CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PTJ GLOBAL LOGISTICS 1. Thông tin chung về doanh nghiệp Hình 1.1: Logo của Công ty PTJ Global Logistics (Nguồn: Công Ty PTJ Global Logistics) − Tên đơn vị: Công Ty PTJ GLOBAL LOGISTICS. − Loại hình hoạt động: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên − MST: 0316792993 − Địa chỉ trụ sở chính: A7/15/17 đường 1A, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh. − Văn phòng làm việc: 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, TP.Thủ Đức, TP.HCM − Số GPKD: 0316792993 do Sở Kế hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp ngày: 07/04/2021 (ngày hoạt động) − Người đại diện: Ông Phạm Thông − Vốn điều lệ: 1.000 VND − Email: johnpham@ptjvietnam.com − Website: http://www.
Quá trình hình thành và phát triển Năm 2021, sau khoảng thời gian ba năm làm việc, trải nghiệm thực tế cũng như tích lũy kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, ông tổng giám đốc Phạm Thông đã thành lập nên công ty PTJ Global Logistics. Công ty ra đời vào làn sóng dịch thứ 4 tại Việt Nam, đây được đánh giá là làn sóng dịch Covid 19 mạnh mẽ nhất từ trước đến nay, gây không ít thử thách và khó khăn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nguyên nhân là do nguồn vốn còn khan hiếm, trong khi đó nguồn nhân lực của công ty còn hạn chế về số lượng và chất lượng. Đội ngũ nhân viên còn non trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm, vẫn còn nhiều hạn chế về cơ sở vật chất, máy móc, trang 4 thiết bị.
Vì vậy, trong thời gian đầu công ty chưa có được nhiều sự tin tưởng, tín nhiệm cũng như chưa thu hút được các khách hàng tiềm năng. Khó khăn, thách thức là thế nhưng không có điều gì ngăn cản được sự phát triển thần tốc của Công Ty PTJ Global Logistics. Hiện nay, công ty đã có đội ngũ nhân lực dần hoàn thiện, được đào tạo bài bản, đầy đủ theo hệ chính quy, đây chính là cánh tay đắc lực giúp công ty ngày càng phát triển phồn vinh hơn nữa trong tương lai. Bên cạnh đó, hiện nay cơ sở vật chất tại công ty đã dần được hoàn thiện và nâng cao với các thiết bị công nghệ đời mới nhất cùng với các phần mềm ứng dụng tính toán thiết kế chuyên dụng.
Công Ty PTJ Global Logistics luôn đảm bảo cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên container đường biển với chất lượng tốt nhất và giá thành cạnh tranh. Cho đến nay Công Ty PTJ Global Logistics đã có cho mình hơn 150 khách hàng mới và cũ. Công Ty PTJ Global Logistics tự hào là một thương hiệu dịch vụ đáng tin cậy với đầy đủ nội lực và khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường. Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi và lĩnh vực hoạt động 1.
Chức năng và nhiệm vụ Hiện nay, Việt Nam đang từng bước đàm phán và tiến đến ký kết thêm nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA) với các nước phát triển. Chính vì vậy, nhu cầu xuất khẩu hàng hóa ngày càng gia tăng. Tuy nhiên quy trình xuất nhập khẩu bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục gây ra không ít khó khăn đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Công Ty PTJ Global Logistics ra đời với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển, các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải đường biển.
Công Ty PTJ Global Logistics đóng vai trò như một trung gian với chức năng liên hệ với các đơn vị vận tải, sắp xếp và theo dõi chuyến hàng. Bên cạnh đó, công ty còn có hợp tác với các bên dịch vụ liên quan để hỗ trợ cho doanh nghiệp xuất khẩu các thủ tục cũng như quy trình xuất khẩu một cách chính xác, nhanh chóng với chi phí và thời gian được tối ưu nhất. Qua đó nhiệm vụ của công ty là tìm kiếm các hãng tàu, tra lịch tàu chạy phù hợp nhất với nhu cầu, kế hoạch của khách hàng và liên hệ với hãng tàu để đặt trước chỗ với mức giá và dịch vụ tốt nhất. Bên cạnh đó khi khách hàng có nhu cầu, công ty có nhiệm vụ khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Ngoài ra, công ty còn đa dạng hóa các dịch vụ thông qua việc kết hợp với các bên dịch vụ khác để hỗ trợ và đáp ứng khách hàng khi mà họ có nhu cầu. Chẳng hạn như liên hệ với các bên liên quan như bảo hiểm, làm giấy chứng nhận về xuất xứ C/O, kiểm dịch, hun trùng, vận chuyển nội địa và các dịch vụ khác khi khách hàng có nhu 5 cầu. Điều này giúp các doanh nghiệp xuất khẩu chỉ cần hợp tác với một công ty với đầy đủ dịch vụ nhằm dễ dàng thanh toán, tối ưu, giảm thiểu thời gian cũng như chi phí. Phạm vi hoạt động Hiện nay hoạt động dịch vụ giao nhận của công ty diễn ra trên toàn cầu, tuy nhiên thế mạnh của công ty nằm ở khu vực Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Trung Đông, một số tuyến cạnh tranh của công ty có thể kể đến như Bangladesh, Malaysia, Singapore,… 1.
Lĩnh vực hoạt động − Vận chuyển đường biển Quốc tế − Vận tải nội địa (trucking) − Thủ tục hải quan − Làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) − Làm giấy chứng nhận hun trùng − Kiểm dịch thực vật − Mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu 1. Tầm nhìn và sứ mệnh Tầm nhìn: Mục tiêu phát triển của Công Ty PTJ Global Logistics là trở thành một công ty chất lượng và uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất khẩu đường biển tại Việt Nam. Trong tương lai công ty hướng đến sự linh hoạt và đa dạng, không chỉ làm tốt trong công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu mà công ty hướng đến trở thành forwarder hai chiều, hoạt động giao nhận hàng hóa ở cả chiều xuất và nhập khẩu. Sứ mệnh: Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, mãnh liệt và nhiệt huyết cùng với mối quan hệ thân thiết, lâu dài với hãng tàu và các bên dịch vụ hỗ trợ liên quan, Công Ty PTJ Global Logistics luôn cung cấp các dịch vụ chất lượng cao và tối ưu chi phí nhất trên thị trường.
Tổ chức quản lý của doanh nghiệp 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 6 Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công Ty PTJ Global Logistics) 1. Nhiệm vụ của các phòng ban Tổng Giám Đốc: Giám đốc phụ trách quản lý, chỉ đạo và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc phối hợp với các phòng ban xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và lập mục tiêu kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
Ngoài ra giám đốc đặt ra chỉ tiêu cho từng phòng ban để đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của công ty, định kỳ kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt động, năng suất cũng như hiệu quả hoạt động của các phòng ban. Bên cạnh đó Giám đốc còn định kỳ kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính để đưa ra các chiến lược cũng như điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với thực trạng công việc kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm. Phòng Hành chính - Nhân sự: Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân lực cho công ty. Bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, quản lý hiệu suất của nhân viên.
Ngoài ra, bộ phận còn chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành. Đây cũng là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên theo các quy định của nhà nước gồm: Tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động như là quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT,.Bộ phận hành chính: Đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp. Bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính như là lịch công tác, sắp xếp lịch họp định kỳ và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó bộ phận lên kế hoạch mua sắm, quản lý,hướng dẫn sử dụng các tài sản chung, xây dựng nội quy trong việc giữ gìn tài sản chung của công ty.
7 Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. Theo đó bộ phận kế toán cần hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ, khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh định kỳ. Định kỳ hàng tháng, quý, năm bộ phận kế toán phải lập các báo cáo thu, chi, doanh thu, lợi nhuận của công ty để giám đốc theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh. Bên cạnh đó, để đáp ứng chiến lược đề ra của công ty, bộ phận phải xây dựng kế hoạch tài chính theo từng tháng, quý, năm.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính đối với sự phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận chịu trách nhiệm nghiên cứu nhu cầu thị trường, điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh từ đó xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp. Chịu trách nhiệm xây dựng và thực thi các chiến lược quảng cáo nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng cũng như tăng độ nhận diện cho công ty. Bên cạnh đó bộ phận chịu trách nhiệm lên kế hoạch, chiến lược tiếp cận thị trường mục tiêu, khách hàng tiềm năng, mở rộng và phát triển thị trường.
Bên cạnh, việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng, bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ. Ngoài ra bộ phận chịu trách nhiệm thiết lập bảng giá dịch vụ theo bảng giá dịch vụ cố định của công ty để trao đổi và chốt đơn với khách hàng. Phòng chứng từ: Có nhiệm vụ liên hệ và đặt chỗ cho lô hàng (booking) theo đúng yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó bộ phận này chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin quan trọng như Doc Cut off; VGM Cut off; CY Cut off để phối hợp với phòng Sales nhắc nhở khách hàng hoàn thành các chứng từ cần thiết như Invoice, Packing List trong thời gian quy định để tránh trường hợp nhỡ chuyến, rớt tàu,….