Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hiện đại hóa hoạt động thông tin và thư viện, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành yêu cầu thiết yếu nhằm nâng cao năng lực phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học tại các cơ sở giáo dục đại học. Tại Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) – một cơ sở đào tạo chuyên ngành khoa học kỹ thuật trực thuộc Bộ Xây dựng với quy mô đào tạo trên 8.000 sinh viên tại 5 cơ sở, hơn 3.000 học viên cao học và trên 100 nghiên cứu sinh – nhu cầu khai thác tài liệu chuyên ngành xây dựng, kiến trúc, quy hoạch và kỹ thuật đô thị ngày càng gia tăng.

Nhằm đáp ứng yêu cầu trên, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHKTHN đã được thụ hưởng kinh phí từ dự án "Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học" do Ngân hàng Thế giới tài trợ thông qua Bộ Giáo dục và Đào tạo vào năm 2002 (ĐHKTHN là 1 trong 10 trường đại học được đầu tư trọn gói kinh phí nâng cấp thư viện). Trong khuôn khổ dự án, đơn vị đã lựa chọn và đưa vào vận hành phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol phiên bản 5.0.

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thư viện với đề tài "Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội" được thực hiện nhằm giải quyết các nội dung nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu thực trạng tổ chức, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHKTHN.
  2. Khảo sát chi tiết quá trình vận hành, triển khai các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.0 trong thực tế hoạt động.
  3. Đánh giá những kết quả đã đạt được, nhận diện các điểm hạn chế và đề xuất hệ thống kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu quả khai thác phần mềm tại Trung tâm.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol.
  • Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, với dữ liệu khảo sát thực tế sau 4 năm triển khai phần mềm (tính từ năm 2002 đến thời điểm nghiên cứu).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dựa trên lý thuyết tổ chức và tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện:

  • Khái niệm phần mềm tích hợp quản trị thư viện: Văn bản xác định đây là một cụm các chương trình được thiết kế nhằm giải quyết các công đoạn nghiệp vụ khác nhau trong thư viện, tổ chức theo cấu trúc mô-đun (phân hệ). Các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó kết quả xử lý của phân hệ này đóng vai trò là dữ liệu đầu vào của phân hệ tiếp theo.
  • Khung tiêu chuẩn nghiệp vụ và công nghệ: Phần mềm Libol 5.0 do Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân phát triển từ năm 1997, tích hợp các chuẩn nghiệp vụ quốc tế như chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, chuẩn mô tả thư mục ISBD; hỗ trợ các khung phân loại BBK, DDC, LOC, UDC; chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709; giao thức tìm kiếm Z39.50, OAI-PMH; giao thức mượn liên thư viện ISO 10161; chuẩn giao tiếp thiết bị SIP2; hỗ trợ đa ngữ Unicode (TCVN 6909) cùng các bảng mã tiếng Việt TCVN, VNI; vận hành trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server.

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, tổng hợp các tài liệu chuyên ngành về thư viện điện tử và cấu trúc phần mềm tích hợp.
  • Phương pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp theo dõi quy trình xử lý nghiệp vụ, quy trình vận hành máy tính và các khâu công tác tại Trung tâm.
  • Phương pháp điều tra: Thu thập số liệu hoạt động, thống kê biểu ghi, thống kê lưu thông tài liệu và bạn đọc.
  • Phương pháp tổng hợp: Phân loại dữ liệu khảo sát thành các nhóm chỉ tiêu định lượng và định tính.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa tính năng thiết kế chuẩn của phần mềm Libol 5.0 với mức độ ứng dụng thực tế tại đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội và việc áp dụng công nghệ thông tin

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nguồn lực thông tin và hạ tầng kỹ thuật của đơn vị:

  • Lịch sử phát triển: Tiền thân từ năm 1961–1969 là tủ sách thuộc khoa Kiến trúc (Đại học Xây dựng). Năm 1969, Trường ĐHKTHN thành lập theo Quyết định 181/CP ngày 17/9/1969, thư viện là một tổ thuộc phòng Đào tạo với 3 cán bộ. Qua các giai đoạn 1971–1980 và 1981–2000, thư viện từng bước củng cố. Ngày 08/01/2001, Trung tâm Thông tin – Thư viện được chính thức thành lập theo Quyết định số 43/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Tổng số 20 cán bộ (1 Tiến sĩ, 3 Thạc sĩ, 2 cán bộ đang học cao học, còn lại có trình độ đại học). Đơn vị gồm 4 bộ phận: Chuyên môn nghiệp vụ; Phục vụ – tra cứu; Thông tin – tư liệu và Biên tập – xuất bản; Quản trị mạng và thiết bị.
  • Cơ sở vật chất và không gian phục vụ: Bố trí tại tầng 4, 5, 6 của tòa nhà 9 tầng:
Khu vực phục vụ Vị trí Quy mô vốn tài liệu / Chức năng
Phòng mượn giáo trình Tầng 4 Hơn 98.000 bản sách thuộc các ngành đào tạo của trường
Phòng đọc sinh viên Tầng 4 19.850 bản sách giáo trình và tài liệu tham khảo, báo, tạp chí
Phòng đọc tạp chí Tầng 5 6.537 cuốn tạp chí chuyên ngành (tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp)
Phòng đọc giáo viên Tầng 6 4.951 cuốn (2.065 tên sách chuyên ngành ngoại văn), 248 luận văn thạc sĩ
Cơ sở dữ liệu đồ án Hệ thống Hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc (toàn văn kèm hình ảnh đồ án)
  • Hạ tầng công nghệ thông tin: Trang bị 3 máy chủ (dự án mức A), 80 máy trạm (60 máy phục vụ tra cứu, 5 máy phòng tư liệu), 3 máy tính xách tay, cùng máy in, máy photocopy, máy quét (scan), máy ảnh kỹ thuật số. Đơn vị đã kết nối mạng nội bộ LAN, mạng Intranet và Internet; thiết lập phòng khai thác mạng gồm 31 máy tính phục vụ tra cứu miễn phí cho sinh viên.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

Khóa luận phân tích việc triển khai 7 trên tổng số 10 phân hệ của phần mềm Libol 5.0 được nhà trường mua bản quyền:

Phân hệ Libol 5.0 Thực trạng triển khai tại Trung tâm Mức độ áp dụng
Phân hệ Bổ sung - Chức năng Hợp đồng: Thực hiện thủ công do đặc thù mua sách theo nhu cầu khoa, không lập đơn hàng lớn trên máy.
- Bổ sung & biên mục sơ lược: Sử dụng các trường MARC 21 rút gọn (Leader, mã tài liệu, số định danh, 245$a, 245$b, 260$a, 260$b, 260$c, 300).
- Đăng ký cá biệt & mã vạch: Đã in và gán mã vạch cho khoảng 85.000 cuốn sách.
- Chức năng Kế toán: Không áp dụng.
- Chức năng Kho: Chỉ áp dụng kiểm kê, tạm khóa giá sách khi thực hiện.
- Thống kê: Áp dụng thống kê theo giai đoạn, thuộc tính, biểu đồ cột.		 Một phần
Phân hệ Biên mục - Áp dụng chuẩn MARC 21 (bản tu chỉnh 3/2000), ISBD rút gọn, khung phân loại BBK.
- Nhập liệu linh hoạt theo 9 nhóm chức năng hoặc theo các vùng MARC 21.
- Hỗ trợ 14 từ điển tham chiếu (Tác giả, Từ khóa, Nhà xuất bản, Ngôn ngữ, Tên nước ISO 3166, BBK, UDC, DDC, LC, Khung đề mục quốc gia, Subject Heading, Chuyên ngành luận án, Thư viện, Tùng thư). Việc dùng từ điển tham chiếu chưa đều.
- Hỗ trợ nhập/xuất biểu ghi, lấy dữ liệu qua giao thức Z39.50.		 Áp dụng chính
Phân hệ Bạn đọc - Quản lý hồ sơ, phân nhóm chính sách, in thẻ đọc tích hợp mã vạch, xử lý gia hạn/xóa thẻ theo lô.
- Triển khai làm thẻ qua phần mềm từ khóa 2002; đã cấp trên 5.000 thẻ bạn đọc.		 Toàn diện
Phân hệ Mượn – trả - Vận hành từ năm học 2004–2005 qua đầu đọc mã vạch.
- Áp dụng 2 chức năng: Mượn & trả (ghi mượn, ghi trả, ai đang mượn, ai từng mượn, thiết lập chính sách lưu thông) và Quản lý bạn đọc (ấn phẩm quá hạn, khóa thẻ).
- Chưa triển khai chức năng Thống kê và lập lịch.		 Khá đầy đủ
Phân hệ Ấn phẩm định kỳ - Theo dõi tiếp nhận báo, tạp chí, biên mục tổng thể và từng số, quy định ghép tập/đóng tập và xếp giá.
- Chưa áp dụng đều chức năng thống kê và báo cáo.		 Một phần
Phân hệ Quản lý hệ thống - Giao cho cán bộ quản trị mạng phụ trách: cấp quyền, quản lý tài khoản, cấu hình tham số hệ thống, sao lưu dữ liệu và kiểm tra nhật ký (log). Toàn diện
Phân hệ Tra cứu (OPAC) - Tích hợp trên mạng LAN, Intranet và Internet; hỗ trợ tìm kiếm toàn văn, toán tử logic, lọc đa tiêu chí, hỗ trợ Unicode; cung cấp dịch vụ đặt mượn, giữ chỗ, xem thông tin tài khoản mượn. Toàn diện

