Lê Cảnh Toàn và cộng sự tại công ty Cyber Soft phát triển từ năm 2006) tại Công ty ICD.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam
Chương 2 là nội dung trọng tâm của khóa luận, gồm hai khối nội dung chính: cơ sở lý luận chuyên ngành và phân tích thực trạng dự án.
Khối lý thuyết làm rõ các điều kiện cần chuẩn bị trước khi cài đặt phần mềm (nhân sự gồm phân tích viên, lập trình viên, kỹ thuật viên; hạ tầng thiết bị; kế hoạch thử nghiệm demo) cùng quy trình chuyển đổi dữ liệu qua 8 bước tuần tự theo lý thuyết kỹ thuật phần mềm. Tác giả phân tích lý do chọn Chu trình Doanh thu làm phạm vi nghiên cứu trọng tâm: chu trình này trực tiếp xử lý các hoạt động ghi nhận đơn hàng, giao hàng, phát hành hóa đơn và thu hồi nợ; việc triển khai thí điểm chu trình doanh thu trong hơn 1 tháng giúp người dùng thích nghi dần với hệ thống trước khi mở rộng sang các chu trình chi phí, chuyển đổi và tài chính.
Về thực trạng đơn vị nghiên cứu, tác giả giới thiệu Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD) có trụ sở tại Số 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội; Giám đốc điều hành là ông Lê Văn Doanh, Phó Giám đốc là ông Lại Thế Long. ICD hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng thiết bị vệ sinh môi trường (thùng rác nhựa HDPE, PP, Composite FRP dung tích từ 5L; xe gom rác, phụ tùng ô tô chuyên dụng) với mạng lưới phân phối hợp tác cùng VNPost. Bộ máy tổ chức của ICD gồm 5 phòng chức năng: Kinh doanh (Trưởng phòng: Nguyễn Văn Cường), Bảo hành (Trưởng phòng: Nguyễn Văn Linh), Kỹ thuật (Trưởng phòng: Đào Công Hải), Tài chính kế toán (Trưởng phòng: Trần Thị Oanh) và Tổng hợp (Trưởng phòng: Nguyễn Đức Anh).
Bảng số liệu tài chính của ICD giai đoạn 2010–2012 được ghi nhận trong văn bản như sau:
| Chỉ tiêu tài chính |
Năm 2010 (Đồng) |
Năm 2011 (Đồng) |
Năm 2012 (Đồng) |
| Doanh thu |
1.234.920.217.239 |
1.320.409.230.457 |
2.315.345.642.782 |
| Tổng chi phí SXKD |
1.200.234.456.742 |
1.123.457.268.357 |
2.236.368.459.434 |
| Lợi nhuận trước thuế |
45.234.568.246 |
39.257.842.579 |
80.265.368.467 |
| Tổng tài sản |
132.769.246.666 |
140.365.365.684 |
180.353.889.005 |
| Vốn điều lệ |
90.000.000.000 |
100.000.000.000 |
120.000.000.000 |
Dự án triển khai phần mềm Cyber Accounting 2008 tại ICD do ông Nguyễn Tài Cường (Phó Giám đốc Cyber Soft) làm tổng phụ trách, cùng phân tích viên Tăng Vũ Thắng, lập trình viên Đặng Văn Hà và kỹ thuật viên Nguyễn Đăng Tuyến. Hạ tầng phục vụ cài đặt gồm 7 máy trạm Dell, 1 máy chủ IBM, kết nối mạng FPT ADSL băng thông 1 Mbps và phần mềm hỗ trợ từ xa TeamViewer 5. Hệ thống đào tạo 5 nhân sự kế toán (4 nhân viên và 1 kế toán trưởng) cùng 2 nhân viên quản trị công nghệ thông tin.
Tiến độ quy trình triển khai thực tế kéo dài từ ngày 03/04/2012 đến ngày 03/07/2012 thông qua 8 bước:
| STT |
Bước công việc |
Thời gian thực hiện |
Nội dung chi tiết |
| 1 |
Lập kế hoạch triển khai |
03/04/2012 – 12/04/2012 |
Nhận yêu cầu, khảo sát nghiệp vụ tại ICD, thống nhất lịch trình, phê duyệt kế hoạch hoàn chỉnh và phân công giải quyết bài toán. |
| 2 |
Chuẩn bị hạ tầng cơ sở |
13/04/2012 – 16/04/2012 |
Xác định tài nguyên phần cứng/mạng; ICD bố trí trang thiết bị theo khuyến nghị. |
| 3 |
Biến đổi số liệu |
17/04/2012 – 30/04/2012 |
Xem xét số liệu cũ; thống nhất cấu trúc; lập đội chuyển đổi dữ liệu từ sổ tay sang hệ quản trị SQL Server. |
| 4 |
Huấn luyện |
02/05/2012 – 10/05/2012 |
Cài bản demo trên máy trạm; giao tài liệu hướng dẫn; đào tạo vận hành cho phòng kế toán và phòng thông tin. |
| 5 |
Hoàn chỉnh phần mềm theo yêu cầu |
12/04/2012 – 31/05/2012 |
Lập trình các tính năng theo bài toán ICD; thu nhận và xử lý các yêu cầu nghiệp vụ phát sinh trong quá trình thử nghiệm. |
| 6 |
Đàm phán lần 2 |
01/06/2012 – 12/06/2012 |
Đánh giá kết quả chạy thử (1 tháng); đàm phán phương án bảo trì; thống nhất đưa hệ thống vào cài đặt chính thức. |
| 7 |
Cài đặt chính thức |
13/06/2012 – 29/06/2012 |
Gỡ bỏ bản demo; cài bản phần mềm chính thức; nạp dữ liệu hoàn chỉnh vào CSDL; thiết lập hệ thống báo cáo và phân quyền người dùng. |
| 8 |
Chuẩn bị tài liệu hệ thống |
30/06/2012 – 03/07/2012 |
Biên soạn và bàn giao tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh phục vụ bảo trì, nâng cấp. |
Phương pháp chuyển đổi được lựa chọn là phương pháp chuyển đổi trực tiếp. Tác giả chỉ ra sự khác biệt giữa thực tế và lý thuyết: quy trình thực tế có 8 bước (thay vì 5 bước) do đã tích hợp khâu khảo sát, phân tích và sửa đổi tính năng vào quy trình; một số bước được thực hiện gối đầu nhằm tiết kiệm chi phí; dữ liệu dùng thử phải lưu trên CSDL tạm ở máy chủ cũ do máy chủ mới chưa hoàn tất mua sắm.
Tác giả so sánh quy trình tại ICD với hai giải pháp kế toán khác theo bảng sau:
| Tiêu chí so sánh |
Cyber Accounting tại ICD |
MISA SME.Net |
Peachtree Accounting |
| Số bước quy trình |
8 bước |
8 bước |
5 bước |
| Hình thức triển khai |
Đội kỹ thuật trực tiếp |
Đội kỹ thuật trực tiếp |
Trực tuyến qua Internet |
| Thời gian dùng thử |
1 tháng |
1 tháng |
20 ngày |
| Tiến độ các bước |
Theo kế hoạch, có bước gối đầu |
Tuần tự theo kế hoạch |
Tuần tự theo kế hoạch |
| Khảo sát trước khi cài thử |
Có |
Có |
Không |
| Thời điểm tạo CSDL |
Sau khi chuyển đổi dữ liệu |
Trước khi chuyển đổi dữ liệu |
Trước khi chuyển đổi dữ liệu |
| Thời gian triển khai tổng |
3 tháng |
2 tháng |
1 tháng |
| Công nghệ ngôn ngữ |
Visual FoxPro (Fox) |
VB.Net |
C# và VB.Net |
| Hệ quản trị CSDL |
SQL Server |
SQL Server |
Oracle / SQL Server |
| Nhóm khách hàng mục tiêu |
Khối bán hàng, quản lý kho |
Khối tài chính – ngân hàng |
Đa ngành nghề |
Đánh giá thực trạng tại ICD:
- Ưu điểm: Quy trình tỉ mỉ, độ tương thích cao nhờ kết hợp tư vấn kỹ thuật với yêu cầu riêng của ICD; nhân sự ICD tham gia trực tiếp vào dự án giúp nắm bắt hệ thống tốt hơn; công tác huấn luyện và biên soạn tài liệu kỹ lưỡng; khả năng trích xuất và biến đổi số liệu từ Microsoft Excel thuận tiện.
- Nhược điểm: Thời gian 3 tháng chưa tối ưu; liên lạc chủ yếu bằng điện thoại hoặc gặp trực tiếp làm phát sinh chi phí phụ, email chưa bảo đảm ổn định; việc phân quyền trực tiếp trên sổ cái chung (bảng Ct00) làm giảm tốc độ truy xuất và tiềm ẩn rủi ro lộ bí mật kinh doanh; thao tác gỡ bỏ bản demo để cài bản chính thức gây phiền toái; công nghệ phát triển dựa trên Visual FoxPro hạn chế mở rộng giao diện web; việc sửa đổi công thức tính toán trên mã nguồn phần mềm rất khó khăn; thiếu gói hỗ trợ đa ngôn ngữ trong khi ICD là đơn vị có 50% vốn nước ngoài.
Phần 3: Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam
Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả xác định 4 định hướng phát triển: nâng cao mức độ tự động hóa nhằm giảm bớt phụ thuộc vào con người; đơn giản hóa thao tác triển khai; xây dựng kênh trao đổi thông tin tương tác cao; tích hợp phân hệ kế toán vào hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể (Cyber ERP).
Sáu giải pháp kỹ thuật và quy trình cụ thể được đề xuất gồm:
- Rút gọn quy trình triển khai thành mô hình 6 bước: Thay vì xé lẻ các khâu khảo sát và phân tích vào quy trình cài đặt, tác giả đề xuất gom thành một bước độc lập ở đầu quy trình mang tên "Khảo sát, Phân tích hệ thống" (gồm 4 bước con: khảo sát thực tế nghiệp vụ/hạ tầng; phân tích yêu cầu; đánh giá mức độ tương thích hạ tầng; lập trình chuyển đổi yêu cầu thành chức năng). Quy trình mới gồm: (1) Khảo sát, Phân tích hệ thống; (2) Lập kế hoạch cài đặt; (3) Biến đổi dữ liệu; (4) Huấn luyện; (5) Cài đặt; (6) Biên soạn tài liệu hệ thống.
- Tách bảng dữ liệu bán hàng chuyên biệt (Ct70) khỏi bảng sổ cái (Ct00): Trong Cyber Accounting, bảng Ct00 đóng vai trò là sổ cái lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp. Để giải quyết việc quá nhiều nhân viên kinh doanh truy cập làm chậm hệ thống và lộ thông tin tài chính nhạy cảm, đề xuất tạo bảng Ct70 có cấu trúc tương đương Ct00 nhưng chỉ quản lý các giao dịch kế toán bán hàng. Nhân viên bán hàng được phân quyền thao tác trên Ct70, giúp giảm tải truy cập trên Ct00 và bảo mật bí mật kinh doanh.
- Ứng dụng công cụ tương tác từ xa: Sử dụng kết hợp phần mềm TeamViewer (cho phép thao tác trực tiếp trên màn hình máy trạm để xử lý sự cố và đào tạo thao tác) và LogMeIn (ứng dụng nền web cho phép truy cập máy chủ từ xa an toàn mà không cần người trực bên máy đích).
- Chuyển đổi ngôn ngữ phát triển sang VB.Net: Thay thế ngôn ngữ Visual FoxPro bằng VB.Net nhằm tận dụng khả năng vận hành linh hoạt trên cả hai môi trường: ứng dụng Windows (desktop) và ứng dụng mạng Internet, phục vụ định hướng triển khai qua web.
