Đồ án xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Dược phẩm CIC

Đồ án tốt nghiệp xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CIC. Phân tích quy trình kế toán, thiết kế hệ thống và quản lý tài chính hiệu quả.

• Tác giả: Đỗ Thị Chi
• Người hướng dẫn: ThS. Đồng Thị Ngọc Lan
• Trường học: Học viện Tài chính
• Chuyên ngành: Tin học tài chính kế toán
• Đề tài: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về phần mềm kế toán doanh thu Dược phẩm CIC

Phần mềm kế toán doanh thu là công cụ hỗ trợ xử lý các giao dịch thương mại dược phẩm. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC hoạt động trong lĩnh vực phân phối thuốc và thiết bị y tế. Khối lượng chứng từ bán lẻ và đơn hàng sỉ tại doanh nghiệp phát sinh liên tục mỗi ngày. Phương thức ghi chép sổ sách thủ công trước đây bộc lộ nhiều điểm nghẽn về tốc độ và tính bảo mật. Việc xây dựng một phần mềm chuyên biệt giúp doanh nghiệp chuẩn hóa mọi luồng dữ liệu bán hàng. Hệ thống liên kết chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và bộ phận kế toán. Mọi đơn hàng xuất kho đều được ghi nhận trực tiếp vào cơ sở dữ liệu trung tâm. Các chứng từ như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho và phiếu thu tiền đều được số hóa. Nhờ vậy, ban lãnh đạo kiểm soát doanh số bán hàng nhanh chóng theo từng thời điểm. Ứng dụng công nghệ thông tin tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp dược.

1.1. Khái niệm và vai trò của phần mềm kế toán bán hàng

Phần mềm kế toán bán hàng là hệ thống các chương trình máy tính thu thập và xử lý số liệu doanh thu. Phần mềm tự động chuyển đổi thông tin hóa đơn thành các bút toán sổ cái. Tại doanh nghiệp thương mại dược phẩm, phần mềm đóng vai trò huyết mạch trong quản lý dòng tiền. Hệ thống loại bỏ triệt để các sai sót số liệu do thao tác con người gây ra. Nhân viên kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu hàng ngày. Công cụ còn cung cấp dữ liệu tức thời phục vụ kê khai thuế giá trị gia tăng và lập báo cáo tài chính minh bạch theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.

1.2. Đặc điểm quản trị doanh thu tại Dược phẩm CIC

Dược phẩm CIC kinh doanh đa dạng mặt hàng thuốc và vật tư y tế với hạn dùng nghiêm ngặt. Doanh thu bán hàng phát sinh qua nhiều kênh đại lý, bệnh viện và nhà thuốc lẻ. Chính sách giá và tỷ lệ chiết khấu thương mại thay đổi linh hoạt theo từng hợp đồng. Doanh nghiệp cần quản lý chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, từng nhóm khách hàng và từng nhân viên kinh doanh. Dữ liệu kế toán đòi hỏi tính liên tục và độ chính xác tuyệt đối. Việc theo dõi công nợ bán hàng song song với doanh thu đóng vai trò sống còn đối với khả năng thanh khoản của công ty.

II. Thực trạng và khó khăn trong kế toán doanh thu Dược phẩm CIC

Quy trình kế toán doanh thu tại Dược phẩm CIC từng phụ thuộc nhiều vào bảng tính Excel thủ công. Số lượng danh mục dược phẩm lớn khiến việc đối chiếu mã hàng tốn nhiều công sức. Khi khối lượng giao dịch tăng cao, nhân viên thường xuyên gặp tình trạng quá tải nhập liệu. Dữ liệu phân tán ở nhiều phòng ban gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu cuối tháng. Các sai lệch giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho vật lý dễ xảy ra. Việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại hay hàng bán trả lại chưa có cơ chế kiểm soát chặt chẽ. Kế toán viên phải mất nhiều ngày để rà soát chứng từ công nợ khách hàng. Báo cáo doanh thu cung cấp cho ban giám đốc thường có độ trễ nhất định. Sự chậm trễ này ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định điều phối nguồn hàng và kế hoạch tài chính. Nhu cầu xây dựng phần mềm kế toán tự động hóa trở nên vô cùng cấp thiết.

