Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Cho Công Ty Cổ Phần MISA

Khóa luận trình bày kế hoạch truyền thông hiệu quả cho công ty cổ phần Misa, giúp nâng cao nhận diện thương hiệu và tiếp cận khách hàng.

• Tác giả: Hà Phương Yến
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Mai Hương
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Văn hóa truyền thông
• Đề tài: Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Cho Công Ty Cổ Phần MISA
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• MỤC LỤC
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KHẢO SÁT XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
• 1.1. Khái niệm truyền thông
• 1.2. Khái niệm truyền thông nội bộ
• 1.3. Khái niệm xây dựng kế hoạch truyền thông
• 1.4. Vai trò của hoạt động truyền thông nội bộ đối với tổ chức
• 1.5. Khái niệm PR và truyền thông nội bộ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
• 2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần MISA
• 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần MISA
• 2.3. Sản phẩm của công ty Cổ phần MISA
• 2.4. Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị
• 2.5. Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA
• 2.5.1. Bối cảnh xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA
• 2.5.2. Mục đích, mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA
• 2.5.3. Thông điệp xuyên suốt của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023
• 2.5.4. Đối tượng hướng tới của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023
• 2.5.5. Các chiến lược và chiến thuật truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023
• 2.5.6. Đánh giá hiệu quả kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA năm 2022-2023
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
• 3.1. Sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với hoạt động truyền thông nội bộ
• 3.2. Hoàn thiện bộ máy nhân sự bộ phận truyền thông
• 3.3. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ gắn liền với tình hình của doanh nghiệp và giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp
• 3.4. Thường xuyên có hoạt động lắng nghe ý kiến phản hồi của ban lãnh đạo và CBNV và các hoạt động truyền thông nội bộ trong năm
• 3.5. Điều chỉnh các hoạt động truyền thông nội bộ sát với mong muốn và sở thích của CBNV
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Tại Công Ty Cổ Phần MISA

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần MISA. Hoạt động này không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Việc xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp công ty đạt được các mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững.

1.1. Khái Niệm Truyền Thông Nội Bộ Là Gì

Truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. Nó giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

1.2. Vai Trò Của Truyền Thông Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau giữa các bộ phận. Nó giúp giảm thiểu mâu thuẫn và tăng cường sự hợp tác trong công việc.

II. Những Thách Thức Trong Việc Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ

Mặc dù việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là cần thiết, nhưng công ty Cổ phần MISA cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch truyền thông và sự tham gia của nhân viên.

2.1. Thiếu Sự Tham Gia Của Nhân Viên

Một trong những thách thức lớn nhất là sự thiếu tham gia của nhân viên trong các hoạt động truyền thông nội bộ. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin không được truyền đạt đầy đủ.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Đánh Giá Hiệu Quả

Việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ cũng là một thách thức. Công ty cần có các chỉ số rõ ràng để đo lường sự thành công của kế hoạch.

III. Phương Pháp Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả

Để xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, Công ty Cổ phần MISA cần áp dụng một số phương pháp cụ thể. Những phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình truyền thông và nâng cao sự tham gia của nhân viên.

3.1. Xác Định Mục Tiêu Rõ Ràng

Mục tiêu của kế hoạch truyền thông cần được xác định rõ ràng. Điều này giúp nhân viên hiểu được những gì họ cần đạt được và hướng tới.

3.2. Sử Dụng Các Kênh Truyền Thông Đa Dạng

Công ty nên sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau để đảm bảo thông tin được truyền tải đến tất cả nhân viên. Các kênh này có thể bao gồm email, bảng tin nội bộ, và các cuộc họp trực tiếp.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Tại MISA

Việc áp dụng kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Các hoạt động truyền thông đã giúp cải thiện mối quan hệ giữa các bộ phận và nâng cao hiệu quả công việc.

4.1. Kết Quả Đạt Được Từ Các Hoạt Động Truyền Thông

Các hoạt động truyền thông đã giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

4.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm Rút Ra

Công ty đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm từ việc triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Những bài học này sẽ giúp cải thiện các hoạt động trong tương lai.

V. Kết Luận Về Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Tại MISA

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần MISA. Việc thực hiện kế hoạch này không chỉ giúp cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả công việc.

5.1. Tương Lai Của Truyền Thông Nội Bộ Tại MISA

Trong tương lai, Công ty Cổ phần MISA cần tiếp tục cải thiện các hoạt động truyền thông nội bộ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên.

5.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả

Công ty nên xem xét các giải pháp như tăng cường đào tạo cho nhân viên về truyền thông và cải thiện các kênh truyền thông hiện có.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh quản trị hiện đại, giao tiếp nội bộ được xác định là công cụ cốt lõi phục vụ sự phát triển tư duy cá nhân và tổ chức. Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn với hàng trăm, hàng nghìn nhân sự, truyền thông nội bộ (TTNB) đóng vai trò là sợi dây gắn kết giữa ban lãnh đạo với cán bộ nhân viên (CBNV) và giữa các nhân viên với nhau, tạo thành một khối thống nhất cùng hướng tới mục tiêu chung.

Công ty Cổ phần MISA là doanh nghiệp công nghệ thông tin có lịch sử hình thành và phát triển 30 năm (1994 – 2024), đã sớm chú trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, hoạt động truyền thông nội bộ tại MISA bộc lộ một số hạn chế: việc triển khai chưa bám sát kế hoạch đề ra, mức độ tham gia và hưởng ứng của cán bộ nhân viên chưa đồng đều, đồng thời chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu chuyên sâu về hoạt động xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ tại đơn vị. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả Hà Phương Yến đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Văn hóa truyền thông tại Học viện Hành chính Quốc gia nhằm khảo sát thực trạng và tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

1. Mục đích nghiên cứu: Khảo sát thực trạng xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA giai đoạn 2022 – 2023; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nâng cao quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho công ty.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
   • Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến truyền thông và xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trong tổ chức.
   • Thu thập tài liệu, phân tích và đánh giá thực trạng các hoạt động trong kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA giai đoạn 2022 – 2023.
   • Đề xuất các giải pháp, khuyến nghị cụ thể nhằm cải thiện quá trình lập kế hoạch và nâng cao hiệu quả triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, đáp ứng nhu cầu của CBNV và doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực hiện tại trụ sở và các văn phòng của Công ty Cổ phần MISA trên địa bàn thành phố Hà Nội.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu và các kế hoạch truyền thông được khảo sát, thu thập trong giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2023.
• Giả thuyết khoa học: Kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tương tác và thông tin nội bộ. Sự tham gia tích cực của ban lãnh đạo, việc ứng dụng công cụ truyền thông hiện đại, thu thập phản hồi thường xuyên từ nhân viên và tăng cường khảo sát đánh giá định kỳ sẽ gia tăng mức độ cam kết của nhân viên và nâng cao hiệu quả chung của kế hoạch truyền thông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các định nghĩa học thuật chuyên ngành và mô hình quản trị truyền thông:

• Khái niệm truyền thông: Tiếp cận định nghĩa của Nguyễn Văn Dững (2011), xác định truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tâm tư, tình cảm, kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết, thay đổi nhận thức và điều chỉnh hành vi.
• Khái niệm PR và Truyền thông nội bộ: Sử dụng khái niệm của Frank Jefkins về PR và định nghĩa của TS. Đinh Thị Thúy Hằng, theo đó PR nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi, tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức với công chúng nội bộ.
• Lý thuyết thông điệp: Vận dụng quan điểm của The Missouri Group và tài liệu chuyên khảo của Nguyễn Văn Dững - Đỗ Thị Thu Hằng về việc mã hóa - giải mã thông điệp qua hệ thống ký hiệu, ngôn ngữ quy ước đáp ứng tính cô đọng, thẩm mỹ và trúng đích tâm lý người tiếp nhận.
• Mô hình lập mục tiêu SMART và ma trận SWOT: Ứng dụng kỹ thuật phân tích Điểm mạnh (S), Điểm yếu (W), Cơ hội (O), Thách thức (T) để đánh giá thực trạng doanh nghiệp; áp dụng nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) trong xác định chỉ tiêu truyền thông.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp đồng bộ:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp và phân tích các văn bản lý luận, báo cáo tổng kết, kế hoạch truyền thông nội bộ, trang thông tin nội bộ và tư liệu lịch sử của Công ty Cổ phần MISA.
• Phương pháp phỏng vấn sâu: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp đại diện Ban lãnh đạo và Phó phòng Quan hệ cộng đồng tại MISA nhằm thu thập đánh giá định tính về công tác lập kế hoạch và kết quả triển khai.
• Phương pháp khảo sát: Tiến hành khảo sát đối với cán bộ nhân viên và cán bộ quản lý tại MISA để thu thập ý kiến về mức độ hưởng ứng, mức độ hiểu thông điệp và sự hài lòng đối với các hoạt động truyền thông nội bộ.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp từ tài liệu lưu trữ nội bộ của MISA, các giáo trình, luận văn thạc sĩ chuyên ngành truyền thông; dữ liệu sơ cấp từ phiếu khảo sát và biên bản phỏng vấn thực tế tại doanh nghiệp giai đoạn 2022 – 2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết nền tảng phục vụ việc đánh giá thực trạng ở chương kế tiếp. Tác giả làm rõ vai trò của TTNB trong việc minh bạch hóa thông tin, giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ, gia tăng sự gắn kết, củng cố văn hóa doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý khủng hoảng và thúc đẩy năng suất lao động. Về phân loại công chúng nội bộ, tác giả nêu ra 8 nhóm công chúng chính trong một tổ chức: Ban lãnh đạo/quản lý cấp cao, Quản lý trung gian, Nhân viên hành chính - hỗ trợ, Nhân viên chuyên môn - kỹ thuật, Nhân viên sản xuất - công nhân, Nhân viên mới, Nhân viên làm việc từ xa, và Cựu nhân viên/người hưu trí.

