Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN VỀ ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU 1. Khái niệm - Tự động hóa Các thuật ngữ “Tự động hóa (Automation)” hoặc “Tự động hóa (automated)” đều được bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp cổ đại “αὐτόματος” (autómatos) có nghĩa là thứ gì đó có sức mạnh của chuyển động tự phát hoặc tự chuyển động [73]. Thuật ngữ “Tự động hóa (Automation)” được giới thiệu lần đầu tiên bởi DS Harder vào năm 1936, lúc đó là với Công ty General Motor ở Hoa Kỳ. Ông đã sử dụng thuật ngữ tự động hóa có nghĩa là tự động xử lý các bộ phận giữa các quy trình sản xuất cải tiến [74].
Nhận thức và quan điểm “tự động hóa” đối với một đối tượng như một sự vật, hệ thống, máy móc, thiết bị có sự thay đổi theo tiến trình phát triển lịch sử. Tự động hóa (Automated) còn được giải thích với ý nghĩa “biến đổi một cái gì đó trở nên tự động”. Cách tiếp cận trên hướng đến đối tượng (object) được đặt trong phạm vi “nhìn thấy được” và có cái nhìn gần gũi với các lĩnh vực cơ học và điều khiển học. Thuật ngữ “tự động hóa” có thể được bao gồm trong lĩnh vực khác nhau và các lĩnh vực kiến thức khác nhau mà có nhiều định nghĩa khác nhau.
Theo nghĩa rộng nhất, ALA Thuật ngữ Thư viện và Khoa học Thông tin định nghĩa tự động hóa là “hiệu suất của một hoạt động, một loạt hoạt động hoặc một quy trình bằng cách tự kích hoạt, tự kiểm soát,hoặc phương tiện tự động. Tự động hóa ngụ ý việc sử dụng các thiết bị xử lý dữ liệu tự động trên một máy tính hoặc các thiết bị tiết kiệm sức lao động khác” [60, tr. Đối với Bierman, đó là “việc sử dụng máy tính và công nghệ liên kết để cách mạng hóa ý nghĩa của thư viện và xác định lại sự tồn tại của chúng” [57]. Từ điển tiếng Anh Oxford (2012) định nghĩa tự động hóa là “ứng dụng điều khiển tự động cho bất kỳ ngành công nghiệp hoặc khoa học nào bằng cách mở rộng, sử dụng các thiết bị điện tử hoặc cơ khí để thay thế sức lao động của con người” [68, tr.
Hiệp hội Tự động hóa Quốc tế (ISA) định nghĩa Tự động hóa là “việc tạo ra và ứng dụng công nghệ để giám sát và kiểm soát việc sản xuất và phân phối các sản phẩm và dịch vụ”[78]. Theo Nguyễn Văn Ngọc, Từ điển Kinh tế học, Đại học Kinh tế Quốc dân, Tự động hóa (automation) là ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quá trình sản xuất công nghiệp nhằm chuyển hầu hết hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất của con người cho máy móc [32, tr. 13 “Tự động hóa” được giải thích theo với ý nghĩa “Ứng dụng công nghệ vào quá trình hoạt động” dưới góc nhìn nhà quản lý và kinh tế học, hướng đến việc giám sát và quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, tổ chức; đây cũng là mục đích của mỗi đơn vị và tổ chức hướng đến. “Tự động hóa” trong lĩnh vực thư viện nhắm đến mục tiêu nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.
“Công nghệ” ở phạm vi rộng hay “Công nghệ thông tin” ở phạm vi cụ thể, thì “Tự động hóa” trong nghiên cứu được mang nghĩa là sự “Ứng dụng Công nghệ” hay “Ứng dụng Công nghệ thông tin” để cải tiến hoạt động thay vì mang ý nghĩa làm biến đổi một cái gì đó trở nên “tự động”. - Tự động hóa thư viện Tự động hóa thư viện, được định nghĩa là ứng dụng của máy tính để thực hiện các hoạt động quản lý sử dụng thư viện truyền thống như bổ sung, lưu thông, biên mục, kiểm soát tài liệu, tra cứu, tổ chức tài liệu. TĐH được sử dụng để giảm lượng thời gian của nhân viên dành cho các hoạt động lặp đi lặp lại. Các thư viện có những hoạt động khác nhau thì TĐH của các thư viện cũng không giống như nhau.
Reitz (2004) đã định nghĩa TĐHTV là “Việc sử dụng hệ thống máy tính để hoàn thành nhiệm vụ ban đầu được thực hiện bằng tay trong các thư viện. Bắt đầu từ những năm 1960 với sự phát triển của hồ sơ danh mục có thể đọc được bằng máy (MARC), quá trình tự động hóa đã mở rộng để bao gồm các chức năng cốt lõi của việc bổ sung, biên mục và kiểm soát thông tin trách nhiệm, kiểm soát xuất bản phẩm nhiều kỳ, lưu thông và kiểm kê, cho mượn liên thư viện và chuyển giao tài liệu. 406] Theo Cohn, Kelsey và Fields (1997), TĐHTV đã được định nghĩa là “các hệ thống tích hợp” tính toán một loạt các chức năng thư viện truyền thống bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu chung [61, tr. Ix], mặc dù điều này nói chung vẫn đúng, nhưng sự thay đổi công nghệ nhanh chóng buộc phải kiểm tra lại ý nghĩa của nó để “tự động hóa thư viện”.
TĐH là một quá trình sử dụng máy tính để dễ dàng làm việc và tiết kiệm sức lực và thời gian của con người. Mục đích chính của TĐHTV, nhằm giải phóng các thủ thư và nhân viên thư viện và cho phép họ đóng góp ý nghĩa hơn cho việc truyền bá kiến thức và thông tin. Theo TCVN 12074:2013 “Hoạt động thư viện – thuật ngữ và định nghĩa chung” đã định nghĩa tự động hóa thư viện (library automation) là “quá trình sử dụng máy tính, thiết bị ngoại vi và máy móc khác để tiến hành các quá trình thư viện một cách tự động” 14 [18, tr. Trong thư viện hiện đại, tuỳ vào cấp độ ứng dụng CNTT mà quy trình công nghệ thư viện được thực hiện tự động hoá ở mức độ ít hay nhiều.
Ví dụ, ở cấp độ sơ khai bên cạnh các quá trình và thao tác được thực hiện bằng phương pháp thủ công (đóng dấu, dán mã vạch…) đã có một số các quá trình và các thao tác được thực hiện bằng phương pháp hiện đại (ví dụ, mô tả, phân loại tài liệu…). Nhìn chung, thư viện hiện đại đã sử dụng phần mềm để tự động hoá quy trình công nghệ thư viện. Nói một cách đơn giản, khi chúng ta sử dụng máy móc để thu thập, xử lý, lưu trữ và truy xuất thông tin và thực hiện các công việc thư viện khác với sự trợ giúp của các máy móc được gọi là TĐHTV. TĐHTV là ứng dụng của máy tính và cũng là các công cụ được kết nối để xử lý dữ liệu trong thư viện.
Việc TĐH cũng có thể được áp dụng cho một số quy trình văn phòng. TĐHTV không phải là thực hiện tất cả mọi hoạt động của thư viện, có những hoạt động thư viện có thể TĐH theo quy trình, có những hoạt động chỉ có thể TĐH ở một vào thao tác của quy trình thực hiện. - Hệ thống quản trị thư viện Hệ thống QTTV là hệ thống giúp TĐH quy trình nghiệp vụ thư viện, hỗ trợ triển khai các sản phẩm và dịch vụ thư viện. Các hệ thống đều có đặc điểm chung là gồm nhiều phân hệ chức năng, dùng khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21 để mô tả tài liệu và chạy trên môi trường Internet, cho phép truy cập thông tin thư mục trên mạng OPAC.
Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10274:2013 “Hoạt động thư viện – Thuật ngữ và định nghĩa chung”, mục 3.4, định nghĩa Hệ quản trị thư viện là một bộ tích hợp trình ứng dụng được thiết kế để tiến hành các chức năng nghiệp vụ và kỹ thuật của thư viện tự động hóa [18]. Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12844:2019 về Thông tin và tư liệu – Nhận dạng bằng tần số radio (RFID) trong thư viện, mục 3.5 định nghĩa “Hệ thống quản trị thư viện là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dành cho thư viện, được sử dụng để theo dõi các mặt hàng sở hữu, đơn đặt hàng được thực hiện, các hóa đơn thanh toán, và khách hàng quen người đã mượn”[19]. Theo định nghĩa này, một số chuyên gia thư viện không chấp nhận thuật ngữ “doanh nghiệp” vì họ xác định thư viện không phải là một doanh nghiệp. Tuy nhiên, thuật ngữ “hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” là một thuật ngữ chung được định nghĩa là “một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có 15 thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Hệ thống ERP có thể áp dụng được ở mọi ngành và mọi lĩnh vực, kể cả trong lĩnh vực thư viện, một hệ thống ERP tốt sẽ giúp cho nhà quản lý tối ưu hóa hoạt động thư viện của mình thông qua những lợi ích mà hệ thống cung cấp. Mặc dù, thuật ngữ chính xác được định nghĩa là “hệ thống quản trị thư viện”, để tránh nhầm lẫn với “hệ thống tự động hóa” luận văn sử dụng thuật ngữ có tính chất tương đương được sử dụng phổ biến trước đây là “phần mềm quản trị thư viện”, để thay thế trong toàn luận văn. Định nghĩa tương tự về Hệ thống QTTV có thể hiểu là “phần mềm có khả năng thực hiện các chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác”. “Trong thư viện truyền thống người quản lý sử dụng công cụ thủ công để quản lý như: ghi chép, đo, đếm.
Chẳng hạn dùng các bảng, biểu theo dõi, tự theo dõi và đồng hồ để quản lý giờ giấc và sản phẩm theo định mức lao động hoặc dùng các bản báo cáo để đánh giá các loại công việc và khối lượng công việc đã được hoàn thành… Trong thư viện hiện đại người quản lý sử dụng công cụ hiện đại như máy tính, phần mềm quản lý, camera… để quản lý” [46]. Có thể nói, TĐHTV với một hệ thống QTTV nhằm tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ thư viện ở mức độ tự động nhằm giúp cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện trở nên nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Nó mô phỏng các quy trình, quá trình xử lý chuyên môn nghiệp vụ thư viện của một thư viện truyền thống nhưng đã được nâng lên mức độ tự động nhờ ứng dụng các thành tựu của CNTT mang lại.