2.1. Hạn chế từ phương pháp quản lý sổ sách phân tán

Cách thức quản lý dữ liệu bằng các file bảng tính rời rạc tiềm ẩn nhiều rủi ro thất thoát thông tin. Các tệp dữ liệu không có tính liên kết và dễ bị chỉnh sửa ngoài ý muốn. Khi nhiều nhân viên cùng truy cập một tài liệu, tình trạng xung đột phiên bản thường xuyên xuất hiện. Khả năng bảo mật thông tin tài chính của doanh nghiệp bị đe dọa nghiêm trọng. Việc truy xuất lịch sử bán lẻ của các tháng trước mất rất nhiều thời gian. Kế toán trưởng gặp khó khăn trong việc kiểm tra tính hợp lệ của từng nghiệp vụ phát sinh.

2.2. Khó khăn khi kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

Ngành dược phẩm thường xuyên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại để thúc đẩy tiêu thụ. Dược phẩm CIC cũng phải xử lý các trường hợp thuốc bị trả lại do lỗi vận chuyển hoặc cận hạn sử dụng. Kế toán thủ công rất khó theo dõi chính xác các tài khoản giảm trừ doanh thu 5211 và 5212. Sự thiếu đồng bộ giữa kho hàng và phòng kế toán dẫn đến số liệu tồn kho sai lệch. Doanh thu thuần phản ánh trên sổ sách kế toán đôi khi không khớp với thực tế dòng tiền thu về.

III. Giải pháp thiết kế hệ thống phần mềm kế toán Dược phẩm CIC

Giải pháp xây dựng phần mềm kế toán doanh thu cho Dược phẩm CIC tập trung vào tính tự động hóa và độ tin cậy cao. Kiến trúc hệ thống phân cấp gồm nhiều phân hệ chức năng lồng ghép logic. Mỗi phân hệ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể từ lập hóa đơn đến kết chuyển số liệu. Mô hình kiến trúc hệ thống xác định rõ ranh giới giữa thao tác người dùng và quy trình xử lý máy tính. Cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế chuẩn hóa và phi chuẩn hóa hợp lý nhằm tối ưu tốc độ truy vấn. Các bảng danh mục thuốc, khách hàng, hóa đơn và chi tiết bán hàng có khóa ngoại liên kết chặt chẽ. Hệ thống tích hợp sẵn các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ngay khi nhập liệu. Nghiệp vụ hạch toán tài khoản doanh thu 511 và các tài khoản liên quan diễn ra hoàn toàn tự động. Điều này giúp bộ máy kế toán tinh gọn và hoạt động chuyên nghiệp hơn.

3.1. Thiết kế kiến trúc hệ thống và cơ sở dữ liệu quan hệ

Kiến trúc phần mềm phân rã thành các phân hệ xử lý nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho và báo cáo tổng hợp. Sơ đồ kiến trúc thể hiện mối liên hệ trao đổi thông tin thông suốt giữa các hệ con. Cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế tỉ mỉ với các bảng danh mục thuốc, khách hàng và chứng từ hóa đơn. Quá trình phi chuẩn hóa được áp dụng hợp lý nhằm tăng tốc độ truy xuất dữ liệu lớn. Các ràng buộc toàn vẹn khóa chính và khóa ngoại ngăn chặn hoàn toàn lỗi trùng lặp mã hàng hoặc sai lệch thông tin khách hàng.

3.2. Tự động hóa quy trình hạch toán doanh thu và giảm trừ

Phần mềm lập trình sẵn cơ chế tự động ghi nhận nghiệp vụ vào tài khoản 511 khi nhân viên xuất hóa đơn bán hàng. Hệ thống tự tính toán thuế giá trị gia tăng đầu ra qua tài khoản 3331. Các khoản chiết khấu thương mại tài khoản 5211 và giảm giá hàng bán tài khoản 5213 được trừ trực tiếp vào doanh thu thuần. Phân hệ kế toán tự động cập nhật công nợ phải thu khách hàng tài khoản 131. Nhờ đó, bảng cân đối số phát sinh và sổ cái luôn chính xác theo thời gian thực.

IV. Ứng dụng phần mềm kế toán doanh thu Dược phẩm CIC thực tế

Việc triển khai phần mềm kế toán doanh thu mang lại bước đột phá lớn cho Công ty Dược phẩm CIC. Hệ thống mới giúp doanh nghiệp cắt giảm hơn một nửa thời gian lập báo cáo tài chính định kỳ. Sai sót trong tính toán hóa đơn và kê khai thuế giảm xuống mức tối thiểu. Ban lãnh đạo công ty nắm bắt bức tranh tài chính và tốc độ tiêu thụ từng dòng sản phẩm theo thời gian thực. Khả năng quản lý dòng tiền và thu hồi công nợ đại lý được cải thiện rõ rệt. Dữ liệu tập trung giúp việc kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập diễn ra thuận lợi. Nghiên cứu này khẳng định vai trò sống còn của tin học hóa kế toán trong ngành dược. Mô hình phần mềm có khả năng mở rộng để tích hợp thêm phân hệ quản lý kho và quản trị nhân sự trong tương lai. Đây là bước đệm quan trọng giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường y dược.

4.1. Hiệu quả vận hành và kiểm soát tài chính doanh nghiệp

Phần mềm giúp chuẩn hóa toàn bộ chứng từ thu chi và hợp đồng cung ứng thuốc tại Dược phẩm CIC. Tốc độ xuất hóa đơn bán lẻ và đơn bán buôn tăng gấp ba lần so với trước đây. Nhân viên kế toán giảm bớt áp lực công việc trong những ngày cao điểm chốt sổ cuối quý. Tính năng phân quyền truy cập chặt chẽ bảo vệ an toàn bí mật kinh doanh của công ty. Ban giám đốc dễ dàng theo dõi biểu đồ tăng trưởng doanh số để đưa ra chiến lược kinh doanh thuốc phù hợp.

4.2. Khả năng mở rộng và định hướng nâng cấp hệ thống

Hệ thống phần mềm được xây dựng với cấu trúc mở, sẵn sàng tích hợp các công nghệ mới. Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp cổng hóa đơn điện tử và chữ ký số vào phần mềm bán hàng. Phân hệ kế toán doanh thu có thể mở rộng liên thông với hệ thống quản lý kho thông minh và quản lý chuỗi cung ứng. Nền tảng dữ liệu số tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo dự báo nhu cầu thị trường dược phẩm trong các giai đoạn phát triển tiếp theo.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quản lý doanh thu bán hàng là một cấu phần trọng yếu trong hoạt động của hệ thống thông tin doanh nghiệp, hỗ trợ công tác kế toán và quản trị vận hành xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc tổ chức hệ thống kế toán doanh thu bán hàng chuẩn xác cung cấp cơ sở dữ liệu để ban lãnh đạo đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC là đơn vị chuyên kinh doanh thuốc, hóa dược phẩm, thiết bị viễn thông và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin. Tại đơn vị, hệ thống quản lý bán hàng đã được tiếp cận tin học hóa; tuy nhiên, do danh mục và khối lượng hàng hóa lưu chuyển lớn, công tác quản lý doanh thu đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản trị thống nhất, kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ phát sinh và kết xuất báo cáo kịp thời cho người dùng và cấp quản lý. Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó, đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC" được tác giả lựa chọn thực hiện.

Đề tài xác định bốn mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Nghiên cứu và làm rõ các nghiệp vụ kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo trong công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.
2. Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán Doanh thu bán hàng nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ quản lý hàng hóa và hoạt động của bộ phận bán hàng.
3. Khai thác và tận dụng tối đa nguồn tài nguyên sẵn có tại công ty, bao gồm hệ thống máy tính và đội ngũ nhân sự kế toán hiện tại.
4. Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí vận hành thông qua việc tinh gọn nhân sự thực hiện hạch toán và giảm thiểu sai sót trong quy trình xử lý dữ liệu.

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát, phân tích quy trình kế toán doanh thu bán hàng tại đơn vị thực tập, từ đó ứng dụng ngôn ngữ lập trình C#.Net kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2019 để thiết kế và xây dựng giải pháp phần mềm chuyên biệt phục vụ công tác kế toán doanh thu bán hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án xây dựng khung lý thuyết dựa trên các nguyên tắc kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và quy trình phát triển phần mềm theo mô hình hướng đối tượng:

• Khung lý thuyết kế toán: Hệ thống hóa các khái niệm về doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, nghĩa vụ thuế tiêu thụ (thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) và các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại). Quy định kết cấu các tài khoản hạch toán, bao gồm Tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), Tài khoản 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu) và các tài khoản liên quan (Tài khoản 111, 112, 131, 155, 156, 157, 333, 632). Nghiên cứu 5 hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính).
• Khung lý thuyết phát triển phần mềm: Xác định mô hình phần mềm kế toán hướng đối tượng gồm sáu thành phần (Cơ sở dữ liệu, Lớp, Giao diện/Form, Báo cáo/Report, Hệ thống Menu, và các thành phần phụ trợ) vận hành qua bốn giai đoạn (Nhập dữ liệu, Xử lý, Lưu trữ, Kết xuất dữ liệu đầu ra). Đồ án áp dụng quy trình phát triển phần mềm gồm bảy bước: Khảo sát và lập kế hoạch, Phân tích hệ thống, Thiết kế hệ thống, Xây dựng phần mềm, Kiểm thử, Cài đặt và huấn luyện, Bảo hành và bảo trì.
• Khung công nghệ tin học hóa: Đánh giá và so sánh đặc tính của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Oracle, SQL Server, Visual FoxPro, MySQL, Microsoft Access), các ngôn ngữ lập trình (C/C++, C#, Java, Visual FoxPro, Visual Basic) và các công cụ lập báo cáo (Crystal Reports, Element WordPro, Report Wizard, Report Designer).

Công cụ / Công nghệ	Vai trò trong hệ thống	Lý do lựa chọn theo đồ án
C#.Net	Ngôn ngữ lập trình ứng dụng	Ngôn ngữ hướng đối tượng mạnh mẽ, hỗ trợ thư viện phong phú, quản lý bộ nhớ tốt, tối ưu hóa trên nền tảng .NET.
SQL Server 2019	Hệ quản trị cơ sở dữ liệu	Độ ổn định cao, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu lớn, tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu chặt chẽ.
Microsoft Visio	Công cụ mô hình hóa	Hỗ trợ chuẩn hóa sơ đồ phân cấp chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và mô hình thực thể liên kết (E-R).
Crystal Reports	Công cụ thiết kế báo cáo	Tích hợp tốt với C#.Net, hỗ trợ xuất dữ liệu ra máy in và các định dạng tệp khác nhau (Excel, PDF).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập thông tin: Áp dụng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp nhân viên kế toán, quan sát theo dõi thực tế dòng luân chuyển chứng từ, điều tra khảo sát hồ sơ sổ sách và tham vấn ý kiến chuyên gia tại đơn vị.
• Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa các chuẩn mực, chế độ kế toán lý thuyết với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp nhằm phát hiện các khoảng trống và yêu cầu tin học hóa.
• Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Kết hợp phương pháp phân tích từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up) để xây dựng sơ đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), ma trận thực thể chức năng và mô hình dữ liệu quan hệ.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu sử dụng hệ thống chứng từ kế toán thực tế thu thập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC, bao gồm Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001), Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho bán hàng, Phiếu nhập kho hàng bị trả lại, Phiếu giảm giá hàng bán và các chứng từ chiết khấu thương mại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp

Chương I trình bày hệ thống lý luận nền tảng về phần mềm kế toán và nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp:

• Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán: Định nghĩa phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động hóa các khâu thu nhận chứng từ gốc, lưu trữ, xử lý số liệu và kết xuất sổ sách, báo cáo tài chính. Tác giả phân tích bốn yêu cầu cốt lõi của phần mềm kế toán (tuân thủ quy định pháp luật kế toán, tính linh hoạt nâng cấp, khả năng tự động xử lý chính xác và tính bảo mật an toàn dữ liệu). Đồng thời, chương này phân loại phần mềm thành hai dạng chính: phần mềm đóng gói và phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng (customize).
• Quy trình 7 bước xây dựng phần mềm kế toán: Phân tích chi tiết quy trình từ khảo sát lập kế hoạch, phân tích hệ thống (xây dựng DFD, E-R), thiết kế kiến trúc và cơ sở dữ liệu vật lý, lập trình mã nguồn, kiểm thử (so sánh phương pháp dùng dữ liệu sẵn có và dữ liệu giả định của kiểm thử viên), bàn giao huấn luyện đến bảo hành bảo trì.
• Nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng: Trình bày các chuẩn mực ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống hóa các phương thức bán hàng và sơ đồ hạch toán tương ứng:
  • Bán hàng trực tiếp và bán hàng theo phương thức gửi hàng.
  • Bán hàng trả chậm, trả góp (ghi nhận doanh thu theo giá trả ngay, chênh lệch đưa vào doanh thu hoạt động tài chính).
  • Bán hàng đổi hàng không tương tự.
  • Bán hàng đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng (hạch toán theo 2 phương án: đại lý trừ trực tiếp hoa hồng hoặc tính riêng hoa hồng).
  • Nghiệp vụ bán hàng có phát sinh chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại (TK 5211), hàng bán bị trả lại (TK 5212) và giảm giá hàng bán (TK 5213).

Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC

Chương II phản ánh tình hình tổ chức bộ máy và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại đơn vị thực tập:

• Khái quát về doanh nghiệp:
  • Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC.
  • Mã số thuế: 0107621754.
  • Người đại diện theo pháp luật: Ông Phan Anh Vũ.
  • Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
  • Vốn điều lệ: 30.000 VNĐ.
  • Ngày thành lập: 04/11/2015.
  • Địa chỉ trụ sở: Số 9, đường Liên Cơ, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
  • Lĩnh vực kinh doanh: Thuốc, hóa dược phẩm, thiết bị viễn thông và dịch vụ công nghệ thông tin.
• Tổ chức bộ máy kế toán và quy trình hạch toán: Trình bày cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và phòng Tài chính - Kế toán; khảo sát hình thức sổ kế toán áp dụng, hệ thống tài khoản, danh mục chứng từ đang lưu hành và các bước hạch toán doanh thu bán hàng thực tế.
• Đánh giá thực trạng hệ thống: Phân tích ưu điểm và tồn tại trong tổ chức nhân sự, cơ sở vật chất hạ tầng mạng máy tính và quy trình xử lý thông tin. Tác giả chỉ rõ hạn chế của hệ thống kế toán hiện thời: việc xử lý lượng lớn danh mục dược phẩm và chứng từ phát sinh còn phụ thuộc vào thao tác rời rạc, chưa có phân hệ phần mềm kế toán bán hàng chuyên biệt để tự động hóa liên hoàn từ khâu nhập hóa đơn, tính giảm trừ, ghi sổ đến lập báo cáo doanh thu quản trị.

Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC

Chương III trình bày toàn bộ kết quả phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống phần mềm ứng dụng:

