Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán quản lý kho hàng hóa tại Công ty Thương mại Dịch vụ - Thời trang Hà Nội (HAFASCO). HAFASCO là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 2, có trụ sở chính đặt tại số 13 phố Đinh Lễ, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động sản xuất - kinh doanh đa ngành nghề, bao gồm thời trang, du lịch khách sạn và bất động sản. Cơ cấu tổ chức của HAFASCO gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc), 5 phòng ban chức năng (Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán - Tài vụ, Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu, Phòng Tổng hợp - Đầu tư) cùng hệ thống các đơn vị trực thuộc gồm: Xí nghiệp may xuất khẩu Yên Mỹ, Trung tâm Thương mại Dịch vụ Thời trang Tràng Tiền, Trung tâm Thương mại Dịch vụ Thời trang Hàng Đào, Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Thời trang Giảng Võ, Cửa hàng Thời trang Hàng Gai và hệ thống Tổng kho.

Trong hoạt động kinh doanh thương mại mặt hàng thời trang, khối lượng và chủng loại sản phẩm phân phối qua các chi nhánh rất đa dạng và biến động liên tục. Trước thời điểm nghiên cứu, công tác quản lý hàng hóa tại công ty chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công thông qua hệ thống sổ sách rời rạc. Phương thức vận hành này bộc lộ nhiều bất cập: dữ liệu dễ bị trùng lặp hoặc thiếu sót, việc tra cứu số lượng tồn kho chậm trễ, khó kiểm soát chính xác tình hình xuất nhập và đối soát doanh thu giữa các kho, đồng thời tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho hàng thời trang là nhu cầu thực tiễn cấp bách tại doanh nghiệp.

Mục đích nghiên cứu của đề tài được xác định gồm hai nội dung:

  1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý hàng thời trang theo các yêu cầu nghiệp vụ thực tế đã khảo sát, giúp doanh nghiệp HAFASCO hệ thống hóa chức năng quản lý kho hàng thời trang và nâng cao năng lực quản lý kho.
  2. Đề xuất một số giải pháp kỹ thuật và định hướng nhằm phát triển, mở rộng hệ thống trong tương lai.

Để đạt được mục đích trên, tác giả đặt ra hai nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, phương thức vận hành và chức năng của bộ phận quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp HAFASCO.
  2. Nghiên cứu, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình xây dựng hệ thống quản lý hàng thời trang, từ đó xác định và mô hình hóa các chức năng chính của hệ thống.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu phương pháp ứng dụng và kỹ thuật vận hành các công cụ xây dựng hệ thống thông tin; nghiên cứu hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin và cơ cấu tổ chức quản lý hàng hóa tại công ty HAFASCO.
  • Phạm vi nghiên cứu: Về mặt nội dung học thuật, đề tài giới hạn trong phạm vi môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Về mặt công nghệ phát triển, đề tài sử dụng môi trường lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000. Về không gian, nghiên cứu triển khai tại các kho và cửa hàng chi nhánh thuộc hệ thống kinh doanh thời trang của công ty HAFASCO tại khu vực Hà Nội.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên nền tảng lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS). Trong hệ thống lý luận, tác giả hệ thống hóa định nghĩa thông tin, hệ thống thông tin và phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức theo đầu ra xử lý, bao gồm:

  • Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS);
  • Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS);
  • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS);
  • Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information System - EIS);
  • Hệ thống chuyên gia (Expert System);
  • Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and Collaboration System);
  • Hệ thống tự động hóa văn phòng (Office Automation System - OAS).

Hệ thống quản lý hàng thời trang tại HAFASCO được định vị thuộc dạng hệ thống thông tin quản lý (MIS), thực hiện việc tiếp nhận dữ liệu từ các giao dịch nhập - xuất kho nhằm cung cấp các báo cáo tổng hợp phục vụ việc ra quyết định điều hành kinh doanh.

Tiến trình phát triển hệ thống được thực hiện theo quy trình tiếp cận giải quyết vấn đề gồm 4 giai đoạn chính: khởi đầu hệ thống, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống. Về phương pháp luận thiết kế, đề tài áp dụng phương pháp thiết kế hướng cấu trúc (Modern Structured Design - cách tiếp cận từ trên xuống Top-Down) kết hợp thiết kế hướng chức năng. Cách tiếp cận này phân rã toàn bộ hệ thống lớn thành các hệ thống con và mô-đun chức năng độc lập, mô hình hóa luồng xử lý dữ liệu qua các biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) và sơ đồ phân cấp chức năng (Business Function Diagram - BFD).