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

Chương này đúc kết những thành tựu sau 4 năm áp dụng, chỉ rõ các tồn tại thực tế và đưa ra nhóm giải pháp:

  • Thành tựu: Chuyển đổi phương thức quản lý từ thủ công sang tự động hóa; thiết lập cơ sở dữ liệu thư mục tập trung; quy trình mượn trả bằng mã vạch giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ; nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho 20 cán bộ thông qua các khóa tập huấn nội bộ.
  • Hạn chế: Nhiều chức năng bị bỏ trống (Kế toán ở phân hệ Bổ sung; Thống kê & lập lịch ở phân hệ Mượn trả; Thống kê & báo cáo ở phân hệ Báo - Tạp chí); phân hệ Mượn liên thư viện (ILL) chưa vận hành; cơ sở dữ liệu báo - tạp chí còn mỏng (30 biểu ghi); công tác bảo mật, an toàn dữ liệu, chống virus và dự phòng sự cố điện lưới chưa được đầu tư thích đáng.
  • Kiến nghị: Tập trung khai thác đầy đủ các tính năng trong các mô-đun đã mua; chuẩn hóa việc dùng từ điển tham chiếu; hoàn thiện hạ tầng an toàn dữ liệu và đẩy mạnh số hóa tài liệu nội sinh.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính kèm số liệu thực tế từ văn bản

  • Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục: Tạo lập được hơn 5.000 biểu ghi, trong đó:
    • Cơ sở dữ liệu sách: gần 2.000 biểu ghi.
    • Cơ sở dữ liệu luận văn thạc sĩ, đồ án tốt nghiệp, công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ: hơn 3.000 biểu ghi.
    • Cơ sở dữ liệu báo, tạp chí: 30 biểu ghi.
    • Cơ sở dữ liệu toàn văn: hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc (chứa dữ liệu toàn văn và tệp hình ảnh bản vẽ).
  • In ấn và xử lý kỹ thuật: Tạo lập mã vạch và dán nhãn quản lý cho khoảng 85.000 cuốn sách; in phích và mục lục phục vụ tra cứu truyền thống tự động từ phần mềm.
  • Quản lý lưu thông và bạn đọc: Cấp phát và quản lý hơn 5.000 thẻ bạn đọc có mã vạch từ khóa 2002. Hệ thống tiếp nhận lượng bạn đọc gia tăng đều đặn hàng năm: từ 1.300 đến 1.500 sinh viên hệ chính quy, 200 sinh viên hệ tại chức và khoảng 150 học viên cao học.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Tăng cường khai thác triệt để các mô-đun đã trang bị, đặc biệt là kích hoạt phân hệ Mượn liên thư viện (ILL) và các công cụ thống kê, lập lịch lưu thông tự động.
  • Nâng cao tính nhất quán trong công tác biên mục bằng việc bắt buộc áp dụng 14 từ điển tham chiếu có sẵn trong Libol 5.0 nhằm triệt tiêu lỗi chính tả và phân tán dữ liệu tra cứu.
  • Xây dựng quy chế bảo đảm an toàn dữ liệu: giải quyết triệt để vấn đề ổn định nguồn điện cho phòng máy chủ, xây dựng quy trình sao lưu (backup) định kỳ và thiết lập phương án phòng chống virus, khắc phục sự cố phần cứng.
  • Đẩy nhanh tốc độ xử lý cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí thông qua việc hoàn thiện quy trình tóm tắt và dịch thuật chuyên ngành kiến trúc - xây dựng.

Đóng góp so với nghiên cứu trước

Tác giả nêu rõ mối liên hệ học thuật với nghiên cứu trước đó: Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thủy ("Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội") trước đây chỉ dừng lại ở việc khảo sát sơ bộ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ban đầu. Khóa luận này là công trình đầu tiên khảo sát chuyên sâu, toàn diện thực trạng vận hành sau 4 năm áp dụng liên tục phần mềm Libol 5.0, chỉ rõ cụ thể từng chức năng được dùng hoặc bị bỏ qua ở từng phân hệ nghiệp vụ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế được văn bản đề cập:
    • Khóa luận chỉ khảo sát trong phạm vi một đơn vị cụ thể (Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHKTHN).
    • Phân hệ Mượn liên thư viện (ILL) tuy đã mua nhưng chưa đưa vào vận hành thực tế nên chưa có số liệu đánh giá về việc trao đổi nguồn lực liên thư viện.
    • Việc triển khai cơ sở dữ liệu ấn phẩm định kỳ còn chậm do phụ thuộc vào khâu dịch thuật và tóm tắt bài viết tiếng nước ngoài (Nga, Anh, Pháp).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình liên kết chia sẻ tài nguyên thông tin theo chuẩn Z39.50 và giao thức ISO 10161 giữa thư viện ĐHKTHN với mạng lưới thư viện các trường đại học khối kỹ thuật và xây dựng trên cả nước.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên và học viên ngành Thông tin – Thư viện, Quản trị thông tin: Cung cấp mô hình khảo sát thực tế về việc tích hợp phần mềm quản trị thư viện (Libol 5.0) vào quy trình xử lý nghiệp vụ tại một thư viện đại học chuyên ngành.
  • Cán bộ thư viện và cán bộ quản trị mạng thư viện: Tham khảo trực tiếp kinh nghiệm thiết lập cấu trúc mã vạch đăng ký cá biệt, phương pháp phân nhóm trường dữ liệu MARC 21, cách thức tổ chức 14 từ điển tham chiếu kiểm soát dữ liệu và phương án tổ chức phòng máy tra cứu OPAC.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguồn kinh phí nào đã hỗ trợ Thư viện ĐHKTHN mua sắm phần mềm Libol 5.0?

Nguồn kinh phí xuất phát từ dự án "Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học" do Ngân hàng Thế giới (World Bank) tài trợ thông qua Bộ Giáo dục và Đào tạo vào năm 2002. Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội là 1 trong 10 trường đại học trên toàn quốc được nhận trọn vẹn gói kinh phí này để nâng cấp toàn diện hệ thống thư viện.

2. Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHKTHN đã mua bao nhiêu phân hệ của Libol và đưa vào sử dụng bao nhiêu phân hệ?

Phần mềm Libol có tổng cộng 10 phân hệ. Trung tâm đã chọn mua và đưa vào khai thác 7 phân hệ gồm: Bổ sung, Biên mục, Bạn đọc, Mượn – trả, Ấn phẩm định kỳ, Quản lý người sử dụng và Tra cứu (OPAC). Phân hệ Mượn liên thư viện (ILL) đã được mua nhưng chưa đưa vào áp dụng.

3. Trung tâm đã xây dựng được quy mô cơ sở dữ liệu thư mục như thế nào sau 4 năm áp dụng Libol?

Sau 4 năm triển khai, Trung tâm đã tạo lập được hơn 5.000 biểu ghi thư mục (gần 2.000 biểu ghi sách; hơn 3.000 biểu ghi luận văn, thạc sĩ, đồ án và đề tài nghiên cứu khoa học; 30 biểu ghi báo, tạp chí). Đặc biệt, hệ thống đã xây dựng được cơ sở dữ liệu toàn văn kèm hình ảnh cho hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc.

4. Tại sao chức năng Hợp đồng và Kế toán trong phân hệ Bổ sung không được thư viện áp dụng đầy đủ?

Chức năng Hợp đồng phải thực hiện thủ công do đặc thù việc bổ sung tài liệu của trường không diễn ra theo các đợt mua tập trung cố định mà phát sinh phân tán theo nhu cầu đề xuất của cán bộ, giảng viên từ các khoa gửi lên. Chức năng Kế toán không áp dụng do các quy định và đặc thù riêng trong cơ chế quản lý tài chính và phê duyệt quỹ của nhà trường.

5. Khung phân loại và chuẩn biên mục nào được Trung tâm áp dụng trong phân hệ Biên mục của Libol 5.0?

Trung tâm áp dụng khung phân loại BBK (khung phân loại của Liên Xô cũ) để phân loại tài liệu chuyên ngành, sử dụng chuẩn biên mục máy đọc được MARC 21 (phiên bản tu chỉnh tháng 3 năm 2000) và chuẩn mô tả thư mục ISBD rút gọn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã phản ánh chi tiết và khách quan quá trình 4 năm đưa phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.0 vào hoạt động thực tiễn tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Nghiên cứu ghi nhận rõ các kết quả về hiện đại hóa hạ tầng, số hóa dữ liệu thư mục với hơn 5.000 biểu ghi, dán mã vạch quản lý 85.000 cuốn sách và phục vụ mượn trả tự động cho hơn 5.000 bạn đọc. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra các hạn chế trong việc chưa khai thác hết các mô-đun quản lý quỹ, mượn liên thư viện và thống kê lưu thông, từ đó đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn nhằm hoàn thiện quy trình quản trị thư viện điện tử tại đơn vị.