• Phân tích yêu cầu và chức năng: Xác định mục tiêu tự động hóa quy trình quản lý doanh thu; thiết lập Biểu đồ phân cấp chức năng và Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, DFD mức 1 cho các tiến trình xử lý nghiệp vụ bán hàng, tăng giảm doanh thu, ghi sổ và báo cáo); xây dựng Ma trận thực thể chức năng (Bảng 3.1).
• Thiết kế cơ sở dữ liệu: Chuyển hóa mô hình khái niệm sang mô hình thực thể liên kết (E-R), chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ, lập Bảng từ điển dữ liệu (Bảng 3.2) và xây dựng 14 bảng dữ liệu vật lý phục vụ lưu trữ thông tin hệ thống.
• Xây dựng phần mềm và giao diện tương tác: Lập trình hệ thống giao diện trên môi trường Visual Studio với ngôn ngữ C#.Net, kết nối CSDL SQL Server 2019, bao gồm: Form đăng nhập hệ thống, Form giao diện làm việc chính với hệ thống Menu phân cấp, các Form cập nhật chứng từ nghiệp vụ (hóa đơn bán hàng, phiếu xuất, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán trả lại) và Form kết xuất báo cáo doanh thu, sổ chi tiết, sổ cái.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống phần mềm được thiết kế theo cấu trúc mô-đun hóa, tích hợp giữa luồng dữ liệu kế toán và cấu trúc lưu trữ cơ sở dữ liệu quan hệ:

Phân tích tiến trình chức năng (Data Flow Diagrams)

Hệ thống xử lý thông tin kế toán doanh thu bán hàng được phân rã thành các tiến trình DFD mức 1 cụ thể:

• Tiến trình 1.0: Cập nhật thông tin tiền bán hàng (thu nhận và kiểm tra thông tin khách hàng, chứng từ thanh toán tiền mặt/tiền gửi).
• Tiến trình 2.0: Tăng doanh thu (xử lý nghiệp vụ bán hàng xuất kho, xuất hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu phát sinh).
• Tiến trình 3.0: Giảm doanh thu (tiếp nhận và xử lý các chứng từ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hóa đơn hàng bán bị trả lại).
• Tiến trình 4.0: Ghi sổ (tự động định khoản và kết chuyển số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 511, TK 521 và các sổ chi tiết liên quan).
• Tiến trình 5.0: Kết xuất báo cáo (tổng hợp dữ liệu bán hàng, lập báo cáo doanh thu theo thời gian, theo mặt hàng, theo khách hàng và báo cáo tài chính).

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Cơ sở dữ liệu của phần mềm được tổ chức thành 14 bảng cấu trúc vật lý (từ Bảng 3.3 đến Bảng 3.16 trong đồ án), đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu và chuẩn hóa dữ liệu:

Ký hiệu bảng	Tên bảng cơ sở dữ liệu vật lý	Chức năng lưu trữ trong hệ thống
Bảng 3.3	Danh mục tài khoản	Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo Thông tư 200.
Bảng 3.4	Danh mục khách hàng	Thông tin đối tác, người mua phục vụ theo dõi công nợ và doanh thu.
Bảng 3.5	Danh mục hàng hóa	Thông tin mã hàng, tên thuốc/hóa dược/thiết bị, đơn vị tính, đơn giá.
Bảng 3.6	Danh mục kho	Thông tin các kho hàng hóa, địa điểm lưu trữ của công ty.
Bảng 3.7	Phiếu nhập	Thông tin phần đầu (header) của chứng từ nhập kho.
Bảng 3.8	Phiếu xuất	Thông tin chung về nghiệp vụ xuất kho hàng bán.
Bảng 3.9	Chi tiết phiếu nhập	Chi tiết từng mặt hàng, số lượng, đơn giá trên phiếu nhập.
Bảng 3.10	Hóa đơn hàng hóa	Thông tin hóa đơn bán hàng (số hóa đơn, ngày lập, thuế suất, tổng tiền).
Bảng 3.11	Chi tiết hóa đơn	Danh sách chi tiết các mặt hàng tiêu thụ trên từng hóa đơn.
Bảng 3.12	Chiết khấu thương mại	Ghi nhận tỷ lệ, giá trị chiết khấu thương mại cho khách hàng mua số lượng lớn.
Bảng 3.13	Giảm giá	Chứng từ giảm giá hàng bán do sai quy cách, phẩm chất.
Bảng 3.14	Chi tiết giảm giá	Chi tiết từng mặt hàng và số tiền giảm giá tương ứng.
Bảng 3.15	Hóa đơn trả lại	Ghi nhận nghiệp vụ hàng bán bị khách hàng trả lại.
Bảng 3.16	Chi tiết hóa đơn trả lại	Chi tiết số lượng, mặt hàng và giá trị hàng bán bị trả lại nhập kho.

Cài đặt giao diện và môi trường công nghệ

• Môi trường triển khai: Ứng dụng chạy trên nền tảng hệ điều hành Windows, phát triển bằng ngôn ngữ C#.Net (sử dụng Visual Studio), cơ sở dữ liệu quản trị trên Microsoft SQL Server 2019.
• Tổ chức giao diện: Giao diện thiết kế trực quan gồm Form đăng nhập bảo mật phân quyền; Form chính chứa thanh công cụ Menu phân cấp 2-3 cấp; hệ thống các biểu mẫu (Form) nhập liệu chứng từ có kiểm tra ràng buộc dữ liệu đầu vào (khóa chính, ràng buộc toàn vẹn, định dạng ngày tháng và tiền tệ); hệ thống mẫu in báo cáo (Report) chuẩn hóa phục vụ in ấn và xuất tệp.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu đề ra với những kết quả cụ thể:

• Kết quả hệ thống hóa và khảo sát: Tổng hợp toàn diện cơ sở lý luận về kế toán doanh thu bán hàng và quy trình 7 bước phát triển phần mềm kế toán; phân tích rõ nét đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và quy trình kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC.
• Giải pháp phần mềm hoàn chỉnh: Xây dựng thành công hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng chuyên biệt trên nền tảng C#.Net và SQL Server 2019, bao gồm đầy đủ tài liệu phân tích thiết kế (Ma trận thực thể chức năng, DFD các mức, mô hình E-R, từ điển dữ liệu, 14 bảng CSDL vật lý) và hệ thống giao diện tương tác người dùng.
• Giải pháp quản lý và kiến nghị: Đề xuất quy trình số hóa khép kín từ khâu tiếp nhận đơn hàng, phát hành hóa đơn GTGT, ghi nhận chiết khấu/giảm giá/hàng trả lại đến khâu tự động ghi sổ kế toán và lập báo cáo quản trị, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực và hạn chế sai sót trong tính toán.
• Đóng góp tự nêu của tác giả: Đồ án thể hiện sự kết hợp liên ngành giữa chuyên môn Kế toán doanh nghiệp và Công nghệ thông tin (Tin học tài chính kế toán), đưa ra một sản phẩm ứng dụng có tính ứng dụng thực tiễn cao, đáp ứng đúng đặc thù quản lý kinh doanh dược phẩm và thiết bị viễn thông tại đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu mới tập trung chủ yếu vào phạm vi phân hệ kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC, chưa tích hợp kết nối đồng bộ với toàn bộ các phân hệ kế toán khác trong doanh nghiệp (như kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí và tính giá thành toàn diện).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi phát triển để tích hợp phần mềm kế toán doanh thu bán hàng vào một hệ thống phần mềm kế toán tổng hợp hoàn chỉnh cho công ty; nghiên cứu nâng cấp tính năng phân tích dữ liệu kinh doanh đa chiều và tối ưu hóa khả năng truyền nhận dữ liệu trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Tin học tài chính kế toán, Hệ thống thông tin kinh tế, Công nghệ thông tin và Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc các đề tài về tin học hóa quy trình quản trị doanh nghiệp:

• Tài liệu tham khảo về phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán: Cung cấp phương pháp luận chuẩn xác về việc chuyển hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ và sơ đồ tài khoản kế toán (Thông tư 200/2014/TT-BTC) thành các mô hình kỹ thuật (DFD, E-R, Ma trận thực thể chức năng).
• Tài liệu tham khảo về thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình: Cung cấp cấu trúc chi tiết của 14 bảng cơ sở dữ liệu vật lý và phương pháp xây dựng giao diện tương tác bằng ngôn ngữ C#.Net kết nối cơ sở dữ liệu SQL Server 2019.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để xây dựng phần mềm? Tác giả sử dụng ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net (trên môi trường phát triển Visual Studio) kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2019 để phân tích, thiết kế và lập trình phần mềm kế toán doanh thu bán hàng.

2. Quy trình phát triển phần mềm kế toán trong đồ án được chia thành mấy giai đoạn? Theo cơ sở lý luận của đồ án, quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm bảy bước tuần tự: (1) Khảo sát và lập kế hoạch; (2) Phân tích hệ thống; (3) Thiết kế hệ thống; (4) Xây dựng phần mềm; (5) Kiểm thử; (6) Cài đặt và huấn luyện; (7) Bảo hành và bảo trì.

3. Phần mềm xử lý những nghiệp vụ giảm trừ doanh thu nào và sử dụng tài khoản nào? Hệ thống xử lý ba nghiệp vụ giảm trừ doanh thu chính theo chế độ kế toán gồm: Chiết khấu thương mại (hạch toán TK 5211), Giảm giá hàng bán (hạch toán TK 5213 theo mô tả trong bài) và Doanh thu hàng bán bị trả lại (hạch toán TK 5212), làm căn cứ xác định doanh thu thuần của doanh nghiệp.

4. Cơ sở dữ liệu vật lý của phần mềm kế toán doanh thu gồm bao nhiêu bảng dữ liệu? Cơ sở dữ liệu vật lý của phần mềm được thiết kế gồm 14 bảng dữ liệu (từ Bảng 3.3 đến Bảng 3.16), bao gồm các bảng danh mục (tài khoản, khách hàng, hàng hóa, kho) và các bảng chứng từ, chi tiết chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, chiết khấu thương mại, giảm giá, hóa đơn trả lại).

5. Đơn vị khảo sát và áp dụng thực tế của đồ án là doanh nghiệp nào? Đơn vị thực tập và khảo sát của đồ án là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC, thành lập ngày 04/11/2015, có mã số thuế 0107621754, địa chỉ tại số 9, đường Liên Cơ, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, do ông Phan Anh Vũ làm đại diện pháp luật.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Chi đã giải quyết thành công bài toán tin học hóa công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và kỹ thuật phát triển phần mềm trên nền tảng C#.Net và SQL Server 2019, công trình đã xây dựng được giải pháp phần mềm có cấu trúc cơ sở dữ liệu chuẩn hóa 14 bảng vật lý và hệ thống giao diện tương tác hoàn chỉnh. Đây là công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo giá trị cho lĩnh vực Tin học tài chính kế toán và Hệ thống thông tin kinh tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰ̣NG PHẦ̀N MỀM KẾ́ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế́ toá́n trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm phần mềm Phần mềm (hay còn gọi là Software) được hiểu là tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, giữ vai trò thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử. Các tập tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn được viết bằng một hoặc kết hợp nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau, các file dữ liệu, các file hướng dẫn…. Phần mềm kế́ toá́n là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Phần mềm kế́ toá́n là phần mềm ứng dụng trong việc thu nhận, lưu trữ, xử lí các nghiệp vụ, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán trên máy tính.

Quá trình đó bắt đầu từ việc thu nhận thông tin từ chứng từ gốc, xử lí thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tin dưới dạng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích khác. * Yêu cầu của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 1.2 Vai trò của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán đang ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi bởi những vai trò vô cùng lớn của nó mang lại cho các kế toán, kiểm toán,.

Nhưng để một phần mềm kế toán phát huy được hết vai trò của nó thì doanh nghiệp phải lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cung cấp những bản báo cáo hết sức chi tiết cùng với những dữ liệu cần thiết khác dành cho việc phục vụ cho chiến lược kinh doanh của công ty. Hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán như: Giảm bớt áp lực cho các sổ sách kế toán,tính và chi trả lương,giải quyết các vấn đề về thuế thu nhập nhanh gọn,chuẩn bị khai thuế, sổ sách kế toán,chuẩn bị các báo cáo tài chính,…Tự động tạo các bút toán định kỳ, các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ,kết nối thống nhất số liệu từ tất cả các phân hệ trong phần mềm.

Thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán thủ công: việc tin học hóa công tác kế toán đã thay thế một phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lí thủ công của người kế toán. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng.