Chương 1 đã nêu khái quát Công ty TNHH Greek Fire về quá trình hình thành và phát triển của công ty cũng như chức năng, nhiệm vụ của công ty đặt ra. Thêm vào đó, nêu sơ lược về tổ chức bộ máy tổ chức nhân sự của và tình hình hoạt động trong những năm gần đây. Mặc dù chỉ mới hoạt động trong thời gian ngắn, nhưng công ty lại đa dạng về các hoạt động giao nhận khác nhau. • Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không công ty còn thực hiện những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, kho bãi, khai thuê hải quan, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
• Điều này cho thấy công ty không chỉ dừng lại ở lĩnh vực giao nhận, mà còn phát triển nhiều khía cạnh khác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong quá trình thực tập, em được hướng dẫn về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển , và quá trình nói về vấn đề này sẽ được đề cập ở chương 2. 11 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY TNHH GREEK FIRE 2.1 Mối quan hệ các bên trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire * Tóm tắt về qui trình giao nhận lô hàng Bao bì nhựa đã qua sử dụng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire The seller The buyer CẢNG (1) CÁT LÁI BNP HSB TOAN (HCM) AUSTRALIA CAU (10) PTY (2) LTD COMPANY (8) (5) LIMITED SWB (9) Forwarder Forwarder ANL CÔNG TY SINGAPORE TNHH (3) PTE LTD GREEK FIRE (3) A/N(6) D/O(7) CARRIER CARRIER CMA-CGM (4) CMA-CGM GROUP GROUP AGENCIES AGENCIES (AU) PTY (VN) PTY LTD LTD HÌNH 2.1 Sơ đồ mối quan hệ giữa công ty TNHH Greek Fire với các bên liên quan Diễn giải sơ lược: 1.Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED ký hợp đồng ngoại thương với công ty BNP AUSTRALIA PTY LTD. Công ty BNP AUSTRALIA PTY LTD ký hợp đồng với forwarder ANL SINGAPORE PTE LTD để forwarder ANL SINGAPORE PTE LTD giao hàng cho công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED theo trong hợp đồng.ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGNCIES (AU)PTY LTD nhận vận chuyển hàng hóa cho fowarder ANL SINGAPORE PTE LTD.HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (AU) PTY LTD và ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (VN) PTY LTD phối hợp công tác nhận và giao lô hàng.Công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED thuê dịch vụ và giao chứng từ lô hàng cho forwarder TNHH GREEK FIRE.
HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES(VN)PTY LTD thông báo hàng đến cho forwarder TNNHH GREEK FIRE. Forwarder TNHH GREEK FIRE lấy lệnh giao hàng (D/O) và cước container thông qua ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CMA-CGM GROUP AGENCIES (VN) PTY LTD. Forwarder TTNHH GREEK FIRE thông báo, phát hành A/N ,D/O thứ cấp cho công ty HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED.Forwarder TNHH GREEK FIRE thực hiện khai Hải quan điện tử và thực hiện thông quan hàng hóa tại cảng CÁT LÁI (HCM).Forwarder TNHH GREEK FIRE đóng các loại phí thương vụ tại Cảng và thực hiện đưa lô hàng về kho của HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire Nhận và Khai hải Ký kết hợp Kiểm tra Bộ quan điện tử đồng dịch vụ chứng từ từ trên ECUS5- khách hàng VNACCS Nhận hàng, Thực hiện Nhận thông đưa hàng về thông quan báo hàng kho doanh hàng hóa tại đến và liên nghiệp và Cảng hệ hãng tàu lấy lệnh giao trả container hàng rỗng Lấy lại tiền Quyết toán và cược lưu hồ sơ container HÌNH 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Greek Fire 2.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ: Tìm hiểu để tiến Khảo sát sơ tới sự hợp tác bộ nhu cầu Ký hợp dồng Đàm phán về hợp đồng HÌNH 2.3 Quy trình ký kết hợp đồng dịch vụ Công ty TNHH Greek Fire hoạt động với danh nghĩa là một công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ giao nhận hàng hóa (Forwarder) và Công ty TNHH HSB TOÀN CẦU (Địa chỉ: Số 18 Nam Quốc Cang, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam) – là công ty khách hàng, đã hợp tác nhiều lần. Trên tinh thần tin tưởng lẫn nhau, hai bên đã ký kết hợp đồng dịch vụ cho lô 14 hàng.
Như thường lệ, bên HSB TOÀN CẦU là công ty thuê dịch vụ và trả phí dịch vụ; bên Greek Fire là công ty thực hiện dịch vụ và nhận phí dịch vụ. Hợp đồng được soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. Hợp đồng giao nhận này bao gồm một số điều khoản chi tiết về quyền và nghĩa vụ của Công ty Greek Fire như sau: ⚫ Khai hải quan điện tử ⚫ Bổ sung giấy kiểm tra chất lượng cho cơ quan Nhà nước ⚫ Thực hiện các thủ tục hải quan tại CC HQ CK Cảng Sài Gòn KVIV ⚫ Các chi phí làm hàng do Greek Fire bỏ ra sẽ được thanh toán trọn gói cùng chi phí dịch vụ khi quyết toán cho lô hàng.2 Nhận và Kiểm tra Bộ chứng từ từ khách hàng Sau khi ký hợp đồng dịch vụ với Công ty TNHH HSB TOÀN CẦU, nhân viên giao nhận Greek Fire sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ. Với lô hàng này bộ chứng từ bao gồm: ⚫ Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) PHỤ LỤC 1 ⚫ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) PHỤ LỤC 3 ⚫ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) PHỤ LỤC 2 ⚫ Vận đơn đường biển (Bill of Lading)PHỤ LỤC 4 ⚫ Thông báo hàng đến (Arrival Notice)PHỤ LỤC 5 Nếu thiếu các chứng từ như B/L( ở lô hàng này khách hàng gửi giấy gửi hàng đường biển Seaway Bill cho nhân viên giao nhận Greek Fire, giấy báo hàng đến, C/O thì nhân viên yêu cầu doanh nghiệp bổ sung.
Hơp đồng thương mại, C/I, P/L thì nhân viên chứng từ hoặc nhân viên giao nhận có thể lập dựa tren vận đơn, C/O, và các thông tin khác về hàng hóa mà doanh nghiệp ủy thác cung cấp. Khi kiểm tra chứng từ lưu ý những điểm sau đây: ⚫ Kiểm tra bộ chứng từ có những chứng từ nào, đầy đủ hay chưa. ⚫ Kiểm tra xem các thông tin, tên người gửi, người nhận hàng, số hợp đồng, số invoice trên các chứng từ xem có hợp nhau không. ⚫ Kiểm tra ngày trên chứng từ có tính logic hay không: ngày kí hợp đồng phải trước ngày lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn phải trước hoặc có thể trùng ngày vận đơn, ngày tàu đến phải sau ngày phát hành vận đơn.
Trong quá trình kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót gì, nhân viên chứng từ có trách nhiệm điều chỉnh hoặc báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Tại công ty, nội dung kiểm tra hồ sơ chứng từ của bộ hợp đồng nhập khẩu được tiến hành theo thứ tự trước sau nhất định của các loại chứng từ: ⚫ Contract: Số và ngày hợp đồng, tên và địa chỉ của bên bán, bên mua. Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, chất lượng, NW, GW, kí mã hiệu, tổng giá trị). Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng.
Mộc và chữ ký của đại diện 2 bên. Đặc biệt là phải kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu này có thuộc danh mục hàng cấm XNK hay không, hàng nhập khẩu có cần xin giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành, hàng có phải kiểm dịch động, thực vật để từ đó có hướng giải quyết phù hợp. Bởi vì mỗi trường hợp thì bộ hồ sơ khai Hải quan sẽ cần bổ sung những chứng từ khác nhau. 15 ⚫ Packing List: Việc kiểm tra phiếu đóng gói dựa vào hợp đồng được ký kết.
Các nội dung cần được kiểm tra trong P/L bao gồm: thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, GW, CBM, mộc và chữ ký của bên bán. ⚫ Invoice: Việc kiểm tra hóa đơn thương mại sẽ dựa trên hợp đồng và P/L. Các nội dung cần phải kiểm tra trong Invoice bao gồm: số và ngày Invoice; thông tin người bán, người mua; thông tin về hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, tổng tiền (số tiền bằng số và bằng chữ), đồng tiền thanh toán; cảng đi – cảng đến; phương thức thanh toán; điều kiện giao hàng; mộc và chữ ký bên bán. ⚫ Bill of Loading: Việc kiểm tra vận đơn dựa vào P/L.
Các nội dung cần phải kiểm tra bao gồm: số và ngày B/L; loại B/L; cước phí (trả trước hay trả sau); mộc và chữ ký trên B/L. ❖ Đối chiếu hợp đồng ngoại thương ⚫ Đối chiếu số, ngày của hợp đồng No: BNP/HSB21.10-01 Date: 02/10/ 2021 Tên và địa chỉ bên mua – bán Bên mua: HSB TOAN CAU COMPANY LIMITED Địa chỉ: 18 NAM QUOC CANG STREET, PHAM NGU LAO WARD, DISTRICT 1, HO CHI MINH CITY, VIETNAM Bên bán: BNP AUSTRALIA PTY LTD Địa chỉ: UNIT 1, 32 HIGH STREET, BELLERIVE TASMANIA, AUSTRALIA. ⚫ Thông tin liên quan đến hàng hóa o Tên mặt hàng o SUPER SACK o Trọng lượng: 14.010(TNE) o Tổng số tiền: 1,681.20 USD o Xuất xứ: USA Hình 2.4 Thông tin về hợp đồng ngoại thương ⚫ Điều kiện giao hàng: CFR HO CHI MINH PORT INCOTERMS ® 2010 16 ⚫ Cảng bốc: MELBOURNE, AUSTRALIA ⚫ Cảng dỡ: Hochiminh City, Vietnam ⚫ Thời hạn giao hàng: Trong 20 ngày sau khi nhận được hợp đồng đã kí o (within 20 days after receiving signed contract.) ⚫ Phương thức thanh toán: Tiền sẽ thanh toán bằng TTR trong vòng 360 ngày sau khi nhận hàng (payment by ttr within 360 days after received the goods) ⚫ Chữ ký và con dấu hợp lệ trên hợp đồng. ❖ Đối chiếu hóa đơn Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền.
Một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Do đó, hoá đơn thương mại cần phải đối chiếu như: số và ngày hóa đơn, đặc biệt là số tiền thanh toán, tên người bán, người mua, kèm theo những chứng từ khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán. Cụ thể đối với lô hàng như sau: ⚫ Số hóa đơn: BNP/HSB21.10-01 ⚫ Ngày phát hành: :05/10 2021 ⚫ Trọng lượng: 14.010(TNE) ⚫ Tổng số tiền thanh toán: 1,681.5 Thông tin về hóa đơn thương mại ❖ Đối chiếu phiếu đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa và hóa đơn thương mại, hai loại chứng từ này khi nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu) và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.