Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, truyền thông nội bộ trở thành một công cụ chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Theo một nghiên cứu của Tạp chí Harvard Business Review (2006), 66% kế hoạch thay đổi của doanh nghiệp không đạt được kết quả như mong muốn, trong đó 72% nguyên nhân xuất phát từ truyền thông nội bộ thiếu bài bản. Tổng công ty Viễn thông Mobifone, với vai trò là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông tại Việt Nam, đã nhận thức rõ tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong việc gắn kết nhân viên và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, hoạt động truyền thông nội bộ tại Mobifone trong giai đoạn 2016-2018 còn tồn tại nhiều hạn chế, đặc biệt sau vụ việc AVG, đòi hỏi cần có những giải pháp bài bản và hiệu quả cho giai đoạn 2020-2025.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm xây dựng giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn thông Mobifone trong giai đoạn 2020-2025, góp phần nâng cao sự gắn kết nội bộ và hiệu quả kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động truyền thông nội bộ tại Mobifone, với dữ liệu thu thập từ năm 2016 đến 2018 và định hướng phát triển đến năm 2025. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ, từ đó nâng cao năng suất lao động và sự hài lòng của cán bộ công nhân viên (CBCNV), góp phần phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm:

  • Lý thuyết truyền thông nội bộ: Được định nghĩa là quá trình trao đổi thông tin giữa các cấp quản lý và nhân viên nhằm thúc đẩy sự cam kết, gắn kết và nhận thức về mục tiêu phát triển của tổ chức. Truyền thông nội bộ không chỉ là truyền đạt thông điệp mà còn là sự tương tác hai chiều giữa các bên liên quan trong tổ chức.

  • Mô hình 5M trong truyền thông nội bộ: Bao gồm Message (Thông điệp), Medium (Phương tiện), Market (Đối tượng), Measurement (Đo lường) và Management (Quản lý), giúp xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông hiệu quả.

  • Khái niệm động lực nội tại và động lực bên ngoài: Truyền thông nội bộ góp phần tạo động lực nội tại cho nhân viên thông qua sự công nhận, trao quyền và phản hồi tích cực, đồng thời kết hợp với động lực bên ngoài như thưởng, thăng tiến để nâng cao hiệu quả làm việc.

  • Vai trò của lãnh đạo trong truyền thông nội bộ: Lãnh đạo là nhân tố then chốt truyền cảm hứng và định hướng truyền thông, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các báo cáo tài chính, kế hoạch truyền thông nội bộ, tài liệu lưu hành nội bộ và các nguồn công khai của Mobifone giai đoạn 2016-2018, cùng với các nghiên cứu, mô hình truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp viễn thông và công nghệ thông tin trong và ngoài nước.

  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua khảo sát trực tuyến và phát phiếu khảo sát trực tiếp với 301 cán bộ, nhân viên Mobifone, bao gồm các lãnh đạo và nhân viên các phòng ban. Mẫu khảo sát được chọn theo phương pháp phi ngẫu nhiên thuận tiện, đảm bảo đa dạng về giới tính, trình độ và thâm niên công tác.

  • Phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm Excel để xử lý và phân tích số liệu khảo sát, kết hợp với phân tích định tính từ các phỏng vấn và tài liệu thứ cấp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

  • Nghiên cứu điển hình: Phân tích vụ việc khủng hoảng truyền thông AVG tại Mobifone để rút ra bài học về vai trò và hiệu quả của truyền thông nội bộ trong quản lý khủng hoảng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Mobifone còn nhiều hạn chế: Kết quả khảo sát cho thấy chỉ khoảng 60% CBCNV hài lòng với các kênh truyền thông nội bộ hiện có, trong khi 40% còn lại phản ánh thông tin chưa được truyền tải kịp thời và đầy đủ. Ngân sách dành cho truyền thông nội bộ giai đoạn 2016-2018 chiếm khoảng 2-3% tổng chi phí hoạt động, chưa tương xứng với quy mô và yêu cầu phát triển của doanh nghiệp.

  2. Tỷ lệ tham gia các hoạt động truyền thông nội bộ chưa cao: Khoảng 55% nhân viên thường xuyên tham gia các sự kiện nội bộ như hội thao, hội thi, trong khi 45% còn lại ít hoặc không tham gia, ảnh hưởng đến sự gắn kết và tinh thần làm việc chung.

  3. Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến hiệu quả công việc: 72% nhân viên đồng ý rằng truyền thông nội bộ tốt giúp họ hiểu rõ mục tiêu công ty và tăng động lực làm việc. So sánh với các doanh nghiệp viễn thông khác, Mobifone có mức độ hài lòng về truyền thông nội bộ thấp hơn khoảng 10%.

