CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC THỰC HIỆN. Đặc điểm chu trình mua hàng – thanh toán của khách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính. Đặc điểm của chu trình mua hàng – thanh toán Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chu trình này có mối liên hệ mật thiết với các chu trình và nghiệp vụ cơ bản khác, là yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, hoạt động kinh doanh chủ yếu tiến hành qua hai giai đoạn: mua hàng và tiêu thụ. Còn đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động kinh doanh tiến hành qua ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất, tiêu thụ. Dù là hình thức doanh nghiệp nào thì hoạt động mua hàng – thanh toán (cung ứng) cũng luôn là khâu quan trọng, cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Hơn nữa, chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán giữ một vai trò quan trọng có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và kiểm toán viên luôn cần phải quan tâm đến trong các cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính.
Bản chất và chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh toán. a) Bản chất cơ bản của chu trình mua hàng – thanh toán. Bản chất chu trình mua hàng – thanh toán được đề cập trong bài viết này là quá trình mua hàng và thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp. Chu trình mua hàng – thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của 1 đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa, dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ nhận được. 3 Quá trình mua vào của hàng hóa hay dịch vụ liên quan đến rất nhiều những khoản mục khác nhau như nguyên vật liệu, hàng hóa, máy móc thiết bị, vật tư,… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự việc chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán thực chất là việc kiểm tra và đánh giá số dư của các tài khoản trên, tính hợp lý của các số dư trên bảng cân đối kế toán, phát hiện ra những sai sót trọng yếu và trên cơ sở đó đưa ra ý kiến kiểm toán. b) Chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh toán Bất kỳ cuộc kiểm toán BCTC nào nói chung và kiểm toán khoản mục, chu trình nào trong kiểm toán BCTC nói riêng thì KTV đều phải hiểu được các quá trình chức năng của nó.
Khi kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán kiểm toán viên phải hiểu được chu trình này diễn ra bao nhiêu khâu, bao nhiêu giai đoạn, chức năng của mỗi khâu, mỗi giai đoạn và quá trình kiểm soát nội bộ gắn liền với từng khâu, từng giai đoạn của chu trình mua hàng - thanh toán như thế nào, qua đó mới thể hiện được các kỹ thuật kiểm toán nhằm đạt được mục tiêu kiểm toán đặt ra. Chu trình mua hàng – thanh toán có 4 chức năng cơ bản: Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ; Nhận hàng hóa hay dịch vụ; Ghi nhận các khoản nợ người bán; Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Cụ thể: Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ: Chu trình mua hàng – thanh toán thường khởi đầu bằng một Bản yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ được lập bởi bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ đó trong doanh nghiệp. Với mỗi một loại hình doanh nghiệp và các chính sách cụ thể của Công ty sẽ có các mẫu chính xác khác nhau cho Yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời có sự phê chuẩn qua các cấp phê chuẩn khác nhau tùy theo bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của từng công ty.
Việc phê chuẩn này là hoạt động có chức năng giúp nhà quản lý kiểm soát, giám sát hoạt động mua hàng trong công ty. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng các mục đích của doanh nghiệp và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các doanh nghiệp cho phép một sự phê chuẩn chung trong việc mua hàng nhằm phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên. Ví dụ, các lần 4 mua tài sản thường xuyên (công cụ dụng cụ thường xuyên, …) vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể cần sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị; các mặt hàng mua không thường xuyên thì tùy vào hợp đồng dịch vụ dài hạn và chế độ bảo hiểm thì được phê chuẩn bằng các viên chức nhất định, khi việc mua đã được phê chuẩn thì cần thiết phải có Đơn đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ gửi đến cho nhà cung cấp với nội dung ghi rõ những mặt hàng cụ thể cần mua, mức giá yêu cầu, và thời điểm giao hàng.
Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một lời đề nghị mua hàng đối với hầu hết các mặt hàng thông thường. Nhận hàng hóa, dịch vụ; Việc nhận hàng hoá của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình mua hàng và thanh toán vì đây là điểm mà tại đó hầu hết các công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi hàng được nhận, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện giao hàng. Hầu hết các công ty đều có bộ phận tiếp nhận, có nhiệm vụ lập ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng cho sự nhận hàng và kiểm tra hàng hoá.
Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác được gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo các thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa đã nhận. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và lạm dụng thì điều quan trọng là phải đảm bảo hàng hoá được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi chúng được chuyển tới các bộ phận sử dụng. Vì vậy đòi hỏi nhân viên trong phòng tiếp nhận nhất thiết phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và sau đó là từ kho vào quá trình sản xuất.
Ghi nhận các khoản nợ người bán: Sự ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của hàng hoá và dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ phải chính xác, kịp thời. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản chi tiền mặt thực tế. Do đó phải hết sức cẩn thận để chỉ ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền đúng đã chi. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi nhận vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các khoản phải trả.
Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải tiến hành so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với các thông tin đã đưa ra trên Đơn đặt hàng và các Báo cáo nhận hàng. 5 Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng sẽ được kiểm tra và ghi vào hóa đơn. Nếu sử dụng hệ thống biên lai, các chứng từ này sẽ được phân bổ cho một số biên lai. Sau đó nghiệp vụ mua hàng được ghi vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản chi phí, hoặc tài sản, và số tiền tương ứng sẽ được chuyển vào sổ phụ các khoản phải trả.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán: Đối với hầu hết công ty, các biên lai sẽ do kế toán thanh toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi, phiếu chi này gồm nhiều liên, trong đó có liên gốc gửi cho người được thanh toán và một liên sẽ được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Tổ chức kế toán chu trình mua hàng – thanh toán. a) Chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán Chứng từ: Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ.
Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng: trên đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua. Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu): tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) trên thực tế.
Báo cáo nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát). Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao. Sổ kế toán: Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng.