Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì và gia công hộp giấy, công tác quản trị tồn kho và cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định đến tính liên tục của dây chuyền sản xuất cũng như giá thành sản phẩm cuối cùng. Đối với Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất – Thương mại Huy Đăng (Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng), nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành trực tiếp nên sản phẩm, đòi hỏi bộ phận kho phải đảm bảo lượng vật tư sẵn sàng, đồng thời kiểm soát chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng ở mức tối ưu.

Tuy nhiên, thực tế vận hành tại bộ phận kho của công ty ghi nhận nhiều điểm bất cập: diện tích mặt bằng kho còn nhỏ hẹp gây khó khăn cho việc bố trí các cuộn giấy; công tác tính toán và ra quyết định đặt hàng còn thực hiện thủ công dựa trên kinh nghiệm cá nhân; thời điểm phát đơn hàng thiếu chính xác dẫn đến tình trạng vừa thiếu hụt nguyên liệu phục vụ sản xuất, vừa tồn ứ các loại vật tư không còn nhu cầu sử dụng.

Khóa luận được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Quan sát và ứng dụng có hệ thống các kiến thức lý thuyết chuyên ngành Quản trị Sản xuất vào thực tế vận hành tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, nhận diện, so sánh và đánh giá các điểm mạnh cùng những mặt còn tồn tại trong hoạt động sản xuất nói chung và công tác hoạch định nhu cầu vật tư nói riêng tại công ty.
  3. Phân tích nguyên nhân dẫn đến các lãng phí trong quản lý tồn kho và đề xuất giải pháp ứng dụng công cụ định lượng nhằm chuẩn hóa việc tính toán thời gian, số lượng phát đơn hàng, nâng cao độ chính xác của số liệu đầu ra và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (chính phẩm và phụ liệu) và quy trình vận hành tại bộ phận kho nguyên vật liệu.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại Huy Đăng, địa chỉ tại Lô B1 Cụm Công Nghiệp Quang Trung (Hương Lộ 80), Phường Hiệp Thành, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và tình hình tồn kho của doanh nghiệp thu thập trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị sản xuất và điều hành chuỗi cung ứng, tập trung vào mô hình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho các loại vật tư phụ thuộc.

Thành phần lý thuyết / Công cụ Nội dung và cơ chế ứng dụng trong đề tài
Mô hình MRP (Material Requirements Planning) Hệ thống hoạch định theo thời gian nhằm xác định nhu cầu các hạng mục vật tư phụ thuộc dựa trên Lịch trình sản xuất (Master Production Schedule), Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) và Hồ sơ dự trữ (OH, SS, AL, S, LT).
Kỹ thuật xác định cỡ lô: Mua theo lô (Lot for Lot - L4L) Đặt hàng đúng bằng nhu cầu thực của từng thời kỳ, tối thiểu hóa chi phí lưu kho nhưng phát sinh chi phí thiết lập đơn hàng thường xuyên.
Kỹ thuật cân đối thời kỳ (Part Period Balancing - PPB) Phương pháp ghép lô linh hoạt nhằm tìm sản lượng đặt hàng mà tại đó chi phí thiết lập đơn hàng xấp xỉ bằng chi phí tồn trữ cộng dồn.
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) Xác định kích cỡ lô hàng tối ưu $Q^$ nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho hàng năm: $Q^ = \sqrt{\frac{2 \cdot S \cdot D}{H}}$.
Điểm tái đặt hàng (Reorder Point - ROP) Xác định ngưỡng tồn kho để kích hoạt đơn hàng mới: $\text{ROP} = \text{Mức dự trữ an toàn} + (\text{Mức sử dụng trung bình/ngày} \times \text{Thời gian chờ})$.
Phần mềm POM (Production Operation Management) Công cụ hỗ trợ ra quyết định định lượng trong quản lý sản xuất; sử dụng Module MRP để tự động hóa tính toán tổng nhu cầu (Gross Requirements), nhu cầu thực (Net Requirements) và thời điểm phát lệnh (Order Release).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu lý thuyết, phương pháp định tính (quan sát quy trình thực tế tại phân xưởng, phỏng vấn cán bộ quản lý), phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu thống kê nội bộ và phương pháp thực nghiệm mô phỏng trên phần mềm POM để đối chiếu hiệu quả chi phí giữa các mô hình tồn kho.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các tài liệu sơ cấp và thứ cấp do Quản đốc xưởng và các bộ phận nghiệp vụ Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng cung cấp, bao gồm cơ cấu nhân sự, năng lực máy móc, kết quả kinh doanh giai đoạn 2011–2014, định mức kỹ thuật hộp giấy và đơn đặt hàng thực tế của hai đối tác Rieker và Vagabond.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Huy Đăng

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và năng lực sản xuất của Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng:

  • Lịch sử và quy mô: Doanh nghiệp thành lập năm 2002 với quy mô ban đầu 90 lao động do ông Dương Văn Tình làm Giám đốc. Qua các giai đoạn mở rộng (năm 2006 bổ sung 60 người, năm 2009 mở chi nhánh tại Đà Nẵng, năm 2010 tiếp nhận thêm 80 lao động, chuyển giao điều hành cho bà Dương Ngọc Oanh năm 2013 và bà Nguyễn Phương Thảo năm 2015), công ty đạt diện tích mặt bằng 9.000 m², quy mô 286 cán bộ công nhân viên, mức lương bình quân 4.000.000 đồng/người/tháng, công suất bình quân 60.000 tấm giấy/ngày. Lĩnh vực chính là in ấn và sản xuất bao bì, hộp giấy gia công cho các thương hiệu như Rieker, Vagabond, Top Shop.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình chức năng gồm Ban Giám đốc, Quản đốc xưởng, Kế toán trưởng, Phòng Tổ chức nhân sự (1 người), Phòng Kế toán tài vụ (8 người), Phòng Xuất nhập khẩu (2 người), Phòng Tổng hợp số liệu (3 người), Kho (7 người), Thu mua (7 người), Bảo vệ (4 người) và lực lượng công nhân trực tiếp sản xuất (252 người). Cơ cấu lao động ghi nhận 64% thuộc độ tuổi 31–45, 30,1% dưới 30 tuổi và 5,9% trên 45 tuổi; trình độ lao động phổ thông chiếm 84%, trung cấp 7%, cao đẳng 5%, đại học 3% và trên đại học 1%.
  • Cơ cấu bộ phận kho: Gồm Chủ quản kho, Bộ phận số liệu, Bộ phận chủ liệu, Bộ phận quản lý phụ liệu, tổ xe nâng và tổ cắt xả giấy.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Thị trường ổn định dựa vào các đơn hàng chủ lực. Năm 2011, sản lượng đạt 1.293,8 tấn, tương đương 96,2% kế hoạch đề ra.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 2 hệ thống hóa khung lý thuyết nền tảng phục vụ giải quyết bài toán quản trị vật tư:

  • Bản chất của MRP: Phân định rõ nhu cầu độc lập (sản phẩm cuối cùng) và nhu cầu phụ thuộc (nguyên liệu, bán thành phẩm, chi tiết cấu thành). Hệ thống MRP trả lời 5 câu hỏi cốt lõi: cần loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu, tại thời điểm nào, khi nào phát đơn hàng/lệnh sản xuất và thời điểm tiếp nhận hàng.
  • Quy trình 4 bước lập MRP:
    1. Phân tích kết cấu sản phẩm (BOM): Biểu diễn cấp bậc cấu trúc từ cấp 0 (thành phẩm) xuống các cấp thấp hơn; áp dụng nguyên tắc hạ cấp thấp nhất đối với chi tiết xuất hiện ở nhiều tầng cấu trúc khác nhau.
    2. Tính tổng nhu cầu (Gross Requirements): Xác định dựa trên lịch trình sản xuất hoặc nhu cầu phát lệnh từ cấp cha liền kề.
    3. Tính nhu cầu thực (Net Requirements): $\text{Nhu cầu thực} = \text{Tổng nhu cầu} - \text{Tồn kho hiện có} - \text{Lượng tiếp nhận theo tiến độ} + \text{Tồn kho an toàn}$.
    4. Xác định thời điểm phát đơn hàng (Order Release): Lùi lại một khoảng thời gian bằng thời gian chờ (Lead Time) so với thời điểm cần có vật tư.
  • Các phương pháp xác định cỡ lô và phần mềm hỗ trợ: Trình bày chi tiết nguyên lý tính toán của L4L, PPB và EOQ; giới thiệu cấu trúc 29 module lớn và hơn 60 module con của phần mềm POM, quy chuẩn nhập bảng dữ liệu MRP (Item, Level, Lead Time, Number per parent, On-hand, Lot size, Minimum Quantity, Demands).

Chương 3: Hoạt động hoạch định nhu cầu vật tư tại bộ phận kho Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng

Chương 3 đi sâu khảo sát thực trạng dây chuyền công nghệ và nghiệp vụ quản lý kho:

  • Quy trình công nghệ sản xuất hộp giấy: Gồm 7 công đoạn liên hoàn:
    1. Tiếp nhận đơn hàng: Tiếp nhận thông tin về số lượng, quy cách, thời gian giao hàng và đơn giá.
    2. Chuẩn bị vật tư: Mở lệnh sản xuất, đưa cuộn giấy vào máy xả và máy cắt theo kích thước định mức.
    3. In ấn: Xuất phim khuôn mẫu; pha chế mực in (gồm mực Offset 4 màu cơ bản Đen - Xanh - Đỏ - Vàng, mực dạ quang, mực ánh kim vàng/bạc và mực không màu).
    4. Bồi giấy: Dán ghép nhiều lớp giấy để đạt định lượng yêu cầu (ví dụ tạo độ dày 1.500 g/m² từ các lớp 500 g/m² hoặc kết hợp khác); sử dụng keo bột (cho sóng 3 lớp) hoặc keo trắng; bố trí bồi theo quy cách chéo (đan xen sớ dọc và sớ ngang) nhằm tăng độ chịu lực.
    5. Bế hộp: Dập định hình viền hộp và nếp gấp bằng khuôn dao với dung sai kỹ thuật cho phép trong khoảng 2 mm.
    6. Thoa keo: Thực hiện dán thủ công (cho đơn hàng phức tạp, số lượng ít) hoặc dán máy (cho quy cách tiêu chuẩn, số lượng lớn).
    7. Đóng gói và giao hàng: Đóng gói theo tiêu chuẩn và vận chuyển theo tiến độ.
  • Phân loại vật tư tồn kho:
    • Nguyên vật liệu chính (Giấy): Đơn vị tính mm $\times$ kg; định lượng phổ biến từ 120 đến 500 g/m²; quy cách cuộn có bề rộng 40–140 cm, bán kính không quá 1,5 m; phân chia thành Giấy loại A (nguyên sinh, 2 mặt trắng), Giấy loại B (tái chế phục vụ in công nghiệp) và Giấy loại C (giấy bồi tăng định lượng).
    • Nguyên phụ liệu: Mực in, keo dán, màng phim, dầu bóng, hóa chất xử lý.
  • Quy trình đặt hàng và những điểm hạn chế:
    • Giấy chính phẩm được đặt theo trọng lượng (kg) với thời gian chờ từ khi phát đơn đến khi nhận hàng là 4 tuần.
    • Phụ liệu nhập khẩu được gom mua container định kỳ khoảng 3 lần/năm (dự trù cho 5 tháng, chu kỳ đặt cách nhau 4 tháng, gối đầu 1 tháng an toàn, thời gian chờ 4 tuần qua trung gian Đài Loan); phụ liệu nội địa đặt theo nhu cầu phát sinh thực tế hoặc theo tuần (đối với keo bột có hạn dùng ngắn).
    • Tồn tại chính: Toàn bộ khâu kiểm tra tồn kho, tính lượng đặt và ấn định ngày phát đơn đều làm thủ công; cách bố trí kho chưa khoa học; phát sinh rủi ro thiếu hụt vật tư làm gián đoạn sản xuất hoặc đặt hàng dư thừa gây ứ đọng vốn.

Chương 4: Áp dụng phần mềm POM để tối ưu hóa hoạch định nhu cầu vật tư

Chương 4 thực hiện mô phỏng và ứng dụng công cụ POM để giải bài toán MRP cho hai dòng sản phẩm chủ lực:

  • Thiết lập danh mục và cấu trúc sản phẩm (BOM): Chuẩn hóa bảng phân rã kết cấu nhiều tầng cho hai loại hộp Rieker và Vagabond, gắn kết các định mức tiêu hao nguyên liệu chính (giấy loại A, B, C) và phụ liệu (keo, mực, màng bóng) tương ứng với từng cấp độ (Level) và thời gian chờ (Lead Time) của từng chi tiết.
  • Tính toán lịch trình MRP trên POM: Nhập dữ liệu nhu cầu đơn hàng, lượng tồn kho thực tế và lượng tiếp nhận theo kế hoạch; chương trình tự động tính toán nhu cầu thực và xác định chính xác thời điểm phát đơn hàng (Order Release).
  • Phân tích so sánh chi phí giữa các phương pháp xác định cỡ lô: Tiến hành tính toán và so sánh chi phí tồn trữ ($C_{tt}$), chi phí thiết lập đơn hàng ($C_{đh}$) và tổng chi phí tồn kho đối với nguyên vật liệu chính và nguyên phụ liệu giữa ba phương pháp: Mua theo lô (L4L), Cân đối thời kỳ (PPB) và Lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).
  • Kết quả lựa chọn: Xác định phương pháp tối ưu cho từng nhóm vật tư nhằm hạ thấp tổng chi phí lưu kho và đặt hàng nhưng vẫn đảm bảo tuyệt đối tiến độ cấp phát vật tư cho phân xưởng in và bồi giấy.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể thông qua việc số hóa và chuẩn hóa công tác quản trị vật tư tại Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng:

Nhóm nội dung Hiện trạng tại công ty Kết quả sau khi áp dụng giải pháp đề xuất
Công cụ hoạch định Tính toán thủ công trên sổ sách, phụ thuộc kinh nghiệm chủ quan. Tự động hóa tính toán thông qua Module MRP của phần mềm POM.
Thời điểm phát đơn hàng Ước lượng cảm tính, thường xuyên trễ hạn hoặc đặt quá sớm. Xác định chính xác lịch phát lệnh đặt hàng (Order Release) lùi theo Lead Time (4 tuần đối với giấy và phụ liệu nhập khẩu).
Kiểm soát định mức & BOM Quản lý rời rạc theo từng đơn hàng phát sinh. Hệ thống hóa bảng BOM nhiều cấp cho sản phẩm hộp giấy (Rieker, Vagabond), gắn liền định lượng giấy và phụ liệu.
Chi phí quản trị tồn kho Chi phí lưu kho và thiết lập đơn hàng chưa được tối ưu hóa. Thiết lập cơ chế lựa chọn quy mô lô hàng (so sánh L4L, PPB, EOQ) phù hợp cho từng chủng loại vật tư chính và phụ liệu.

Về mặt đóng góp thực tiễn, đề tài giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ phương thức quản lý kho thụ động sang mô hình hoạch định chủ động theo thời gian. Giải pháp đề xuất không đòi hỏi chi phí đầu tư công nghệ lớn nhưng giải quyết trực tiếp bài toán quá tải diện tích kho 9.000 m², hạn chế lãng phí nguyên liệu và nâng cao năng lực đáp ứng tiến độ sản xuất 60.000 tấm giấy/ngày.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn thực hiện trên tập dữ liệu giai đoạn 2012–2014 tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng. Việc kiểm chứng mô hình MRP trên phần mềm POM mới chỉ tập trung phân tích sâu trên hai dòng sản phẩm mẫu đại diện là hộp Rieker và Vagabond, chưa bao quát toàn bộ các đơn hàng gia công nhỏ lẻ khác.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng việc thiết lập BOM và chạy lịch trình MRP cho toàn bộ danh mục sản phẩm bao bì giấy của công ty; nghiên cứu tích hợp module MRP trong phần mềm POM với hệ thống kế toán nội bộ và phân hệ quản lý mua hàng; từng bước chuẩn bị cơ sở dữ liệu để nâng cấp lên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện khi công ty mở rộng các phân xưởng tại miền Trung và miền Bắc.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho sinh viên, học viên ngành Quản lý Công nghiệp, Quản trị Vận hành và Quản trị Chuỗi cung ứng, cũng như các cán bộ kỹ thuật phụ trách quản lý kho và điều độ sản xuất tại các nhà máy sản xuất bao bì giấy:

  • Cung cấp mô tả chi tiết về quy trình công nghệ gia công hộp giấy thực tế (kỹ thuật in 4 màu, phương pháp bồi giấy đan sớ chéo tăng cứng, kỹ thuật bế dập dung sai 2 mm, phân loại keo và mực chuyên dụng).
  • Hướng dẫn phương pháp chuyển hóa dữ liệu sản xuất thực tế vào bảng cấu trúc BOM nhiều cấp và vận hành Module MRP trên phần mềm POM để so sánh hiệu quả kinh tế giữa các kỹ thuật xác định cỡ lô (EOQ, PPB, L4L).

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô sản xuất và đặc điểm lực lượng lao động của Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng trong giai đoạn khảo sát như thế nào?
Doanh nghiệp hoạt động trên diện tích 9.000 m² với tổng số 286 cán bộ công nhân viên, công suất trung bình đạt 60.000 tấm giấy/ngày và mức thu nhập bình quân 4.000.000 đồng/người/tháng. Về cơ cấu lao động, công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 252 người (88,1%); nhóm tuổi từ 31 đến 45 tuổi chiếm đa số với 64%; trình độ học vấn chủ yếu là lao động phổ thông chiếm 84%, trung cấp 7%, cao đẳng 5% và đại học 3%.

2. Quy trình công nghệ sản xuất một chiếc hộp giấy tại xưởng in Huy Đăng gồm những bước kỹ thuật nào?
Quy trình gồm 7 bước: Tiếp nhận đơn hàng $\rightarrow$ Chuẩn bị vật tư (mở đơn, xả cuộn và cắt tấm) $\rightarrow$ In ấn (sử dụng mực Offset, dạ quang, ánh kim hoặc không màu) $\rightarrow$ Bồi giấy (dán ghép nhiều lớp giấy theo quy cách đan sớ chéo dọc - ngang để đạt định lượng yêu cầu) $\rightarrow$ Bế hộp (dập khuôn dao định hình với sai số cho phép 2 mm) $\rightarrow$ Thoa keo (thoa thủ công hoặc chạy máy) $\rightarrow$ Đóng gói thành phẩm và giao hàng.

3. Tiêu chuẩn kỹ thuật và quy cách phân loại nguyên vật liệu giấy tồn kho tại công ty được quy định ra sao?
Giấy có đơn vị tính là mm $\times$ kg với các định lượng từ 120 g/m² đến 500 g/m². Kích thước cuộn giấy nhập kho phải phù hợp với máy cắt, có bề rộng từ 40 cm đến 140 cm và bán kính cuộn không vượt quá 1,5 m. Giấy được chia làm 3 loại chính: Loại A (giấy nguyên sinh 2 mặt trắng dùng cho đơn hàng cao cấp), Loại B (giấy tái chế dùng cho in ấn đại trà) và Loại C (giấy bồi mặt trong nhằm tăng định lượng).

4. Chính sách đặt hàng đối với nguyên vật liệu chính và nguyên phụ liệu nhập khẩu của công ty diễn ra theo chu kỳ nào?
Nguyên liệu giấy chính phẩm được đặt theo trọng lượng (kg) với thời gian chờ cung ứng (Lead Time) là 4 tuần. Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, công ty gom đơn đặt container 3 lần/năm từ nhà cung cấp Đài Loan, mỗi lần đặt dự trù nhu cầu cho 5 tháng (chu kỳ giữa các lần đặt là 4 tháng, dư 1 tháng tồn kho an toàn) với thời gian chờ hàng về là 4 tuần.

5. Ứng dụng phần mềm POM vào hoạch định MRP giải quyết được những vấn đề tồn đọng nào tại bộ phận kho?
Phần mềm POM tự động hóa việc tính toán nhu cầu thực (Net Requirements) và xác định chính xác thời điểm phát đơn hàng (Order Release) dựa trên thời gian chờ (Lead Time), khắc phục triệt để tình trạng ước lượng thủ công gây thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư. Đồng thời, công cụ này cho phép tính toán và so sánh định lượng chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng giữa các kỹ thuật L4L, PPB và EOQ để lựa chọn quy mô lô hàng tối ưu nhất.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Nhật Minh đã phân tích toàn diện thực trạng quản trị vật tư tại Công ty TNHH SX – TM Huy Đăng và chỉ rõ các hạn chế từ phương thức quản lý kho thủ công. Bằng việc ứng dụng lý thuyết MRP cùng công cụ phần mềm POM vào hai dòng sản phẩm thực tế là Rieker và Vagabond, nghiên cứu đã chuẩn hóa thành công quy trình tính toán nhu cầu vật tư và lịch phát lệnh đặt hàng. Kết quả nghiên cứu mang lại giải pháp khoa học, khả thi giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí tồn trữ và nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi sản xuất bao bì giấy.