Tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn cho nhượng quyền PNR của Novartis Việt Nam

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu ueh simplification and optimization round table discussion process of prn franchise of novartis, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện

• Tác giả: Nguyen Van Loc
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyen Phong Nguyen
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn cho nhượng quyền PNR của Novartis Việt Nam
• Loại tài liệu: luận văn
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 1. PART I - INTRODUCTION
• 1.1. Mission and Vission
• 2. PART II - PROBLEM CONTEXT
• 2.1. Symptom validation
• 3. PART III - PROBLEM IDENTIFICATION
• 3.1. Problem validation
• 4. PART IV – CAUSE VALIDATION AND CONSEQUENCES
• 4.1. Causes and cause validation
• 4.2. Consequences
• 5. PART V – SOLUTION
• 5.1. Action plans for the organization
• 5.2. Evaluate and select the optimal solution
• 5.3. Define the objectives
• 5.4. Action plans
• 6. PART VI – CONCLUSION
• 7. PART VII – APPENDIX

Tóm tắt

I. Tổng quan về tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn cho nhượng quyền PNR

Quy trình thảo luận bàn tròn là một phần quan trọng trong hoạt động của nhượng quyền PNR của Novartis Việt Nam. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Trong bối cảnh hiện tại, với nhiều thách thức như thời gian làm việc hạn chế và số lượng cuộc họp không hiệu quả, việc cải tiến quy trình thảo luận bàn tròn trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

1.1. Định nghĩa quy trình thảo luận bàn tròn trong nhượng quyền PNR

Quy trình thảo luận bàn tròn trong nhượng quyền PNR bao gồm các bước từ chuẩn bị, thực hiện đến đánh giá kết quả. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và chính xác.

1.2. Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình thảo luận

Tối ưu hóa quy trình thảo luận không chỉ giúp giảm thiểu thời gian lãng phí mà còn nâng cao khả năng tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành dược, nơi mà thông tin chính xác và kịp thời có thể ảnh hưởng đến quyết định điều trị của bác sĩ.

II. Vấn đề và thách thức trong quy trình thảo luận bàn tròn hiện tại

Quy trình thảo luận bàn tròn hiện tại của nhượng quyền PNR đang gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng. Một trong những vấn đề lớn nhất là thời gian dành cho các cuộc họp không hiệu quả, dẫn đến việc nhân viên không có đủ thời gian để gặp gỡ khách hàng. Theo khảo sát, thời gian làm việc thực tế của nhân viên chỉ đạt khoảng 50-60%, thấp hơn so với yêu cầu 70%.

2.1. Thời gian lãng phí trong các cuộc họp

Nhiều cuộc họp diễn ra mà không có mục tiêu rõ ràng, dẫn đến việc nhân viên cảm thấy mệt mỏi và không đạt được kết quả mong muốn. Theo nghiên cứu, hơn 50% cuộc họp hiện tại được coi là không hiệu quả.

2.2. Khó khăn trong quy trình RTD

Quy trình RTD (Round Table Discussion) hiện tại quá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nhân viên phải dành từ 2 đến 3 ngày cho mỗi hoạt động RTD, điều này làm giảm thời gian họ có thể dành cho việc gặp gỡ khách hàng.

III. Phương pháp tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn hiệu quả

Để cải thiện quy trình thảo luận bàn tròn, cần áp dụng một số phương pháp tối ưu hóa. Việc sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý thông tin có thể giúp giảm thiểu thời gian chuẩn bị và thực hiện các cuộc họp.

3.1. Ứng dụng công nghệ vào quy trình thảo luận

Sử dụng các công cụ trực tuyến để tổ chức cuộc họp có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự tham gia của các thành viên. Hệ thống eP3 có thể được áp dụng để quản lý hoạt động RTD một cách hiệu quả hơn.

3.2. Đào tạo kỹ năng cho nhân viên

Đào tạo nhân viên về kỹ năng tổ chức và quản lý cuộc họp sẽ giúp họ chuẩn bị tốt hơn và đạt được kết quả cao hơn trong các cuộc thảo luận. Việc này cũng giúp giảm thiểu thời gian lãng phí trong các cuộc họp.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu từ quy trình tối ưu hóa

Việc áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho nhượng quyền PNR của Novartis Việt Nam. Các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, thời gian dành cho khách hàng tăng lên đáng kể.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng công nghệ

Sau khi áp dụng hệ thống eP3, thời gian chuẩn bị cho các cuộc họp đã giảm đi đáng kể, cho phép nhân viên có thêm thời gian để gặp gỡ khách hàng và thực hiện các hoạt động khác.

4.2. Phản hồi từ nhân viên về quy trình mới

Nhân viên đã có phản hồi tích cực về quy trình mới, cho rằng họ cảm thấy thoải mái hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chính của mình.

V. Kết luận và tương lai của quy trình thảo luận bàn tròn trong nhượng quyền PNR

Tối ưu hóa quy trình thảo luận bàn tròn là một bước đi cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc của nhượng quyền PNR. Với những cải tiến đã được thực hiện, tương lai của quy trình này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều giá trị hơn cho cả nhân viên và khách hàng.

5.1. Tầm nhìn cho quy trình thảo luận trong tương lai

Quy trình thảo luận bàn tròn sẽ tiếp tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và khách hàng. Việc áp dụng công nghệ mới sẽ là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển này.

5.2. Cam kết của Novartis trong việc cải tiến quy trình

Novartis cam kết sẽ tiếp tục đầu tư vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nhằm đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian và nguồn lực để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường dược phẩm toàn cầu cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc của lực lượng bán hàng thực địa đóng vai trò sống còn đối với sự tăng trưởng doanh thu. Tập đoàn dược phẩm Novartis, có trụ sở chính tại Thụy Sĩ, hiện diện trên 145 quốc gia với hơn 130.000 nhân viên và cung cấp sản phẩm tiếp cận hơn 800 triệu bệnh nhân. Tại Việt Nam, Văn phòng đại diện Novartis Pharma Services AG vận hành khối Dược phẩm với 4 nhóm ngành hàng chuyên biệt. Trong đó, nhóm ngành hàng Giảm đau - Thần kinh - Hô hấp, gọi tắt là PNR Franchise, phụ trách các dòng thuốc chủ lực như Voltaren, Ultibro và Onbreez với quy mô nhân sự gồm 4 Quản lý bán hàng trực tiếp và 29 Trình dược viên. Mặc dù năm 2018 nhóm PNR đạt doanh số 99,6 triệu USD với mức tăng trưởng 22% so với năm 2017 và đặt mục tiêu tăng trưởng 23% trong năm 2019, tổ chức đang đối mặt với một rào cản vận hành nghiêm trọng.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ việc thời gian thực tế trên thị trường của đội ngũ bán hàng chỉ đạt mức 50% đến 60%, thấp hơn đáng kể so với chỉ tiêu chuẩn trong mô tả công việc là từ 70% trở lên. Nguyên nhân chính là do gánh nặng thủ tục hành chính, đặc biệt là quy trình tổ chức Hội thảo bàn tròn chuyên đề y khoa, chiếm tới 30% đến 40% quỹ thời gian làm việc hàng ngày. Mục tiêu của nghiên cứu là phân tích các điểm nghẽn trong quy trình tổ chức hội thảo bàn tròn hiện tại, từ đó thiết kế giải pháp đơn giản hóa và tối ưu hóa vận hành cho nhóm PNR tại Novartis Việt Nam trong giai đoạn 2018 - 2019. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp giải phóng 116 ngày công thủ tục mỗi tháng của toàn đội ngũ, gia tăng thời gian tương tác trực tiếp với cán bộ y tế, nâng cao năng suất tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết Quản trị quy trình kinh doanh và Tái cấu trúc quy trình, nhấn mạnh rằng quy trình là tập hợp các hoạt động sử dụng nguồn lực doanh nghiệp để tạo ra kết quả cụ thể. Bất kỳ sự cắt giảm nào đối với các hoạt động không gia tăng giá trị đều trực tiếp cải thiện hiệu suất kinh doanh tổng thể. Các phân tích thực tiễn trong ngành quản trị chỉ ra rằng 4 trên 5 tổ chức thực hiện đơn giản hóa quy trình có thể tiết kiệm tới 20% chi phí nhân sự thông qua việc loại bỏ các tác vụ rườm rà.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp lý thuyết Hiệu quả truyền thông tiền cuộc họp của Joseph A. Allen cùng các cộng sự, kết hợp nghiên cứu của McNair về hành vi tổ chức cuộc họp. Các mô hình này chứng minh rằng việc thiếu chuẩn bị nội dung, tần suất họp quá dày đặc và kỹ năng điều phối yếu kém sẽ làm giảm sự gắn kết của nhân viên, dẫn đến hội chứng kiệt quệ cảm xúc và suy giảm năng suất lao động.

