Chương 1:CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH VẬN HÀNH TRONG KHO HÀNG - Hoạt động kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và vận chuyển đúng cách. Hiểu rõ quy trình và các hoạt động trong kho hàng giúp tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu chi phí. - Quy trình hoạt động kho hàng cơ bản: Nhập kho: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì. 8 Ghi chép thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho.
Cập nhật số lượng hàng tồn kho. Xếp đặt hàng hóa lên giá kệ hoặc khu vực lưu trữ phù hợp. Lưu trữ: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm, v. Quản lý hạn sử dụng, FIFO (hàng nào vào trước xuất trước) hoặc LIFO (hàng nào vào sau xuất trước).
Kiểm tra định kỳ tình trạng hàng hóa, phát hiện hư hỏng, lỗi mốt để xử lý kịp thời. Xuất kho: Chuẩn bị hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng. Kiểm tra lại số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho. Ghi chép thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý.
Cập nhật số lượng hàng tồn kho. Đóng gói, dán nhãn, giao hàng cho khách hàng hoặc nhà vận chuyển. Ngoài ra, hoạt động kho hàng còn bao gồm: Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, lập kế hoạch nhập hàng, xuất kho hợp lý để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Bảo trì kho bãi: Kiểm tra, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho để đảm bảo an toàn và hiệu quả hoạt động.
Quản lý nhân viên kho: Tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên kho để nâng cao năng lực và kỹ năng nghiệp vụ. Áp dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS), hệ thống mã vạch, RFID để tự động hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót. HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG 1. TỔNG QUAN VỀ KHO HÀNG Kho hàng là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho.
M„C TIÊU CỦA KHO HÀNG • Tiết kiệm chi phí lưu kho: Giảm các chi phí phát sinh bằng cách tận dụng các trang thiết bị bên trong kho hàng, bố trí hàng hoá hợp lý để tối đa không gian, sắp xếp đường đi hợp lý để tránh thao tác thừa của nhân viên kho • Giảm lượng hàng hoá hư hỏng, hao hụt trong quá trình lưu trữ • Cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất và phân phối • Xây dựng mức tồn kho hợp lý • Ví trị kho thuận tiện cho nhà máy sản xuất và trung tâm phân phối VAI TRÒ CỦA KHO HÀNG • Tiết kiệm chi phí vận tải • Tiết kiệm chi phí trong sản xuất • Giảm giá do mua số lượng lớn • Duy trì nguồn cung ứng ổn định • Hỗ trợ chính sách dịch vụ khách hàng • Có thể đương đầu với thay đổi thị trường • Khác biệt về không gian, thời gian • Thỏa mãn khách hàng với chi phí logistics thấp • Hỗ trợ chương trình Just-intime • Logistics ngược 1. CHỨC NĂNG CỦA KHO HÀNG 10 - Lưu trữ hàng hoá: - Bảo vệ hàng hoá - Chịu rủi ro - Tài sản đảm bảo. - Xử lý, phân loại và dán nhãn hàng hoá - Phân phố Các loại hàng hóa chính được lưu trữ trong kho (hàng tồn kho – inventory) - Nguyên vật liệu thô (raw material), các bộ phận lắp ráp (đầu vào, dòng cung ứng) - Bán thành phẩm, (work-in-process) - Sản phẩm hoàn thiện (đầu ra, dòng phân phối) (finished goods) Kho cung cấp dịch vụ logistics • Trung tâm vận chuyển (transport center) • Trung tâm phân phối (distribution center) • Trung tâm Logistics (logistics center Các loại hình kho bãi theo chức năng • Kho hỗ trợ sản xuất: lưu trữ nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm trong kho • Kho trộn hàng:Phân loại, phối hợp nhiều mặt hàng khác nhau theo yêu cầu từng đơn hàng. • Kho gom hàng và tách hàng:Khi một lô hàng không đủ số lượng cung cấp bạn có thể tập hợp gom số lượng, chỉnh sửa, tách lẻ lô hàng • Kho CFS:kho CFS là một hệ thống kho, bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ hay còn gọi là hàng LCL (Less than container load).
Quy trình thủ tục hải quan 11 - hàng hoá chưa làm xong thủ tục hải quan, đang chịu sự giám sát, quản lý của cơ quan hải quan. - Hàng hoá xuất khẩu đưa vào CFS là hàng hoá đã làm xong thủ tục hải quan hoặc hàng hoá đã đăng ký tờ khai hải quan tại Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu nhưng việc kiểm tra thực tế hàng hoá được thực hiện tại CFS. - Kho và hàng hóa chịu sự giám sát bởi cơ quan Hải quan - Hàng nhập/xuất phải làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra và giám sát của Hải quan Lợi ích: • gom hàng lẻ thành một lô lớn đóng đầy container để làm thủ tục xuất khẩu, sẽ tiết kiệm được chi phí. • Là nơi nhiều chủ hàng nhập khẩu cùng khai thác chung một vận đơn vận tải hàng nhập khẩu sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển, thuận tiện làm thủ tục nhập khẩu.
Bất lợi: • hàng lẻ nếu quá hạn cho phép lưu trữ mà hàng hóa vẫn chưa được được đưa ra khỏi kho thì có thể bị xử phạt. • Địa điểm thu gom, hàng hóa, các hoạt động và dịch vụ thực hiện tại kho CFS đều chịu sự kiểm tra và giám sát bởi Hai quan Quy trình làm hàng nhập tại kho cCFS Bước 1: Nhận chứng từ Bước 2: Làm thủ tục hải quan khai thác hàng CFS Bước 3: Giao nhận hàng từ cảng về kho Bước 4: Đưa hàng vào kho Bước 5: Báo cáo Quy trình làm hàng xuất tại kho CFS Bước 1: Xác định booking Bước 2: Liên lạc với chủ hàng về thời gian hàng về kho 12 Bước 3: Giao hàng Bước 4: Đóng hàng Bước 5: Bảo đảm vỏ container đóng hàng Bước 6: Hải quan kiểm hóa Bước 7: Giám sát Kho Bảo thuế:là kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho bảo thuế Nguyên tắc lưu hàng hóa trong kho bảo thuế: o để tách riêng từng loại. o Khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, người gửi hàng không nhất thiết phải tách chứng từ và hàng hoá thành hai loại. Nhưng khi làm thủ tục nhập khẩu thì phải lập tờ khai riêng cho từng loại.
o Không được bán vào thị trường Việt Nam. Trường hợp được Bộ Thương mại cho phép bán tại thị trường Việt Nam thì doanh nghiệp phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác theo quy định của pháp luật. Thuận lợi của kho bảo thuế: Đối với doanh nghiệp có lưu lượng hàng hóa XNK lớn, nhập khẩu hàng hoá theo loại hình sản xuất xuất khẩu việc thành lập kho bảo thuế sẽ phục vụ kịp thời nhu cầu lưu trữ nguyên liệu, vật tư (nhưng chưa phải nộp thuế khi nhập khẩu) đưa vào phục vụ sản xuất. Khó khăn: - Báo cáo tình hình xuất/nhập, sử dụng kho theo mỗi Quý.
- Lập kế hoạch sự kiến việc sử dụng kho trong thời gian tiếp theo và báo cáo với cơ quan quản lý kho. - Lập báo cáo việc sử dụng kho sau 31/12 hằng năm Kho ngoại quan:Là khu vực kho, bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hoá 13 từ nước ngoài hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng Lợi ích: - Hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu từ nước ngoài chờ đưa vào thị trường trong nước, chưa phải nộp thuế nhập khẩu (Khoản 2.b Điều 25, Nghị định 154) - Dễ bố trí sắp xếp hàng khoa học, giảm được chi phí và thời gian,dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa của mình đang gửi tại kho. Khó khăn: - Cần phải làm các thủ tục với Chi cục hải quan quản lý kho mỗi khi cần đưa hàng vào kho. - Phải kê khai thông tin hàng xuất kho khi cần đưa hàng ra nước ngoài, ra các khu phi thuế quan khác.
- Hàng hóa buộc phải tái xuất thì không thể đưa vào Việt Nam. - Hàng hóa luôn phải chịu sự giám sát của hải quan khi từ nơi khác đưa vào kho và ngược lại, chỉ trừ các trường hợp đã làm thủ tục xuất/nhập khẩu và mở tờ khai vận chuyển kết hợp CÁC LOẠI HÌNH KHO BÃI THEO ĐỐI TƯỢNG SỬ D„NG Kho riêng (private warehouse): vận hành và quản lý bởi chủ kho Kho công cộng (public warehouse): vận hành và quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba, được thuê bởi nhiều chủ hàng khác nhau Kho chuyên dụng (dedicated warehouse): được vận hành và quản lý bởi 3PL cho các hoạt động phân phối hàng hóa cho một chủ hàng duy nhất DỊCH V„ THUÊ KHO BÃI (OUTSOURCE WAREHOUSE) 14 - là một hoạt động phổ biến của dịch vụ logistics. Ở đó các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực này sẽ cung cấp mặt bằng, không gian trống để khách hàng chứa đựng hàng hoá, nguyên vật liệu và kèm theo các dịch vụ như: Bao bì, đóng gói, lên phương án phân phối cho đối tác của khách hàng… Các dịch vụ cho thuê kho điển hình - Dịch vụ cho thuê kho chung - Cung cấp chuỗi giải pháp lưu kho và phân phối hàng hóa phù hợp theo từng khách hàng - Dịch vụ cho thuê kho tự quản KHO HỖ TRỢ SẢN XUẤT (MANUFACTURING SUPPORT WAREHOUSE) 15 Hỗ trợ sản xuất • Nhà kho hỗ trợ sản xuất bằng cách cung ứng đều đặn các phụ tùng và nguyên vật liệu cho nhà máy lắp ráp. • Các nhà quản trị maketing quan niệm rằng các nhà kho địa phương có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giao hàng nhanh hơn các nhà kho ở xa KHO TRỘN HÀNG (Product Mixing Warehouse) • Quy trình trộn cũng giống như chia nhỏ hàng nhưng chỉ khác là sản phẩm đến từ nhiều chuyến hàng và nhiều nhà sản xuất khác nhau.
• Khi địa điểm của các nhà máy ở cách xa nhau, tổng chi phí vận tải và các yêu cầu của nhà kho có thể giảm bằng cách trộn quá cảnh.