Về phương pháp nghiên cứu thực tế, tác giả kết hợp hai phương pháp chính:

  1. Phương pháp thu thập, nghiên cứu tài liệu và tổng hợp: Thu thập các tài liệu giáo trình, sách chuyên khảo về phân tích thiết kế hệ thống, cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, ngôn ngữ Visual Basic 6.0, các mẫu hóa đơn, chứng từ và biểu mẫu nghiệp vụ quản lý kho của HAFASCO.
  2. Phương pháp khảo sát và xử lý số liệu điều tra: Thiết kế phiếu điều tra khảo sát ý kiến cán bộ, nhân viên tại công ty HAFASCO về mức độ quan tâm đến hệ thống thông tin, nhu cầu ứng dụng phần mềm, các chức năng nghiệp vụ ưu tiên và yêu cầu giao diện. Dữ liệu thô sau khi thu thập được tiến hành phân loại, tính toán tỷ lệ phần trăm và phần trăm tích lũy để làm căn cứ xác định yêu cầu hệ thống.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm tài liệu nội bộ và số liệu khảo sát thực tế tại HAFASCO; các giáo trình học thuật của PGS.TS Phan Huy Khánh (2001), Lê Đắc Nhường (2010), Nguyễn Quang Thông (2008), tài liệu kỹ thuật của Trần Xuân Hải - Nguyễn Thiện Tâm (2006) và Nguyễn Thị Ngọc Mai (2000).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 1 mở đầu bằng việc phân tích vai trò của công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp thương mại và tính cấp thiết của việc tin học hóa khâu quản lý kho tại HAFASCO. Tác giả tiến hành tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan ở trong và ngoài nước:

  • Trong nước: Điểm qua các phần mềm quản lý kho thương mại như phần mềm F.GMS quản lý vật tư hàng hóa của Công ty TNHH TMDV Tin học Tứ Huynh, phần mềm Material của Công ty CP Phát triển Công nghệ Thông tin ITGSoft; các đề tài nghiên cứu quản lý phân phối tại Công ty CP Y dược phẩm Việt Nam và Công ty CP Thương mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO.
  • Ngoài nước: Khảo sát các hệ thống quản lý kho chuyên dụng như Warehouse Management System (WMS) của James Group International (Mỹ) và giải pháp quản trị 3PL TMS của MAVES International Software (Canada).

Từ việc so sánh các giải pháp trên, tác giả khẳng định sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống riêng biệt, phù hợp với quy mô và đặc thù luân chuyển hàng thời trang nhiều kho của HAFASCO. Chương này cũng công bố rõ ràng đối tượng, phạm vi, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu và kết cấu 3 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lí luận và xây dựng HTTT

Đây là chương trọng tâm của khóa luận, bao gồm các nội dung chính:

  • Hệ thống hóa lý thuyết về hệ thống thông tin, phân loại hệ thống, vai trò của phân tích thiết kế hệ thống và các phương pháp thiết kế (hướng mô hình, hướng cấu trúc, kỹ thuật thông tin, hướng đối tượng, phát triển ứng dụng nhanh - RAD, làm bản mẫu - Prototyping, JAD); giới thiệu các công cụ hỗ trợ như Flying Logic, Sybase PowerDesigner.
  • Trình bày thực trạng doanh nghiệp HAFASCO: Cơ cấu tổ chức, chức năng 5 phòng ban và các đơn vị bán lẻ/tổng kho.
  • Trình bày kết quả khảo sát điều tra thực tế tại doanh nghiệp qua 4 bảng thống kê:
Nội dung khảo sát Tiêu chí đánh giá Số lần chọn Tỷ lệ (%) Tỷ lệ tích lũy (%)
Mức độ quan tâm tới HTTT Không quan tâm hoặc rất ít 1 20,0 20,0
Mức trung bình 1 20,0 40,0
Mức khá 2 40,0 80,0
Rất quan tâm 1 20,0 100,0
Nhu cầu hệ thống tương lai Quản lý hàng hóa 3 60,0 60,0
Quản lý khách hàng 1 20,0 80,0
Quản lý nhà cung cấp 1 20,0 100,0
Chức năng cần thiết khi xây dựng Chức năng nhập hàng 1 20,0 20,0
Chức năng xuất hàng 1 20,0 40,0
Chức năng lập hóa đơn 2 40,0 80,0
Chức năng lập báo cáo 1 20,0 100,0
Yêu cầu đối với hệ thống Thao tác đơn giản 1 20,0 20,0
Phân luồng thông tin rõ ràng 1 20,0 40,0
Dễ sửa chữa 2 40,0 80,0
Ngôn ngữ tiếng Việt 1 20,0 100,0
  • Phân tích và mô hình hóa bài toán:
    • Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD): Hệ thống chia thành 3 phân hệ lớn: Nhập hàng hóa (kiểm tra số lượng chủng loại, nhận hàng, lập hóa đơn nhập), Xuất hàng hóa (kiểm tra hàng trong kho, lập bản tường trình, lập hóa đơn xuất), Báo cáo tổng hợp (báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn).
    • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Thiết kế DFD mức ngữ cảnh tương tác với 3 tác nhân ngoài (Bộ phận mua hàng, Cửa hàng chi nhánh, Ban lãnh đạo/Nhà quản lý); DFD mức đỉnh (tiến trình 1.0 Nhập hàng hóa, 2.0 Xuất hàng hóa, 3.0 Báo cáo tổng hợp); DFD mức dưới đỉnh chi tiết cho từng tiến trình.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết (E-R) gồm 4 thực thể chính và chuyển đổi thành mô hình quan hệ dữ liệu.
  • Thiết kế chức năng, giao diện và sơ đồ IPO (Input - Process - Output) cho các mô-đun: Nhập thông tin hàng hóa, Nhập thông tin kho, Nhập hóa đơn, Nhập báo cáo tổng hợp.
  • Lập kế hoạch kiểm thử hệ thống và hướng dẫn cài đặt phần mềm.

Chương 3: Đánh giá và định hướng phát triển hệ thống thông tin

Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được và chỉ ra mặt hạn chế của hệ thống. Tác giả đánh giá hệ thống đã bám sát quy trình nghiệp vụ thực tế của HAFASCO, thực hiện được đầy đủ các chức năng quản lý danh mục, lập hóa đơn và báo cáo xuất nhập tồn. Tuy nhiên, phần mềm vẫn chưa bao quát hết mọi tình huống phát sinh thực tế và giao diện chưa đạt độ thẩm mỹ cao.

Chương này cũng xác định rõ điều kiện triển khai hạ tầng phần cứng, phần mềm, đưa ra các kiến nghị đối với ban lãnh đạo HAFASCO về việc chuẩn hóa dữ liệu, đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng ban và đề xuất hướng mở rộng nghiên cứu trong tương lai.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin quản lý hàng thời trang HAFASCO được thiết kế theo kiến trúc ứng dụng máy khách - máy chủ (Client - Server) trên nền tảng mạng cục bộ (LAN), tương tác trực tiếp với cơ sở dữ liệu quan hệ.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm 4 bảng dữ liệu chính, được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu và giảm thiểu dư thừa dữ liệu:

Tên bảng Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải nghiệp vụ
DMHH MAHH Khóa chính Varchar 20 Mã hàng hóa
(Danh mục hàng hóa) TENHH Varchar 50 Tên hàng hóa
DacDiem Varchar 20 Đặc điểm của mặt hàng thời trang
HANGSX Varchar 25 Hãng sản xuất
GIAHH Numeric - Giá hàng hóa
DMKHO MAKHO Khóa chính Varchar 10 Mã kho lưu trữ
(Danh mục kho) TENKHO Varchar 50 Tên kho hàng
DIENTHOAI Varchar 15 Số điện thoại liên hệ của kho
THUKHO Varchar 25 Họ tên thủ kho quản lý
DIACHI Varchar 50 Địa chỉ vị trí kho
HOADON SOHD Khóa chính Varchar 20 Số hiệu chứng từ hóa đơn
(Hóa đơn xuất/nhập) NGAYHD Datetime 8 Ngày lập hóa đơn
LOAIHD Bit 1 Loại hóa đơn (0: Nhập, 1: Xuất)
DIENGIAI Varchar 25 Ghi chú, nội dung diễn giải
MAKHO Khóa ngoại Varchar 10 Mã kho thực hiện giao dịch (FK tới DMKHO)
HANGHOAHOADON IDHANGHOA Khóa chính Numeric 9 Định danh chi tiết dòng hàng hóa
(Chi tiết hóa đơn) SOHD Khóa ngoại Varchar 20 Số hóa đơn (FK tới HOADON)
MAHH Khóa ngoại Varchar 20 Mã hàng hóa (FK tới DMHH)
SOLUONG Int 4 Số lượng hàng hóa giao dịch
DONGIA Numeric 9 Đơn giá xuất/nhập hàng

Mối quan hệ giữa các thực thể:

  • DMKHO liên kết với HOADON: Quan hệ 1 - n. Mỗi hóa đơn chỉ thuộc về một kho duy nhất; một kho có thể phát sinh nhiều hóa đơn xuất hoặc nhập.
  • HOADON liên kết với HANGHOAHOADON: Quan hệ 1 - n. Một hóa đơn có thể chứa nhiều dòng hàng hóa; mỗi dòng hàng hóa chi tiết chỉ thuộc một hóa đơn nhất định.
  • DMHH liên kết với HANGHOAHOADON: Quan hệ 1 - n. Một mặt hàng có thể xuất hiện trong nhiều hóa đơn; mỗi dòng chi tiết chỉ ánh xạ tới một mã hàng hóa cụ thể.

Thiết kế giao diện và các mô-đun xử lý (IPO Chart)

Hệ thống được lập trình với hệ thống giao diện trực quan:

  • Form đăng nhập hệ thống: Kiểm tra tài khoản và mật khẩu người dùng (tài khoản mặc định: admin, mật khẩu: 12345).
  • Form chính: Đóng vai trò menu điều hướng trung tâm, cho phép truy cập tới các phân hệ quản lý danh mục, hóa đơn và báo cáo.
  • Form Danh mục kho: Cung cấp các thao tác xem, sửa, xóa và nút thêm mới để mở form nhập kho.
  • Form Danh mục hàng hóa: Quản lý danh sách sản phẩm thời trang, hỗ trợ cập nhật thông tin và thêm mặt hàng mới.
  • Form Lập hóa đơn: Tách biệt thành hai tab chức năng lập hóa đơn nhập hàng và lập hóa đơn xuất hàng.
  • Form Báo cáo: Hỗ trợ xuất dữ liệu báo cáo tình hình xuất nhập kho và báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng kho trong khoảng thời gian xác định.

Hệ thống xử lý nghiệp vụ thông qua 4 mô-đun chính:

  1. Mô-đun Nhập thông tin hàng hóa (IPO Chart 1): Tiếp nhận thông tin sản phẩm -> Kiểm tra sự tồn tại của MAHH trong bảng DMHH -> Nếu chưa có thì thêm mới, nếu đã có thì cập nhật thông tin -> Ghi dữ liệu vào CSDL.
  2. Mô-đun Nhập thông tin kho (IPO Chart 2): Tiếp nhận thông tin kho hàng -> Kiểm tra MAKHO trong bảng DMKHO -> Nếu chưa có thì thêm mới, nếu đã có thì cập nhật -> Lưu vào bảng DMKHO.
  3. Mô-đun Lập hóa đơn (IPO Chart 3): Tiếp nhận mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, kho xuất/nhập -> Kiểm tra điều kiện nghiệp vụ (số lượng $\ge 1$ và kho phải còn đủ hàng đối với giao dịch xuất) -> Nếu thỏa mãn thì tính tổng tiền và in hóa đơn; nếu không thỏa mãn thì từ chối xử lý.
  4. Mô-đun Lập báo cáo tổng hợp (IPO Chart 4): Tiếp nhận tiêu chí loại báo cáo, mã kho và khoảng thời gian -> Truy vấn dữ liệu tồn đầu kỳ, lượng nhập, lượng xuất, tồn cuối kỳ và doanh thu -> Kết xuất báo cáo tổng hợp.

Kế hoạch kiểm thử hệ thống

Tác giả thiết lập kế hoạch kiểm thử toàn diện trên 4 phương diện:

  • Kiểm thử giao diện người sử dụng (UI Testing): Kiểm tra tính thân thiện, độ chính xác của các tương tác và sự phù hợp trong điều hướng của người dùng trên các form chức năng.
  • Kiểm thử luồng nghiệp vụ (Business Logic Testing): Kiểm tra việc thực thi các ràng buộc nghiệp vụ (chỉ xuất hàng khi tồn kho $\ge$ số lượng xuất; kiểm tra tính hợp lệ của số lượng nhập).
  • Kiểm thử dữ liệu và tích hợp dữ liệu (Database Testing): Kiểm tra trực tiếp khả năng lưu trữ, truy vấn, tính toàn vẹn dữ liệu giữa các bảng DMHH, DMKHO, HOADON, HANGHOAHOADON độc lập với giao diện.
  • Kiểm thử hiệu năng (Performance Testing): Đánh giá tốc độ phản hồi của hệ thống khi xử lý dữ liệu và in ấn báo cáo.

Điều kiện và môi trường triển khai

Phần mềm được biên dịch và đóng gói dưới dạng tệp thực thi (*.exe), có thể cài đặt trực tiếp trên các máy trạm với yêu cầu môi trường hệ thống như sau:

Thành phần Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu
Bộ vi xử lý (CPU) Intel Dual Core hoặc cao hơn
Bộ nhớ trong (RAM) Tối thiểu 1 GB trở lên
Dung lượng đĩa cứng (HDD) Trống tối thiểu 80 GB
Thiết bị ngoại vi Máy in (phục vụ in hóa đơn và báo cáo), máy Fax
Hạ tầng mạng Hệ thống mạng cục bộ (LAN) kết nối máy trạm với máy chủ cơ sở dữ liệu
Hệ điều hành Microsoft Windows XP / Windows Vista / Windows 7
Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000
Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey 3.5 hoặc Vietkey 2000 (chuẩn mã hóa TCVN 5712:1993)
Phần mềm văn phòng Microsoft Office XP hoặc Office 2003 (phục vụ kết xuất dữ liệu và báo cáo)

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu đề ra với những kết quả thực tế cụ thể:

  • Số hóa quy trình quản lý kho hàng thời trang: Xây dựng thành công phần mềm đóng gói hoàn chỉnh dạng tệp thực thi chạy trên môi trường Windows, kết nối cơ sở dữ liệu SQL Server 2000. Phần mềm đã thay thế phương thức quản lý sổ sách giấy tờ thủ công tại HAFASCO bằng quy trình nhập liệu điện tử có kiểm tra ràng buộc.
  • Cung cấp dữ liệu khảo sát thực tế: Khóa luận phản ánh chính xác thực trạng nhận thức và nhu cầu công nghệ thông tin tại HAFASCO: 40% nhân viên khảo sát đánh giá mức độ quan tâm khá, 60% lựa chọn ưu tiên xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa và 40% nhấn mạnh nhu cầu tự động hóa lập hóa đơn.
  • Chuẩn hóa CSDL và biểu mẫu: Thiết lập được cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 4 bảng dữ liệu cốt lõi, chuẩn hóa quy trình lập hóa đơn xuất - nhập và các mẫu báo cáo xuất nhập tồn định kỳ, báo cáo doanh thu theo từng kho.

Về giải pháp và kiến nghị đối với HAFASCO: Tác giả kiến nghị doanh nghiệp không nên dừng lại ở phân hệ quản lý kho đơn lẻ mà cần tiến hành hệ thống hóa toàn bộ các chức năng hoạt động trong công ty, thiết lập mạng lưới liên kết dữ liệu giữa các phòng ban (Tổ chức hành chính, Kế toán, Kế hoạch kinh doanh, Xuất nhập khẩu) để phục vụ công tác sao lưu và đồng bộ thông tin quản trị tập trung.

Về mặt đóng góp: Đề tài đã vận dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc để chuyển hóa một bài toán quản trị kinh doanh bán lẻ thời trang phức tạp thành một mô hình hệ thống thông tin rõ ràng, khả thi. Quy tắc kiểm tra tồn kho trước khi xuất hàng giúp giảm thiểu tình trạng sai lệch tồn kho thực tế so với sổ sách tại các cửa hàng chi nhánh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận cũng thẳng thắn chỉ ra các hạn chế còn tồn tại:

  • Hệ thống mới chỉ tập trung giải quyết các bài toán luân chuyển kho cơ bản, chưa bao quát được toàn bộ các nghiệp vụ phức tạp phát sinh ngoài thực tế kinh doanh đa ngành của HAFASCO.
  • Tính chuyên nghiệp của chương trình chưa cao; giao diện người dùng tuy trực quan nhưng chưa đạt tính thẩm mỹ tối ưu.
  • Hệ thống vận hành cục bộ trên mạng nội bộ LAN, chưa hỗ trợ khả năng đồng bộ dữ liệu thời gian thực qua môi trường Internet giữa các kho hàng và cửa hàng bán lẻ phân tán trên địa bàn thành phố.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài:

  • Tiếp tục hoàn thiện phần mềm nhằm xử lý triệt để các tình huống nghiệp vụ thực tế phát sinh trong kinh doanh hàng thời trang.
  • Nâng cấp giao diện người dùng, bổ sung tính năng tự động cập nhật trực tuyến (Live Update).
  • Tích hợp hệ thống quản lý kho với các phân hệ quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp và mở rộng khả năng áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại có quy mô tương tự.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh: Khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế về việc áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng cổ điển để giải quyết bài toán quản lý kho hàng bán lẻ.
  • Người làm đồ án tốt nghiệp hoặc xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý: Tài liệu cung cấp tài liệu chi tiết về cách lập sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) từ mức ngữ cảnh đến mức dưới đỉnh, mô hình thực thể liên kết (E-R), thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu quan hệ và các biểu đồ xử lý mô-đun IPO (Input - Process - Output).
  • Cán bộ quản lý kho và điều hành doanh nghiệp thương mại: Tham khảo các tiêu chí khảo sát nghiệp vụ và quy trình kiểm soát luân chuyển hàng hóa giữa tổng kho và hệ thống chi nhánh cửa hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống thông tin quản lý hàng thời trang tại HAFASCO thuộc loại hệ thống thông tin nào?

Hệ thống thuộc nhóm Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS). Hệ thống thực hiện việc thu thập dữ liệu giao dịch nhập - xuất kho nhằm cung cấp các báo cáo tổng hợp tình hình xuất nhập tồn và doanh thu phục vụ việc ra quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp.

2. Dữ liệu khảo sát thực tế tại HAFASCO cho thấy tỷ lệ nhân viên quan tâm và nhu cầu đối với hệ thống như thế nào?

Kết quả khảo sát cho thấy có 40% cán bộ được khảo sát quan tâm ở mức khá và 20% rất quan tâm đến HTTT; 60% ý kiến đề xuất doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa (vượt trội so với 20% của quản lý khách hàng và nhà cung cấp); chức năng lập hóa đơn được 40% nhân viên đánh giá là cần thiết nhất khi xây dựng phần mềm.

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý kho HAFASCO gồm những bảng nào?

Cơ sở dữ liệu gồm 4 bảng dữ liệu quan hệ: DMHH (Danh mục hàng hóa - khóa chính MAHH), DMKHO (Danh mục kho - khóa chính MAKHO), HOADON (Thông tin hóa đơn - khóa chính SOHD, khóa ngoại MAKHO) và HANGHOAHOADON (Chi tiết hàng hóa trên hóa đơn - khóa chính IDHANGHOA, khóa ngoại SOHD và MAHH).

4. Quy trình kiểm tra nghiệp vụ khi thực hiện xuất kho trên phần mềm diễn ra như thế nào?

Khi người dùng lập hóa đơn xuất hàng cho cửa hàng chi nhánh, hệ thống thực hiện kiểm tra số lượng tồn hiện có của mặt hàng đó trong kho đã chọn. Nếu số lượng tồn kho không đủ hoặc hết hàng, hệ thống sẽ gửi thông báo từ chối xuất hàng và yêu cầu trình lãnh đạo; hệ thống chỉ cho phép ghi nhận và in hóa đơn xuất khi số lượng hàng trong kho đáp ứng đủ yêu cầu xuất.

5. Cấu hình phần cứng và phần mềm tối thiểu để triển khai hệ thống là gì?

Về phần cứng: Máy tính sử dụng bộ vi xử lý Intel Dual Core trở lên, RAM từ 1 GB, ổ cứng trống từ 80 GB, máy in, máy fax và mạng nội bộ LAN. Về phần mềm: Hệ điều hành Windows XP/Vista/7, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000, bộ gõ tiếng Việt Unikey 3.5 hoặc Vietkey 2000 (TCVN 5712:1993) và Microsoft Office XP/2003.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Thương Mại đã giải quyết thành công bài toán số hóa công tác quản lý kho hàng thời trang tại Công ty HAFASCO bằng phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc. Đề tài đã xây dựng hoàn chỉnh từ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BFD, DFD), thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (SQL Server 2000) đến phát triển ứng dụng thực thi (Visual Basic 6.0) đáp ứng các chức năng nhập, xuất và báo cáo xuất nhập tồn. Mặc dù hệ thống còn hạn chế về tính thẩm mỹ và phạm vi mạng cục bộ, công trình vẫn mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn rõ rệt, cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết cho sinh viên ngành hệ thống thông tin và các doanh nghiệp thương mại có nhu cầu tin học hóa quy trình quản lý kho.