Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu Từ thập niên 90 của thế kỉ trước, UNESCO đã chính thức đưa ra vấn đề ứng dụng CNTT vào giáo dục và công tác quản lý thành chương trình hành động trước ngưỡng cửa của thế kỉ XXI, đồng thời dự báo: CNTT sẽ làm thay đổi nền giáo dục một cách cơ bản vào đầu thế kỉ XXI. Trên thế giới, máy tính xuất hiện vào cuối năm 40 của thế kỷ XX. Năm 1943-1944, hai vị giáo sư đến từ đại học Pennsylvania của Mỹ, John Mauchly và J.
Presper Eckert, đã hợp tác tạo ra thiết bị tích phân và tính toán số học điện tử hay còn gọi là ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator). Đây được xem là máy vi tính điện tử đầu tiên và là ông tổ của máy tính hiện đại. Sau này 10 năm một thế hệ máy tính mới xuất hiện, hoàn thiện hơn, cả về kích cỡ lẫn tiện ích. Máy tính sau đó được ứng dụng vào công tác thư viện từ những năm 50.
Ban đầu chỉ để quản lý công tác bổ sung tài liệu, tài chính, tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục của thư viện. Các công trình nghiên cứu ứng dụng CNTT tại thư viện trên thế giới bắt đầu từ những năm 1960. Đầu tiên, các hệ thống thông tin trực tuyến và truyền thông dữ liệu được phát triển để cho phép các thư viện và các cơ quan tài liệu trao đổi thông tin. Sau đó, các hệ thống quản lý thư viện được phát triển, bao gồm các hệ thống thông tin thư viện và các hệ thống quản lý tài liệu số.
Những năm 1970, các thư viện bắt đầu sử dụng máy tính để quản lý tài liệu, tiếp đó là việc phát triển các cơ sở dữ liệu thư viện và các hệ thống truy cập thông tin. Cùng với việc ứng dụng các thiết bị viễn thông vào công tác thư viện, các CSDL của từng thư viện riêng biệt đã được kết nối với nhau, 7 khai thác lẫn nhau. Việc làm này tạo nên các loại mạng khác nhau: LAN, WAN. Những năm 1980, các công nghệ mới như mạng máy tính và các phần mềm quản lý tài liệu được phát triển và sử dụng trong các thư viện.
Những năm 1990, các thư viện bắt đầu sử dụng các hệ thống thư viện số và các ứng dụng web. Các hệ thống này cho phép người dùng truy cập tài liệu trực tuyến và tìm kiếm thông tin từ xa. Trong những năm 2000, các công nghệ như kỹ thuật số hóa và chuẩn hóa dữ liệu được sử dụng để tạo ra các thư viện số chất lượng cao và phát triển các dịch vụ thư viện trực tuyến. Cùng với sư ứng dụng các thiết bị viễn thông vào công tác thư viện, các CSDL của từng thư viện riêng biệt đã được kết nối với nhau, khai thác lẫn nhau.
Những năm 2010, các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và học sâu (deep learning) được sử dụng trong các hệ thống truy cập thông tin và quản lý tài liệu. Các thư viện cũng bắt đầu sử dụng các nền tảng trực tuyến như Facebook và Twitter để tương tác với người dùng và cung cấp thông tin thư viện. Ở Việt Nam, trước những năm 1990, công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh mẽ, và các thư viện thường sử dụng các hệ thống thủ công để quản lý tài liệu và thông tin. Khi đó thông tin được lưu trữ trong các bộ sưu tập sách và bảng chép tay.
Tuy nhiên, trong giai đoạn này, một số thư viện lớn đã bắt đầu xây dựng các hệ thống thông tin tài liệu sơ khai, đã có những cố gắng đầu tiên ứng dụng CNTT vào công tác thư viện, chủ yếu để tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục về vốn tài liệu của thư viện. Từ năm 1992, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã triển khai quy trình xử lý nghiệp vụ cho hệ thống thư viện công cộng bằng phần mềm CDS/ISIS. 8 Thời điểm đó, một số thư viện trường đại học cũng dùng CDS/ISIS (điển hình là Trung tâm học liệu Trường Đại học Cần Thơ). Đầu những năm 2000, nước ta đã xây dựng hệ thống quản lý thư viện tự động.
CNTT được áp dụng mạnh mẽ trong việc tạo ra các hệ thống phần mềm quản lý thư viện tự động. Các chức năng của hệ thống này bao gồm quản lý thông tin sách, quản lý độc giả, quản lý mượn/trả sách, cung cấp thông tin trực tuyến và tìm kiếm tài liệu. Trong giai đoạn hiện nay, công nghệ thông tin đã được tích hợp sâu vào hoạt động thư viện tại Việt Nam, phát triển thư viện số và dịch vụ trực tuyến. Công nghệ thông tin đã cho phép tạo ra các thư viện số, nơi người dùng có thể truy cập các tài liệu kỹ thuật số như sách điện tử, bài báo, báo cáo nghiên cứu qua internet.
