Nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu đường biển tại An Pha Trần

Tài liệu phân tích chi tiết nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu đường biển, từ khâu chứng từ đến thông quan, giao nhận hàng.

• Tác giả: Lê Thị Thanh Loan
• Người hướng dẫn: Th.S Phan Minh Nhật
• Trường học: Trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại
• Chuyên ngành: Thương Mại Quốc Tế
• Đề tài: Tổ Chức Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Nguyên Container (FCL) Nhập Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải An Pha Trần
• Loại tài liệu: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái Niệm và Tầm Quan Trọng của Quy Trình Giao Nhận Hàng FCL Nhập Khẩu

Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển là một trong những hoạt động logistics phức tạp và quan trọng trong thương mại quốc tế. FCL (Full Container Load) đại diện cho lô hàng chiếm trọn một container, được sử dụng khi lượng hàng lớn cần vận chuyển. Quy trình này liên quan đến nhiều bên tham gia như shipper, carrier, customs broker, và cảng biển. Việc nắm vững quy trình giao nhận hàng FCL giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu suất và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Đặc biệt, tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần, quy trình nhập khẩu hàng FCL được thực hiện một cách chuyên nghiệp và có hệ thống, từ khâu nhận hàng cho đến khi giao cho khách hàng cuối cùng.

1.1. Định Nghĩa Hàng FCL và Đặc Điểm

Hàng FCL (Full Container Load) là các lô hàng lớn chiếm trọn một hoặc nhiều container, khác với LCL (Less than Container Load) là hàng lẻ. Đặc điểm của FCL bao gồm: khối lượng lớn, từ 10 tấn trở lên, được sử dụng cho lô hàng có giá trị cao, và được vận chuyển trực tiếp từ nơi xuất phát đến nơi nhận hàng. Lợi ích của FCL gồm chi phí vận chuyển rẻ hơn, an toàn hơn, và thời gian giao hàng nhanh chóng.

1.2. Vai Trò của Quy Trình Giao Nhận Hàng FCL

Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng. Nó đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian, và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Việc tổ chức tốt quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics, giảm thời gian thực hiện, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

II. Các Giai Đoạn Chính trong Quy Trình Giao Nhận Hàng FCL Nhập Khẩu

Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển được chia thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng. Tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần, quy trình nhập khẩu hàng FCL được tiến hành một cách chi tiết và khoa học. Bắt đầu từ khâu nhận và kiểm tra chứng từ, tiếp theo là lấy EDO (Electronic Delivery Order) và cược container, rồi đến thủ tục hải quan, cuối cùng là nhận hàng ra khỏi cảng. Mỗi giai đoạn cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng và kịp thời. Hiểu rõ từng giai đoạn giúp các bên liên quan phối hợp hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

2.1. Giai Đoạn Nhận và Kiểm Tra Chứng Từ

Giai đoạn đầu tiên của quy trình giao nhận hàng FCL là nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng hoặc đại lý. Các chứng từ quan trọng bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), và Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ này đảm bảo thông tin chính xác, không có sai lệch về số lượng, chủng loại, hay giá trị hàng hóa.

2.2. Giai Đoạn Lấy EDO và Cược Container

EDO (Electronic Delivery Order) là chứng chỉ điện tử cho phép lấy container khỏi cảng. Khách hàng cần lấy EDO từ ngân hàng sau khi thanh toán L/C hoặc thay thế bằng hóa đơn vận chuyển gốc. Đồng thời, doanh nghiệp cần cược container với công ty vận tải, tức là đặt cọc tiền để được quyền lấy container. Bước này rất quan trọng để đảm bảo quyền sở hữu hàng hóa và container được rõ ràng.

III. Thủ Tục Hải Quan trong Quy Trình Giao Nhận Hàng FCL Nhập Khẩu

Thủ tục hải quan là một trong những phần phức tạp nhất trong quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển. Tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần, quy trình thủ tục hải quan được thực hiện một cách chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp luật. Mở tờ khai hải quan điện tử là bước đầu tiên, nơi khai báo chi tiết thông tin hàng hóa, xuất xứ, giá trị, và các thông tin khác. Tiếp theo là chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm hóa đơn, packing list, vận đơn, và các chứng chỉ cần thiết. In mã vạch và thanh lý tờ khai ở chi cục hải quan, cuối cùng là thông quan tại cảng. Mỗi bước này yêu cầu sự cẩn thận và chính xác để tránh trì hoãn và phạt.

