Tổng quan nghiên cứu

Quá trình chuyển đổi số trong giáo dục đại học đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa các trung tâm học liệu nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và học tập theo học chế tín chỉ. Tại Trường Đại học Hùng Vương, hoạt động thông tin thư viện đã có bước chuyển biến mạnh mẽ sau khi chuyển đổi mô hình thành Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện theo Quyết định số 116/QĐ-ĐHHV-TCCB&CTCT năm 2007. Đứng trước sự gia tăng quy mô đào tạo từ 8.000 sinh viên năm 2009 lên 9.000 sinh viên vào năm 2010, cùng hơn 400 cán bộ giảng viên, việc duy trì phương thức quản trị truyền thống đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn về tốc độ phục vụ và khả năng chia sẻ tri thức.

Vấn đề cốt lõi của nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học Hùng Vương, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin. Mục tiêu cụ thể tập trung vào việc khảo sát hạ tầng kỹ thuật, đánh giá hiệu quả vận hành phần mềm quản trị tích hợp, phân tích cơ cấu nhân lực và đo lường mức độ thỏa mãn của người dùng tin trong giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2012.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại 2 cơ sở đào tạo của nhà trường với tổng diện tích thư viện 1.600 m² (1.000 m² tại Thành phố Việt Trì và 600 m² tại Thị xã Phú Thọ). Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của công trình thể hiện qua việc chuẩn hóa 36.828 biểu ghi thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế MARC 21, số hóa 15.651 tệp tài liệu số với dung lượng 8 GB trên tổng nguồn lực 65.858 bản sách. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở thực nghiệm quan trọng nhằm tối ưu hóa nguồn vốn đầu tư 13 tỷ đồng từ các dự án phát triển công nghệ, thúc đẩy đổi mới phương pháp giảng dạy và nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học cho toàn trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp giữa lý thuyết tin học tư liệu của Đoàn Phan Tân (2001) và lý thuyết tự động hóa hoạt động thông tin thư viện của Trần Thị Quý và Đỗ Văn Hùng (2007). Hệ thống lý luận này nhấn mạnh rằng tự động hóa thư viện là quá trình chuyển dịch từ các thao tác thủ công sang vận hành bằng máy tính và phần mềm chuyên dụng nhằm tối ưu hóa chu trình bổ sung, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin. Đồng thời, mô hình nghiên cứu tiếp thu khung lý thuyết tra cứu thông tin hiện đại của Trần Thị Bích Hồng và Cao Minh Kiểm (2004), định vị bạn đọc là trung tâm của chuỗi cung ứng dịch vụ tri thức.

Ba khái niệm nền tảng xuyên suốt luận văn bao gồm:

  1. Công nghệ thông tin thư viện: Tập hợp các giải pháp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng truyền thông phục vụ quản lý và phân phối thông tin số.
  2. Thư viện tích hợp và thư viện điện tử: Mô hình tự động hóa đồng bộ các phân hệ nghiệp vụ như Bổ sung, Biên mục, Lưu thông và Mục lục trực tuyến OPAC.
  3. Chuẩn hóa siêu dữ liệu: Việc áp dụng thống nhất các khung biên mục Machine Readable Cataloging (MARC 21), bảng phân loại thập tiến Dewey (DDC) và chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core cho tài nguyên số.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2007 - 2011. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo thống kê nội bộ về 65.858 cuốn sách, 3.850 giáo trình, 285 công trình nghiên cứu khóa luận, cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị, Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 và Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra xã hội học bằng bảng hỏi. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 300 phiếu khảo sát, áp dụng kỹ thuật chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng theo tỷ lệ đối tượng người dùng tin: 200 sinh viên đại diện cho khối 88,23% nhu cầu học tập và 100 cán bộ, giảng viên đại diện cho khối 11,76% nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu thuộc 8 khoa đào tạo và 23 đơn vị trực thuộc. Tổng số phiếu thu về hợp lệ đạt 290 phiếu, tương đương tỷ lệ phản hồi 96,66%.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp với quan sát thực địa và phân tích thuật ngữ là nhằm bảo đảm tính khách quan, đo lường chính xác tương quan giữa mức độ đầu tư 186 máy tính tại 2 cơ sở với hiệu quả phục vụ bạn đọc. Quy trình xử lý số liệu định lượng cho phép đánh giá cụ thể tỷ lệ thỏa mãn của người dùng tin và xác định chính xác các điểm nghẽn kỹ thuật trong vận hành phần mềm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tiễn giai đoạn 2007 - 2011 tại Trường Đại học Hùng Vương ghi nhận những kết quả nổi bật sau:

Thứ nhất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật được đầu tư quy mô với tổng kinh phí 13 tỷ đồng từ Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ (gồm 7 tỷ đồng năm 2007 cho cơ sở Thị xã Phú Thọ và 6 tỷ đồng năm 2011 cho cơ sở Thành phố Việt Trì). Hệ thống trang thiết bị đạt quy mô 186 máy tính (90 máy tại cơ sở Việt Trì và 96 máy tại cơ sở Phú Thọ), 3 máy chủ chuyên dụng, 2 tủ mạng 42U, hệ thống chuyển mạch Switch, thiết bị chống sét, máy quét mã vạch và 13 máy điều hòa nhiệt độ đảm bảo môi trường kỹ thuật.

Thứ hai, việc triển khai đồng bộ hai phần mềm chuyên dụng đã tạo bước đột phá trong tự động hóa nghiệp vụ:

  • Phần mềm thư viện điện tử tích hợp ILIB: Thiết lập thành công 65 đơn nhận tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học, hoàn thành biên mục chuẩn MARC 21 cho 36.828 cuốn sách (chiếm 55,9% trên tổng số 65.858 cuốn sách hiện có) để phục vụ tra cứu OPAC và lưu thông tự động.
  • Phần mềm thư viện số DLIB: Xây dựng cơ sở dữ liệu số đạt 8 GB với 15.651 tệp tin, tích hợp biên mục theo chuẩn Dublin Core, quản lý toàn văn các giáo trình nội sinh và luận văn tốt nghiệp.

Thứ ba, cơ cấu nhân lực có sự chuyển biến tích cực về chất lượng. Tổng số 17 cán bộ thư viện có 58,81% đạt trình độ từ đại học trở lên (gồm 1 thạc sĩ chiếm 5,88%, 1 học viên cao học chiếm 5,88%, 8 cử nhân chiếm 47,05%). Về chuyên môn, 64,7% nhân sự (11 người) được đào tạo đúng ngành Thông tin – Thư viện, 17,64% (3 người) có bằng đại học Công nghệ thông tin và 17,64% thuộc các chuyên ngành khác. Phân công lao động tập trung vào phục vụ bạn đọc với 7 người (41,17%), xử lý nghiệp vụ 6 người (35,29%), quản trị công nghệ thông tin 2 người (11,76%) và quản lý 2 người (11,76%).

Thảo luận kết quả

Thành công trong việc hiện đại hóa hoạt động thư viện bắt nguồn từ sự quan tâm chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu và trợ lực tài chính kịp thời từ tỉnh Phú Thọ. Tuy nhiên, hiệu quả vận hành vẫn còn một số hạn chế do trụ sở thư viện bị chia cắt thành 2 cơ sở cách xa nhau, diện tích 1.600 m² chưa thực sự đồng bộ (cơ sở Việt Trì đặt tạm tại tầng 3 nhà điều hành với diện tích phòng đọc điện tử 500 m² trong khi dự án tòa nhà 7 tầng chưa hoàn tất).

Khi so sánh với các nghiên cứu cùng thời kỳ tại các trường đại học ở Hà Nội (Phạm Thị Mai, 2009) và hệ thống thư viện cấp tỉnh (Phạm Thế Khang, 2002), tốc độ trang bị hạ tầng phần cứng của Đại học Hùng Vương đạt mức khá cao nhờ nguồn vốn dự án tập trung. Mặc dù vậy, tỷ lệ hồi cố tài liệu (55,9%) và quy mô tài nguyên số (8 GB) còn khiêm tốn so với nhu cầu của 9.000 sinh viên.

