CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 1. Một số khái niệm liên quan 1. Công nghệ thông tin Thuật ngữ “công nghệ” xuất phát từ chữ Hy Lạp “techne” có nghĩa là một nghệ thuật hay một kỹ năng, và “logia” có nghĩa là một khoa học hay một nghiên cứu.
Ở Việt Nam, theo Từ điển Bách khoa Việt có quan niệm cho rằng công nghệ là kiến thức, kết quả của khoa học ứng dụng nhằm biến đổi các nguồn lực thành các mục tiêu sinh lời [13]. Tại khoản 2, Điều 3, Luật Khoa học và Công nghệ có giải thích từ ngữ công nghệ như sau: “Công nghệ là giải pháp, quy trình, bí quyết kỹ thuật có kèm theo hoặc không kèm theo công cụ, phương tiện dùng để biến đổi nguồn lực thành sản phẩm”[28]. Như vậy, công nghệ là việc vận dụng những phát minh kiến thức khoa học và kỹ thuật để cải tiến chất lượng sản phẩm và quá trình sản xuất nhằm phục vụ đời sống con người. “Công nghệ thông tin” là một thuật ngữ bao gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ, bảo vệ, truyền tải, khai thác và sử dụng thông tin dưới hình thức khác nhau [13].
Hiện nay, trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội đều có công nghệ thông tin nhằm giúp quá trình thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và thuận tiện hơn. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 như sau: “Công nghệ thông tin là Luan van 13 tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”[29]. Như vậy, từ các khái niệm nêu trên có thể rút ra rằng “công nghệ thông tin” là việc vận dụng các phương pháp khoa học, kỹ thuật hiện đại nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên phong phú, hỗ trợ quá trình tiếp nhận, trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội nhằm phục vụ con người và toàn xã hội. Ứng dụng công nghệ thông tin Với sự phát triển của khoa học công nghệ, CNTT được mọi người biết đến và áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống, trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất cũng như sinh hoạt của con người.
“Ứng dụng” là việc đưa lý thuyết áp dụng vào thực tiễn, “ứng dụng CNTT” có thể hiểu là vận dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào khai thác, xử lý, tiếp nhận và truyền tải thông tin nhằm giúp cuộc sống của con người trở nên tiện lợi và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn, đem lại nhiều lợi ích góp phần vào sự phát triển của xã hội. Theo Điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006 đưa ra quan niệm về ứng dụng công nghệ thông tin như sau: “Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”[29]. Công tác văn thư Công tác văn thư giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống trao đổi thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức nói chung cũng như các cơ quan nhà nước nói riêng để đáp ứng kịp thời, xuyên suổt yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư - lưu trữ nói chung, công tác văn thư nói riêng góp phần quan trọng trong đảm bảo thông Luan van 14 tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, cá nhân được trao quyền; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,… Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân.
Đây luôn là công tác, nghiệp vụ cần thiết của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Thực hiện công tác văn thư có hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, góp phần đẩy nhanh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, giảm bớt thủ tục giấy tờ, tiết kiệm được thời gian làm việc; giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thống nhất thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức. Hiểu theo nghĩa khái quát, văn thư là công văn, giấy tờ. Tác giả Vũ Thị Tuyết Mai quan niệm “Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với tài liệu đến) cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…) [23].
Các nội dung này thường có mối liên hệ chặt chẽ với nhau giúp đạt được mục tiêu của nhà quản lý. Về nội dung chính công tác văn thư, tại điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định rõ: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, Luan van 15 tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”[7]. Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về công tác văn thư như sau: Công tác văn thư được hiểu là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đem lại năng suất và hiệu quả cao hơn.
Trong quản lý nhà nước rất quan tâm tới việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện nhiệm vụ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan công sở hiện nay. Hiện nay, dưới tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư nói riêng và trong toàn bộ nền hành chính nói chung không những nâng cao hiệu quả của cơ quan mà còn thúc đẩy cơ quan đầu tư nhiều hơn nữa vào CNTT, qua đó nâng cao tình hình sử dụng CNTT trong mọi hoạt động của cơ quan nhà nước, bắt kịp với xu thế hiện đại hóa trong hầu hết các lĩnh vực hiện nay. Từ các khái niệm “công nghệ”, “công nghệ thông tin”, “ứng dụng công nghệ thông tin” và “công tác văn thư”, có thể hiểu khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là việc sử dụng công nghệ thông tin phục vụ quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, con dấu trong hoạt động quản lý Luan van 16 của cơ quan nhằm khai thác tối đa nguồn lực và tối ưu hoá các nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, cơ quan”.
Những vấn đề chung về chính quyền phường 1. Chính quyền phường, vị trí, vai trò của chính quyền phường Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “cấp xã là gần gũi dân nhất, là nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi”[24]. Chính quyền phường, xã là cấp gần dân, sát dân, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cấp trên giao.
Vai trò của các cấp chính quyền phường, xã ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc chăm lo đời sống mọi mặt cho nhân dân. Mọi nhu cầu của người dân đều gắn liền với cấp chính quyền cơ sở chẳng hạn cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký hộ tịch, công chứng giấy tờ, đi học, đi làm, đăng ký kết hôn, giao dịch dân sự đều gắn liền với UBND phường, xã, thị trấn. Do đó, để phát huy được vai trò của phường, xã, công tác CCHC phải được đẩy mạnh, bộ phận một cửa cần những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có nhiệt huyết, có lòng tận tụy thực thi công vụ. Vai trò của phường, xã ngày càng quan trọng trong thực hiện các chương trình mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh - quốc phòng, chủ động thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác; hoàn thành công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện có kết quả việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân, tự vệ xã, phường.
Địa bàn phường, xã có các cộng đồng dân cư gắn bó chặt chẽ với nhau trên nhiều phương diện, như kinh tế, văn hóa, xã hội, dòng họ, huyết thống, phong tục, tập quán, ngành nghề và nhiều sinh hoạt chung khác. Do vậy, chính quyền phường, xã có nhiệm vụ hướng dẫn và giám sát các hoạt động tự quản của nhân dân, tạo điều kiện trực tiếp để nhân dân phát huy mọi khả năng phát Luan van 17 triển kinh tế - xã hội.