Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Quản trị nguồn nhân lực là hoạt động trọng yếu trong mọi cơ quan, tổ chức, bao gồm các khâu từ hoạch định nhân lực, phân tích thiết kế công việc, đánh giá thành tích, đến đào tạo và phát triển. Trong các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn cán bộ, khối lượng dữ liệu hồ sơ nhân sự phát sinh rất lớn. Thực tế quản lý bằng phương pháp thủ công, hồ sơ giấy tờ bộc lộ nhiều bất cập như tốn kém thời gian, công sức, kinh phí, dễ xảy ra sai sót và gặp nhiều khó khăn khi cần tìm kiếm, trích xuất dữ liệu.
Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, mặc dù đã có phần mềm quản lý nhân sự được áp dụng từ trước, nhưng hệ thống này chưa đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của nhà quản lý cũng như đặc thù vận hành thực tiễn của nhà trường. Xuất phát từ yêu cầu chuẩn hóa hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của Bộ Nội vụ và nhu cầu đổi mới quản lý hành chính, tác giả Tô Thảo Nguyên (sinh viên lớp ĐH QTNL 14B, Khoa Quản trị nguồn nhân lực, khóa 2014 – 2018) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội", dưới sự hướng dẫn của ThS. NGƯT. Dương Mạnh Hùng.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm:
- Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, phục vụ có hiệu quả cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê các hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.
- Khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm phân tích, đánh giá công tác quản lý nhân sự và hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
- Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý nhân sự tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự của đơn vị.
Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm năm nội dung:
- Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự.
- Nghiên cứu về vai trò của nhân sự đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phân tích thực tế quá trình quản lý nhân sự, quá trình ứng dụng tin học và hiệu quả đem lại tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự từ thực trạng nghiên cứu.
- Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và đưa vào thử nghiệm thực tế tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng tin học để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự.
- Phạm vi không gian: Giới hạn tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở khu vực Hà Nội (không bao gồm hai cơ sở đào tạo trực thuộc tại Miền Trung - Quảng Nam và cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh).
- Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng quản lý nhân sự ở thời điểm năm 2018.
Giả thuyết nghiên cứu:
- Nếu ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự diễn ra dễ dàng, đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp hoạt động của cơ quan diễn ra thông suốt, hiện đại hơn.
- Nếu bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng phục vụ cho quá trình quản lý thì sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự của Nhà trường được hoàn thiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về khoa học quản lý, công nghệ thông tin và khung pháp lý hiện hành của Nhà nước và Bộ Nội vụ:
Hệ thống khái niệm và lý thuyết:
- Khái niệm quản lý và quản trị: Khái quát nguồn gốc từ vựng ("quản" là chăm sóc, giữ gìn, duy trì ổn định; "lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để phát triển) và các định nghĩa kinh điển của Mary Parker Follet, Harold Koontz, Cyril O'Donnell, Nguyễn Minh Đạo.
- Khái niệm nhân sự và quản lý nhân sự: Xác định nhân sự là tổng thể các thành viên trong tổ chức sử dụng kiến thức, kỹ năng, hành vi và đạo đức để xây dựng, phát triển tổ chức; quản lý nhân sự là công tác khai thác, sử dụng lao động hợp lý, hiệu quả.
- Khái niệm kỹ thuật tin học: Hệ thống hóa các thuật ngữ phần cứng, phần mềm (phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng), mạng máy tính (máy tính tự hoạt động, môi trường truyền dẫn, giao thức), mạng LAN, mạng WAN, Internet, World Wide Web (WWW) và hệ thống thư điện tử (email).
- Thuật ngữ cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access: Làm rõ định nghĩa Cơ sở dữ liệu (Database), Bảng (Table), Mẫu hỏi (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report).
Căn cứ pháp lý và văn bản áp dụng:
- Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (trọng tâm là Mẫu 2C-BNV/2008).
- Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.
- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.
- Các văn bản quy định tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Quyết định số 109/BT (1971), Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB (2005), Quyết định số 108/QĐ-BNV (2005), Quyết định số 2016/QĐ-TTg (2011), Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg (2010), Quyết định số 347/QĐ-BNV (2012).
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu từ các nguồn thực tế để làm cơ sở phân tích, đánh giá quy trình quản lý nhân sự tại trường.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các giáo trình, công trình nghiên cứu chuyên ngành (giáo trình của VVOB Việt Nam năm 2003, đề tài của Doãn Thị Hồng Hạnh năm 2013) và hệ thống văn bản pháp quy.
- Phương pháp khảo sát trực tiếp: Quan sát, ghi nhận thực tế quy trình nghiệp vụ và các khâu quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa: Hệ thống hóa các luận điểm lý thuyết và thực tiễn để phục vụ thiết kế cấu trúc phần mềm.
Thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm
Khóa luận lựa chọn công cụ Microsoft Access trong bộ Microsoft Office để thiết kế phần mềm quản lý nhân sự vì các ưu điểm: phần mềm phổ biến có sẵn trên máy tính, giao diện thân thiện tương đồng Word và Excel, hỗ trợ sinh mã lệnh tự động cho nút bấm, cho phép gắn nhãn Tiếng Việt dễ dàng, phân quyền bảo mật thuận tiện và hỗ trợ trích xuất/cập nhật dữ liệu hai chiều với Microsoft Excel.
Cấu trúc cơ sở dữ liệu
Phần mềm thiết lập 20 bảng dữ liệu (Table) có thiết lập khóa chính (Primary Key) và mối quan hệ một - nhiều (1-n) để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:
| STT |
Tên bảng dữ liệu |
Vai trò / Mục đích lưu trữ dữ liệu |
| 1 |
Bang_CBVC |
Chứa thông tin hồ sơ cán bộ, viên chức (bảng trung tâm) |
| 2 |
Bang_Than_Nhan |
Quản lý thông tin thân nhân (quan hệ gia đình, con cái) |
| 3 |
Bang_Gioi |
Danh mục giới tính (Nam, Nữ) |
| 4 |
Bang_Di_Hoc |
Theo dõi quá trình cử đi học bồi dưỡng chuyên môn |
| 5 |
Bang_Nam |
Danh mục năm quản lý phục vụ liên kết các sự kiện |
| 6 |
Bang_Ve_Huu |
Quản lý danh sách cán bộ, viên chức nghỉ hưu |
| 7 |
Bang_Chuc_Danh |
Danh mục chức danh nghề nghiệp |
| 8 |
Bang_Bo_Nhiem |
Quản lý quá trình đề bạt, bổ nhiệm chức vụ |
| 9 |
Bang_Chuc_Vu |
Danh mục chức vụ công tác |
| 10 |
Bang_Chuyen_Di |
Quản lý cán bộ, viên chức chuyển công tác khỏi trường |
| 11 |
Bang_Hoc_Vi |
Danh mục học vị (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ...) |
| 12 |
Bang_Khen_Thuong |
Quản lý quá trình khen thưởng cá nhân |
| 13 |
Bang_Hoc_Ham |
Danh mục học hàm (Giáo sư, Phó Giáo sư) |
| 14 |
Bang_Khen_Tap_The |
Quản lý khen thưởng tập thể các đơn vị |
| 15 |
Bang_Hien_Trang |
Trạng thái công tác (đang làm việc, chuyển đi, về hưu...) |
| 16 |
Bang_Phan_Loai_CBVC |
Phân loại đánh giá cán bộ, viên chức hàng năm |
| 17 |
Bang_Danh_Hieu |
Danh mục danh hiệu thi đua |
| 18 |
Bang_Nang_Luong |
Quản lý quá trình và thời hạn nâng lương |
| 19 |
Bang_Bien_Che |
Loại hình hợp đồng, biên chế |
| 20 |
Bang_Nhiem_Ki |
Quản lý nhân sự Ban Giám hiệu theo từng nhiệm kỳ |
Thiết kế giao diện và các biểu mẫu
Hệ thống biểu mẫu (Form) được phân cấp thành Form chính (Form_Main) và Form phụ (Subform):
- Form đăng nhập và điều hướng:
Form_Login (đăng nhập bằng tài khoản, mật khẩu) và Form_Chon (menu điều hướng chức năng).
- Form hồ sơ trung tâm:
Form_CBVC kết nối với Bang_CBVC, tích hợp hộp Combo Box để tra cứu nhanh theo MaCB, Hoten, Chucvu, thanh nút lệnh điều hướng bản ghi (Trở về đầu, về cuối, lùi lại, tiếp tục), khung hiển thị ảnh hồ sơ (Image10, chế độ Stretch) và Subform thân nhân gắn liền với từng mã cán bộ.
- Hệ thống 14 biểu mẫu nghiệp vụ chuyên biệt:
Form_Bo_Sung: Cập nhật các danh mục thông tin mới.Form_Phan_Loai_CBVC: Đánh giá phân loại và danh hiệu thi đua cán bộ hàng năm.Form_Phan_Loai_Tap_The: Đánh giá phân loại tập thể các phòng, khoa.Form_Di_Hoc: Quản lý cử đi học bồi dưỡng chuyên môn trong nước.Form_Di_Nuoc_ngoai: Quản lý cán bộ đi học tập, công tác nước ngoài.Form_Khen_CBVC: Cập nhật khen thưởng cá nhân.Form_Khen_Tap_The: Cập nhật khen thưởng tập thể.Form_Ki_Luat: Quản lý kỷ luật cán bộ, viên chức.Form_Nang_Luong: Quản lý theo dõi quá trình nâng bậc lương.Form_Chuyen_Di: Quản lý cán bộ chuyển khỏi đơn vị.Form_Ve_Huu: Quản lý cán bộ nghỉ hưu và in giấy mời dự lễ tết.Form_Chuyen_Den: Quản lý cán bộ điều động, tiếp nhận về trường.Form_Bo_Nhiem: Quản lý quá trình bổ nhiệm chức vụ.Form_Nhiem_Ki: Quản lý nhân sự Ban Giám hiệu theo nhiệm kỳ.
Cơ chế phân quyền và bảo mật
Phần mềm thiết lập thanh công cụ Toolbar tùy biến với hai menu riêng biệt: Menu "Cập nhật" và Menu "Tra tìm". Hệ thống phân quyền thành 3 nhóm người dùng:
- Nhóm khai thác: Chỉ được cấp quyền truy cập Menu "Tra tìm" để xem và in các báo cáo thống kê theo chỉ đạo của lãnh đạo.
- Nhóm cập nhật: Có quyền truy cập Menu "Cập nhật" để nhập liệu hồ sơ, cập nhật thi đua khen thưởng và các biến động.
- Nhóm quản trị hệ thống: Có toàn quyền quản lý hệ thống, phân quyền người dùng và cấp mật khẩu đăng nhập.
Logic xử lý và mã lệnh tự động hóa
Phần mềm sử dụng kết hợp mã VBA và các biểu thức tính toán hàm sẵn có để tự động hóa nghiệp vụ:
- Cơ chế nạp và hiển thị ảnh hồ sơ: Form trích xuất đường dẫn ảnh động từ thư mục
\Anh\ cùng cấp với cơ sở dữ liệu dựa trên mã cán bộ (Me.Picture = Application.Path & "\Anh\" & Me.JPG).
- Tự động tính tuổi đời:
=IIf([Ngaysinh]="",0,Year(Now())-Right([Ngaysinh],4))
=IIf([Ngayvaodang]="",0,Year(Now())-Right([Ngayvaodang],4))
- Tính toán thâm niên phục vụ quân đội (năm và tháng):
Số năm: =IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int(([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])/365),0)
Số tháng: =IIf([Ngaynhapngu]<>0,Int((([Ngayraquan]-[Ngaynhapngu])-365)/30),0) Mod 12
- Tự động kích hoạt trạng thái Đảng viên: Gán sự kiện
AfterUpdate tại trường Ngày vào đảng và Ngày chính thức để tự động đánh dấu kiểm (Check box) vào ô Đảng viên dự bị hoặc Đảng viên chính thức.
- Ràng buộc tương hỗ sinh hoạt Đảng: Thiết lập lệnh
On Click để tự động hủy chọn ô "Sinh hoạt 2 chiều" khi chọn "Miễn sinh hoạt" và ngược lại.
- Đếm số lượng con và cảnh báo chính sách:
Đếm số con: =Count(IIf([Quanhe]="Con",1))
Cảnh báo sinh từ con thứ 3: =IIf([Socon]>=3,Yes,No)
- Truy vấn và kết xuất báo cáo động: Xây dựng
Query_CBVC kết hợp điều kiện lọc động từ hộp Combo Box trên biểu mẫu [Forms]![Form_Chon]![CB1] (lọc trạng thái đang làm việc, chuyển đi, về hưu) và [CB2] (lọc theo giới tính) để xuất báo cáo R_CBVC và R_CBVC_Gioi.
- Cấu hình môi trường: Yêu cầu thiết lập mức bảo mật Macro Security về mức "Low" trên Microsoft Access 2003 hoặc Access 2007 để kích hoạt đầy đủ mã lệnh và hiển thị hình ảnh.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 1 xây dựng nền tảng lý luận toàn diện cho đề tài. Tác giả làm rõ các khái niệm cốt lõi về quản lý, chỉ ra sự giao thoa và khác biệt giữa khái niệm "quản lý" (gắn với tầm vĩ mô, nhà nước, công quyền) và "quản trị" (gắn với phạm vi vi mô của tổ chức, doanh nghiệp). Tiếp đó, chương phân tích các khái niệm kỹ thuật công nghệ thông tin từ phần cứng, phần mềm đến mạng máy tính, LAN, WAN, Internet, World Wide Web, Email và các thành phần đối tượng của hệ cơ sở dữ liệu Access (Bảng, Mẫu hỏi, Biểu mẫu, Báo cáo).
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Chính phủ (Nghị quyết 30c/NQ-CP, Quyết định 246/2005/QĐ-TTg, Quyết định 1819/QĐ-TTg, Nghị định 64/2007/NĐ-CP), chương khẳng định vai trò của việc tin học hóa trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: giúp tối ưu hóa việc lưu trữ, theo dõi chính xác các biến động nhân sự (đang làm việc, chuyển công tác, nghỉ hưu), hỗ trợ trích xuất dữ liệu nhanh chóng phục vụ báo cáo thống kê, hạn chế sai sót của quản lý thủ công và nâng cao năng lực điều hành của cơ quan.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2 trình bày tổng quan về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua ba giai đoạn phát triển:
- Giai đoạn 1971 – 2005 (Trường Trung cấp): Thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng với tên gọi Trường Trung học Văn thư Lưu trữ.
- Giai đoạn 2005 – 2011 (Trường Cao đẳng): Thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trực thuộc Bộ Nội vụ theo Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 15/6/2005 của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Quyết định số 108/QĐ-BNV ngày 17/10/2005 của Bộ Nội vụ.
- Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay (Trường Đại học): Thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ, hoạt động theo Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Về cơ cấu tổ chức, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm: Ban Giám hiệu; Hội đồng khoa học và đào tạo cùng các hội đồng tư vấn; 9 phòng chức năng (Quản lý đào tạo, Tổ chức cán bộ, Hành chính – Tổng hợp, Kế hoạch – Tài chính, Quản trị - Thiết bị, Khảo thí và bảo đảm chất lượng, Quản lý khoa học và sau đại học, Hợp tác quốc tế, Công tác sinh viên); 9 khoa chuyên môn (Tổ chức xây dựng chính quyền, Tổ chức quản lý nhân lực, Hành chính học, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Văn hóa – Thông tin và xã hội, Nhà nước và pháp luật, Khoa học Chính trị, Đào tạo tại chức và bồi dưỡng); 6 tổ chức khoa học - công nghệ và dịch vụ; 3 cơ sở đào tạo trực thuộc (Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề, Cơ sở tại Miền Trung - Quảng Nam, Cơ sở tại TP. Hồ Chí Minh); cùng các tổ chức Đảng, Đoàn thể.
Về thực trạng quản lý nhân sự, tác giả chỉ ra rằng phần mềm quản lý nhân sự đang được trường áp dụng thời điểm đó chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thực tế và chưa tối ưu hóa được các nghiệp vụ phát sinh, dẫn đến nhu cầu cấp thiết phải xây dựng phần mềm quản lý nhân sự mới sát thực tế hơn.
Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3 là chương trọng tâm của khóa luận, mô tả chi tiết quy trình xây dựng phần mềm từ khâu lựa chọn công cụ đến lập trình và vận hành. Tác giả trình bày luận cứ chọn Microsoft Access dựa trên kinh nghiệm thực tiễn từ các phần mềm nội bộ đang dùng tại trường (phần mềm in bằng tốt nghiệp, in bảng điểm, in giấy khen, in thẻ sinh viên, quản lý giờ dạy, quản lý sinh viên).
Chương phân tích sơ đồ chức năng tổng thể gồm: Đăng nhập, Hướng dẫn sử dụng, Quản lý nhân sự, Báo cáo thống kê, Phân quyền và bảo mật. Tác giả trình bày chi tiết cách thức thiết lập 20 bảng cơ sở dữ liệu, cách gán khóa chính, thiết lập quan hệ 1-nhiều qua công cụ Lookup Wizard và Relationships. Chương cũng mô tả chi tiết giao diện của 14 biểu mẫu nghiệp vụ, kỹ thuật nhúng Subform theo năm và theo mã cán bộ, cách chèn hộp Combo Box tra cứu, viết các đoạn mã lệnh VBA điều khiển form, các công thức hàm tính tuổi, tuổi Đảng, thời gian phục vụ quân đội, đếm con, cảnh báo sinh con thứ ba, cũng như quy trình tạo Query và Report để trích xuất danh sách cán bộ theo các tiêu chí lựa chọn. Cuối chương, tác giả hướng dẫn cách kích hoạt Macro Security trên Access 2003 và 2007, đồng thời đưa ra các đánh giá tổng quan về sản phẩm.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:
- Xây dựng hoàn chỉnh một ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng Microsoft Access bám sát biểu mẫu chuẩn Mẫu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ.
- Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu gồm 20 bảng quan hệ, bao quát toàn bộ các mặt công tác của cán bộ, viên chức từ thông tin cá nhân, thân nhân, đào tạo, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, đến quá trình nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.
- Thiết lập hệ thống 14 biểu mẫu nghiệp vụ, biểu mẫu điều hướng, cơ chế phân quyền bảo mật 3 cấp (Khai thác, Cập nhật, Quản trị) và các truy vấn trích xuất báo cáo theo tiêu chí trạng thái công tác và giới tính.
- Tự động hóa các phép tính phức tạp trong quản lý hồ sơ công chức: tự động tính tuổi đời, tuổi Đảng, quy đổi thâm niên quân ngũ ra số năm và số tháng lẻ, kiểm soát số lượng con, tự động tích chọn trạng thái Đảng viên và hiển thị trực quan ảnh hồ sơ cán bộ.
- Đề xuất đưa phần mềm vào ứng dụng thử nghiệm thực tế tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, góp phần nâng cao chất lượng quản lý dữ liệu nhân sự, giảm tải thời gian xử lý hành chính và tiết kiệm chi phí cho nhà trường.
- Về mặt học thuật và thực tiễn, đề tài chứng minh tính khả thi của việc sinh viên khối ngành khoa học xã hội và quản trị nguồn nhân lực có thể tự vận dụng các công cụ tin học văn phòng phổ biến để giải quyết bài toán tự động hóa nghiệp vụ quản lý nhân sự tại đơn vị sự nghiệp công lập.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận thể hiện một số hạn chế dựa trên phạm vi nghiên cứu và điều kiện thực hiện của tác giả:
- Dữ liệu và phạm vi nghiên cứu của phần mềm chỉ mới giới hạn áp dụng đối với đội ngũ cán bộ, viên chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại khu vực Hà Nội, chưa kết nối và quản lý dữ liệu của hai cơ sở trực thuộc tại Miền Trung (Quảng Nam) và Thành phố Hồ Chí Minh.
- Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng Microsoft Access trong môi trường mạng cục bộ (LAN), chưa phát triển thành hệ thống phân tán trên nền tảng web (Web-based) để quản lý đồng bộ qua mạng diện rộng (WAN).
- Tác giả là sinh viên ngành Quản trị nhân lực, không được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật lập trình phần mềm nên các tính năng của phần mềm cần tiếp tục được theo dõi, tinh chỉnh trong quá trình sử dụng khi phát sinh lỗi hoặc yêu cầu nghiệp vụ mới.
Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng phạm vi quản lý dữ liệu nhân sự cho toàn bộ các cơ sở đào tạo của trường trên toàn quốc, đồng thời tiếp tục bổ sung các mẫu báo cáo thống kê chuyên sâu phục vụ yêu cầu quản trị biến động nhân lực theo từng giai đoạn.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên các ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản lý công: Cung cấp phương pháp tiếp cận thực tế trong việc ứng dụng công cụ tin học văn phòng (Microsoft Access, Excel) để tin học hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo chuẩn quy định nhà nước.
- Cán bộ phụ trách công tác Tổ chức - Cán bộ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp: Tham khảo mô hình phân tích cấu trúc 20 bảng cơ sở dữ liệu, các biểu mẫu nghiệp vụ bám sát Mẫu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ.
- Người nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý vừa và nhỏ: Tham khảo cấu trúc thiết kế biểu mẫu Form - Subform, các công thức hàm tính toán thời gian, tuổi tác, mã lệnh VBA hiển thị ảnh hồ sơ và giải pháp phân quyền thanh công cụ trên Microsoft Access.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận xây dựng phần mềm quản lý nhân sự dựa trên mẫu biểu quy định nào của Bộ Nội vụ?
Phần mềm được xây dựng bám sát theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
2. Vì sao tác giả lựa chọn Microsoft Access để xây dựng phần mềm thay vì các ngôn ngữ lập trình như C+, C# hay Foxpro?
Vì tác giả là sinh viên ngành Quản trị nhân lực thuộc nhóm ngành khoa học xã hội, không được đào tạo chuyên sâu về lập trình. Microsoft Access có sẵn trong bộ Office, giao diện thân thiện, hỗ trợ mã tự sinh cho nút bấm, dễ dàng tạo nhãn tiếng Việt, phân quyền bảo mật thuận tiện và có khả năng nhập - xuất dữ liệu hai chiều dễ dàng với Microsoft Excel.
3. Phần mềm xử lý việc hiển thị ảnh chân dung của cán bộ, viên chức như thế nào?
Ảnh cán bộ được lưu trong thư mục \Anh\ cùng cấp thư mục với tệp cơ sở dữ liệu. Trên biểu mẫu Form_CBVC, khung ảnh được đặt chế độ hiển thị Size Mode là Stretch và gán mã lệnh VBA thông qua đường dẫn động Me.Picture = Application.Path & "\Anh\" & Me.JPG tại các sự kiện On Click của Combo Box và sự kiện Detail_Format.
4. Hệ thống phân quyền của phần mềm gồm những nhóm người dùng nào?
Phần mềm phân chia người dùng thành 3 nhóm: Nhóm khai thác (chỉ được truy cập Menu "Tra tìm" để in báo cáo), Nhóm cập nhật (truy cập Menu "Cập nhật" để nhập liệu hồ sơ và thi đua khen thưởng), và Nhóm quản trị hệ thống (quản lý phân quyền và cấp phát mật khẩu).
5. Công thức nào được sử dụng trong phần mềm để tự động tính toán tuổi đời và tuổi Đảng của cán bộ?
Phần mềm sử dụng biểu thức hàm điều kiện kết hợp hàm thời gian:
- Tuổi đời:
=IIf([Ngaysinh]="",0,Year(Now())-Right([Ngaysinh],4))
- Tuổi Đảng:
=IIf([Ngayvaodang]="",0,Year(Now())-Right([Ngayvaodang],4))
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thảo Nguyên đã giải quyết bài toán tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa trên chuẩn Mẫu 2C-BNV/2008 của Bộ Nội vụ. Bằng việc khai thác tiện ích Microsoft Access, đề tài đã xây dựng thành công hệ thống phần mềm gồm 20 bảng dữ liệu, 14 biểu mẫu nghiệp vụ, tích hợp các chức năng phân quyền, thống kê báo cáo và tự động hóa các phép tính nhân sự. Công trình mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp một giải pháp phần mềm quản trị nhân sự gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí và phù hợp với thực tiễn quản lý tại các đơn vị sự nghiệp công lập.