Để trực quan hóa các phát hiện nghiên cứu, cấu trúc dữ liệu có thể được thể hiện qua hai mô hình trực quan:

  • Biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu trình độ cán bộ với 58,81% đại học và sau đại học đối sánh với 41,19% cao đẳng, trung cấp.
  • Biểu đồ cột so sánh tương quan hạ tầng giữa cơ sở Việt Trì (90 máy trạm, 2 máy chủ, 1.000 m²) và cơ sở Phú Thọ (96 máy trạm, 1 máy chủ, 600 m²).

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng và mục tiêu phát triển giai đoạn 2012 - 2020, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược:

  1. Nâng cấp hạ tầng công nghệ và tối ưu hóa không gian chức năng: Ban Giám hiệu nhà trường cần đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện tòa nhà thư viện 7 tầng chuyên dụng tại cơ sở Việt Trì, nâng tổng diện tích phục vụ lên trên 3.000 m². Tổ Công nghệ thông tin chủ trì triển khai đường truyền cáp quang băng thông rộng kết nối trực tiếp cơ sở dữ liệu giữa Việt Trì và Thị xã Phú Thọ, đầu tư bổ sung 50 máy tính chuyên dụng cho phòng đọc đa phương tiện trong giai đoạn 2013 - 2015.

  2. Đẩy mạnh số hóa tài nguyên nội sinh và xử lý hồi cố: Tổ Nghiệp vụ thư viện cần hoàn thành 100% việc biên mục hồi cố cho gần 30.000 cuốn sách còn lại trên hệ thống ILIB trước năm 2014. Tập trung số hóa toàn bộ 3.850 giáo trình, bài giảng do giảng viên nhà trường biên soạn cùng 285 luận văn, khóa luận tốt nghiệp để nạp vào cơ sở dữ liệu DLIB, đặt mục tiêu nâng dung lượng tài nguyên số lên 50 GB vào năm 2015.

  3. Nâng cao năng lực chuyên môn và đào tạo người dùng tin: Ban Giám đốc thư viện định kỳ 6 tháng/lần cử 100% cán bộ tham gia các khóa bồi dưỡng ngắn hạn về quản trị mạng, chuẩn biên mục Dublin Core và phần mềm nguồn mở. Phối hợp với Phòng Đào tạo tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng tìm kiếm thông tin cho 100% sinh viên năm thứ nhất trong tuần sinh hoạt công dân đầu khóa.

  4. Mở rộng liên kết và chia sẻ nguồn lực liên thư viện: Nhà trường cần chủ động tham gia mạng lưới Liên hiệp Thư viện các trường Đại học khu vực phía Bắc, ký kết thỏa thuận trao đổi cơ sở dữ liệu với Thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Bách khoa Hà Nội và Đại học Thái Nguyên, nhằm gia tăng từ 30% đến 40% khả năng tiếp cận tài liệu số quốc tế cho cán bộ, giảng viên.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Ban Giám hiệu và các nhà quản trị giáo dục đại học: Cung cấp bài học thực tiễn về việc lập kế hoạch phân bổ nguồn vốn đầu tư 13 tỷ đồng cho chuyển đổi số thư viện trường đại học đa ngành tại địa phương.
  2. Giám đốc và cán bộ chuyên trách tại các trung tâm thông tin thư viện: Cung cấp khung hướng dẫn thực hành triển khai tích hợp phần mềm ILIB và DLIB, chuẩn hóa quy trình biên mục MARC 21 cho hơn 36.800 biểu ghi và kỹ thuật phân phối dịch vụ thông tin chọn lọc.
  3. Kỹ sư công nghệ thông tin và chuyên gia quản trị mạng giáo dục: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về sơ đồ kết nối hệ sinh thái máy chủ, máy trạm, cấu hình tủ mạng 42U và giải pháp bảo mật dữ liệu số trong môi trường thư viện trường học.
  4. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thư viện: Cung cấp khung phương pháp nghiên cứu thực nghiệm chuẩn mực với phương pháp khảo sát 290 người dùng tin và hệ thống lý luận cập nhật về tự động hóa thư viện.