Ngoài ra, dịch vụ trực tuyến như tìm kiếm, yêu cầu mượn sách trực tuyến và gia hạn thẻ thư viện đã được phổ biến. Từ trước đến nay, có nhiều tác giả nghiên cứu về ứng dụng CNTT tại các trung tâm, thư viện ở trường đại học và cao đẳng trong cả nước với nhiều góc độ khác nhau. Có thể kể đến, công trình tiêu biểu như sau: Nguyễn Văn Hùng (1995), Ứng dụng tin học trong các cơ quan thông tin, thư viện khu vực thành phố Hồ Chí Minh (Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội). Đề tài đã làm rõ ý nghĩa, thực trạng và đề ra các giải pháp ứng dụng tin học trong các cơ quan thông tin, thư viện ở thành phố Hồ Chí Minh.
Lê Thị Hạnh (2005), Hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin (Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Hà Nội). Công trình đã làm nổi bật hoạt động tổ chức, quản lý và ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng hoạt động tại Thư viên Trường Đại học Luật Hà Nội. Với công trình này, tác giả đã hệ thống được những vấn đề lý luận, phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Nhiều bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành cũng đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác thông tin - thư viện như: Lê Minh Hoàng (2007), “Thiết kế và xây dựng trang Web cho Thư viện đại học”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 3; Thư viện thành phố Cần Thơ, Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện thành phố Cần Thơ (Kỷ yếu hội nghị, hội thảo về thư viện); Phan Thị Hà Thanh, Ứng dụng công nghệ thông tin và thách thức của thư viện đại học trong bối cảnh chuyển đổi số, (Kỷ yếu hội nghị, hội thảo về thư viện…) Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu được trích dẫn ở trên nhằm mục đích nghiên cứu khảo sát và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện.
Việc nghiên cứu quản lý ứng dụng CNTT tại Thư viện trường Đại học Quy Nhơn, đáp ứng nhiệm vụ chính trị của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay là đòi hỏi khách quan nhưng vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào đề cập đến. Vì vậy chúng tôi lựa chọn nghiên cứu đề án “Ứng dụng CNTT tại Thư viện Trường Đại học Quy Nhơn” nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động thư viện, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo của Nhà trường. Các khái niệm chính của đề án 1. Thư viện và quản lý thư viện 1.
Khái niệm Thư viện Thư viện xuất hiện từ khi loài người có chữ viết và tồn tại để đáp ứng 10 nhu cầu đọc của con người. Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm thư viện Thuật ngữ “thư viện” xuất phát từ chữ Hy lạp Bibliotheca. “Biblio” nghĩa là sách, “theca” nghĩa là nơi bảo quản. Như vậy hiểu theo nghĩa đen, thư viện là nơi bảo quản, là nơi tàng trữ sách báo.
Trong Từ điển tiếng Việt, thư viện được định nghĩa là “nơi tàng trữ, giữ gìn sách báo, tài liệu và tổ chức bạn đọc sử dụng”. [12] Năm 1970, UNESCO đã đưa ra định nghĩa : “Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe – nhìn, và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí”[6] Định nghĩa của UNESCO về thư viện ở trên, nêu được những thành phần cấu tạo nên thư viện, gồm: Bộ sưu tập tài liệu: Thư viện là một bộ sưu tập các tài liệu, bao gồm sách, ấn phẩm định kỳ và các tài liệu khác như đồ họa, nghe - nhìn. Điều này chỉ ra rằng thư viện không chỉ giữ sách mà còn có thể chứa nhiều loại tài liệu khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Người phục vụ: Thư viện cung cấp nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức và hỗ trợ người đọc trong việc sử dụng các tài liệu.
Nhân viên thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Mục đích sử dụng: Thư viện được thiết kế để phục vụ các mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục và giải trí. Điều này đồng nghĩa với việc thư viện không chỉ đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin mà còn hỗ trợ người sử dụng trong việc học tập, nghiên cứu và thỏa mãn sự quan tâm giải 11 trí. Định nghĩa này thể hiện vai trò quan trọng của thư viện như một nguồn tài nguyên thông tin phổ biến và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho cộng đồng.
Nó tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc tiếp cận thông tin và khám phá kiến thức, đồng thời hỗ trợ quá trình học tập, nghiên cứu và phát triển cá nhân. Luật Thư viện năm 2020 định nghĩa: “Thư viện là thiết chế văn hóa, thông tin, giáo dục, khoa học thực hiện việc xây dựng, xử lý, lưu giữ, bảo quản, cung cấp tài nguyên thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng.” [ 20] Trong các loại hình thư viện có thư viện trường học, theo Tuyên ngôn về Thư viện trường học: “Thư viện trường học là nơi cung cấp thông tin và ý tưởng làm nền tảng để hoạt động thành công trong xã hội thông tin và tri thức ngày nay. Thư viện trường học trang bị cho người học kĩ năng học tập suốt đời và phát triển trí tưởng tượng, giúp họ trở thành những công dân có trách nhiệm.