Các khái niệm chuyên ngành then chốt được vận dụng xuyên suốt bao gồm: Quy trình Hội thảo bàn tròn chuyên đề y khoa, Tương tác với chuyên gia y tế, Chính sách tuân thủ y tế P3, Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng Salesforce, và Chỉ số đánh giá năng suất toàn diện theo Chất lượng - Mục tiêu - Số lượng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và độ tin cậy cao:

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018, số liệu vận hành của 87 sự kiện hội thảo bàn tròn trong Quý 1 năm 2019, cùng các văn bản chính sách tuân thủ nội bộ. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua chuỗi phỏng vấn sâu bán cấu trúc và bảng khảo sát ý kiến nhân viên.
• Cỡ mẫu và kỹ thuật chọn mẫu: Phỏng vấn sâu trực tiếp 7 nhân sự chủ chốt, bao gồm 1 Trưởng khối PNR có 3 năm kinh nghiệm quản lý, 2 Quản lý bán hàng trực tiếp có thâm niên 4 đến 6 năm, và 4 Trình dược viên đại diện cho các địa bàn trọng điểm như Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Huế và Hà Nội. Khảo sát định lượng được thực hiện trên toàn bộ 29 Trình dược viên và 4 Quản lý của nhóm ngành hàng PNR. Lý do lựa chọn phương pháp chọn mẫu có chủ đích này là để phản ánh chính xác khó khăn thực tế từ các góc nhìn quản lý chiến lược, quản trị khu vực và thực thi trực tiếp tại địa bàn.
• Phương pháp phân tích: Sử dụng công cụ Sơ đồ nguyên nhân - kết quả để bóc tách các tầng nguyên nhân gốc rễ, kết hợp phân tích ma trận chi phí - lợi ích nhằm so sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu.
• Lộ trình thực hiện: Toàn bộ quá trình thu thập dữ liệu, phân tích và xây dựng giải pháp được tiến hành từ tháng 02 năm 2019 đến tháng 08 năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng gánh nặng giấy tờ hành chính là nguyên nhân lớn nhất làm suy giảm thời gian tiếp xúc khách hàng. Có tới 81,6% nhân sự tham gia khảo sát khẳng định quy trình tổ chức hội thảo bàn tròn cần phải được đơn giản hóa ngay lập tức. Trong khi mô tả công việc yêu cầu thời gian thực địa phải đạt từ 70% trở lên, thực tế nhân viên chỉ dành được 50% đến 60% thời gian tại bệnh viện do thủ tục giấy tờ chiếm từ 30% đến 40% tổng thời gian làm việc.

Thứ hai, việc chuẩn bị và hoàn tất một sự kiện hội thảo bàn tròn tiêu tốn từ 2 đến 3 ngày làm việc của mỗi Trình dược viên và từ 2,5 đến 3 giờ làm việc của mỗi Quản lý bán hàng. Với kế hoạch triển khai 2 sự kiện mỗi tháng cho mỗi Trình dược viên từ tháng 7 năm 2019, tổng cộng 29 nhân sự sẽ thực hiện 58 sự kiện mỗi tháng. Điều này đồng nghĩa toàn bộ đội ngũ Trình dược viên phải tiêu tốn 116 ngày công trên tổng số 22 ngày làm việc chuẩn mỗi tháng, trong khi 4 Quản lý bán hàng mất từ 5 đến 7 ngày làm việc chỉ để rà soát và ký duyệt hồ sơ.

Thứ ba, quy trình phê duyệt chính sách P3 mới áp dụng từ tháng 3 năm 2019 quá phức tạp với 4 cấp phê duyệt nối tiếp gồm Quản lý bán hàng, Trưởng khối, Phòng Tiếp thị và Bộ phận Y khoa. Mỗi cấp phê duyệt có thời hạn xử lý tối đa 3 ngày, khiến tổng thời gian chờ phê duyệt một sự kiện lên tới 12 ngày làm việc nếu không có sai sót. Thủ tục thanh toán sau sự kiện đòi hỏi tới 5 loại chứng từ bắt buộc như hóa đơn đỏ trên 200.000 VNĐ, sao kê thanh toán thẻ, hình ảnh sự kiện có đóng dấu thời gian địa điểm, cùng danh sách đại biểu trích xuất từ hệ thống Agora.

Thứ tư, tình trạng hội họp nội bộ kém hiệu quả chiếm dụng 4 đến 6 giờ mỗi tuần của Trình dược viên và 8 đến 12 giờ mỗi tuần của Quản lý bán hàng. Đáng chú ý, hơn 50% thời lượng các cuộc họp định kỳ được đánh giá là không mang lại giá trị thực tế do người chủ trì thiếu kỹ năng điều phối và không gửi trước chương trình làm việc.

Thảo luận kết quả

Khi phân tích sâu nguyên nhân, nghiên cứu nhận thấy sự phức tạp của quy trình bắt nguồn từ yêu cầu kiểm soát tuân thủ nghiêm ngặt của tập đoàn dược phẩm đa quốc gia khi tương tác với các chuyên gia y tế công lập. Tuy nhiên, rào cản nằm ở chỗ văn phòng đại diện tại Việt Nam vẫn áp dụng cơ chế in ấn hồ sơ giấy thủ công, chưa đồng bộ hệ sinh thái số eP3 vốn đã được vận hành tại các chi nhánh toàn cầu.

Dữ liệu vận hành có thể được trực quan hóa thông qua ma trận phân bổ thời gian và sơ đồ dòng giá trị quy trình trước và sau cải tiến. Biểu đồ luồng quy trình cho thấy các nút thắt cổ chai xuất hiện rõ nét nhất ở bước tạo mã nhà cung cấp cho bác sĩ báo cáo viên và bước phê duyệt danh sách đại biểu trên hệ thống Salesforce. Cụ thể, nhân viên phải chờ toàn bộ hồ sơ P3 và đơn hàng mua sắm được phê duyệt hoàn tất mới được phép ký hợp đồng dịch vụ với bác sĩ, làm giảm thời gian chuẩn bị bài thuyết trình y khoa và tăng rủi ro chậm tiến độ sự kiện.

So sánh với các nghiên cứu tiền nhiệm trong lĩnh vực quản trị dược phẩm, kết quả này hoàn toàn nhất quán với nhận định rằng sự gia tăng của các thủ tục tuân thủ thiếu công nghệ hỗ trợ sẽ trực tiếp triệt tiêu năng suất bán hàng. Việc tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp giải phóng quỹ thời gian mà còn nâng cao động lực làm việc và bảo toàn tính chuẩn mực đạo đức kinh doanh.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả đánh giá thực nghiệm, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa toàn diện quy trình:

Thứ nhất, triển khai số hóa đồng bộ hệ thống eP3 trực tuyến cho toàn bộ văn phòng đại diện. Ban Giám đốc và Phòng Tuân thủ cần phê duyệt ngân sách đầu tư 5.000 USD để đưa nền tảng này vào hoạt động trong tháng 8 năm 2019. Hệ thống eP3 cho phép gửi yêu cầu, đính kèm biểu mẫu và phê duyệt hoàn toàn trên môi trường số, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý của mỗi cấp quản lý từ 3 ngày xuống còn 1 đến 2 ngày, giúp giảm hơn 50% tổng thời gian chờ phê duyệt.

Thứ hai, tái cấu trúc quy trình cập nhật danh sách đại biểu trên hệ thống Salesforce. Bộ phận Tối ưu hóa vận hành và Đội ngũ Trợ lý kinh doanh cần gỡ bỏ quy định bắt buộc Quản lý bán hàng phải phê duyệt trước danh sách khách hàng tham dự đối với các kế hoạch quý đã được duyệt từ trước. Giải pháp này có chi phí triển khai là 0 USD nhưng giúp tiết kiệm ngay 20 phút làm việc cho mỗi Trình dược viên và 10 phút cho mỗi Quản lý trên từng sự kiện tổ chức.

Thứ ba, cải tiến quy trình tương tác với chuyên gia y tế và tạo mã nhà cung cấp. Phòng Tài chính và Bộ phận Pháp chế cần thiết lập cơ chế song song, cho phép tạo mã nhà cung cấp ngay khi nhận được sơ yếu lý lịch cập nhật của bác sĩ cùng kế hoạch quý đã duyệt, thay vì phải chờ phê duyệt toàn bộ hồ sơ P3 từ hệ thống khu vực tại Singapore. Đồng thời, cho phép ký kết hợp đồng dịch vụ y khoa song song với tiến trình phát hành đơn đặt hàng, giúp bác sĩ có thêm thời gian chuẩn bị bài báo cáo khoa học chất lượng.

Thứ tư, chuẩn hóa chương trình đào tạo nghiệp vụ và tối ưu hóa hội họp. Tổ chức đào tạo trực tiếp và qua nền tảng số về quy trình P3 cho toàn bộ 29 Trình dược viên và 4 Quản lý với ngân sách 2.000 USD trong tháng 7 năm 2019, nâng tổng mức đầu tư cho gói giải pháp lên 7.000 USD. Bên cạnh đó, các Trưởng nhóm cần áp dụng quy tắc chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp và tinh giản tần suất họp định kỳ để cắt giảm 50% thời lượng họp lãng phí.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và khung giải pháp của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và Trưởng các khối kinh doanh Dược phẩm. Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn về việc cân bằng giữa mục tiêu tuân thủ pháp lý nghiêm ngặt và yêu cầu gia tăng hiệu suất thương mại, giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư công nghệ số hóa quy trình chuẩn xác.

Thứ hai, Đội ngũ Quản lý bán hàng trực tiếp và Trình dược viên. Tài liệu này là cẩm nang hữu ích giúp các nhà quản trị cấp cơ sở nhận diện sự lãng phí thời gian, nắm vững phương pháp lập kế hoạch sự kiện y khoa chuẩn mực và tối ưu hóa thời gian tiếp cận khách hàng mục tiêu trên 70%.

Thứ ba, Chuyên viên Tối ưu hóa vận hành, Phòng Đào tạo và Bộ phận Pháp chế - Tuân thủ. Nghiên cứu cung cấp bức tranh chi tiết về các điểm nghẽn hành chính trong thực tế, từ đó hỗ trợ thiết kế các chính sách nội bộ thông thoáng, tinh gọn biểu mẫu và xây dựng các chương trình đào tạo sát với nhu cầu thực địa.

Thứ tư, Học viên cao học, giảng viên và các nhà nghiên cứu chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý y tế và Quản trị chuỗi cung ứng dịch vụ. Đề tài đóng vai trò là một tình huống nghiên cứu điển hình về tái cấu trúc quy trình kinh doanh và chuyển đổi số tại một tập đoàn đa quốc gia hàng đầu hoạt động tại thị trường mới nổi.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao Novartis Việt Nam lựa chọn tối ưu hóa quy trình Hội thảo bàn tròn thay vì chuyển đổi sang hình thức Thuyết trình nhóm?
Mặc dù phương án chuyển đổi sang Thuyết trình nhóm có thể tiết kiệm 18.590 USD chi phí thù lao cho 87 sự kiện mỗi quý, nhưng hình thức Hội thảo bàn tròn mang lại hiệu quả tương tác chuyên môn vượt trội. Bác sĩ chuyên khoa có cơ hội trao đổi ca lâm sàng thực tế sâu sắc hơn, từ đó tạo ra giá trị y khoa bền vững cho bệnh nhân.

Hệ thống eP3 mang lại những lợi ích đột phá nào về mặt thời gian và chi phí?
Hệ thống eP3 loại bỏ hoàn toàn việc in ấn hồ sơ giấy, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và bảo vệ môi trường. Về mặt vận hành, hệ thống rút ngắn chu kỳ phê duyệt từ 12 ngày xuống còn khoảng 4 đến 6 ngày, đồng thời cho phép theo dõi trạng thái hồ sơ trực tuyến theo thời gian thực.

Làm thế nào để đảm bảo tính tuân thủ nghiêm ngặt khi cắt giảm các bước phê duyệt hành chính?
Việc đơn giản hóa quy trình không đồng nghĩa với việc hạ thấp tiêu chuẩn tuân thủ. Mọi hoạt động vẫn được kiểm soát chặt chẽ thông qua kế hoạch tổng thể đầu quý đã được Trưởng khối phê duyệt. Các điều kiện tiên quyết như kiểm tra xung đột lợi ích và hoàn tất đơn đặt hàng trước sự kiện vẫn được giữ vững tuyệt đối.

Mục tiêu dành hơn 70% thời gian trên thị trường có tác động như thế nào đến doanh số của nhóm PNR?
Thời gian thực địa phản ánh số lượng và chất lượng các cuộc tiếp xúc chuyên môn giữa Trình dược viên và cán bộ y tế. Khi thời gian tại địa bàn tăng từ mức 50% - 60% lên trên 70%, tần suất giới thiệu các thông tin khoa học của sản phẩm Voltaren, Ultibro và Onbreez sẽ gia tăng, tạo đòn bẩy vững chắc để hoàn thành chỉ tiêu tăng trưởng 23% năm 2019.

Những rủi ro tiềm ẩn khi số hóa quy trình trên hệ thống Salesforce và eP3 là gì?
Rủi ro chính bao gồm sự không tương thích giữa phần mềm mới với thiết bị máy tính bảng của nhân viên và nguy cơ trùng lặp dữ liệu khách hàng giữa 4 nhóm ngành hàng. Biện pháp khắc phục là kiểm tra tính tương thích trên trình duyệt web trước khi triển khai và thực hiện đối soát chéo dữ liệu định kỳ mỗi quý.

Kết luận

• Luận văn đã nhận diện chính xác điểm nghẽn cốt lõi khiến thời gian thực địa của 29 Trình dược viên và 4 Quản lý bán hàng thuộc nhóm PNR chỉ đạt 50% đến 60%, xuất phát từ quy trình tổ chức hội thảo bàn tròn phức tạp tiêu tốn tới 30% đến 40% quỹ thời gian.
• Đề xuất triển khai toàn diện giải pháp số hóa hệ sinh thái eP3 với mức kinh phí tối ưu 7.000 USD, cắt giảm thời gian phê duyệt tại mỗi cấp xuống còn 1 đến 2 ngày.
• Tinh giản quy trình quản trị khách hàng trên hệ thống Salesforce, loại bỏ các bước phê duyệt trùng lặp để tiết kiệm trực tiếp 20 phút cho Trình dược viên và 10 phút cho Quản lý trên mỗi sự kiện.
• Cho phép xử lý song song các thủ tục tương tác chuyên gia y tế, tạo mã nhà cung cấp và ký hợp đồng dịch vụ nhằm nâng cao chất lượng bài báo cáo khoa học.
• Thiết lập lộ trình thực thi rõ ràng từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2019, giúp đội ngũ bán hàng đạt chuẩn trên 70% thời gian tiếp cận thực địa, thúc đẩy hoàn thành mục tiêu tăng trưởng doanh số 23%.

Các doanh nghiệp dược phẩm và tổ chức thương mại cần chủ động ứng dụng khung giải pháp tinh giản quy trình và chuyển đổi số này để nâng cao năng suất bán hàng thực địa ngay hôm nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ NGUYEN VAN LOC SIMPLIFICATION AND OPTIMIZATION ROUND TABLE DISCUSSION PROCESS OF PNR FRANCHISE OF NOVARTIS VIET NAM MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City - 2019 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ NGUYEN VAN LOC SIMPLIFICATION AND OPTIMIZATION ROUND TABLE DISCUSSION PROCESS OF PNR FRANCHISE OF NOVARTIS VIET NAM MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – 2019 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] SUPERVISOR’S REPORT ON THE THESIS PROPOSAL SUBMITTED FOR DEGREE OF MASTER of BUSINESS ADMINISTRATION The thesis proposal title: SIMPLIFICATION AND OPTIMIZATION ROUND TABLE DISCUSSION PROCESS OF PNR FRANCHISE OF NOVARTIS VIET NAM Student Name: Nguyen Van Loc Supervisor: Dr. Nguyen Phong Nguyen 1. General comments • Remarks on the student’s attitude:.

• Remarks on the assignment’s academic quality:. Overall assessment: Meet the requirement for submitting Not meet the requirement for submitting 3. Other remarks: - Did the student follow the report schedule? Yes, No Other ……………………………… - The Turnitin plagiarism percentage: Supervisor’s signature LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] ABLE OF CONTENT EXECUTIVE SUMARY PART I - INTRODUCTION 1. Mission and Vission PART II - PROBLEM CONTEXT 1.

Symptom validation PART III - PROBLEM IDENTIFICATION 1. Problem validation PART IV – CAUSE VALIDATION AND CONSEQUENCES 1. Causes and cause validation 2. Consequences PART V – SOLUTION 1.

Action plans for the organization 2. Evaluate and select the optimal solution 2. Define the objectives 2. Action plans PART VI – CONCLUSION PART VII – APPENDIX LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Executive summary Novartis is one of the top global pharmaceutical company based in Switzerland.

In Viet Nam, Novartis representative office has 2 divisions: Pharma and Oncology. Pharma division is structured by 4 Franchises, PNR Franchise is responsible to promote Pain- Neuroscience- Respiratory products: Voltaren, Ultibro, Onbreez, PNR franchise has 4 FLMs and 29 MRs, performance in 2018 achieved 99.6 mils, growth 22% versus 2017. The Symptoms is field force do not have much time in field to interact with HCPs. Current Field force’s time in the field: 50-60% is lower than Job requirement: 70%, one of the most important issues of Novartis is a lot of ineffective meeting, which takes a lot of time of all Novartis associate and not effective as expected.

So it makes the Field Force use more time in the office and less time to meet customer. The current situation, PNR franchise of Novartis have to face with a challenge to be lack off time in field due to paperwork of RTD process, the cause is a long and complicated RTD process, the solutions are: Novartis will apply eP3 system to process and manage RTD activity, update the Salesforce system and change the process will help MR, FLM has more time on field to detail about product to HCPs to improve patient outcome. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Thesis: Simplification and optimization Round table discussion process of PNR Franchise of Novartis Viet Nam Background information Company Introduction: Novartis is one of the top global pharmaceutical company based in Switzerland. We apply our innovation in science to support the society with the biggest health challenges.

Novartis has a strong culture, focused strategy, and clear mission. All of which we expect will support to create the long-term value of our company, our shareholders and society. We recognize that our business depends on the innovation and the performance of our staff. Our values help guide the choices people make every day, and they define our culture and help us execute the Novartis strategy in line with our mission and vision.

Novartis products reach more than 800 million people globally and we are finding innovative ways to expand access to our latest treatments. About 130,000 employees of more than 145 nationals work at Novartis around the world. Novartis vision is to be a trusted leader in changing the practice of medicine. Novartis is structured to deliver innovative products and respond to new opportunities and risks.

Novartis Pharma Services AG (Vietnam) operates as a subsidiary of Novartis AG. In Viet Nam, Novartis representative office has 2 divisions: Pharma and Oncology. Pharma division is structured by 4 Franchises LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Novartis Pharma Services AG Oncology PNR Franchise Optha Franchise CVM Franchise I&D Franchise PNR Franchise Head Field Force Marketing FLM 1 FLM 2 FLM 3 FLM 4 9 MR 7MR 7MR 6MR FLM: First Line sales manager MR: Medical Representative (The job description of FLM and MR in reference) LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] PNR Franchise is responsible to promote Pain- Neuroscience- Respiratory products: Voltaren, Ultibro, Onbreez, PNR franchise has 4 FLMs and 29 MRs, performance in 2018 achieved 99.6 mils, growth 22% versus 2017. In 2019, performance objective is growth 23% versus 2018.

Symptoms In the team meeting, Field Force (Salesperson included Medical representative (MR), First line Manager (FLM), Second line sales manager) shared that we are less time in the field to face customer to detail about Novartis product. Current Field force’s time in the field: 50-60% is lower than Job requirement: 70% In the WOMBAT workshop (Waste of money, Brainpower and time workshop) which is conducted on February 21, one of the most important issues of Novartis is a lot of ineffective meeting, which takes a lot of time of all Novartis associate and not effective as expected. So it makes the Field Force use more time in the office and less time to meet customer. I have already conducted the interview with 2 First Line Sales managers and 4 Medical representatives as below summarize Question Problem 1.

Beside facing customers, which task takes the most of your time? Paperwork, - MR Tran Van Phuc (Ho Chi Minh, 1-year experience): team meeting meeting, travel and paperwork - MR Tran Thi En (Ho Chi Minh, 5 years): paperwork and training - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist, 11 years): paperwork - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): travel time to another province and process activity Dau Hai Dang (Area Sales Manager, 4 Years): paperwork and meeting LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] (Franchise and team weekly meeting, training.) Le Thi Tuong Vi ( Area Sales Manager_6 Years): event process 2. How much time does paperwork take from your daily tasks? Paperwork takes - MR Tran Van Phuc_ Ho Chi Minh: about 30% 30%-40% of - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: it takes a lot of time, about 30-40% working time of field Force, they - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): I think it is have less time in about 35% the field (<70%_ - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): with requirement) me, it takes 2 halves of the day in a week Dau Hai Dang (Area Sales Manager_4 Years): it’s about 30-40% of my working time, sometimes I have to bring it to do at home in the evening or Saturday. Le Thi Tuong Vi (Area Sales Manager_6 Years): it’s about 30-35% 3. Which process take much of your time? With MR, RTD - MR Tran Van Phuc_ Ho Chi Minh: RTD process takes a lot of time process take their - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: RTD time much - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): RTD is the most difficult process With First Line - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): RTD Sales Manager: RTD process Dau Hai Dang ( Area Sales Manager_4 Years): I have to review RTD document of all of my MR so it will take a lot of time from planning, get approval and after the process Le Thi Tuong Vi ( Area Sales Manager_6 Years): RTD process LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.

Which process do you think we should simplify? Why? RTD process is - MR Tran Van Phuc_ Ho Chi Minh: RTD process because the GP more process is quite easy complicated and - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: GP process because we do a lot of RTD is more GPs effective activities to - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): RTD is the engage customer most difficult process so if we simplify the RTD process, we will than GP activities conduct it more in future - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): RTD is more effective to engage the customer, high quality Dau Hai Dang ( Area Sales Manager_4 Years): in my point of view, we should simplify the RTD process because it takes a lot of time both MR and FLM Le Thi Tuong Vi ( Area Sales Manager_ 6 Years): RTD process because the process is so complicated 5. How much time does an RTD take from your part? With MR, It - MR Tran Van Phuc_ Ho Chi Minh: it’s about 2 days for 1 event takes 2 days/1 include contacting to Doctor who is the speaker activity - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: it is about 2 days - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): RTD process With FLM: 2.5-3 about 2 days hours/ 1 activity - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): 1 day and a half Dau Hai Dang ( Area Sales Manager_4 Years): 3 hours to review and e-sign Le Thi Tuong Vi ( Area Sales Manager_ 6 Years): 2.5 hours and I LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] have to follow up after to finish the event - Interview about Meeting: Question problem 1. How many meeting do you have in a week? What it is? MR: long time - MR Tran Van Phuc_ Ho Chi Minh: team weekly meeting Team meeting, - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: team meeting and training. training - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): team meeting - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): team FLM: a lot of meeting meetings: Team meeting, training, Dau Hai Dang ( Area Sales Manager_4 Years): a lot of meeting, Team Franchise meeting, training, Franchise meeting, FLM sharing meeting, FLM Le Thi Tuong Vi ( Area Sales Manager_6 Years): a lot of meeting, sharing Team meeting, training, Franchise meeting, FLM sharing 2.

How much time do you use for the meeting for a week? MR: 4-6 - MR Tran Thi En_ Ho Chi Minh: a half of day Hours/week - Phan Thi Thanh Chau_ Hue ( Field Product specialist): I think it is about a half of day for a team meeting/week and a half of day for FLM: 8-12 training/ month hours/week - Tran Thi Tu Uyen( Field Product Specialist _Dong Nai, 1 year): with me, it takes 2 halves of the day in a week Dau Hai Dang (Area Sales Manager_4 Years): a half of day for franchise meeting, half of the day for a team meeting and a half of day for another meeting Le Thi Tuong Vi (Area Sales Manager_6 Years): 8-12 hours/ week LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] - Interview about travel time: Question problem 1. How much time do you use to travel to work?