CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỊ TRÍ VIỆC LÀM, BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC 1. Vị trí việc làm Xác định vị trí việc làm là đòi hỏi tất yếu của một cơ quan, đơn vị để định hình tổ chức bộ máy và đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn nhân lực phù hợp với từng vị trí. Cấu trúc vị trí việc làm bao gồm bản mô tả công việc và khung năng lực.
Khái niệm Vị trí việc làm Khái niệm vị trí việc làm được tiếp cận nghiên cứu với các góc độ khác nhau. Thứ nhất, vị trí việc làm là một chế độ công vụ (chế độ công vụ việc làm - Job System), khi nghiên cứu ở góc độ này, nó không thuần túy chỉ là các quy định mà là một chỉnh thể với nhiều nội dung từ quy định đến thực tế quản lý, sử dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ… Với cách tiếp cận này, lịch sử phát triển công vụ thế giới cho đến nay đã có các chế độ công vụ khác nhau như: nha lại, chức nghiệp, cán bộ, việc làm, phối hợp. Sự khác biệt cơ bản giữa chế độ công vụ việc làm với các chế độ công vụ khác thể hiện ở chỗ đòi hỏi người làm việc phải có các năng lực thực tế để đảm nhận được vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm theo khung năng lực chung của vị trí việc làm đó; không bắt buộc người làm việc phải gắn với công việc mà họ đảm nhiệm như một chức nghiệp - cả đời làm công chức và cũng vì điều này mà chế độ vị trí việc làm còn được gọi là chế độ công vụ mở để phân biệt với chế độ chức nghiệp, cán bộ. Thứ hai, vị trí việc làm là một trong số các nguyên tắc của pháp luật công chức, công vụ, nó được thể hiện trong các quy định chung của pháp luật công chức, công vụ với nội hàm và ý nghĩa là cơ sở để quản lý, sử dụng công chức.
Nghiên cứu pháp luật công chức, công vụ của các nước theo chế độ công vụ việc làm như Hoa Kỳ, Canađa… cho thấy có các quy định về nguyên tắc quản lý vị trí việc làm của hệ thống công chức, công vụ liên bang như việc làm thường xuyên, việc làm trong một thời hạn nhất định, việc làm thời vụ. Trong Luật Cán bộ, công chức (khoản 2 điều 5) và Luật Viên chức (khoản 3 điều 6) của Việt Nam quy định nguyên tắc quản lý công chức, viên chức trên cơ sở vị trí việc làm như sau: - Kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế. 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý, đánh giá viên chức được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, vị trí việc làm và căn cứ vào hợp đồng làm việc. Thứ ba, khi xem xét vị trí việc làm là một quy phạm pháp luật, thì nội dung của nó được thể hiện rõ trong Luật Cán bộ, công chức năm 2008 và Luật Viên chức năm 2012.
Tại khoản 3 điều 7 Luật Cán bộ, công chức giải thích: “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị” [13; điều 7]. Luật Viên chức, tại điều 7 giải thích: “Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập” [14; điều 7]. Theo đó vị trí việc làm là công việc gắn với chức vụ, chức danh để thực hiện quản lý, sử dụng công chức, viên chức. Với ý nghĩa như vậy vị trí việc làm khác với người làm việc (nhất là trong trường hợp vị trí việc làm do nhiều người đảm nhiệm); vị trí việc làm không phải là chức vụ, chức danh vì chức vụ, chức danh là “tên gọi cụ thể” người đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau theo vị trí việc làm khác nhau.
Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng là chức vụ của người đảm nhiệm vị trí việc làm là người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp,… là chức danh của người đảm nhiệm vị trí việc làm thực thi, thừa hành trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. Trong nghiên cứu này, tác giả tiếp cận vị trí việc làm là một chế độ công vụ và sử dụng khái niệm của Luật Cán bộ, công chức “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị” [13; điều 7]. Hay, nói cách khác, mỗi vị trí việc làm, với những chức năng, nhiệm vụ đi kèm, cũng như mức độ phức tạp của chức năng nhiệm vụ này, sẽ tương đương với một chức danh, chức vụ quy định trong ngạch công chức. Vị trí việc làm là căn cứ để xác định biên chế và bố trí công chức, chứ không phải dựa vào số lượng biên chế (định trước) để xác định vị trí việc làm tương đương.
9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tóm lại, vị trí việc làm là “công việc” chứ không phải “người thực hiện công việc”. Do đó, khi xác định vị trí việc làm là xác định nhóm (hay tập hợp) những chức năng, nhiệm vụ tạo thành một “công việc”, chứ không phải xác định chức năng, nhiệm vụ của một “cá nhân”. Xác định vị trí việc làm là quá trình thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc, xác định tập hợp các nhiệm vụ phải thực hiện, cũng như trình độ năng lực cần có của người sẽ thực hiện công việc nhằm bảo đảm thực hiện công việc một cách thành công. Nội dung Vị trí việc làm - Tên gọi vị trí việc làm (chức vị); - Nhiệm vụ và quyền hạn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải thực hiện (chức trách); - Yêu cầu về trình độ, kỹ năng chuyên môn mà người đảm nhiệm vị trí việc làm phải đáp ứng (tiêu chuẩn); - Tiền lương (theo lý thuyết về vị trí việc làm thì tiền lương được trả tương xứng với chức vị, chức trách, tiêu chuẩn của người đảm nhiệm công việc.
Điều này thể hiện rõ nét trong khu vực kinh doanh, do vậy tiền lương được xác định là bộ phận chính của vị trí việc làm). Ngoài các bộ phận trên, còn có các bộ phận hợp thành khác như chế độ áp dụng đối với những vị trí việc làm đặc biệt (yêu cầu chức trách, tiêu chuẩn và phụ cấp được hưởng) hoặc các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ (nơi làm việc, trang thiết bị, phối hợp thực hiện,…). Vai trò của việc xác định vị trí việc làm. Xác định được các vị trí việc làm giúp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý, sử dụng nhân lực có thể xác định được số lượng, cơ cấu, chất lượng nhân lực đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
Ngoài mục đích, ý nghĩa nêu trên, vị trí việc làm còn giúp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực bao gồm việc trả lương, áp dụng các biện pháp đảm bảo kỷ luật lao động, khen thưởng,… Xác định vị trí việc làm có vai trò, ý nghĩa quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau từ tuyển dụng, quản lý, sử dụng đến đào tạo, bỗi dưỡng… Ngoài 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ra áp dụng tốt chế độ vị trí việc làm còn có ý nghĩa trong việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, tránh lãng phí nhân lực góp phần tiết kiệm chi phí công. Vai trò đối với công tác tuyển dụng: Xác định vị trí việc làm sẽ chỉ ra các công việc chi tiết, cụ thể, và số lượng nhân sự phù hợp với công việc đó. Đây sẽ là căn cứ để tổ chức nhận biết, thiếu hay thừa nhân sự ở vị trí nào để đưa ra phương án tuyển dụng. Vai trò đối với công tác đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương: Căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ của công việc… để đánh giá, so sánh và phân tích nhóm lao động.
Những chức danh có cùng giá trị công việc được sắp xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương. Vai trò đối với công tác tổ chức đào tạo và định biên: Thông qua quá trình xác định vị trí việc làm, người quản lý có thể nhận biết được sự chồng chéo, trùng lặp trong công việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiếu hụt nhân lực đối với từng vị trí việc làm. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân lực (xác định số lượng biên chế), và lập kế hoạch đào tạo.
Trong công tác tổ chức đào tạo, nó chính là cơ sở để người quản lý khẳng định những yêu cầu của đào tạo và đạo tạo cái gì? Trong công tác định biên, giúp người quản lý giao việc phù hợp với năng lực, chuyên môn, phẩm chất của nhân viên, là cơ sở để tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt và cho thôi việc. Bản mô tả công việc 1. Khái niệm Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc có vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý nhân lực nói chung và trong xác định tiêu chuẩn, năng lực làm việc của từng vị trí việc làm nói riêng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong từng tổ chức. Nguyễn Văn Điềm và Nguyễn Ngọc Quân định nghĩa: “Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể” [6; 49].
Theo quan 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com điểm này, khái niệm bản mô tả công việc được hiểu là văn bản giải thích cụ thể về những yêu cầu của công việc, tuy nhiên nó chưa chỉ ra được các tiêu chuẩn cần đạt được của công việc.