Câu hỏi thường gặp

  1. Luận văn đã phân tích những phần mềm nào trong công tác quản trị thư viện? Nghiên cứu tập trung đánh giá phần mềm thư viện điện tử tích hợp ILIB và phần mềm quản lý thư viện số DLIB. Hệ thống ILIB hỗ trợ tự động hóa các khâu bổ sung, quản lý 36.828 bản ghi MARC 21 và tra cứu OPAC. Phần mềm DLIB đóng vai trò quản lý tài nguyên số 8 GB với 15.651 tệp tin tuân thủ chuẩn Dublin Core.

  2. Quy mô đầu tư cơ sở vật chất cho thư viện đạt mức bao nhiêu? Tổng nguồn kinh phí đầu tư đạt 13 tỷ đồng từ Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ, chia làm 2 giai đoạn: 7 tỷ đồng năm 2007 tại cơ sở Phú Thọ và 6 tỷ đồng năm 2011 tại cơ sở Việt Trì. Tổng hạ tầng bao gồm 186 máy tính, 3 máy chủ, hệ thống mạng và trang thiết bị an ninh tại 2 cơ sở.

  3. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ thư viện như thế nào? Thư viện có 17 nhân sự với 58,81% đạt trình độ từ đại học trở lên (1 thạc sĩ, 1 học viên cao học, 8 cử nhân). Về đào tạo chuyên ngành, 64,7% thuộc chuyên ngành Thông tin – Thư viện, 17,64% có bằng cử nhân Công nghệ thông tin và 17,64% thuộc các ngành khác.

  4. Mẫu khảo sát người dùng tin trong nghiên cứu được tổ chức ra sao? Nghiên cứu phát ra 300 phiếu khảo sát ngẫu nhiên phân tầng và thu về 290 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 96,66%). Mẫu gồm 200 sinh viên chính quy (đại diện cho 88,23% tổng nhu cầu) và 100 cán bộ, giảng viên (đại diện cho 11,76% tổng nhu cầu) thuộc 8 khoa đào tạo của trường.

  5. Những hạn chế lớn nhất cần khắc phục của thư viện là gì? Hạn chế chính gồm: mặt bằng 1.600 m² bị phân tán tại 2 cơ sở; tỷ lệ hồi cố tài liệu mới đạt 55,9% trên 65.858 bản sách; nguồn tài nguyên số nội sinh còn ít và hoạt động chia sẻ tài nguyên liên thư viện với các trường đại học lớn chưa được thiết lập đồng bộ.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tự động hóa hoạt động thông tin thư viện trong bối cảnh đào tạo theo học chế tín chỉ.
  • Khảo sát và đánh giá chi tiết hạ tầng kỹ thuật gồm 186 máy tính cùng gói đầu tư 13 tỷ đồng tại 2 cơ sở đào tạo của Trường Đại học Hùng Vương.
  • Phân tích hiệu quả triển khai hai phần mềm cốt lõi ILIB và DLIB, xử lý thành công 36.828 biểu ghi MARC 21 và 15.651 tệp tài liệu số.
  • Đánh giá thực trạng đội ngũ 17 cán bộ với 58,81% có trình độ đại học, chỉ ra những điểm nghẽn về diện tích 1.600 m² và chia sẻ liên thư viện.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ và lộ trình chuyển đổi số toàn diện cho giai đoạn 2012 - 2020.

Đóng góp lớn nhất của công trình là cung cấp bức tranh thực nghiệm xác thực về mô hình thư viện điện tử tại một trường đại học khu vực trung du miền núi phía Bắc. Để đưa nghiên cứu vào ứng dụng thực tiễn, các đơn vị quản lý cần bắt tay ngay vào việc hoàn thiện hạ tầng số và chuẩn hóa tài nguyên nội sinh theo các khuyến nghị đã đề ra. Quý độc giả, cán bộ thư viện và học viên cao học quan tâm có thể khai thác trực tiếp toàn văn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện để phục vụ công tác chuyên môn và nghiên cứu học thuật.