Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch trong hoạt động Quản trị văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La Chương 3: Giải pháp nâng cao tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La 5 Luan van PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng 1.1 Khái niệm về quản trị Có rất nhiều quan niệm về quản trị mà ta có thể tìm hiểu: - Quản trị được coi là hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của một cơ quan, tổ chức, đơn vị; - Quản trị cũng có thể hiểu là quá trình hoàn thành công việc thông qua một người khác; - Quản trị là hoạch định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc hoặc con người nhằm đạt được mục tiêu để ra; - Quản trị là quá trình hoạt động phối hợp công việc giữa các thành viên trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung đã định ra của tổ chức. Từ những quan niệm đó, ta có thể hiểu quản trị như sau: Quản trị là một quá trình có tổ chức, có định hướng và có mục đích nhằm tác động đến từ chủ thể quản trị trở thành khách thể quản trị, nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các điều kiện và cơ hội của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.2 Khái niệm văn phòng Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm VP, tùy theo phạm vi rộng hay hẹp. - Với cách tiếp cận thứ nhất: VP được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, đơn vị giúp giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị.
+ Đối với các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy VP thường có đầy đủ các phòng, các bộ phận cùng với lượng nhân viên đủ để thực hiện nhiệm vụ của VP một cách khoa học và có sự liên kết với nhiều bộ phận khác. 6 Luan van + Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính. - Với cách tiếp cận thứ hai: VP được hiểu là trụ sở giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. + Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, VP bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong VP cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
+ Nếu quan sát ở trạng thái động, VP là quá trình tiếp nhận thông tin từ nơi này qua nơi khác. Tóm lại, có rất nhiều quan niệm về VP, nhưng qua tìm hiểu và tham khảo chúng ta có thể hiểu về VP như sau: “Văn phòng là cơ quan điều hành chung của cơ quan, tổ chức; là nơi thực hiện chức năng tư vấn, tổng hợp, hậu cần nhằm đảm bảo đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm hoạt động của cơ quan. Tổ chức đang hoạt động trơn tru.” Chức năng của văn phòng a) Chức năng tham mưu tổng hợp Mục đích của tham mưu chính là giúp lãnh đạo tổ chức có cơ sở để lựa chọn các quyết định quản lý tốt nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; Để đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin và khoa học, người ra quyết định phải am hiểu nhiều lĩnh vực và có mặt mọi lúc, mọi nơi. Điều đó nằm ngoài khả năng của một người.
Để làm được điều này, lãnh đạo cần có sự tư vấn của các đơn vị hỗ trợ thường xuyên, có các đơn vị hỗ trợ về lĩnh vực chuyên môn đặt tại các phòng chức năng theo cơ cấu tổ chức ngành - chức năng. VP sẽ giúp lãnh đạo tổng hợp các ý kiến chuyên môn này, tiến hành phân tích, lựa chọn và đưa ra kết luận chung nhất, nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin và lựa chọn ra quyết định kịp thời, đúng đắn. 7 Luan van Do đó, tham mưu và tổng hợp là hai khía cạnh liên kết hữu cơ với nhau trong một chức năng, điều này luôn chứng tỏ là có hiệu quả vì nó mang tính tham vấn, khách quan và không bị giới hạn. b) Chức năng giúp việc theo ngành VP là bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động hỗ trợ điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo cơ quan, cũng như thực hiện các công việc lễ tân, hội họp của cơ quan để hoạt động của cơ quan được diễn ra một cách thông suốt.
c) Chức năng hậu cần VP là đơn vị trực tiếp quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, quản lý phương tiện đi lại, tổ chức lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tóm lại, VP có các chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc và chức năng hậu cần, tổng hợp lại các chức năng trên tạo thành chức năng của VP, các chức năng vừa độc lập vừa có tính hỗ trợ nhau và cho thấy được tầm quan trọng của VP ở cơ quan.3 Khái niệm quản trị văn phòng Qua những gì đã tìm hiểu ở trên thì quản trị văn phòng có thể hiểu là: Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động của văn phòng, thực hiện các công việc lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo các công việc VP nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.2 Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng chƣơng trình, kế hoạch 1.1 Khái niệm chƣơng trình, kế hoạch và lập chƣơng trình kế hoạch 1.1 Khái niệm chương trình Có nhiều cách hiểu khác nhau về chương trình: “Chương trình bảng kê 8 Luan van dự kiến các công việc sẽ phải làm trong một thời gian, theo một trình tự nhất định”; Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.2 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch là tập hợp các hoạt động đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định để thực hiện mục tiêu đã đề ra; Kế hoạch được hiểu là những dự định trong tương lai, những công việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương lai; Kế hoạch cũng gồm cả những cách làm, cách thức để thực hiện được những nhiệm vụ đã đặt ra. Kế hoạch có thể là toàn bộ các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các giải pháp cùng với nguồn lực mà tổ chức dùng để đạt được mục tiêu của tổ chức đã đặt ra. Kế hoạch có thể là một văn bản, một chương trình, một lịch trình sắp xếp các hoạt động theo trình tự công việc, thời gian nhất định, được ấn định các mục tiêu cụ thể và có phân bổ các nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu đề ra.3 Khái niệm lập chương trình, kế hoạch Khái niệm về lập chương trình, kế hoạch: Lập chương trình, kế hoạch là một hoạt động có ý thức, mang tính định hướng toàn bộ các hoạt động của con người.
Trong tổ chức thì lập kế hoạch được xem là chức năng cơ bản và quan trọng nhất trong các chức năng quản lý; Lập chương trình, kế hoạch là một tiến trình xác định mong muốn của tổ chức là gì và có thể đạt được mong muốn đó như thế nào. Tổng kết lại lập chương trình, kế hoạch là sự nhìn nhận về phía trước để vạch ra những lộ trình rõ ràng cho các hành động trong tương lai, tất cả các hành động đều mang tính hệ thống và xác định rõ được đối tượng thực hiện công việc, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện. Việc lập một chương trình, 9 Luan van kế hoạch còn phụ thuộc vào nguồn lực, nhân lực cùng với tiềm lực có sẵn của tổ chức để chương trình, kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.2 Vai trò của lập chương trình, kế hoạch Lập chương trình, kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức chương trình, kế hoạch vừa là vai trò vừa là chức năng của công việc quản lý, việc lập kế hoạch giúp cho nhà quản lý đưa ra những phương pháp tối ưu và đưa ra quyết định tốt nhất để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Lập chương trình, kế hoạch giúp cho Lãnh đạo xác định được mục tiêu cụ thể cho cơ quan, tổ chức từ đó giúp cho cơ quan, tổ chức tập trung nguồn lực để đạt được mục tiêu theo trình tự những mục tiêu quan trọng thì thực hiện trước, những mục tiêu khác sẽ được thực hiện sau.
Lập chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đơn vị lường trước được sự bất ổn trong tương lai, vì không ai có thể biết được điều gì có thể xảy ra khi thiết lập chương trình, kế hoạch sẽ đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo mục tiêu đề ra từ đó giảm thiểu được rủi ro và chương trình, kế hoạch được diễn ra theo đúng dự định. Lập chương trình, kế hoạch giúp cho nhà quản trị tối ưu hóa được nguồn lực do đã đề ra mục tiêu cần thực hiện khi đó nhà quản trị chỉ cần sử dụng tối đa nguồn lực vào việc thực hiện công việc để đạt được hiệu quả tốt nhất có thể, giúp cho cơ quan tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực. Lập chương trình, kế hoạch còn là một công cụ kiểm soát hiệu quả khi những công việc cần thực hiện đã được thể hiện ở các mục tiêu và có những tiêu chuẩn đánh giá. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể quản lý được công việc từ đó những sai lệch sẽ được quản lý và đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp.