I. Tổng quan quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL chi tiết
Giao nhận hàng hóa quốc tế là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đặc biệt, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL đường biển (Full Container Load) đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. FCL, hay hàng nguyên container, là phương thức vận chuyển mà người gửi hàng thuê toàn bộ một hoặc nhiều container để vận chuyển lô hàng của mình, không chia sẻ không gian với các chủ hàng khác. Phương thức này đảm bảo an toàn, bảo mật và giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa do ít phải bốc dỡ. Để thực hiện thành công một lô hàng nhập khẩu FCL, doanh nghiệp cần nắm vững các bước từ khi chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu, cho đến khi thông quan hàng hóa và vận chuyển về kho. Việc hiểu rõ vai trò của các bên liên quan như hãng tàu (shipping line) và công ty forwarder là yếu tố then chốt. Công ty forwarder đóng vai trò trung gian, thay mặt chủ hàng thực hiện các nghiệp vụ phức tạp, từ việc đặt chỗ với hãng tàu, thu xếp chứng từ, đến việc thực hiện khai báo hải quan điện tử. Trong khi đó, hãng tàu là đơn vị trực tiếp sở hữu và vận hành phương tiện vận tải. Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được các khoản phạt không đáng có như phí DEM/DET (phí lưu container tại cảng và lưu vỏ container).
1.1. Tìm hiểu hàng FCL Full Container Load và các bên liên quan
Hàng FCL (Full Container Load) là thuật ngữ chỉ phương thức vận chuyển hàng hóa bằng container mà người thuê vận chuyển có đủ lượng hàng để đóng đầy một container. Người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng hàng vào container và người nhận hàng chịu trách nhiệm dỡ hàng ra khỏi container. Các bên chính tham gia vào quy trình này bao gồm: nhà nhập khẩu (consignee), nhà xuất khẩu (shipper), hãng tàu (shipping line), và công ty forwarder hoặc dịch vụ logistics. Nhà nhập khẩu là người mua hàng và cuối cùng nhận hàng. Hãng tàu cung cấp dịch vụ vận chuyển container từ cảng đi đến cảng đến. Công ty forwarder hoạt động như một đại lý, điều phối toàn bộ quá trình, tư vấn về Incoterms và giúp tối ưu hóa chi phí cước biển (ocean freight).
1.2. Vai trò của bộ chứng từ trong thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Bộ chứng từ là nền tảng của mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Mỗi chứng từ có một chức năng riêng và không thể thiếu. Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) là bằng chứng của hợp đồng vận tải và chứng từ sở hữu hàng hóa. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) xác định giá trị lô hàng để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Phiếu đóng gói (Packing List) cung cấp chi tiết về cách đóng gói, số lượng, trọng lượng hàng hóa. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) giúp xác định nguồn gốc hàng hóa để hưởng các ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ này là điều kiện tiên quyết để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.
II. Thách thức thường gặp trong quy trình thông quan hàng hóa
Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu FCL chứa đựng nhiều thách thức tiềm ẩn có thể gây chậm trễ và phát sinh chi phí. Một trong những khó khăn lớn nhất là việc xác định chính xác mã HS code cho sản phẩm. Việc áp sai mã HS không chỉ dẫn đến tính sai thuế nhập khẩu mà còn có thể bị cơ quan hải quan phạt hành chính và yêu cầu kiểm hóa hàng nhập (kiểm tra thực tế hàng hóa). Thêm vào đó, việc tuân thủ các quy định về chính sách mặt hàng, giấy phép chuyên ngành cũng là một rào cản. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi chứng từ không đồng bộ, chẳng hạn thông tin trên hóa đơn thương mại không khớp với vận đơn đường biển (B/L), gây nghi vấn và kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS tuy hiện đại nhưng cũng đòi hỏi người khai báo phải có chuyên môn và cẩn trọng trong từng thao tác nhập liệu. Cuối cùng, việc quản lý các chi phí phát sinh như phí local charges tại cảng, phí nâng hạ container tại bãi container (CY), và đặc biệt là phí DEM/DET nếu không giải phóng hàng kịp thời, cũng là một bài toán đau đầu cho các nhà nhập khẩu.
2.1. Sai sót trong việc xác định mã HS code và tính thuế nhập khẩu
Xác định mã HS code là bước nền tảng để tính toán thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Sai lầm trong bước này có thể dẫn đến hậu quả tài chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, nộp phạt vi phạm hành chính. Ngược lại, nếu khai sai mã HS dẫn đến số thuế phải nộp thấp hơn quy định, cơ quan hải quan có thể ấn định lại thuế và áp dụng các biện pháp xử phạt. Đây là một trong những rủi ro pháp lý lớn nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu.
2.2. Rủi ro về chứng từ và sự thiếu đồng bộ trong khai báo hải quan
Sự thiếu nhất quán giữa các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và vận đơn đường biển là một lỗi phổ biến. Ví dụ, mô tả hàng hóa, số lượng, hoặc trọng lượng không khớp nhau có thể khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu giải trình, thậm chí chuyển luồng tờ khai sang kiểm tra thực tế. Quá trình khai báo hải quan điện tử yêu cầu độ chính xác tuyệt đối, mọi sai sót đều có thể dẫn đến việc phải sửa đổi tờ khai, làm phát sinh thêm chi phí và thời gian chờ đợi tại cảng, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh.
III. Hướng dẫn quy trình 5 bước chuẩn bị trước khi tàu cập cảng
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tàu cập cảng là yếu tố quyết định đến 70% thành công của việc giao nhận hàng hóa. Giai đoạn này bắt đầu ngay khi nhận được thông tin lô hàng từ nhà xuất khẩu. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là nhận và kiểm tra Thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N) từ hãng tàu hoặc đại lý. A/N cung cấp các thông tin quan trọng như ngày tàu dự kiến đến (ETA), thông tin container, và các khoản phí local charges cần thanh toán. Dựa trên A/N, doanh nghiệp hoặc công ty forwarder sẽ tiến hành tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gốc, bao gồm vận đơn đường biển (B/L), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có). Sau khi có đủ chứng từ, bước tiếp theo là tiến hành khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Việc truyền tờ khai nháp và sau đó là tờ khai chính thức cần được thực hiện trước khi tàu cập cảng ít nhất 1-2 ngày để có kết quả phân luồng sớm. Kết quả phân luồng (luồng xanh, vàng, đỏ) sẽ quyết định các bước tiếp theo của quy trình thông quan hàng hóa. Cuối cùng, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài chính để nộp các loại thuế phí, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng nhập khẩu và các khoản phí tại cảng.
3.1. Tiếp nhận và kiểm tra Thông báo hàng đến Arrival Notice
Trước khi tàu cập cảng khoảng 2-3 ngày, hãng tàu hoặc đại lý của họ tại Việt Nam sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận hàng. Chứng từ này liệt kê chi tiết các thông tin về lô hàng như tên tàu, số chuyến, số container/seal, mô tả hàng hóa và đặc biệt là các khoản phí local charges (phí địa phương) phải thanh toán tại cảng đến. Việc kiểm tra kỹ lưỡng A/N để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác là cực kỳ cần thiết để chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
3.2. Thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS
Dựa trên bộ chứng từ đã được kiểm tra, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm chuyên dụng. Quá trình này bao gồm việc nhập liệu tất cả thông tin từ hóa đơn thương mại, vận đơn, mã HS code vào tờ khai nhập khẩu (IDA). Sau khi truyền tờ khai, hệ thống của Tổng cục Hải quan sẽ tự động xử lý và trả về kết quả phân luồng. Việc khai báo sớm giúp chủ động trong việc xử lý các bước tiếp theo, đặc biệt nếu tờ khai bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ.
3.3. Chuẩn bị nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu
Sau khi tờ khai được chấp nhận, hệ thống sẽ thông báo số tiền thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu phải nộp. Doanh nghiệp cần chủ động nộp thuế qua ngân hàng thương mại hoặc qua cổng thanh toán điện tử của hải quan. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế là điều kiện bắt buộc để có thể thanh lý tờ khai và tiến hành các thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng. Chậm trễ trong việc nộp thuế sẽ trực tiếp dẫn đến việc hàng hóa bị ách tắc tại cảng.
IV. Quy trình 6 bước cốt lõi để thông quan hàng hóa tại cảng
Giai đoạn thông quan tại cảng là giai đoạn nước rút, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng và chính xác. Bước đầu tiên là lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O). Sau khi thanh toán đầy đủ cước biển và các loại phí local charges cho hãng tàu, doanh nghiệp sẽ nộp vận đơn đường biển (B/L) gốc (hoặc B/L surrender) để nhận D/O. Lệnh giao hàng này cho phép người nhận hàng được quyền lấy hàng ra khỏi sự quản lý của hãng tàu tại cảng. Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đã được phân luồng đến chi cục hải quan tại cảng để làm thủ tục. Với luồng xanh, hệ thống tự động thông quan. Với luồng vàng, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ chứng từ. Với luồng đỏ, hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng nhập, tức kiểm tra thực tế hàng hóa bên trong container. Sau khi hải quan xác nhận hồ sơ hoặc hàng hóa hợp lệ, tờ khai sẽ được thanh lý trên hệ thống. Nhân viên giao nhận sau đó sẽ đến phòng thương vụ cảng để đóng các chi phí liên quan như phí nâng hạ, lưu bãi. Cuối cùng là điều phối phương tiện vận chuyển container nội địa vào bãi container (CY) tại cảng, ví dụ như cảng Cát Lái hoặc cảng Hải Phòng, để nhận container và vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
4.1. Quy trình lấy lệnh giao hàng Delivery Order D O từ hãng tàu
Để lấy lệnh giao hàng (D/O), doanh nghiệp cần trình bộ chứng từ hợp lệ cho hãng tàu, bao gồm vận đơn đường biển (B/L) gốc đã được ký hậu (nếu là B/L gốc) và giấy giới thiệu. Đồng thời, phải thanh toán hết các chi phí theo Thông báo hàng đến, bao gồm phí THC (Terminal Handling Charge), phí D/O, phí CFS (nếu có) và các phí local charges khác. Hiện nay, nhiều hãng tàu đã áp dụng hình thức lệnh giao hàng điện tử (e-DO) để đơn giản hóa và tăng tốc độ xử lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại.
4.2. Xử lý thủ tục tại chi cục hải quan dựa trên kết quả phân luồng
Tùy vào kết quả phân luồng mà các bước xử lý sẽ khác nhau. Luồng xanh: Hệ thống tự động thông quan, doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và mã vạch để qua khu vực giám sát. Luồng vàng: Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ và logic của bộ hồ sơ giấy. Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, đòi hỏi phải thực hiện kiểm hóa hàng nhập. Nhân viên hiện trường phải đăng ký kiểm hóa, cắt seal container dưới sự giám sát của hải quan. Quá trình này tốn nhiều thời gian và chi phí nhất.
4.3. Điều phối vận chuyển container nội địa và trả vỏ container rỗng
Sau khi thanh lý tờ khai và hoàn tất thủ tục tại cảng, bước cuối cùng là tổ chức vận chuyển container nội địa. Doanh nghiệp cần sắp xếp xe đầu kéo vào cảng để nhận container và giao về kho. Sau khi dỡ hàng xong, vỏ container rỗng phải được trả về đúng bãi (depot) do hãng tàu chỉ định trong thời gian quy định để tránh phát sinh phí DEM/DET. Việc này kết thúc toàn bộ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL đường biển.
V. Phân tích quy trình thực tiễn tại một công ty giao nhận
Để hiểu rõ hơn, việc phân tích một trường hợp thực tế là cần thiết. Theo Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Nhàn tại công ty TNHH Giao nhận – Vận chuyển Đại Bàng Xanh (GETRANS), một lô hàng vải sợi nhập khẩu FCL từ Shekou (Trung Quốc) về cảng Cát Lái đã được thực hiện theo một quy trình chuẩn hóa. Quy trình này gồm 11 bước, bắt đầu từ khi tiếp nhận thông tin khách hàng, lấy booking, kiểm tra chứng từ, cho đến khi quyết toán hồ sơ. Điểm nổi bật trong quy trình của GETRANS là việc ứng dụng công nghệ và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Ví dụ, sau khi nhận Thông báo hàng đến, công ty ngay lập tức tiến hành khai báo hải quan điện tử và khai manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Việc sử dụng lệnh giao hàng điện tử (e-DO) và khai báo E-port tại cảng Cát Lái đã giúp rút ngắn đáng kể thời gian làm thủ tục tại cảng. Báo cáo cũng chỉ ra rằng, việc kiểm tra kỹ lưỡng bản nháp vận đơn đường biển (HBL) và đối chiếu với hóa đơn thương mại đã giúp tránh được các sai sót có thể dẫn đến việc phải sửa đổi tờ khai. Lô hàng này được phân luồng vàng, đòi hỏi nhân viên hiện trường phải trình bộ chứng từ cho hải quan kiểm tra, nhưng nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lô hàng đã được thông quan hàng hóa nhanh chóng.
5.1. Nghiên cứu tình huống Lô hàng nhập khẩu FCL tại cảng Cát Lái
Trường hợp cụ thể được phân tích là lô hàng vải sợi, đóng trong 1 container 20 feet, vận chuyển bởi hãng tàu Evergreen từ cảng Shekou, Trung Quốc về cảng Cát Lái, Việt Nam theo điều kiện Incoterms FOB. Công ty forwarder GETRANS đã thay mặt nhà nhập khẩu thực hiện toàn bộ dịch vụ logistics trọn gói, từ việc lấy booking, làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu, đến vận chuyển container nội địa. Quy trình này cho thấy sự phối hợp giữa các bên: đại lý ở nước xuất, hãng tàu, forwarder, và nhà nhập khẩu.
5.2. Cách thức GETRANS xử lý khai báo E Manifest và nhận e DO
Theo tài liệu, trước khi tàu cập cảng 1-2 ngày, GETRANS nhận được mail phân quyền manifest từ hãng tàu và tiến hành khai thông tin lô hàng lên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Đây là một nghiệp vụ bắt buộc đối với các công ty giao nhận. Sau khi thanh toán phí local charges, hãng tàu gửi lệnh giao hàng điện tử (e-DO) qua email. Nhân viên GETRANS sau đó sử dụng thông tin trên e-DO để khai báo trên hệ thống E-port của cảng, giúp tài xế có thể nhận container một cách nhanh chóng mà không cần dùng lệnh giấy phức tạp.
VI. Bí quyết tối ưu hóa quy trình giao nhận và các xu hướng mới
Để tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL đường biển, doanh nghiệp cần tập trung vào ba yếu tố chính: con người, quy trình và công nghệ. Về con người, việc đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu sâu về nghiệp vụ, đặc biệt là các quy định về thủ tục hải quan hàng nhập khẩu và cách tra cứu mã HS code, là yếu tố sống còn. Về quy trình, việc xây dựng một checklist (danh sách kiểm tra) chi tiết cho từng bước, từ khâu kiểm tra chứng từ đến khi thanh lý tờ khai, sẽ giúp giảm thiểu sai sót. Một bí quyết quan trọng để tránh phí DEM/DET là lên kế hoạch giải phóng hàng và vận chuyển ngay từ khi nhận được Thông báo hàng đến. Về công nghệ, xu hướng số hóa đang thay đổi mạnh mẽ ngành dịch vụ logistics. Việc áp dụng các phần mềm quản lý, hệ thống khai báo hải quan điện tử, và các nền tảng theo dõi lô hàng trực tuyến giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả. Lựa chọn một công ty forwarder uy tín, có năng lực và mạng lưới đối tác rộng khắp, chính là giải pháp thông minh để doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình, giao phó các nghiệp vụ logistics phức tạp cho chuyên gia.
6.1. Phương pháp giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh như DEM DET
Để giảm thiểu phí DEM/DET, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi lịch trình tàu và chuẩn bị sẵn sàng bộ chứng từ để làm thủ tục ngay khi tàu cập. Phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận tải để sắp xếp phương tiện nhận hàng sớm. Đàm phán với hãng tàu để xin thêm thời gian miễn phí lưu container (free time) nếu có thể, đặc biệt đối với các hợp đồng lớn. Việc lựa chọn một công ty forwarder có kinh nghiệm sẽ giúp quản lý và tối ưu hóa thời gian này hiệu quả.
6.2. Tương lai ngành logistics Số hóa và vai trò của forwarder 4.0
Tương lai của ngành dịch vụ logistics gắn liền với quá trình chuyển đổi số. Các công nghệ như AI, Blockchain, và IoT đang dần được áp dụng để tăng tính minh bạch và tự động hóa. Vai trò của công ty forwarder cũng đang dịch chuyển từ một nhà cung cấp dịch vụ đơn thuần sang một đối tác tư vấn chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Một forwarder 4.0 sẽ cung cấp các giải pháp công nghệ tích hợp, giúp khách hàng quản lý và theo dõi lô hàng một cách trực quan và hiệu quả.
