Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại công ty Greek Fire

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển. Mô tả chi tiết các bước từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến giao nhận hàng hóa.

• Tác giả: Lê Thị Kim Hằng
• Người hướng dẫn: ThS. Phan Minh Nhật
• Trường học: Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại
• Chuyên ngành: Thương mại Quốc tế
• Đề tài: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) tại Công ty Greek Fire
• Loại tài liệu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và Tổng quan về Quy trình Giao nhận Hàng nhập khẩu FCL

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL (Full Container Load) là một trong những hoạt động quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. FCL đặc trưng bởi việc sử dụng một container đầy đủ cho một khách hàng duy nhất, khác với LCL (Less than Container Load). Quy trình này bao gồm nhiều khâu từ ký kết hợp đồng dịch vụ, nhận chứng từ, khai hải quan điện tử trên nền tảng VNACCS/ECUS5, thực hiện thông quan hàng hóa tại cảng cho đến khi giao nhận hàng tại kho. Hiểu rõ các bước trong quy trình này giúp doanh nghiệp logistics và công ty giao nhận hàng hoạt động hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp luật và nâng cao độ hài lòng của khách hàng. Việc nắm vững quy trình là chìa khóa để giảm thời gian thông quan và chi phí vận hành.

1.1. Định nghĩa FCL và tầm quan trọng trong thương mại quốc tế

FCL (Full Container Load) là loại hình vận chuyển đường biển trong đó toàn bộ dung tích container được sử dụng bởi một khách hàng. Điều này mang lại lợi ích chi phí và bảo mật hàng hóa cao. FCL được sử dụng phổ biến khi khối lượng hàng nhập khẩu lớn, giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển và giảm rủi ro hư hỏng so với LCL. Tầm quan trọng của FCL nằm ở khả năng tăng hiệu quả logistics và đảm bảo chất lượng hàng hóa từ lúc rời cảng gửi đến cảng nhận.

1.2. Vai trò của các bên liên quan trong quy trình FCL

Trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL, nhiều bên tham gia bao gồm: khách hàng (nhà nhập khẩu), công ty giao nhận hàng, hãng tàu, cảng biển, chi cục hải quan, và kho bãi. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, kịp thời và tuân thủ các quy định pháp luật về thông quan hàng hóa và khai báo hải quan.

II. Các Bước Chi tiết trong Quy trình Giao nhận Hàng nhập khẩu FCL

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL bao gồm tám bước chính, từ khâu chuẩn bị ban đầu đến kết thúc hoàn tất. Bước đầu tiên là ký kết hợp đồng dịch vụ giữa khách hàng và công ty giao nhận. Tiếp theo, công ty phải nhận và kiểm tra bộ chứng từ gồm hóa đơn, packing list, bill of lading. Sau đó, khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/ECUS5 là khâu không thể bỏ qua để đảm bảo tuân thủ quy định hải quan. Khi hàng đến cảng, công ty liên hệ hãng tàu lấy lệnh giao hàng, thực hiện thông quan tại cảng, nhận hàng và vận chuyển về kho. Cuối cùng, trả container rỗng, lấy lại tiền cược và quyết toán chi phí. Mỗi bước đều cần sự chính xác cao để tránh sai sót.

2.1. Từ Ký kết hợp đồng đến Kiểm tra Bộ chứng từ

Ký kết hợp đồng dịch vụ là bước khởi đầu, xác định các điều khoản dịch vụ, giá cước, và trách nhiệm của cả hai bên. Sau đó, công ty giao nhận phải nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng bao gồm: hóa đơn (Invoice), danh sách hàng hoá (Packing List), vận đơn biển (Bill of Lading). Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp phát hiện sai sót sớm, tránh gián trở trong quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa.

2.2. Khai báo Hải quan điện tử và Nhận hàng

Khai hải quan điện tử trên nền tảng VNACCS/ECUS5 là bước quan trọng để thực hiện thông quan hàng hoá. Công ty phải kê khai đầy đủ thông tin hàng hóa, giá trị, mã HS. Khi nhận thông báo hàng đến, công ty liên hệ hãng tàu lấy lệnh giao hàng (release order), sau đó thực hiện thông quan tại cảng với sự hỗ trợ của chi cục hải quan. Cuối cùng, nhận hàng và vận chuyển về kho, trả container rỗng, lấy lại tiền cược.

III. Ưu điểm và Nhược điểm của Quy trình FCL

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL mang lại nhiều ưu điểm vượt trội nhưng cũng có những nhược điểm cần lưu ý. Về phía ưu điểm, FCL cung cấp chi phí vận chuyển thấp hơn per unit so với LCL, bảo mật cao vì container được khóa từ lúc rời cảng gửi, giảm rủi ro hư hỏng và mất mát. Hàng hóa được giao nhận nhanh chóng, không cần chờ consolidation như LCL. Tuy nhiên, nhược điểm bao gồm: yêu cầu khối lượng hàng nhập khẩu lớn, không linh hoạt với nhu cầu nhỏ, đòi hỏi quản lý kho tốt, và rủi ro tồn kho nếu không tiêu thụ kịp. Ngoài ra, quy trình hành chính phức tạp, cần sự chính xác cao trong khai báo hải quan để tránh xử phạt.

3.1. Những Ưu điểm nổi bật của Hình thức FCL

Ưu điểm chính của FCL bao gồm: chi phí vận chuyển rẻ vì toàn bộ container được sử dụng; bảo mật hàng hoá cao do container được khóa và kiểm soát chặt chẽ; thời gian giao nhận nhanh vì không phải chờ consolidation; giảm rủi ro hư hỏng nhờ ít xử lý hàng hóa; linh hoạt về thời gian vì khách hàng kiểm soát lịch trình. FCL phù hợp với khách hàng nhập khẩu có nhu cầu hàng hoá lớn thường xuyên.

3.2. Những Nhược điểm và Nguyên nhân cần khắc phục

Nhược điểm của FCL bao gồm: yêu cầu khối lượng hàng lớn không phù hợp với nhà nhập khẩu nhỏ; rủi ro tồn kho nếu tiêu thụ chậm; quy trình phức tạp yêu cầu nắm vững thông quan hải quan; chi phí ban đầu cao mặc dù per unit thấp; khó tối ưu hóa nếu nhu cầu biến động. Nguyên nhân tồn tại khó khăn là do thiếu thông tin pháp luật mới, nhân lực chuyên môn chưa đủ, và hệ thống quản lý chưa hoàn thiện.

IV. Giải pháp và Hướng phát triển cho Quy trình Giao nhận Hàng nhập khẩu FCL

Để nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL, các công ty giao nhận hàng cần áp dụng nhiều giải pháp toàn diện. Thứ nhất, đẩy mạnh hoạt động marketing để thiết lập và phát triển quan hệ khách hàng bền vững. Thứ hai, bố trí nhân lực hợp lý, phân chia công việc rõ ràng ở mỗi khâu thông quan và giao nhận hàng. Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực bằng cách tổ chức đào tạo chuyên môn hải quan để nâng cao trình độ. Thứ tư, ứng dụng công nghệ số trong khai báo hải quan để giảm sai sót và tăng tốc độ. Thứ năm, hoàn thiện bộ chứng từ và khai báo hải quan điện tử với quy trình chuẩn hóa. Cuối cùng, xây dựng quan hệ tốt với các chi cục hải quan và hãng tàu để giao nhận hàng suôn sẻ và nhanh chóng.

4.1. Chiến lược Phát triển Marketing và Quan hệ Khách hàng

Đẩy mạnh hoạt động marketing là nền tảng để công ty giao nhận hàng thu hút và duy trì khách hàng. Cần xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả thông qua: quảng cáo dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL, cập nhật tin tức quy định hải quan mới, cung cấp tư vấn logistics cho khách hàng. Quan trọng là xây dựng uy tín qua việc giao nhận đúng hạn, thông quan nhanh, giá cước cạnh tranh. Mối quan hệ khách hàng tốt sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh và tăng doanh thu dài hạn.

4.2. Cải thiện Quy trình và Phát triển Nhân lực Chuyên môn

Bố trí nhân lực hợp lý, rõ ràng vai trò từ khâu nhận chứng từ đến quyết toán chi phí. Cần phát triển nguồn nhân lực bằng: tổ chức đào tạo thường xuyên về quy định hải quan mới, kỹ năng khai báo hải quan điện tử, thương lượng với hãng tàu. Ứng dụng công nghệ trong hệ thống khai báo, tự động hóa các quy trình để giảm sai sót, tăng tốc độ giao nhận. Đồng thời, hoàn thiện bộ chứng từ, tạo quy trình chuẩn hóa để đảm bảo thông quan hàng hóa mượt mà và hiệu quả.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 đã nêu khái quát Công ty TNHH Greek Fire về quá trình hình thành và phát triển của công ty cũng như chức năng, nhiệm vụ của công ty đặt ra. Thêm vào đó, nêu sơ lược về tổ chức bộ máy tổ chức nhân sự của và tình hình hoạt động trong những năm gần đây. Mặc dù chỉ mới hoạt động trong thời gian ngắn, nhưng công ty lại đa dạng về các hoạt động giao nhận khác nhau. • Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không công ty còn thực hiện những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, kho bãi, khai thuê hải quan, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.

• Điều này cho thấy công ty không chỉ dừng lại ở lĩnh vực giao nhận, mà còn phát triển nhiều khía cạnh khác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong quá trình thực tập, em được hướng dẫn về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển , và quá trình nói về vấn đề này sẽ được đề cập ở chương 2. 11 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE 2.1 Mối quan hệ các bên trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire * Tóm tắt về qui trình giao nhận lô hàng Bao bì nhựa đã qua sử dụng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire The seller The buyer CẢNG (1) CÁT LÁI BNP HSB TOAN (HCM) AUSTRALIA CAU (10) PTY (2) LTD COMPANY (8) (5) LIMITED SWB (9) Forwarder Forwarder ANL CÔNG TY SINGAPORE TNHH (3) PTE LTD GREEK FIRE (3) A/N(6) D/O(7) CARRIER CARRIER CMA-CGM (4) CMA-CGM GROUP GROUP AGENCIES AGENCIES (AU) PTY (VN) PTY LTD LTD HÌNH 2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa công ty TNHH Greek Fire với các bên liên quan Diễn giải sơ lược: 1.Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED ký hợp đồng ngoại thương với công ty BNP AUSTRALIA PTY LTD. Công ty BNP AUSTRALIA PTY LTD ký hợp đồng với forwarder ANL SINGAPORE PTE LTD để forwarder ANL SINGAPORE PTE LTD giao hàng cho công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED theo trong hợp đồng.ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGNCIES (AU)PTY LTD nhận vận chuyển hàng hóa cho fowarder ANL SINGAPORE PTE LTD.HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (AU) PTY LTD và ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (VN) PTY LTD phối hợp công tác nhận và giao lô hàng.Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED thuê dịch vụ và giao chứng từ lô hàng cho forwarder TNHH GREEK FIRE.

HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES(VN)PTY LTD thông báo hàng đến cho forwarder TNNHH GREEK FIRE. Forwarder TNHH GREEK FIRE lấy lệnh giao hàng (D/O) và cước container thông qua ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (VN) PTY LTD. Forwarder TTNHH GREEK FIRE thông báo, phát hành A/N ,D/O thứ cấp cho công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED.Forwarder TNHH GREEK FIRE thực hiện khai Hải quan điện tử và thực hiện thông quan hàng hóa tại cảng CÁT LÁI (HCM).Forwarder TNHH GREEK FIRE đóng các loại phí thương vụ tại Cảng và thực hiện đưa lô hàng về kho của HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire Nhận và Khai hải Ký kết hợp Kiểm tra Bộ quan điện tử đồng dịch vụ chứng từ từ trên ECUS5- khách hàng VNACCS Nhận hàng, Thực hiện Nhận thông đưa hàng về thông quan báo hàng kho doanh hàng hóa tại đến và liên nghiệp và Cảng hệ hãng tàu lấy lệnh giao trả container hàng rỗng Lấy lại tiền Quyết toán và cược lưu hồ sơ container HÌNH 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire 2.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ: Tìm hiểu để tiến Khảo sát sơ tới sự hợp tác bộ nhu cầu Ký hợp dồng Đàm phán về hợp đồng HÌNH 2.3 Quy trình ký kết hợp đồng dịch vụ Công ty TNHH Greek Fire hoạt động với danh nghĩa là một công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ giao nhận hàng hóa (Forwarder) và Công ty TNHH HSB TOÀN CẦU (Địa chỉ: Số 18 Nam Quốc Cang, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam) – là công ty khách hàng, đã hợp tác nhiều lần. Trên tinh thần tin tưởng lẫn nhau, hai bên đã ký kết hợp đồng dịch vụ cho lô 14 hàng.

Như thường lệ, bên HSB TOÀN CẦU là công ty thuê dịch vụ và trả phí dịch vụ; bên Greek Fire là công ty thực hiện dịch vụ và nhận phí dịch vụ. Hợp đồng được soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. Hợp đồng giao nhận này bao gồm một số điều khoản chi tiết về quyền và nghĩa vụ của Công ty Greek Fire như sau: ⚫ Khai hải quan điện tử ⚫ Bổ sung giấy kiểm tra chất lượng cho cơ quan Nhà nước ⚫ Thực hiện các thủ tục hải quan tại CC HQ CK Cảng Sài Gòn KVIV ⚫ Các chi phí làm hàng do Greek Fire bỏ ra sẽ được thanh toán trọn gói cùng chi phí dịch vụ khi quyết toán cho lô hàng.2 Nhận và Kiểm tra Bộ chứng từ từ khách hàng Sau khi ký hợp đồng dịch vụ với Công ty TNHH HSB TOÀN CẦU, nhân viên giao nhận Greek Fire sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ. Với lô hàng này bộ chứng từ bao gồm: ⚫ Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) PHỤ LỤC 1 ⚫ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) PHỤ LỤC 3 ⚫ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) PHỤ LỤC 2 ⚫ Vận đơn đường biển (Bill of Lading)PHỤ LỤC 4 ⚫ Thông báo hàng đến (Arrival Notice)PHỤ LỤC 5 Nếu thiếu các chứng từ như B/L( ở lô hàng này khách hàng gửi giấy gửi hàng đường biển Seaway Bill cho nhân viên giao nhận Greek Fire, giấy báo hàng đến, C/O thì nhân viên yêu cầu doanh nghiệp bổ sung.

Hơp đồng thương mại, C/I, P/L thì nhân viên chứng từ hoặc nhân viên giao nhận có thể lập dựa tren vận đơn, C/O, và các thông tin khác về hàng hóa mà doanh nghiệp ủy thác cung cấp. Khi kiểm tra chứng từ lưu ý những điểm sau đây: ⚫ Kiểm tra bộ chứng từ có những chứng từ nào, đầy đủ hay chưa. ⚫ Kiểm tra xem các thông tin, tên người gửi, người nhận hàng, số hợp đồng, số invoice trên các chứng từ xem có hợp nhau không. ⚫ Kiểm tra ngày trên chứng từ có tính logic hay không: ngày kí hợp đồng phải trước ngày lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn phải trước hoặc có thể trùng ngày vận đơn, ngày tàu đến phải sau ngày phát hành vận đơn.

Trong quá trình kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót gì, nhân viên chứng từ có trách nhiệm điều chỉnh hoặc báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Tại công ty, nội dung kiểm tra hồ sơ chứng từ của bộ hợp đồng nhập khẩu được tiến hành theo thứ tự trước sau nhất định của các loại chứng từ: ⚫ Contract: Số và ngày hợp đồng, tên và địa chỉ của bên bán, bên mua. Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, chất lượng, NW, GW, kí mã hiệu, tổng giá trị). Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng.

Mộc và chữ ký của đại diện 2 bên. Đặc biệt là phải kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu này có thuộc danh mục hàng cấm XNK hay không, hàng nhập khẩu có cần xin giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành, hàng có phải kiểm dịch động, thực vật để từ đó có hướng giải quyết phù hợp. Bởi vì mỗi trường hợp thì bộ hồ sơ khai Hải quan sẽ cần bổ sung những chứng từ khác nhau. 15 ⚫ Packing List: Việc kiểm tra phiếu đóng gói dựa vào hợp đồng được ký kết.

Các nội dung cần được kiểm tra trong P/L bao gồm: thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, GW, CBM, mộc và chữ ký của bên bán. ⚫ Invoice: Việc kiểm tra hóa đơn thương mại sẽ dựa trên hợp đồng và P/L. Các nội dung cần phải kiểm tra trong Invoice bao gồm: số và ngày Invoice; thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, tổng tiền (số tiền bằng số và bằng chữ), đồng tiền thanh toán; cảng đi – cảng đến; phương thức thanh toán; điều kiện giao hàng; mộc và chữ ký bên bán. ⚫ Bill of Loading: Việc kiểm tra vận đơn dựa vào P/L.

Các nội dung cần phải kiểm tra bao gồm: số và ngày B/L; loại B/L; cước phí (trả trước hay trả sau); mộc và chữ ký trên B/L. ❖ Đối chiếu hợp đồng ngoại thương ⚫ Đối chiếu số, ngày của hợp đồng No: BNP/HSB21.10-01 Date: 02/10/ 2021 Tên và địa chỉ bên mua – bán Bên mua: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD, DISTRICT 1, HO CHI MINH CITY, VIETNAM Bên bán: BNP AUSTRALIA PTY LTD Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA, AUSTRALIA. ⚫ Thông tin liên quan đến hàng hóa o Tên mặt hàng o SUPER SACK o Trọng lượng: 14.010(TNE) o Tổng số tiền: 1,681.20 USD o Xuất xứ: USA Hình 2.4 Thông tin về hợp đồng ngoại thương ⚫ Điều kiện giao hàng: CFR HO CHI MINH PORT INCOTERMS ® 2010 16 ⚫ Cảng bốc: MELBOURNE, AUSTRALIA ⚫ Cảng dỡ: Hochiminh City, Vietnam ⚫ Thời hạn giao hàng: Trong 20 ngày sau khi nhận được hợp đồng đã kí o (within 20 days after receiving signed contract.) ⚫ Phương thức thanh toán: Tiền sẽ thanh toán bằng TTR trong vòng 360 ngày sau khi nhận hàng (payment by ttr within 360 days after received the goods) ⚫ Chữ ký và con dấu hợp lệ trên hợp đồng. ❖ Đối chiếu hóa đơn Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền.

Một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Do đó, hoá đơn thương mại cần phải đối chiếu như: số và ngày hóa đơn, đặc biệt là số tiền thanh toán, tên người bán, người mua, kèm theo những chứng từ khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán. Cụ thể đối với lô hàng như sau: ⚫ Số hóa đơn: BNP/HSB21.10-01 ⚫ Ngày phát hành: :05/10 2021 ⚫ Trọng lượng: 14.010(TNE) ⚫ Tổng số tiền thanh toán: 1,681.5 Thông tin về hóa đơn thương mại ❖ Đối chiếu phiếu đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa và hóa đơn thương mại, hai loại chứng từ này khi nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu) và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.