  4. Vai trò lãnh đạo trong truyền thông nội bộ chưa phát huy tối đa: Chỉ 58% nhân viên đánh giá lãnh đạo thường xuyên truyền đạt thông tin và tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều, cho thấy cần tăng cường vai trò của lãnh đạo trong truyền thông.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc hoạch định kế hoạch truyền thông nội bộ chưa bài bản, thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban và chưa tận dụng hiệu quả các kênh truyền thông hiện đại như mạng xã hội nội bộ và ứng dụng di động. So với các doanh nghiệp như FPT và Siemens, Mobifone còn thiếu sự đa dạng và sáng tạo trong các hình thức truyền thông, dẫn đến mức độ tham gia và hài lòng của nhân viên chưa cao.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên theo từng kênh truyền thông, biểu đồ tròn phân bố mức độ tham gia các hoạt động nội bộ, và bảng so sánh ngân sách truyền thông nội bộ giữa Mobifone và các doanh nghiệp cùng ngành. Việc tăng cường vai trò lãnh đạo trong truyền thông nội bộ được khuyến nghị dựa trên kết quả khảo sát và các nghiên cứu quốc tế về tầm quan trọng của lãnh đạo trong việc truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhân viên.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện công tác hoạch định truyền thông nội bộ: Xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, rõ ràng với mục tiêu cụ thể, thông điệp nhất quán và kênh truyền thông đa dạng. Thời gian thực hiện: quý 1 năm 2020. Chủ thể thực hiện: Ban Truyền thông phối hợp với Ban Lãnh đạo.

  2. Tăng cường tổ chức các hoạt động sự kiện nội bộ: Đa dạng hóa hình thức sự kiện như hội thao, hội thi, chương trình đào tạo, nhằm nâng cao sự tham gia và gắn kết của CBCNV. Thời gian: liên tục hàng năm. Chủ thể: Phòng Nhân sự và Ban Truyền thông.

  3. Phát triển và ứng dụng các kênh truyền thông hiện đại: Triển khai mạng xã hội nội bộ, ứng dụng di động Base Inside để tăng tính tương tác và tiếp cận thông tin nhanh chóng. Thời gian: quý 2-3 năm 2020. Chủ thể: Ban CNTT và Ban Truyền thông.

  4. Đào tạo và nâng cao năng lực truyền thông cho lãnh đạo và nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng truyền thông, quản lý khủng hoảng và giao tiếp hiệu quả. Thời gian: quý 3-4 năm 2020. Chủ thể: Ban Đào tạo và Ban Truyền thông.

  5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và phản hồi truyền thông nội bộ: Thiết lập hệ thống đánh giá định kỳ về hiệu quả truyền thông, thu thập ý kiến phản hồi từ CBCNV để điều chỉnh kịp thời. Thời gian: hàng quý. Chủ thể: Ban Truyền thông và Ban Kiểm soát nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp viễn thông và các ngành công nghiệp khác: Nhận diện vai trò chiến lược của truyền thông nội bộ trong quản lý và phát triển tổ chức, từ đó xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp.

  2. Phòng Truyền thông và Nhân sự: Áp dụng các giải pháp và mô hình truyền thông nội bộ hiệu quả để nâng cao sự gắn kết và động lực làm việc của nhân viên.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Truyền thông: Tham khảo phương pháp nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp lớn.

  4. Các tổ chức đang trong quá trình chuyển đổi hoặc cổ phần hóa: Học hỏi kinh nghiệm xử lý truyền thông nội bộ trong giai đoạn biến động, đặc biệt trong quản lý khủng hoảng truyền thông.

Câu hỏi thường gặp

  1. Truyền thông nội bộ có vai trò gì trong doanh nghiệp?
    Truyền thông nội bộ giúp kết nối nhân viên với mục tiêu doanh nghiệp, xây dựng văn hóa và nâng cao hiệu quả công việc. Ví dụ, tại Mobifone, truyền thông nội bộ góp phần tăng động lực làm việc và sự hài lòng của CBCNV.

  2. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua mức độ hài lòng của nhân viên, tỷ lệ tham gia các hoạt động nội bộ, và tác động đến kết quả kinh doanh. Mobifone sử dụng khảo sát định kỳ và phân tích số liệu để đánh giá.

  3. Những kênh truyền thông nội bộ nào hiệu quả nhất hiện nay?
    Mạng xã hội nội bộ, ứng dụng di động, bản tin điện tử và sự kiện nội bộ là các kênh phổ biến và hiệu quả, giúp tăng tính tương tác và tiếp cận thông tin nhanh chóng.

  4. Vai trò của lãnh đạo trong truyền thông nội bộ là gì?
    Lãnh đạo truyền cảm hứng, định hướng thông điệp và tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều, từ đó nâng cao sự gắn kết và cam kết của nhân viên.

  5. Làm sao để xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ hiệu quả?
    Cần có kế hoạch quản lý khủng hoảng rõ ràng, truyền thông minh bạch, kịp thời và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Vụ việc AVG tại Mobifone là ví dụ điển hình về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong khủng hoảng.

Kết luận

  • Truyền thông nội bộ là công cụ chiến lược giúp Mobifone nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững trong giai đoạn 2020-2025.
  • Thực trạng truyền thông nội bộ tại Mobifone giai đoạn 2016-2018 còn nhiều hạn chế về kế hoạch, kênh truyền thông và vai trò lãnh đạo.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể như hoàn thiện kế hoạch, đa dạng hóa kênh truyền thông, đào tạo nhân lực và tăng cường đánh giá hiệu quả.
  • Việc triển khai các giải pháp này dự kiến sẽ nâng cao sự hài lòng và gắn kết của CBCNV, góp phần cải thiện kết quả kinh doanh.
  • Khuyến nghị các nhà quản lý và chuyên gia truyền thông nội bộ tại Mobifone và các doanh nghiệp tương tự áp dụng nghiên cứu để phát triển hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả hơn.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai các giải pháp đề xuất ngay từ năm 2020 nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của Mobifone trong tương lai.