Nội dung trọng tâm của chương là chuẩn hóa quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ gồm 6 bước:

1. Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp (sử dụng ma trận SWOT).
2. Bước 2: Xây dựng mục tiêu truyền thông (chuẩn hóa theo nguyên tắc SMART).
3. Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu (phân nhóm theo chức vụ, phòng ban, độ tuổi, sở thích, học vấn).
4. Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông (đáp ứng tiêu chí ngắn gọn, thông tin cao, phù hợp văn hóa).
5. Bước 5: Xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể (xác định mục tiêu, timeline, kịch bản chương trình, kịch bản MC, phân công nhân sự phụ trách và lập dự trù kinh phí).
6. Bước 6: Đo lường hiệu quả thực hiện (thiết lập KPIs, thu thập dữ liệu, phân tích so sánh với mục tiêu ban đầu, đánh giá tổng thể, lập báo cáo và đề xuất cải tiến).

Chương 1 cũng phân tích 10 yếu tố tác động đến quá trình lập kế hoạch TTNB: mục tiêu và chiến lược tổ chức, văn hóa tổ chức, cấu trúc tổ chức, tính tương tác và đa dạng, sự tham gia của nhân viên, tài nguyên và ngân sách, văn hóa doanh nghiệp, ý chí của ban lãnh đạo, mức độ hưởng ứng của CBNV, và các mục tiêu cụ thể do ban lãnh đạo đặt ra.

Chương 2: Thực trạng xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA

Chương 2 trình bày bức tranh tổng thể về MISA và phân tích chi tiết thực trạng xây dựng, thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ trong hai năm 2022 và 2023.

MISA được thành lập ngày 25/12/1994 (tiền thân là MISA Group với 2 thành viên sáng lập), tên gọi viết tắt từ "Management Information System for Accounting", chuyển đổi thành Công ty Cổ phần từ tháng 08/2002. MISA sở hữu danh mục 35 sản phẩm phục vụ 3 nhóm đối tượng khách hàng chính:

• Cơ quan nhà nước: Phần mềm quản lý ngân sách MISA Bumas, phần mềm kế toán thi hành án MISA Panda.NET 2021, phần mềm kế toán xã/phường MISA Bamboo.NET 2020, phần mềm quản lý hộ tịch MISA Hotich.
• Doanh nghiệp: Nền tảng kế toán MISA AMIS Kế toán (hơn 170.000 doanh nghiệp sử dụng), dịch vụ chữ ký số MISA eSign, phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM.
• Hộ kinh doanh và cá nhân: Phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk (hơn 40.000 khách hàng tại trên 20 quốc gia), phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop, ứng dụng quản lý chi tiêu MISA Money Keeper.

Sứ mệnh của MISA là "Phát triển các nền tảng phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin để phụng sự xã hội"; tầm nhìn trở thành công ty có nền tảng, phần mềm phổ biến trong nước và quốc tế; giá trị cốt lõi gồm 3 yếu tố: "Tin cậy - Tiện ích - Tận tình".

Về bối cảnh và mục tiêu kế hoạch TTNB giai đoạn 2022 – 2023:

• Năm 2022: Thông điệp xuyên suốt là "Gắn kết CBNV". Mục tiêu đặt ra là tăng tỷ lệ hiểu biết về mục tiêu/thông điệp công ty lên cao hơn 30% so với năm trước; tăng chỉ số đoàn kết và sự hài lòng qua teambuilding, câu lạc bộ lên mức 120%.
• Năm 2023: Thông điệp xuyên suốt là "MISA 30 năm" (hướng tới kỷ niệm 30 năm ngày thành lập 1994 - 2024). Mục tiêu đặt ra là đăng tải tối thiểu 2 bài viết/tháng trên trang tin nội bộ về lịch sử công ty; tổ chức hoạt động vinh danh 100% nhân viên có thâm niên từ 5 năm trở lên, đảm bảo tỷ lệ CBNV biết đến hoạt động đạt tối thiểu 70%.

Kế hoạch TTNB của MISA xác định 3 nhóm công chúng mục tiêu nội bộ:

1. Cán bộ nhân viên: Chiếm đa số, độ tuổi 22 – 35, trình độ học vấn cao, yêu thích thể thao (bóng đá, cầu lông, tennis), thường xuyên sử dụng mạng xã hội (Facebook, Instagram), có nhu cầu tương tác cao và tham gia hoạt động ngoại khóa/teambuilding.
2. Ban quản lý (Trưởng/Phó phòng ban): Độ tuổi 30 – 40, đóng vai trò cầu nối truyền thông, quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp, phương pháp quản lý và thấu hiểu nhân viên.
3. Ban lãnh đạo: Độ tuổi 35 – 48, có kinh nghiệm quản trị lâu năm, nhu cầu tiếp nhận thông tin chiến lược chính xác, sở thích thể thao (golf, tennis) và tham gia các sự kiện networking chuyên nghiệp.

Bảng tổng hợp chiến lược và hoạt động truyền thông nội bộ theo từng tháng trong giai đoạn 2022 – 2023:

Tháng	Hoạt động truyền thông nội bộ năm 2022	Hoạt động truyền thông nội bộ năm 2023
Tháng 1	Giải bóng đá MISA FIRE CUP 2022; Sinh hoạt CLB cầu lông đầu năm	Giải golf VITV Golf Tournament (hướng tới Ban lãnh đạo)
Tháng 2	Trang trí khu vực check-in sảnh Tết	Giải chạy MSRF 2023 (toàn thể CBNV)
Tháng 3	Sự kiện kỷ niệm ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3	Tổ chức sự kiện ngày 8/3
Tháng 4	Teambuilding Chào hè 2022; Đồng tài trợ/tổ chức giải Golf Sao Vàng lần VII	Cuộc thi sáng tác ca khúc MISA
Tháng 5	Chương trình "Tranh biện Hổ tướng"; Mini game & talkshow Văn hóa doanh nghiệp	Giải bóng đá nam MISA Cup
Tháng 6	Tổ chức ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 cho con em CBNV	Ngày hội MISA nhí (1/6)
Tháng 7	Cuộc thi online viral MISA; Sinh hoạt CLB văn thể mỹ	Giao hữu bóng đá giữa MISA và Cục Tin học & Thống kê Tài chính
Tháng 8	Cuộc thi văn nghệ quần chúng	Hoạt động sinh hoạt định kỳ CLB cầu lông
Tháng 9	Cuộc thi "Vũ điệu MISA"; Tổ chức Tết Trung thu	Tết Trung thu MISA; Giao lưu tennis với Cục Tin học & Thống kê Tài chính
Tháng 10	Giải giao hữu bóng đá nữ MISA (chào mừng 20/10)	Teambuilding "Cùng MISA xông pha bốn bể"
Tháng 11	Sinh hoạt CLB bóng đá nam; Talkshow chia sẻ văn hóa doanh nghiệp	Giải cầu lông mở rộng
Tháng 12	Trang trí Noel văn phòng; Lễ trao giải Gấu Vàng 2022	Lễ trao giải Gấu Vàng 2023 (tôn vinh cá nhân/tập thể xuất sắc)
Định kỳ	-	Vinh danh nhân viên thâm niên $\ge$ 5 năm hàng tháng; Đăng bài lịch sử MISA

Về đánh giá hiệu quả thực tế, theo phỏng vấn chuyên sâu với ông Nguyễn Danh S. (Phó phòng Quan hệ cộng đồng MISA), tỷ lệ các hoạt động được triển khai bảo đảm đúng theo kế hoạch ban đầu đạt khoảng 70%. Mặc dù đây là tỷ lệ tương đối khả quan đối với một doanh nghiệp quy mô lớn, việc chưa thể đạt mức độ bám sát kế hoạch cao hơn bắt nguồn từ những yếu tố phát sinh trong quá trình vận hành và sự tham gia chưa thực sự đồng đều ở một số bộ phận.

Chương 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của Công ty Cổ phần MISA

Dựa trên kết quả khảo sát và các hạn chế còn tồn tại ở Chương 2, Chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nâng cao sự quan tâm và tham gia của Ban lãnh đạo đối với hoạt động truyền thông nội bộ: Tăng cường sự hiện diện của lãnh đạo cấp cao trong các sự kiện nội bộ, đồng thời định hướng chiến lược rõ ràng cho từng giai đoạn truyền thông.
2. Hoàn thiện bộ máy nhân sự làm công tác truyền thông nội bộ: Củng cố cơ cấu tổ chức phòng Quan hệ cộng đồng, phân định rõ chức năng, quyền hạn và tiêu chuẩn chuyên môn cho nhân sự phụ trách lập kế hoạch và sáng tạo nội dung.
3. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ gắn liền với tình hình thực tế và giải quyết vấn đề của doanh nghiệp: Thiết kế các chiến dịch truyền thông bám sát mục tiêu kinh doanh, kịp thời giải quyết các vướng mắc về thông tin và phối hợp giữa các phòng ban.
4. Thường xuyên lắng nghe ý kiến phản hồi của Ban lãnh đạo và CBNV: Thiết lập cơ chế thu thập ý kiến đóng góp hai chiều định kỳ sau mỗi chương trình/sự kiện để đo lường độ hài lòng và mức độ tiếp nhận thông điệp.
5. Điều chỉnh các hoạt động truyền thông nội bộ sát với mong muốn và sở thích của CBNV: Đa dạng hóa hình thức hoạt động theo xu hướng của lực lượng lao động trẻ (đặc biệt là nhóm nhân viên thế hệ Gen Z), tăng cường tương tác số và các hoạt động văn hóa - thể thao linh hoạt.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp được các kết quả cụ thể về mặt khoa học và thực tiễn:

• Dữ liệu thực tiễn tại doanh nghiệp: Hệ thống hóa toàn diện 30 năm phát triển của MISA gắn liền với các mốc công nghệ (từ phần mềm RESTAB năm 1994 đến hệ sinh thái 35 sản phẩm hiện nay); ghi nhận tỷ lệ thực thi kế hoạch truyền thông nội bộ thực tế đạt khoảng 70%.
• Số liệu mục tiêu giai đoạn 2022 – 2023: Làm rõ chỉ tiêu nâng cao nhận thức thông điệp nội bộ thêm 30%, chỉ số đoàn kết đạt 120% (năm 2022); chỉ tiêu tối thiểu 2 bài viết lịch sử/tháng và phủ sóng nhận diện hoạt động vinh danh nhân sự thâm niên $\ge$ 5 năm đến ít nhất 70% CBNV (năm 2023).
• Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra 5 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao, tập trung kiện toàn bộ máy chuyên trách, cơ chế phản hồi hai chiều và cải tiến nội dung hoạt động phù hợp với cơ cấu nhân sự trẻ.
• Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận là công trình nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên khảo sát trực tiếp quy trình lập kế hoạch và triển khai truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA, bổ sung tư liệu thực nghiệm cho chuyên ngành Văn hóa truyền thông đối với khối doanh nghiệp công nghệ tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ phạm vi thực hiện:

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát không gian chỉ tập trung tại khu vực Hà Nội; khung thời gian khảo sát giới hạn trong 2 năm (2022 – 2023); nguồn số liệu đánh giá định tính chủ yếu dựa trên phỏng vấn cán bộ quản lý bộ phận Quan hệ cộng đồng tại văn phòng chính mà chưa bao quát hết ý kiến của nhân viên tại các chi nhánh tỉnh/thành khác (TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Buôn Ma Thuột).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng địa bàn khảo sát đến toàn bộ các văn phòng đại diện trên toàn quốc của MISA; xây dựng mô hình định lượng đánh giá tác động của truyền thông nội bộ đến hiệu suất làm việc của nhân viên công nghệ; nghiên cứu ứng dụng các nền tảng số và trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc đo lường tự động mức độ tương tác nội bộ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên và học viên: Thuộc các ngành Văn hóa truyền thông, Quan hệ công chúng (PR), Báo chí, Quản trị nhân lực và Quản trị kinh doanh đang thực hiện đề tài tốt nghiệp về truyền thông doanh nghiệp.
• Cán bộ phụ trách nhân sự và truyền thông nội bộ: Có thể tham khảo trực tiếp khung quy trình 6 bước xây dựng kế hoạch, cách phân nhóm công chúng nội bộ theo độ tuổi/vị trí công tác, và ma trận phân bổ hoạt động 12 tháng thực tế tại một doanh nghiệp công nghệ quy mô lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Thông điệp xuyên suốt của kế hoạch truyền thông nội bộ MISA trong hai năm 2022 và 2023 là gì?
Năm 2022, MISA lựa chọn thông điệp "Gắn kết CBNV" nhằm thúc đẩy tương tác, tinh thần đồng đội và tạo không khí làm việc cởi mở. Năm 2023, công ty triển khai thông điệp "MISA 30 năm" nhằm tôn vinh lịch sử hình thành, khơi dậy niềm tự hào và chuẩn bị cho cột mốc kỷ niệm 30 năm thành lập (1994 – 2024).

2. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ được tác giả hệ thống hóa gồm những bước nào?
Quy trình gồm 6 bước: (1) Đánh giá thực trạng doanh nghiệp bằng ma trận SWOT; (2) Xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART; (3) Xác định công chúng mục tiêu; (4) Xây dựng thông điệp truyền thông; (5) Lập kế hoạch chi tiết (mục tiêu, timeline, kịch bản chương trình, kịch bản MC, phân công nhân sự, dự trù kinh phí); (6) Đo lường hiệu quả thực hiện (KPIs, thu thập/phân tích dữ liệu, báo cáo và đề xuất cải tiến).

3. Đối tượng công chúng nội bộ tại MISA được phân chia thành những nhóm nào?
Kế hoạch của MISA chia thành 3 nhóm công chúng chính: (1) Cán bộ nhân viên (22 – 35 tuổi, học vấn cao, ưa thích thể thao và mạng xã hội); (2) Ban quản lý/Trưởng, Phó phòng (30 – 40 tuổi, đóng vai trò cầu nối, quan tâm văn hóa quản trị); (3) Ban lãnh đạo (35 – 48 tuổi, giàu kinh nghiệm, quan tâm thông tin chiến lược và hoạt động kết nối cấp cao).

4. Mức độ hoàn thành kế hoạch truyền thông nội bộ thực tế tại MISA được đánh giá ra sao?
Theo phỏng vấn ông Nguyễn Danh S. (Phó phòng Quan hệ cộng đồng MISA), tỷ lệ hoạt động được triển khai bảo đảm đúng kế hoạch đạt khoảng 70%, phản ánh nỗ lực duy trì tính kỷ luật trong truyền thông nội bộ dù vẫn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố phát sinh trong vận hành doanh nghiệp.

5. Giải thưởng nội bộ mang đậm bản sắc văn hóa MISA được tổ chức vào tháng 12 hàng năm có tên là gì?
Đó là Lễ trao giải Gấu Vàng (được tổ chức thường niên từ năm 2006), nhằm tôn vinh các cá nhân và tập thể có đóng góp xuất sắc cho sự phát triển của công ty, xét chọn theo nhiều cấp độ từ nhân viên đến giám đốc và người thân của CBNV.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hà Phương Yến đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ và phân tích sâu sát thực tiễn triển khai tại Công ty Cổ phần MISA giai đoạn 2022 – 2023. Công trình làm nổi bật ma trận hoạt động theo từng tháng, các thông điệp chủ đạo gắn với mốc kỷ niệm 30 năm thành lập, cũng như chỉ rõ tỷ lệ thực thi kế hoạch đạt mức 70%. Các giải pháp được đề xuất tập trung giải quyết đúng các điểm nghẽn về hoàn thiện bộ máy nhân sự, nâng cao sự quan tâm của lãnh đạo và thiết lập kênh phản hồi định kỳ, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác quản trị truyền thông tại các doanh nghiệp công nghệ hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HàC VIàN HÀNH CHÍNH QUàC GIA KHOA QUÀN LÝ XÃ HÞI BÁO CÁO KHÓA LUÀN TÞT NGHIàP ĐÀ TÀI XÂY DĀNG K¾ HO¾CH TRUYÀN THÔNG NÞI BÞ CHO CÔNG TY Cà PHÄN MISA Khóa luÁn tßt nghiáp ngành: Văn hóa truyÁn thông GiÁng viên hưßng d¿n: ThS. Nguyßn Thị Mai Hư¢ng Sinh viên thāc hián: Hà Phư¢ng Y¿n Mã sinh viên: 2005VTTA052 Lßp: 2005VTTA Khóa: 2020 - 2024 Hà Nßi - 2024 LàI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng khóa luận này là thành quÁ cāa công trình nghiên cău cāa bÁn thân tôi d°ới sự h°ớng dẫn cāa Ths. Nguyßn Thß Mai H°¡ng. Các kết quÁ đ°ợc trình bày trong luận văn là trung thực và chính xác.

Tất cÁ các nguồn tài liáu tham khÁo và trích dẫn đều đ°ợc ghi rõ và tuân thā đúng quy đßnh. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2024 Tác giÁ Hà Phư¢ng Y¿n i LàI CÀM ¡N Khóa luận "Xây dựng kế hoạch truyền thông cho công ty cổ phần MISA= đ°ợc hoàn thành d°ới sự h°ớng dẫn và giúp đỡ nhiát tình từ quý th¿y cô Khoa QuÁn lý xã hội, Hác vián Hành chính Quác gia. Tôi xin trân tráng cÁm ¡n giÁng viên Ths. Nguyßn Thß Mai H°¡ng đã dành nhiều thời gian, công săc cùng với sự h°ớng dẫn nhiát tình và những lời khuyên quý báu, hỗ trợ tôi trong suát quá trình hoàn thián khóa luận này.

Nhờ kiến thăc tuyát vời và sự hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực cāa cô, khóa luận cāa tôi đã đ°ợc đßnh h°ớng đúng từ khi bắt đ¿u cho đến khi hoàn thành. Xin chân thành cÁm ¡n các anh chß phòng Quan há cộng đồng, công ty cổ ph¿n MISA đã giúp tôi thu thập sá liáu, tài liáu, đề xuất cho tôi rất nhiều lời khuyên hữu ích trong quá trình thực hián khóa luận. Một l¿n nữa tôi xin trân tráng cÁm ¡n quý th¿y cô và toàn thể quý vß! ii DANH MĀC TĀ VI¾T TÂT STT Tā vi¿t tÃt GiÁi nghĩa 1 CBNV Cán bộ nhân viên 2 VHDN Văn hóa doanh nghiáp 3 TTNB Truyền thông nội bộ iii MĀC LĀC LàI CAM ĐOAN. ii DANH MĀC TĀ VI¾T TÂT.

C¡ Sâ LÝ LUÀN VÀ XÂY DĀNG K¾ HO¾CH TRUYÀN THÔNG NÞI BÞ. Khái niệm truyền thông. Khái niệm truyền thông nội bộ. Khái niệm xây dựng kế hoạch truyền thông.

Vai trò căa ho¿t đßng truyÁn thông nßi bß đßi vßi tá chÿc. Māc tiêu căa ho¿t đßng truyÁn thông nßi bß vßi tá chÿc. Các nhóm công chúng nßi bß trong tá chÿc. Quy trình xây dāng k¿ ho¿ch truyÁn thông nßi bß.

Y¿u tß Ánh hưãng đ¿n quá trình đ¿n xây dāng k¿ ho¿ch truyÁn thông nßi bß .20 TiÃu k¿t chư¢ng 1. THĀC TR¾NG XÂY DĀNG VÀ TRIÂN KHAI K¾ HO¾CH TRUYÀN THÔNG NÞI BÞ T¾I CÔNG TY Cà PHÄN MISA. Gißi thiáu s¢ lưÿc vÁ công ty Cá phÅn MISA .1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần MISA .2 Sản phẩm của công ty Cổ phần MISA .3 Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị. Xây dāng và triÃn khai k¿ ho¿ch truyÁn thông nßi bß t¿i công ty Cá phÅn MISA.

Bối cảnh xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. Mục đích, mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. Thông điệp xuyên suốt của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần Misa 2022-2023. Đối tượng hướng tới của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023.

Các chiến lược và chiến thuật truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023. Đánh giá hiáu quÁ k¿ ho¿ch truyÁn thông nßi bß t¿i công ty Cá phÅn MISA năm 2022-2023 .44 TiÃu k¿t chư¢ng 2. ĐÀ XUÂT CÁC GIÀI PHÁP NÂNG CAO QUÁ TRÌNH XÂY DĀNG K¾ HO¾CH TRUYÀN THÔNG NÞI BÞ CĂA CÔNG TY Cà PHÄN MISA. Sā quan tâm căa Ban lãnh đ¿o đßi vßi ho¿t đßng truyÁn thông nßi bß.

Hoàn thián bß máy nhân sā bß phÁn truyÁn thông. LÁp k¿ ho¿ch truyÁn thông nßi bß gÃn liÁn vßi tình hình căa doanh nghiáp và giÁi quy¿t vÃn đÁ cho doanh nghiáp. Thưáng xuyên có ho¿t đßng lÃng nghe ý ki¿n phÁn hßi căa ban lãnh đ¿o và CBNV vÁ các ho¿t đßng truyÁn thông nßi bß trong năm. ĐiÁu chỉnh các ho¿t đßng truyÁn thông nßi bß sát vßi mong mußn và sã thích căa CBNV .80 TiÃu k¿t chư¢ng 3 .83 TÀI LIàU THAM KHÀO.

Lý do chßn đÁ tài Giao tiếp không chỉ là nhu c¿u hay ho¿t động c¡ bÁn mà còn là nghá thuật với mỗi con ng°ời chúng ta, hàng ngày hàng giờ chúng ta giao tiếp với nhau bằng nhiều cách nh° lời nói, ánh mắt, cử chỉ, hành động,. Giao tiếp là ho¿t động quan tráng cho sự sáng cāa con ng°ời, khẳng đßnh nh° vậy bởi vì, nếu nói ho¿t động ăn uáng, hít thở giúp con ng°ời chúng ta tồn t¿i, thì giao tiếp chính là công cÿ giúp con ng°ời phát triển về t° duy cá nhân và phát triển xã hội. Hián nay có rất nhiều ng°ời đang gặp phÁi các vấn đề về giao tiếp, há không biết làm cách nào để ng°ời khác hiểu mình, và cũng không biết cách để lắng nghe và thấu hiểu ng°ời khác. Đái với cá nhân đã khó khăn nh° vậy, đái với các công ty, tổ chăc có hàng trăm hàng nghìn con ng°ời làm cách nào để há giao tiếp đ°ợc với nhau, để ban lãnh đ¿o giao tiếp đ°ợc với cán bộ nhân viên cāa mình và ng°ợc l¿i, đó chính là nhờ vào ho¿t động truyền thông nội bộ.

Bởi vì ho¿t động truyền thông nội bộ tr°ớc nay luôn đ°ợc coi là sợi dây gắn kết giữa doanh nghiáp với cán bộ nhân viên và giữa các cán bộ nhân viên với nhau, truyền thông nội bộ giúp cho doanh nghiáp thành một khái gắn kết, cùng nhau h°ớng đến những mÿc tiêu chung. Vậy làm thế nào để xây dựng một kế ho¿ch truyền thông nội bộ chuyên nghiáp, hiáu quÁ, độ khÁ thi cao. Để trÁ lời cho những băn khoăn ở trên tôi đã lựa chán công ty Cổ ph¿n MISA, để nghiên cău và khÁo sát về thực tr¿ng xây dựng kế ho¿ch truyền thông nội bộ để làm khóa luận tát nghiáp. MISA là một doanh nghiáp có lßch sử dày dặn với 30 năm kinh nghiám, đã xây dựng văn hóa doanh nghiáp từ những ngày đ¿u mới thành lập.

Tuy nhiên ho¿t động truyền thông nội bộ t¿i MISA những năm g¿n đây ch°a đ°ợc thực hián theo sát kế ho¿ch đề ra, măc độ tham gia cāa cán bộ nhân viên ch°a cao và ch°a có nghiên cău khoa hác nào chuyên sâu về lĩnh vực truyền thông nội bộ cāa MISA. Lịch sử nghiên cÿu vÃn đÁ Lịch sử nghiên cÿu: Năm 1950-1970: Lĩnh vực truyền thông nội bộ bắt đ¿u xuất hián và phát triển trong các công ty và tổ chăc lớn t¿i Mỹ. Các nhà nghiên cău và chuyên gia bắt đ¿u quan tâm đến cách tăng c°ờng giao tiếp nội bộ để nâng cao hiáu suất lao động và tinh th¿n đoàn kết trong tổ chăc. Năm 1980-1990: Công nghá thông tin và internet bắt đ¿u phát triển, mở ra nhiều c¡ hội mới trong viác truyền thông nội bộ.

Các nhà nghiên cău quan tâm đến sự Ánh h°ởng cāa công nghá mới trong cách tổ chăc t¿o ra và phân phái thông tin nội bộ. Năm 2000: Sự phát triển cāa m¿ng xã hội và các nền tÁng trực tuyến mở ra những thách thăc và c¡ hội mới cho truyền thông nội bộ. Nghiên cău trong lĩnh vực này tập trung vào sự tích cực cāa viác sử dÿng các nền tÁng này để tăng c°ờng t°¡ng tác và cam kết cāa nhân viên. Hián t¿i: Những nghiên cău về truyền thông nội bộ tiếp tÿc phát triển nhanh chóng, đặc biát là trong bái cÁnh sự phổ biến cāa các công nghá kỹ thuật sá và nhu c¿u tăng c°ờng giao tiếp trong các tổ chăc đa quác gia.

Các nghiên cău mới tập trung vào viác đo l°ờng hiáu quÁ cāa các chiến l°ợc truyền thông nội bộ và ăng dÿng công nghá mới nhất vào lĩnh vực này. Mßt sß nghiên cÿu tiêu biÃu: - Đề tài nghiên cău khoa hác cấp c¡ sở: 2014: <Truyền thông nội bộ= (Tác giÁ: PGS.TS Đinh Thß Thúy Hằng): Cuán sách này là một tài liáu hác thuật tổng quát, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khái niám, chiến l°ợc và ph°¡ng pháp thực hián truyền thông nội bộ. Tác giÁ đã tập trung vào viác làm thế nào để truyền thông nội bộ có thể hỗ trợ viác xây dựng văn hóa tổ chăc, thúc đÁy sự t°¡ng tác và gắn kết giữa các thành viên trong công ty. 2 2019: < Truyền thông; Lý thuyết và kỹ năng c¡ bÁn= (Tác giÁ: Nguyßn Văn Dững.

Đỗ Thß Thu Hằng) NXB Thông tin và truyền thông Hà Nội: Cuán sách là giáo trình c¡ bÁn nhất trong viác đào t¿o chuyên ngành truyền thông. Cuán sách đã đ°a ra những khái niám c¡ bÁn về há tháng lý thuyết, khái niám về truyền thông, các mô hình, các lo¿i hình truyền thông c¡ bÁn. - Luận văn th¿c sĩ: 2013: <Truyền thông nội bộ trong xây dựng và phát triển văn hóa VTV= (Đỗ Thß Hoàng Yến): Luận văn tập trung vào vai trò cāa truyền thông nội bộ trong viác xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiáp t¿i Đài Truyền hình Viát Nam (VTV). Tác giÁ có thể đã nghiên cău cách truyền thông nội bộ đ°ợc sử dÿng để gắn kết nhân viên, cāng cá các giá trß văn hóa VTV.

2014: <Truyền thông nội bộ trong Tổng cÿc công nghiáp quác phòng= (Tác giÁ: Nguyßn Anh Tuấn): Nghiên cău này tập trung vào các ph°¡ng pháp và chiến l°ợc truyền thông nội bộ trong Tổng cÿc công nghiáp quác phòng. Bao gồm các quy trình thông tin nội bộ, quÁn lý tin tăc và sự kián, cũng nh° cách thăc để đÁm bÁo an ninh thông tin và sự tháng nhất trong các ho¿t động nội bộ. 2021: <QuÁn trß truyền thông chính sách nội bộ t¿i Công ty TNHH Ph¿n mềm FPT= (Tác giÁ: Nguyßn Thanh Nga): Đề tài há tháng viác quÁn trß các chính sách truyền thông nội bộ trong một công ty công nghá FPT Software. Phân tích thực tr¿ng quÁn trß truyền thông nội bộ t¿i doanh nghiáp, đ°a ra các giÁi pháp để hoàn thián quá trình quÁn trß truyền thông nội bộ.

2022: <QuÁn trß truyền thông nội bộ t¿i Tổng công ty Dßch vÿ Vißn thông= (Tác giÁ: Nguyßn Thß Minh Hiền): Luận án đã tiếp cận, phân tích một cách khoa hác và há tháng, bài bÁn há tháng lý thuyết, quan điểm lý luận liên quan đến truyền thông t¿i Tổng công ty Dßch vÿ Vißn thông, ho¿t động quÁn trß truyền thông và những điểm t°¡ng đồng giữa các lý thuyết này. Đây là tài 3 liáu quan trong giúp tác giÁ tiếp cận há tháng lý thuyết về quÁn trß truyền thông trong tổ chăc.