Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu tài chính của các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động quan trọng và chiếm tỷ trọng giá trị lớn trong tổng tài sản ngắn hạn. Về mặt vận hành, hàng tồn kho đóng vai trò như một tấm đệm an toàn kết nối và điều hòa giữa các giai đoạn sản xuất, dự trữ và tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt trong điều kiện các bộ phận chức năng chưa đạt được sự đồng bộ hoàn toàn. Công tác quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi phí phát sinh như chi phí nhân công, chi phí cơ hội của dòng vốn đầu tư vào lưu trữ, cũng như hạn chế tối đa các tổn thất do hàng hóa hư hỏng, lỗi thời hoặc thất thoát. Ngược lại, sự yếu kém trong quản trị tồn kho sẽ trực tiếp làm tăng chi phí vận hành và suy giảm hiệu quả kinh doanh.

Xuất phát từ quá trình thực tập thực tế tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát, tác giả nhận thấy hoạt động quản lý kho tại đơn vị còn tồn tại nhiều điểm bất cập, chưa đạt mức tối ưu. Do đó, đề tài khóa luận "Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.

Khóa luận xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Tổng hợp và khái quát hóa hệ thống lý luận cơ bản về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng tổ chức và quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác quản lý hàng tồn kho tại đơn vị.
  4. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện và ứng dụng các mô hình định lượng tồn kho (EOQ, BOQ, QDM) để xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát.
  • Phạm vi nội dung: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát tại xã Bắc Hồng, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động trong giai đoạn 3 năm từ năm 2017 đến năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán và giáo trình chuyên ngành quản trị:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực: Khái niệm doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014; quy định hạch toán và ghi nhận giá gốc hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) ban hành theo Quyết định số 149/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hệ thống giáo trình tham khảo: Khái niệm và nguyên lý kế toán hàng tồn kho trích dẫn từ Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp (PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân); lý thuyết quản trị sản xuất từ Giáo trình Quản trị sản xuất doanh nghiệp (TS. Trần Đức Lộc và TS. Trần Văn Phùng, NXB Tài chính Hà Nội, 2008); kiến thức logistics và mô hình phân tích ABC trích từ Logistics Những vấn đề cơ bản (GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động xã hội); cùng định nghĩa logistics từ UNESCAP.
  • Các mô hình định lượng quản trị hàng tồn kho:
    • Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity Model) nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.
    • Mô hình dự trữ thiếu có chủ định (BOQ - Backorder Quantity Model / Black Order Quantity Model).
    • Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM - Quantity Discount Model).
  • Phương pháp nghiên cứu thực hiện:
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Hệ thống hóa lý luận quản trị và kế toán tồn kho.
    • Phương pháp thống kê và thu thập số liệu: Tập hợp dữ liệu sản lượng, doanh thu, chứng từ nhập - xuất và báo cáo kho thực tế từ phòng Kế toán và phòng Kinh doanh.
    • Phương pháp phân tích số liệu: Tính toán các chỉ tiêu tài chính, tỷ trọng tồn kho, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng và mức độ chính xác của báo cáo.
    • Phương pháp so sánh: Đánh giá sự biến động của các chỉ số hiệu quả quản lý hàng tồn kho qua các năm 2017, 2018 và 2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 1 làm rõ các khái niệm nền tảng về doanh nghiệp và hàng tồn kho. Theo VAS 02, hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn được ghi nhận theo giá gốc (gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Tác giả phân tích 6 vai trò chính của hàng tồn kho: cải thiện mức độ phục vụ khách hàng, giảm tổng chi phí logistics, đáp ứng các đơn hàng đột xuất, điều hòa việc tiêu thụ sản phẩm có tính mùa vụ (thời hạn sử dụng dưới 3 tháng) trong cả năm, hỗ trợ hoạt động đầu cơ chờ giá khi thị trường biến động và giải quyết các thiếu hụt phát sinh cục bộ trong hệ thống.

Về phương diện phân loại, khóa luận tổng hợp các tiêu thức phân loại hàng tồn kho:

  1. Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng (Dự trữ cho sản xuất và Dự trữ cho tiêu thụ - đây là phương pháp được tác giả chọn để phân tích trong bài).
  2. Phân loại theo nguồn hình thành (Mua từ bên ngoài, mua nội bộ, tự gia công, nhập từ nguồn khác).
  3. Phân loại theo yêu cầu sử dụng (Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh, hàng chưa cần sử dụng, hàng không cần sử dụng).
  4. Phân loại theo địa điểm bảo quản (Tồn kho bên trong doanh nghiệp, tồn kho bên ngoài doanh nghiệp).
  5. Phân loại theo Chuẩn mực VAS 02 (Hàng hóa mua để bán, thành phẩm tồn kho/gửi bán, sản phẩm dở dang/chi phí dịch vụ chưa hoàn thành, nguyên liệu/vật liệu/công cụ dụng cụ).
  6. Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC dựa trên nguyên tắc Pareto (Nhóm A chiếm 70-80% giá trị và 15% số lượng; Nhóm B chiếm 15-25% giá trị và 30% số lượng; Nhóm C chiếm 5% giá trị và 55% số lượng).

Bên cạnh đó, chương 1 phân tích chi tiết cơ cấu chi phí phát sinh trong quản lý tồn kho (chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng), nội dung quản trị theo hiện vật và giá trị, thiết lập các công thức toán học cho mô hình EOQ, BOQ, QDM, cùng hệ thống các chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả quản lý kho.

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát (thành lập ngày 06/06/2016 theo mô hình cá thể gia đình, mã số doanh nghiệp 0107462977, người đại diện pháp luật là bà Nghiêm Thị Liên, trụ sở tại Bắc Hồng, Đông Anh, Hà Nội). Doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa tiêu dùng và công nghiệp thuộc 3 nhóm chính: đồ gia dụng (cốc, bình, ghế, bàn, khay, chậu...), văn phòng phẩm (giá, kẹp sách...) và sản phẩm phục vụ sản xuất công nghiệp (thùng sơn, khay đỡ...).

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và 5 bộ phận chức năng: Bộ phận Kế toán (3 người), Bộ phận Kinh doanh (3 người), Bộ phận Marketing (3 người), Bộ phận Kho - Xưởng sản xuất (4 người) và Bộ phận Kỹ thuật (3 người).

Nhóm ngành sản xuất Năm 2018 (cái) Năm 2019 (cái)
Đồ dùng gia đình 716.000 894.000
Văn phòng phẩm 163.000 388.000
Phục vụ sản xuất (công nghiệp) 1.200.000 1.450.000

Bảng 1: Kết quả sản lượng sản xuất của Công ty Minh Phát giai đoạn 2018 - 2019

Về kết quả tài chính, năm 2018 doanh thu của công ty đạt 3.256 triệu đồng, lợi nhuận đạt 1.364 triệu đồng; sang năm 2019, lợi nhuận tăng lên mức 1.682 triệu đồng. Về nghiệp vụ, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, sử dụng hệ thống chứng từ gồm Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT lập thành 3 liên), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Giấy đề nghị cung cấp hàng hóa, Biên bản kiểm nghiệm vật liệu dụng cụ hàng hóa, Hóa đơn GTGT và Phiếu kế toán.

Tác giả đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thực tế của doanh nghiệp qua 3 nhóm chỉ tiêu định lượng:

Chỉ tiêu theo dõi Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
- Số đơn hàng không hoàn thành (đơn) 8 6 6
- Tổng số đơn đặt hàng lớn (đơn) 39 44 57
- Tỷ lệ đơn hàng khả thi (%) 79,49% 86,36% 89,50%
2. Chỉ tiêu mức độ đầu tư hàng tồn kho
- Giá trị hàng tồn kho (triệu đồng) - 716,139 -
- Tổng tài sản (triệu đồng) - 3.245 -
- Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho (%) - 20,78% 10,52%
- Tỷ trọng hàng tồn kho trong TSLĐ (%) - 22,79% 10,77%
3. Mức độ chính xác của báo cáo tồn kho
- Số báo cáo không chính xác (báo cáo) 4 5 3
- Tổng số báo cáo trong năm (báo cáo) 24 24 24
- Tỷ lệ báo cáo chính xác (%) 83,33% 79,17% 87,50%

Bảng 2: Tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Minh Phát

Đánh giá thực trạng cho thấy một số ưu điểm như lãnh đạo quan tâm công tác quản lý kho, phân định công việc theo cá nhân rõ ràng và nhân viên có tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên, doanh nghiệp còn tồn tại nhiều nhược điểm: cơ sở hạ tầng kho hạn chế dẫn đến va chạm gãy hỏng trong bốc dỡ; trình độ nghiệp vụ nhân viên ở mức trung bình gây sai lệch báo cáo; chưa áp dụng mô hình xác định mức đặt hàng tối ưu dẫn đến phát sinh chi phí lưu trữ hoặc thiếu hụt đơn hàng; tính chủ động dự báo nhu cầu thị trường còn kém; hàng hóa chịu hao mòn vô hình khi sản phẩm mẫu mới ra đời khiến mẫu cũ bị giảm giá hoặc phải tái sản xuất.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát

Chương 3 đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục hạn chế, bao gồm việc tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kho, thiết lập chế độ giám sát và kiểm kê định kỳ 1 tháng/lần kết hợp kiểm kê đột xuất, chú trọng chính sách đãi ngộ nhân viên và đưa các mô hình toán học vào hoạch định sản lượng đặt hàng.

Cụ thể, tác giả tiến hành tính toán thực nghiệm mô hình EOQ đối với sản phẩm đại diện là Thùng sơn (chất liệu nhựa PP, dung tích 20 lít) dựa trên các số liệu thực tế thu thập qua 3 năm:

Thông số đầu vào Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Nhu cầu sản phẩm hàng năm ($D$) 15.000 thùng 15.000 thùng 15.000 thùng
Chi phí đặt một đơn hàng ($P$) 1,95 triệu VNĐ 2,03 triệu VNĐ 2,15 triệu VNĐ
Tỷ lệ chi phí quản lý lưu kho ($C$) 30% 29% 27%
Giá trị trung bình một đơn vị hàng ($V$) 0,038 triệu VNĐ 0,039 triệu VNĐ 0,040 triệu VNĐ
Chi phí lưu kho một đơn vị ($H = C \times V$) 0,0090 triệu VNĐ 0,0093 triệu VNĐ 0,0085 triệu VNĐ
Số ngày sản xuất trong năm 340 ngày 340 ngày 340 ngày
Thời gian chờ hàng ($L$) 20 ngày 20 ngày 15 ngày

Bảng 3: Thông số tính toán mô hình EOQ cho sản phẩm thùng sơn nhựa PP 20 lít

Áp dụng công thức tính lượng đặt hàng tối ưu $Q^* = \sqrt{\frac{2DP}{H}}$ và tổng chi phí tối thiểu $TC = \frac{D}{Q} \times P + H \times \frac{Q}{2}$:

  • Năm 2017: Lượng đặt hàng tối ưu $Q^*{2017} = \sqrt{\frac{2 \times 15.000 \times 1,95}{0,0090}} \approx 961,085 \approx 962$ thùng; Tổng chi phí tồn kho tối thiểu $TC{2017} = 22,345$ triệu đồng.
  • Năm 2018: Lượng đặt hàng tối ưu $Q^*{2018} = \sqrt{\frac{2 \times 15.000 \times 2,03}{0,0093}} \approx 1.070,107 \approx 1.070$ thùng; Tổng chi phí tồn kho tối thiểu $TC{2018} = 25,415$ triệu đồng.
  • Năm 2019: Lượng đặt hàng tối ưu $Q^*{2019} = \sqrt{\frac{2 \times 15.000 \times 2,15}{0,0085}} \approx 1.269,843 \approx 1.270$ thùng; Tổng chi phí tồn kho tối thiểu $TC{2019} = 30,793$ triệu đồng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh đầy đủ bức tranh vận hành quản trị kho tại Công ty TNHH Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát thông qua các kết quả cụ thể:

  • Phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho và đối chiếu kiểm kê, gắn liền với phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên.
  • Lượng hóa hiệu quả quản lý hàng tồn kho qua các giai đoạn: tỷ lệ hoàn thành đơn hàng khả thi tăng trưởng từ 79,49% (năm 2017) lên 89,50% (năm 2019); tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho trong tổng tài sản giảm từ 20,78% xuống còn 10,52%; tỷ lệ báo cáo tồn kho chính xác đạt từ 79,17% đến 87,50%.
  • Đề xuất giải pháp quản lý kết hợp giữa đào tạo nhân lực, siết chặt quy chế kiểm tra định kỳ (1 tháng/lần) và chuẩn hóa quy trình xuất - nhập.
  • Đóng góp thực tiễn thông qua việc tính toán chính xác sản lượng đặt hàng tối ưu ($Q^*$) và tổng chi phí tối thiểu ($TC$) cho sản phẩm thùng sơn nhựa PP 20 lít qua các năm 2017 (962 thùng), 2018 (1.070 thùng) và 2019 (1.270 thùng), làm căn cứ khoa học thay thế phương pháp đặt hàng ước lượng cảm tính trước đây.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực nghiệm tập trung vào giai đoạn 2017 - 2019 tại một doanh nghiệp sản xuất nhựa quy mô gia đình; mô hình tính toán lượng đặt hàng tối ưu EOQ mới chỉ thực hiện chi tiết trên một mã sản phẩm đại diện (thùng sơn PP 20 lít) dựa trên các giả định cố định về nhu cầu và thời gian giao hàng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu áp dụng đồng thời mô hình dự trữ thiếu (BOQ) và mô hình chiết khấu theo số lượng (QDM) cho toàn bộ danh mục sản phẩm nhựa gia dụng và văn phòng phẩm; đánh giá quản lý tồn kho trong điều kiện nhu cầu thị trường biến động ngẫu nhiên và tích hợp phần mềm tự động hóa phân loại ABC.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng, hoặc Kế toán doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ có thể tham khảo phương pháp tính toán EOQ, quy trình kiểm soát chứng từ nhập - xuất và hệ thống chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của báo cáo tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

Công ty Minh Phát áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?

Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX), theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ thông qua hệ thống chứng từ như Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT).

Quy mô nhân sự và cơ cấu các phòng ban tại Công ty Minh Phát được bố trí như thế nào?

Bộ máy công ty gồm Ban Giám đốc điều hành và 5 bộ phận chức năng với tổng số 16 nhân sự: Bộ phận Kế toán (3 người), Bộ phận Kinh doanh (3 người), Bộ phận Marketing (3 người), Bộ phận Kho - Xưởng sản xuất (4 người) và Bộ phận Kỹ thuật (3 người).

Kết quả tính toán lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) cho sản phẩm thùng sơn nhựa PP 20 lít qua 3 năm là bao nhiêu?

Lượng đặt hàng tối ưu ($Q^*$) được tính toán lần lượt là: năm 2017 đạt 962 thùng (tổng chi phí 22,345 triệu đồng); năm 2018 đạt 1.070 thùng (tổng chi phí 25,415 triệu đồng); năm 2019 đạt 1.270 thùng (tổng chi phí 30,793 triệu đồng).

Tỷ lệ đơn hàng khả thi của Công ty Minh Phát biến động ra sao trong giai đoạn 2017 - 2019?

Tỷ lệ đơn hàng khả thi của công ty tăng dần qua các năm: năm 2017 đạt 79,49% (31/39 đơn hoàn thành), năm 2018 đạt 86,36% (38/44 đơn hoàn thành) và năm 2019 đạt 89,50% (51/57 đơn hoàn thành), đạt mức trung bình 3 năm là 85,1%.

Những nguyên nhân chính dẫn đến sai sót và hạn chế trong quản trị kho tại công ty là gì?

Các nguyên nhân chính gồm: cơ sở vật chất kỹ thuật kho bãi còn hạn chế gây hỏng hóc trong bốc dỡ; trình độ nghiệp vụ nhân viên kho chưa đồng đều dẫn đến sai lệch trên báo cáo; doanh nghiệp chưa xây dựng định mức đặt hàng tối ưu khoa học và còn bị động trước các biến động nhu cầu thị trường.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kỹ thuật công nghiệp Minh Phát" đã hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết quản trị tồn kho và phân loại hàng hóa theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thông qua phân tích chuỗi dữ liệu thực tế giai đoạn 2017 - 2019, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn trong vận hành kho bãi, luân chuyển chứng từ và độ chính xác của báo cáo tại doanh nghiệp sản xuất nhựa. Đề tài đóng góp giải pháp ứng dụng mô hình định lượng EOQ để xác định chính xác quy mô đặt hàng và tối thiểu hóa chi phí lưu kho cho sản phẩm chủ lực.