- Tái cấu trúc cơ chế tính toán sang Stored Procedure trên CSDL: Thay vì kéo dữ liệu từ CSDL về phần mềm để tính toán bằng công thức cứng trên mã nguồn rồi trả ngược lại CSDL, tác giả đề xuất chuyển toàn bộ thuật toán kế toán thành các thủ tục lưu trữ (Stored Procedure) trên hệ quản trị SQL Server. Phần mềm chỉ đóng vai trò gửi lệnh kích hoạt thủ tục. Giải pháp này giúp bảo vệ bản quyền, việc tinh chỉnh công thức theo yêu cầu khách hàng diễn ra trực tiếp trên CSDL mà không phải can thiệp vào mã nguồn lõi.
- Xây dựng các gói hỗ trợ đa ngôn ngữ độc lập: Thiết kế sẵn các module ngôn ngữ (song ngữ Việt - Anh) dạng module hóa độc lập, cho phép bổ sung vào phần mềm khi cài đặt cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài như ICD mà không làm ảnh hưởng cấu trúc chương trình.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận ghi nhận các kết quả thực tế và đóng góp chuyên môn:
- Dự án triển khai thành công phân hệ kế toán trong phạm vi Chu trình Doanh thu tại ICD theo đúng tiến độ đề ra (từ 03/04/2012 đến 03/07/2012). Toàn bộ dữ liệu kế toán từ sổ sách ghi chép trước đây được số hóa và chuyển đổi thành công sang CSDL lưu trữ trên hệ quản trị SQL Server.
- Hoàn thành đào tạo kỹ thuật và chuyển giao tài liệu cho 7 nhân sự của ICD (gồm 4 nhân viên kế toán, 1 kế toán trưởng và 2 cán bộ quản trị hệ thống). Hệ thống máy trạm (7 máy Dell) và máy chủ (IBM) vận hành ổn định qua giai đoạn thử nghiệm kéo dài 1 tháng (01/05/2012 – 31/05/2012).
- Về mặt quy trình, tác giả đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ nguyên nhân sự khác biệt giữa mô hình lý thuyết kỹ thuật phần mềm (5 bước) và thực tiễn triển khai phần mềm kế toán may đo tại doanh nghiệp (8 bước gối đầu).
- Đề xuất mô hình cải tiến 6 bước cùng phương án kiến trúc CSDL phân tách bảng dữ liệu Ct70 từ bảng sổ cái Ct00, tạo giải pháp cụ thể giúp tối ưu hóa hiệu năng và bảo mật phân quyền trong phần mềm Cyber Accounting.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận chỉ rõ các giới hạn xuất phát từ điều kiện thực hiện:
- Hạn chế về phạm vi nghiệp vụ: Do thời gian thực tập của sinh viên giới hạn trong 2 tháng, dự án mới chỉ hoàn thành việc khảo sát và triển khai phần mềm cho Chu trình Doanh thu; chưa hoàn thành việc cài đặt cho 3 chu trình kế toán còn lại (Chu trình Chi phí, Chu trình Chuyển đổi và Chu trình Tài chính).
- Hạn chế về phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể (ICD), các số liệu và đặc thù quy trình phụ thuộc lớn vào bộ máy vận hành tại đơn vị này.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tiếp tục mở rộng quy trình triển khai cho toàn bộ các chu trình kế toán còn lại tại ICD; thử nghiệm việc ứng dụng công nghệ VB.Net và chuyển logic tính toán thành Stored Procedure trên CSDL; nghiên cứu phương án tích hợp phần mềm Cyber Accounting vào giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể Cyber ERP.
Giá trị tham khảo
Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:
- Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế, Công nghệ thông tin và Kế toán doanh nghiệp: Là tài liệu nghiên cứu về quy trình triển khai thực tế một dự án phần mềm theo đơn đặt hàng, cung cấp cái nhìn chi tiết về các khâu khảo sát, đào tạo, chuyển đổi số liệu và chuyển giao hệ thống.