3.1. Mở Tờ Khai Hải Quan và Khai Báo Thông Tin

Mở tờ khai hải quan điện tử là bước khởi đầu của thủ tục hải quan. Cần khai báo thông tin chung về người nhập khẩu, nơi cấp hóa đơn, ngày khai. Sau đó, khai thông tin hàng hóa chi tiết: tên hàng, HS code, xuất xứ, số lượng, đơn vị, giá trị. Tính toán chính xác thuế suất dựa trên HS code và xuất xứ hàng hóa là vô cùng quan trọng.

3.2. Thanh Lý và Thông Quan Tại Cảng

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, khách hàng cần đến chi cục hải quan để in mã vạch và thanh lý tờ khai. Tờ khai được kiểm tra, phê duyệt, và chuyển sang phòng kiểm hàng. In phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) để xác nhận container đã được giải phóng. Sau khi thông quan, hàng hóa được phép rời khỏi cảng.

IV. Giai Đoạn Cuối Cùng Nhận Hàng Ra Khỏi Cảng và Tất Toán Hồ Sơ

Giai đoạn cuối cùng của quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu là nhận hàng ra khỏi cảng và tất toán hồ sơ. Sau khi thông quan thành công, khách hàng hoặc doanh nghiệp vận tải được phép lấy container khỏi cảng bằng phiếu EIR. Container được đưa đến kho bãi của khách hàng để giải phóng hàng hóa. Trả rỗng container cho công ty vận tải trong thời hạn quy định để lấy lại tiền cược. Cuối cùng, quyết toán hóa đơn và lưu giữ hồ sơ cho các mục đích kiểm tra và thống kê. Quy trình giao nhận hàng FCL chỉ được coi là hoàn tất khi tất cả các khâu đã được hoàn thành và hồ sơ được lưu trữ đúng cách. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở để kiểm tra, xử lý tranh chấp, và tuân thủ các yêu cầu quản lý.

4.1. Nhận Hàng Ra Khỏi Cảng và Đưa Vào Kho

Sau khi hải quan thông quan, khách hàng sử dụng phiếu EIR để lấy container tại cảng. Xe tải được điều đến để vận chuyển container từ cảng đến kho bãi của khách hàng. Tại kho, tiến hành giải phóng hàng - nghĩa là mở container và kiểm tra, ghi nhận hàng hóa. Lập biên bản bàn giao giữa các bên liên quan, xác nhận số lượng và tình trạng hàng. Container rỗng được trả cho công ty vận tải trong thời hạn quy định.

4.2. Lấy Lại Tiền Cược và Quyết Toán Hồ Sơ

Lấy lại tiền cược container là bước quan trọng sau khi container được trả. Khách hàng cần nộp phiếu EIR gốc hoặc bản chép được công ty vận tải xác nhận cho công ty logistics để lấy lại tiền cược. Quyết toán chi phí bao gồm: cước vận chuyển, lệ phí hải quan, phí tập kết, phí xếp dỡ. Lưu giữ hồ sơ trong khoảng thời gian quy định để có cơ sở xử lý tranh chấp và kiểm tra định kỳ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI AN PHA TRẦN 1. Thông tin chung về Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần - Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Vận tải An Pha Trần - Tên tiếng anh: ALPHA TRANS CO.,LTD - Địa chỉ: Số 5-7, Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh - Điện thoại: [phone] - Fax: [phone] - Skype: atl.logs - Website: www.vn / or http://vantaianpha.vn/ - Mã số thuế: 0313384770 - Loại hình kinh doanh: Forwarding & Logistics Services - Slogan: “YOU TRUST, WE CARRY” - Logo: - Alpha Trans đã đầu tư hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển các loại nhằm đáp ứng nhu cầu vận tải trong nước và ngoài nước Bảng biểu 1.1: Hệ thống kho và phương tiện của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần Hệ thống kho Địa điểm Số lượng Tại bến xe miền Nam 300 𝑚 2 Tại Sóng Thần 500 𝑚 2 Tại Đồng Nai 500 𝑚 2 Tại Hải Phòng 1000 𝑚 2 Hệ Thống Phương Tiện Phương tiện Số lượng Xe tải 1.5 tấn – 5 tấn 30 chiếc Xe container 15 chiếc. Xe nâng 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc Xe cẩu 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc 1 1.

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần luôn hoạt động với phương châm “Your trust, We carry_ Giữ Chữ Tín, Nhận Niềm Tin!”. Với phương châm hoạt động như vậy mà công ty đã cố gắng xây dựng được tiền đề phát triển của mình trên thị trường 1.1 Quá trình phát triển - Ngày 04/04/2016: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần được chính thức thành lập - Năm 2017: Gia nhập Hiệp hội Logistics WCA Family of Logistics Networks (WCA) là hiệp hội các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển lớn nhất và uy tín nhất trên toàn thế giới, với hơn 3.600 văn phòng thành viên đặt tại 173 quốc gia và vùng lãnh thổ. Tại Việt Nam, WCA có 75 thành viên, gồm T&M, Vinatrans, Vinalink. tại Hà Nội và TP.

- Năm 2019: Gia nhập World Supply Chain Alliance (WSA) 1.2 Mục tiêu và tầm nhìn Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần là công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam kể từ ngày đăng kí kinh doanh, thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Dưới sự lãnh đạo của ông Trần Đức Phú, cùng với sự hợp tác chặt chẽ và đầy tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề nhiều năm trong ngành. Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần đã và đang không ngừng phát triển cho đến nay và nhận được sự tin cậy của rất nhiều công ty xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Với mục tiêu của công ty “Giá cả cạnh tranh, giao hàng đúng hẹn và an toàn hàng hóa đến tay người nhận”.

Alpha Trans biết rằng với tình hình cạnh tranh khốc liệt giữa các nhà vận tải như hiện nay thì việc đáp ứng đúng và đủ 3 nhu cầu trên là điều tất yếu và cần thiết để công ty phát triển và không ngừng cải thiện. Và luôn là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng.3 Sứ mệnh Sứ mệnh của công ty “Luôn tìm kiếm, nâng cao và kiểm soát các giải pháp nhằm duy trì chất lượng dịch vụ, phương tiện vận tải mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Đó là con đường duy nhất để bắt đầu các mối quan hệ đối tác lâu dài” 1.4 Cam kết của công ty Alphatrans 2 - Giao đúng về thời gian, giao đủ về số lượng, giao nguyên vẹn về tình trạng hàng hóa. - Tất cả các xe đều được gắn định vị GPS, khách hàng có thể kiểm tra lịch trì, vị trí của xe tại mọi thời điểm.

- Các lô hàng vận chuyển đều được quản lí bằng hệ thống mạng, khách hàng có thể kiểm tra tình trạng hàng dựa vào số Bill mà công ty cấp. - Toàn bộ hàng hóa giá trị đều được mua bảo hiểm ở mức A cho mọi rủi ro. Chúng tôi cam kết đền bù thiệt hại hàng hóa theo giá thị trường nếu xảy ra tổn thất do chủ quan trong quá trình vận chuyển. - Đội ngũ nhân viên bao gồm nhân viên văn phòng, tài xế giao nhận được đào tạo chuyên nghiệp, năng động, nhiệt tình và có trách nhiệm để xử lý mọi tình huống.

Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty 1.1 Chức năng Là một công ty chuyên về lĩnh vực giao nhận vận tải, Alpha Trans luôn ý thức rằng chức năng của mình là đem niềm vui, sự tin tưởng đến cho khách hàng khi mà hàng hóa thông quan thuận lợi, vận chuyển an toàn, giao hàng đúng hẹn,…Cũng như những công ty Forwarder khác, Alpha Trans luôn đồng hành cùng hàng hóa của khách hàng trên mọi nẻo đường, vận chuyển theo mọi hình thức mà khách hàng yêu cầu, lấy tận nơi (kho, nhà cung cấp) của khách hàng và giao hàng tận nơi. Alpha Trans luôn đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng với nhà sản xuất, thực hiện chức năng lưu thông, trung chuyển hàng hóa, đồng thời là nhà tư vấn nhiệt tâm với khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc cũng như tìm ra cho khách hàng những phương án vận chuyển tốt nhất có thể.2 Nhiệm vụ Tạo ra được hiệu quả kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn, đảm bảo tài chính và thực hiện tốt nghĩa vụ của một doanh nghiệp đó là đóng góp vào ngân sách nhà nước. Là Doanh nghiệp giao nhận xuất nhập khẩu nên doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc các chế độ chính sách về lao động, tiền lương,…Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ thì vấn đề trình độ, năng lực của nhân viên trong công ty là điều then chốt nhất. Chính vì vậy mà công ty phải thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên để có thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng cao của sự phát triển kinh tế hiện nay.

Công ty luôn chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về các loại dịch vụ mà công ty cung cấp. Đồng thời, công ty cũng tích cực tham gia vào các chủ trương của Nhà nước như: góp phần bảo vệ môi trường, tài sản XHCN theo hướng chỉ đạo chung của 3 Nhà nước và không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trong công ty.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty 1.1 Vận chuyển container Nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng, kéo theo sự gia tăng mạnh mẽ các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu và vận tải hàng hóa như: dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ tàu biển, dịch vụ vận chuyển quốc tế,…và trong đó dịch vụ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng đó là vận chuyển, vận tải container. Ngay từ khi thành lập, vận tải anpha, lấy vận tải container làm dịch vụ trọng tâm, vì alphatrans luôn hiểu giá trị quan trọng của vận tải container đóng góp vào chuỗi cung ứng, nó cung là thế mạnh tiềm lực của alphatrans, và là dịch vụ kinh nghiệm cũng như năng lực vượt trội của Alphatrans. Các dịch vụ vận chuyển container tại Alphatrans: - Dịch vụ trọn gói vận tải container và dịch vụ hải quan hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng kinh doanh tại các KCN Bình Dương, Đồng Nai, HCM.

- Dịch vụ vận chuyển container hàng xuất nhập khẩu: lấy hàng tại cảng đi giao các tỉnh và ngược lại - Dịch vụ vận chuyển nguyên container đi các tỉnh, giao door-door - Dịch vụ vận chuyển đường bộ kết hợp đường biển giao khắp Việt Nam - Dịch vụ vận chuyển kéo container hàng quá khổ, quá tải - Dịch vụ kéo container kết hợp rút ruột, giao hàng - Vận chuyển hàng container lạnh, bảo ôn Tuyến đường nhà xe vận chuyển container thực hiện: - HCM – giao các KCN Bình Dương (Vsip 1,2, Mỹ Phước, Sóng Thần, Bến Cát, KCN Bàu Bàng, KCN Thuận An, Dĩ An,…) - HCM – giao các KCN Đồng Nai (KCN Biên Hòa, Amata, Long Đức, Tam Đức, Nhơn Trạch, Long Thành…) - HCM – Bà Rịa Vũng Tàu (HCM- Cảng Cái Mép, Các KCN Mỹ Xuân, KCN Phú Mỹ, KCN Long Sơn…) - HCM – Long An - HCM giao đi Đà Nẵng, Cảng Hải Phòng, Hà Nội, Hưng Yên, Vĩnh Phúc… 4 Năng lực vận hành của nhà xe vận chuyển container Alphatrans: - Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu từ cảng giao đi các nơi: 200- 300container/ngày - Đối với hàng hóa tuyến dài: 800-1000 container/tháng - Năng lực tổng tháng: 6000-8000 container/tháng - Bãi xe 2000 mét tại Mỹ Thủy, Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh - Bãi xe 3000 mét tại Vsip 2 mở rộng, Bình Dương 1.2 Dịch vụ cước 1.1 Dịch vụ vận chuyển đường biển quốc tế Hàng nhập khẩu và xuất khẩu là một trong những dịch vụ trọng tâm, thế mạnh mà Alphatrans tập trung phát triển ngay từ ngày đầu thành lập. Alphatrans là thành viên uy tín của nhiều hiệp hội Giao nhận vận tải trong nước và quốc tế lớn như: WCA, FIATA, VLA, IATA…Với hệ thống đại lý tại các cảng biển lớn của hơn 150 nước trên thế giới, vừa là đối tác tin cậy của các hãng tàu uy tín như Maersk, Cosco, CMA, Happag-LLoyd, One, Evergreen, Yang ming, Huyndai,… mỗi nước sẽ làm việc từ 3 cho đến 5 đại lí để đảm bảo được mức giá dịch vụ luôn luôn là tốt nhất trước khi đến tay khách hàng. Các tuyến vận chuyển đường biển quốc tế của Alphatrans: - Khu vực các nước Châu Á: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thái Lan, Ấn Độ, Bangladesh, Sri Lanka, Các tiểu vương quốc Ả Rập Thống Nhất, Thổ Nhĩ Kỳ, Yemen,… - Khu vực các nước Châu Âu: Bỉ, Hà Lan, Luxembourg, Thụy Sĩ, Áo, Đức, Pháp, Ý, Hy Lạp, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Anh, Phần Lan, Thụy Điển, Estoni, Đan Mạch, Slovakia, Nga, Ukraine, Ba Lan, Cộng hòa Séc. - Các khu vực khác: Các nước thuộc Châu Phí, Australia (Úc).2 Dịch vụ vận chuyển đường hàng không quốc tế Với kinh nghiệm nhiều năm trong dịch vụ vận chuyển hàng không quốc tế và là đối tác của nhiều hãng hàng không trong nước và quốc tế như: Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Cargolux….