Tài liệu: Tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Thành Danh với các bước thực hiện chuẩn

• Tác giả: Ngô Thị Hồng Thắm
• Người hướng dẫn: Bùi Thị Kim Uyên
• Trường học: Trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại
• Chuyên ngành: Thương Mại Quốc Tế
• Đề tài: Tổ Chức Thực Hiện Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không Tại Công Ty Tnhh Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thành Danh
• Loại tài liệu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. Đây là quá trình tổ chức thực hiện việc bàn giao hàng hóa từ người bán cho người vận chuyển, đảm bảo rằng hàng hóa được giao nhận đúng chất lượng, số lượng, thời gian theo yêu cầu của hợp đồng. Tầm quan trọng của quy trình giao nhận nằm ở khả năng giảm thiểu rủi ro, sai sót, và tối ưu hóa chi phí logistics. Đối với các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện quy trình này một cách chuyên nghiệp là chìa khóa để nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh. Bài viết này sẽ chi tiết hóa các bước và yêu cầu kỹ thuật trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, một trong những phương thức vận chuyển phổ biến nhất hiện nay.

1.1. Định nghĩa quy trình giao nhận

Quy trình giao nhận là tập hợp các hoạt động liên tiếp từ khi nhận thông tin lô hàng, kiểm tra chứng từ, cân hàng, làm thủ tục hải quan cho đến khi hoàn thành bộ chứng từ. Mỗi bước trong quy trình này đều yêu cầu sự chính xác cao và tuân thủ quy định pháp luật về xuất khẩu hàng hóa.

1.2. Vai trò của công ty dịch vụ xuất nhập khẩu

Công ty dịch vụ xuất nhập khẩu đóng vai trò trung gian giữa các bên liên quan như nhà xuất khẩu, khách hàng, hãng tàu, và cơ quan hải quan. Họ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ quy trình để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

II. Các bước chính trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường hàng không

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không bao gồm nhiều bước phức tạp và liên kết chặt chẽ với nhau. Đầu tiên là nhận thông tin về lô hàng từ khách hàng, bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, trọng lượng và các yêu cầu đặc biệt. Tiếp theo là kiểm tra chứng từ như hóa đơn thương mại, danh sách hàng hóa, chứng chỉ xuất xứ để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Sau đó, hàng hóa được vận chuyển vào kho của công ty để cân và phân loại. Bước quan trọng tiếp theo là làm thủ tục hải quan, bao gồm khai báo hải quan, nộp tờ khai điện tử. Cuối cùng là thanh lý tờ khai, nhận airway bill và hoàn thành các chứng từ để bàn giao cho khách hàng.

2.1. Nhận thông tin và kiểm tra chứng từ khách hàng

Bước đầu tiên là nhận đầy đủ thông tin về lô hàng từ khách hàng, sau đó kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ như hóa đơn, danh sách hàng, chứng chỉ. Việc kiểm tra này giúp phát hiện sớm các sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật của cả hai quốc gia.

2.2. Cân hàng và làm thủ tục hải quan

Sau khi hàng về kho, hàng được cân chính xác để xác định trọng lượng thực tế. Tiếp theo, công ty thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống, chuẩn bị tài liệu cần thiết và chờ phép xuất khẩu từ cơ quan hải quan.

2.3. Hoàn thành chứng từ và bàn giao

Khi hải quan phê duyệt, công ty hoàn thành bộ chứng từ bao gồm airway bill, lệnh vận chuyển, và các giấy tờ liên quan. Tất cả chứng từ được bàn giao cho khách hàng và lưu trong hồ sơ của công ty.

III. Các yêu cầu và tiêu chuẩn trong tổ chức thực hiện quy trình

Để tổ chức thực hiện quy trình giao nhận một cách chuyên nghiệp, các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu phải tuân thủ nhiều yêu cầu khắt khe. Thứ nhất là yêu cầu chính xác về thông tin, mọi dữ liệu về hàng hóa, trọng lượng, giá trị phải được ghi chép chính xác không có sai lệch. Thứ hai là tuân thủ quy định pháp luật, bao gồm các quy định về xuất khẩu hàng hóa, quy định về hải quan, và các điều ước quốc tế. Thứ ba là yêu cầu về kỹ năng và kiến thức của nhân viên, họ cần hiểu rõ về quy trình xuất khẩu, các loại hình chứng từ và cách xử lý các tình huống phát sinh. Thứ tư là yêu cầu về hệ thống quản lý, công ty cần có hệ thống tài liệu tốt và công nghệ thông tin để theo dõi từng bước của quy trình.

3.1. Yêu cầu về chính xác thông tin và chứng từ

Tất cả thông tin về lô hàng phải được ghi chép chính xác và chi tiết. Các chứng từ xuất khẩu phải đầy đủ, rõ ràng, không có mâu thuẫn. Sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến bị từ chối xuất khẩu hoặc phạt tiền.

3.2. Yêu cầu tuân thủ pháp luật và quy định

Công ty phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu, quy định về HS code, quy định về hàng cấm xuất. Cần cập nhật liên tục những thay đổi về chính sách để tránh vi phạm.

3.3. Yêu cầu về năng lực nhân viên và quản lý

Nhân viên phải có kiến thức chuyên sâu về quy trình giao nhận, hiểu rõ các loại chứng từ và cách xử lý. Công ty cần có hệ thống quản lý tốt để theo dõi từng giai đoạn của quy trình.

IV. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Để nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng xuất khẩu, các công ty cần áp dụng một số giải pháp và kiến nghị quan trọng. Thứ nhất là ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình giao nhận, sử dụng phần mềm quản lý logistics hiện đại để theo dõi hàng hóa từ kho đến sân bay, giảm thời gian xử lý và sai sót. Thứ hai là đào tạo định kỳ nhân viên để nâng cao kiến thức về xuất khẩu hàng hóa và các quy định mới. Thứ ba là thiết lập quy trình chuẩn và tổ chức thực hiện một cách nhất quán, có kiểm soát chất lượng ở mỗi bước. Thứ tư là cải thiện liên kết với các bên liên quan như hãng tàu, cơ quan hải quan để tăng tốc độ xử lý. Cuối cùng là xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin khách hàng, hàng hóa để dễ dàng tra cứu và xử lý các vấn đề phát sinh.

4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống tự động hóa

Ứng dụng phần mềm quản lý hiện đại giúp tổ chức thực hiện quy trình một cách tự động và hiệu quả hơn. Hệ thống này có thể theo dõi trạng thái hàng hóa từ nhà kho đến sân bay, gửi thông báo tự động và giảm thời gian xử lý đơn hàng.

4.2. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Công ty nên tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên về những quy định mới trong xuất khẩu, các kỹ năng xử lý chứng từ, và cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình giao nhận.

4.3. Thiết lập tiêu chuẩn quy trình và cải tiến liên tục

Cần thiết lập quy trình chuẩn chi tiết cho từng bước, có kiểm soát chất lượng và định kỳ đánh giá hiệu quả. Tổ chức thực hiện cải tiến liên tục dựa trên phản hồi của khách hàng để nâng cao dịch vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIO] THIEU TONG QUAN VE CONG TY TNHH TMDV XNK THANH DANH dD 1. Qua trinh hinh thanh va phat triển của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh 5 1. Giới thiệu chung về công ty 5 1. Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận 7 1. Lĩnh vực hoạt động của công ty we7 1. Nhiệm vụ của các bộ phiậ.

Tình hình nhãn sự: weed 1. Tình hình hoạt động kinh doanh của céng ty TNHH TMDV XNK Thanh Danh từ năm 2018 đến năm 2020 10 1. Cơ cầu dịch vụ của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 — 2020.12 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH 15 2.

Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan. Quy trình thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu hàng bằng đường hang không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh,. Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng xuất khẩu của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh 19 2. Phân tích các bước tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu mặt hang “SOFA CORNER C1, SOFA CORNER C2, CAT WALK” bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh „„.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng.

Nhận thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ của khách hàng và đặt 0009.1 Nhận thông tin về lô hàng 20 2.2 Kiếm tra chứng từ của khách hàng. Vận chuyền hàng vào kho TCS 28 2. Cân hàng tại kho TCS và làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất ìr 0. Cân hàng tại kho TCS 28 2.2 Làm thủ tục hải quan cho lỗ hàng.

«Gọi Hi te 38 2.6 Thanh lý tờ khai 43 2.7 Nhận Airway bill và (trả cước hàng.8 Quyết toán với khách hàng 47 2.9 Hoàn thành bộ chứng từ, bàn giao lại chứng từ cho khách hàng, lưu hồ sơ. 47 CHƯƠNG 3 : MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KIỄN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUÁ QUY TRÌNH GIAO NHAN HANG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK THÀNH 09:00. Cơ sở đề xuất giải pháp. -- c5 << secre rxerseEre re rser r erser re sre 48 3.

G0000 0000 T2 9 KT 0 03 0004060808505 8800608885561 05889 0049550150 49 KÉT LUẬN 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.54 LOI MO DAU Trong thoi dai toan cầu hóa các nền kinh tế và hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế, mối liên hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế càng ngày cảng gắn bó với nhau, đặc biệt trong đó hoạt động ngoại thương đóng vai trò hết sức quan trọng. Tham gia hội nhập và mở rộng quan hệ thương mại quốc tế đã và đang là xu hướng tất yếu của các quốc gia. Trong đó, vấn đề đây mạnh hoạt động xuất nhập khâu là một trong số những ưu tiên hàng đầu đối với nhiều quốc gia. Nhất là khí Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO thì cơ hội giao thương với các quốc gia lân cận ngày càng rộng rãi, nhưng cũng là thách thức đề Việt Nam phát huy hết tất cả các lợi thế của mình, nhăm thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, chính điều này đã góp phần đưa hoạt động ngoại thương Việt Nam tăng lên rất nhiễu.

Trong quả trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì chính sách ngoại thương nước ta hướng vào các mục tiêu chủ yếu là đây mạnh xuất nhập khâu đáp ứng nhu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, kiềm chế lạm phát, tăng tích lũy cho ngân sách nhà nước và cải thiện nâng cao đời sống nhân dân. Như chúng ta đều biết hoạt động xuất nhập khâu là một quá trinh diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững các nghiệp vụ và trình độ chuyên môn vì nó quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Nhập khâu đóng vai trò thúc đây xuất khâu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khâu, tạo điều kiện thuận lợi đề hàng xuất khâu Việt Nam vương ra thị trường nước ngoài. Ngược lại xuất khâu tạo nguồn vốn cho nhập khâu.

Như vậy xuất khâu không chỉ đóng vai trò xúc tác, hỗ trợ phát trién ma còn trở thành yếu tố bên trong của sự phát triên, trực tiếp tham gia vào việc giải quyết các vẫn đề của nền kinh tế quốc dân như vốn, kĩ thuật. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất khâu, trong quá trình thực tập tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUÂT NHẬP KHẨU THÀNH DANH, em đã chọn đề tài “ TÔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BANG DUONG HANG KHONG TAI CONG TY TNHH THUONG MAI DICH VU XUAT NHAP KHAU THANH DANH ” dé làm báo cáo thực tập của mình. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô để hoàn thiện bài báo cáo của em hơn. DANH MUC CAC TU VIET TAT Công Ty TNHH TMDV XNK Công Ty trách nhiệm hữu hạn thương mại THÀNH DANH dịch vụ xuất nhập khâu THÀNH DANH CY Container Yard — Bai Container LCL Less than container load Hàng Lẻ FWD Forwarder Kho TCS Tan Son Nhat Cargo Services Company Limited AWB Air Waybill SI Shipping Instruction T/T Chuyên tiên bang dién (Telegraphic Transfe) JPY Dong Yén XNK Xuất Nhập Khâu VAT Thuê giá trị gia tăng MAWB Master Air Waybill (Van đơn chủ) HAWB House Air Waybill (Vận đơn nhà) NHÀ XK - NHÀ NK Nhà Xuất Khẩu - Nhà Nhập Khâu DANH MUC BANG BIEU Bang 1.1 Tình hình nhân sự 9 Bang 1.2 Co cau dich vụ trong doanh thu của công ty giai đoạn | 10 2018 - 2020 Bang 1.3 Kêt quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 13 2018 - 2020 DANH MỤC SƠ ĐÒ Sơ đồ I.I Cơ câu tô chức bộ máy quản lý của công ty TNHH 6 : TMDV XNK THANH DANH So do 2.1 Môi liên hệ giữa các bên liên quan đên quy trình giao | 15 nhận hàng hóa XNK tại công ty TNHH TMDV XNK THÁNH DANH So do 2.2 Quy trình xuất khâu hàng hóa băng đường hàng không | L7 tại công ty TNHH TMIDV XNK THÀNH DANH DANH MỤC BIEU DO Biểu đồ I.L | Cơ câu địch vụ của công ty giai đoạn 2018 - 2020 Ul Biểu đô I.2 | Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 13 2018 -2020 DANH MUC HINH VE Hinh 2.1 Booking Confirmation 24 Hinh 2.2 Shipping Instruction 27 Hinh 2.3 Đăng nhập hệ thông phân mém hai quan dién tir 30 ECUS5-VNACCS Hinh 2.4 Chon don vi hai quan va doanh nghiép dé khai bao 30 Hinh 2.5 Đăng ký mới tờ khai xuất khâu (EDA) 31 Hình 2.6 Khai báo thông tin chung người XK và người NK 32 Hinh 2.7 Khai báo thông tin chung người XK và người NK 33 Hình 2.8 Thông tin chung- Vận đơn và thông tin hợp đồng 34 Hình 2.9 Thông tin hóa đơn, thuê và bảo lãnh 35 Hình 2.10 Thông tin vận chuyên và thông tin khác 36 Hinh 2.11 Danh sách hàng hóa tờ khai xuất khâu 37 Hình 2.12 Tra cứu thông tin HS 38 Hinh 2.13 Tra cứu thông tin HS 39 Hình 2.14 Tra cứu thông tin HS 40 Hinh 2.15 Tra cứu thông tin HS 40 Hình 2.16 Danh sách hàng hóa tờ khai xuất khâu 41 Hình 2.17 Vận đơn 45 CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN VE CONG TY TNHH TMDV XNK THANH DANH 1.

Qua trinh hinh thanh va phat trién cia cng ty TNHH TMDV XNK Thanh Danh 1. Giới thiệu chung về công ty Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất nhập khâu Thành Danh là công ty có hoạt động hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân và hoạt động theo quy định hiện hành của Nhà nước được chính thức thành lập ngày 09/05/2005 theo giấy phép kinh doanh số 0303772372 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hỗ Chí Minh cấp với số vốn điều lệ 800. * Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH s* Tên giao dịch quốc tế: THANH DANH CO.,LTD #- Đại diện pháp luật: Nguyễn Phước Quý Trụ sở chính: 366/30 Bến Bình Đông, P.HCM %* Mã số thuế: 0303772372 s* Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên s*» Điện thoại: [phone] +® Email: [e-mail] s* Lĩnh vực hoạt động chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 1. Lịch sử hình thành và phát triển Ra đời và phát triển hòa theo xu hướng mở cửa hội nhập với các quốc gia trên thế giới, công ty TNHH TMIDV XNK Thành Danh đã gặp không ít thuận lợi và khó khăn đề phát triển hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng.

Với tính thần học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã dần tạo được sự tín nhiệm của khách hàng thông qua sự trách nhiệm và chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao do đoanh nghiệp cung cấp. Nhân tổ góp phần không nhỏ cho sự thành công của công ty là yếu tố con người. Đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm trong các hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải đã được tuyên chọn và đào tạo, luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm khi tư vấn cho khách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những phương án vận chuyền, kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như giảm thiêu đến tôi đa những rủi ro cho khách hàng. Với phương châm “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng” đội ngũ nhân viên trẻ luôn nỗ lực không ngừng nghỉ đề tạo ra những dịch vụ ngày càng tốt hơn.

Đồng thời, cũng tăng cường mở rộng mạng lưới hoạt động, thiết lập mỗi quan hệ bên chặt, lâu đài với các đối tác. Công ty cung cấp tất cả các dịch vụ vận chuyền giao nhận trong và ngoài nước với các dịch vụ đa dạng và liên kết chặt chẽ với nhau. Sơ đồ cơ cấu tô chức của công ty Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh phân bổ cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, theo nguyên tắc tinh gon, hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty. Tổng số nhân viên là 30 người đều có trình độ từ Cao đăng đến Thạc sỹ, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và ngoại ngữ tốt.

GIÁM ĐÓC PHÒNG KINH PHÒNG XUẤT PHONG KE DOANH NHAP KHAU TOAN BO PHAN BO PHAN GIAO CHUNG TU’ NHAN Sơ đồ 1.