- Các đơn vị phát triển và triển khai phần mềm kế toán: Tham khảo quy trình tiến độ 8 bước chi tiết kèm mốc thời gian; học hỏi giải pháp tách bảng giao dịch (Ct70) để giảm tải cho bảng sổ cái (Ct00); ứng dụng công cụ hỗ trợ từ xa (TeamViewer, LogMeIn) và phương án kiến trúc chuyển công thức xử lý dữ liệu vào các Stored Procedure của hệ quản trị CSDL.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận này nghiên cứu việc triển khai phần mềm kế toán nào, tại đơn vị nào và do công ty nào phát triển?
Khóa luận nghiên cứu việc triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting (phiên bản Cyber Accounting 2008) tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD), do Công ty Cổ phần Phần mềm và Quản trị Doanh nghiệp Cyber Soft phát triển.
2. Tại sao quy trình triển khai thực tế tại ICD gồm 8 bước trong khi quy trình lý thuyết chỉ có 5 bước?
Quy trình lý thuyết (5 bước) vốn chỉ là khâu cài đặt cuối cùng của vòng đời phần mềm. Trong khi đó, Cyber Accounting là phần mềm phát triển theo đơn đặt hàng (trên một khung lõi có sẵn), nên đội triển khai đã tích hợp các khâu khảo sát nghiệp vụ, phân tích thiết kế chi tiết và lập trình hoàn thiện tính năng trực tiếp vào trong quy trình thực tế.
3. Bảng Ct00 trong phần mềm Cyber Accounting có chức năng gì và tác giả đề xuất thay đổi gì đối với bảng này?
Bảng Ct00 đóng vai trò là sổ cái lưu trữ toàn bộ các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Do có quá nhiều nhân viên bán hàng truy cập Ct00 làm giảm tốc độ hệ thống và có nguy cơ lộ bí mật kinh doanh, tác giả đề xuất tạo thêm bảng Ct70 có cấu trúc tương tự Ct00 nhưng chỉ chứa dữ liệu giao dịch bán hàng để phân quyền riêng cho nhân viên bán hàng thao tác.
4. Khóa luận ghi nhận hạ tầng kỹ thuật và nhân sự tham gia triển khai tại ICD gồm những gì?
Hạ tầng gồm 7 máy tính trạm Dell, 1 máy chủ IBM, mạng Internet FPT ADSL băng thông 1 Mbps và phần mềm TeamViewer 5. Đội ngũ triển khai của Cyber Soft gồm 4 người (ông Nguyễn Tài Cường phụ trách chung, 1 phân tích viên, 1 lập trình viên, 1 kỹ thuật viên). Nhân sự đào tạo của ICD gồm 5 người thuộc bộ phận kế toán (1 kế toán trưởng, 4 nhân viên) và 2 nhân viên quản trị thông tin.
5. Vì sao tác giả đề xuất chuyển đổi ngôn ngữ phát triển phần mềm từ Visual FoxPro sang VB.Net?
Ngôn ngữ Visual FoxPro hạn chế khả năng tương thích và mở rộng trên môi trường mạng Internet. Tác giả đề xuất chuyển sang VB.Net vì ngôn ngữ này hỗ trợ linh hoạt cả ứng dụng desktop trên hệ điều hành Windows lẫn ứng dụng nền web, đồng thời có cấu trúc ngôn ngữ tương đồng giúp quá trình chuyển đổi công nghệ diễn ra thuận lợi.
Kết luận
Khóa luận của sinh viên Trần Thị Lan Oanh đã phản ánh toàn diện quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting 2008 tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD). Nghiên cứu làm rõ các bước chuyển biến từ mô hình lý thuyết kỹ thuật phần mềm 5 bước sang quy trình thực tế 8 bước nhằm thích ứng với năng lực hạ tầng và đặc thù quản lý chu trình doanh thu tại doanh nghiệp. Các giải pháp đề xuất về rút gọn quy trình 6 bước, phân tách bảng dữ liệu Ct70, chuyển đổi sang công nghệ VB.Net và chuyển logic tính toán vào Stored Procedure trên CSDL là những đóng góp có ý nghĩa thực tiễn cao cho công tác hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán.