Tổng quan nghiên cứu

Quá trình chuyển đổi từ phương thức đào tạo niên chế sang học chế tín chỉ trong hệ thống giáo dục đại học đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa hệ thống thông tin – thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu tự học, tự nghiên cứu của người học. Tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, một cơ sở đào tạo đầu ngành với quy mô 4.667 người dùng tin (gồm 541 cán bộ, giảng viên và 4.126 sinh viên, học viên), hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trò huyết mạch trong việc cung cấp nguồn tri thức y học cổ truyền kết hợp y học hiện đại.

Tuy nhiên, trong giai đoạn 2010 – 2014, hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: nguồn lực thông tin chưa thực sự phong phú, tỷ lệ tài liệu số hóa còn khiêm tốn, hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự chưa đồng đều. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, vốn tài liệu và chất lượng phục vụ của Trung tâm trên tổng diện tích sàn hơn 1.000 m², từ đó đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, góp phần nâng cao tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu tin lên trên 90%, tối ưu hóa chu trình khai thác tài liệu chuyên ngành và hỗ trợ đắc lực cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện trong giai đoạn đổi mới.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết quản trị tổ chức của các học giả George P. Huber và Reuben R. McDaniel, trong đó nhấn mạnh việc phân công chức năng, quyền hạn và sắp xếp nguồn lực nhân sự nhằm tối ưu hóa chuỗi quy trình vận hành. Đồng thời, nghiên cứu kế thừa các lý thuyết chuyên ngành Thông tin – Thư viện về chu trình xử lý tài liệu chuẩn hóa quốc tế (biên mục AACR2, khung phân loại DDC, định dạng MARC21 và cổng tra cứu OPAC) cùng mô hình tổ chức thư viện đại học tích hợp.

Hệ thống khái niệm chính được làm rõ bao gồm:

  • Tổ chức thông tin – thư viện: Sự bố trí, xếp đặt các phòng ban, nguồn lực và thẩm quyền quản lý để tạo nên dây chuyền cung ứng thông tin khép kín từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ.
  • Hoạt động thông tin – thư viện: Tập hợp có tổ chức các quá trình thu thập, xử lý nghiệp vụ, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng.
  • Nhu cầu tin và người dùng tin: Đòi hỏi khách quan của các nhóm chủ thể (lãnh đạo, giảng viên, sinh viên) trong việc tiếp nhận và khai thác thông tin phục vụ mục tiêu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tầng ngẫu nhiên kết hợp định mức để khảo sát 3 nhóm người dùng tin chính tại Học viện. Cỡ mẫu khảo sát gồm 210 phiếu điều tra phát ra, thu về 187 phiếu hợp lệ (đạt tỷ lệ phản hồi 89,05%), bao gồm 7 phiếu cán bộ quản lý (chiếm 3,74%), 89 phiếu cán bộ, giảng viên (chiếm 47,59%) và 91 phiếu học viên, sinh viên (chiếm 48,67%).

Phương pháp phân tích số liệu dựa trên thống kê mô tả, phân tích tổng hợp tài liệu thứ cấp giai đoạn 2010 – 2013 và phương pháp quan sát thực địa. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm phản ánh chính xác các chỉ số định lượng về tần suất sử dụng, tỷ trọng nhu cầu ngôn ngữ và cơ cấu loại hình tài liệu, đồng thời chỉ ra các hạn chế mang tính định tính trong mô hình quản lý hiện hữu của Trung tâm Thông tin – Thư viện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả điều tra thực nghiệm đã xác lập 4 phát hiện trọng tâm về thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm:

  • Tần suất và thói quen sử dụng: Sinh viên là nhóm bạn đọc tích cực nhất với 53,84% đến thư viện rất thường xuyên và 29,00% đến thường xuyên. Ngược lại, 100% cán bộ quản lý chỉ thỉnh thoảng sử dụng thư viện trực tiếp; 71,43% cán bộ lãnh đạo và 59,57% giảng viên lựa chọn hình thức mượn tài liệu về nhà thay vì đọc tại chỗ.
  • Đặc thù nhu cầu nội dung và ngôn ngữ: Nhu cầu giáo trình ở nhóm sinh viên đạt mức tuyệt đối 100%, sách tham khảo đạt 83,45%. Nhóm giảng viên tập trung cao vào sách chuyên khảo (100%) và kết quả nghiên cứu khoa học (84,40%). Đặc biệt, do tính chất chuyên ngành Y Dược học cổ truyền, nhu cầu tìm kiếm tài liệu tiếng Trung đạt tới 87,91% ở sinh viên, 30,33% ở giảng viên và 28,57% ở cán bộ quản lý; trong khi nhu cầu tài liệu tiếng Anh dao động từ 14,29% đến 25,28%.
  • Cơ cấu nguồn lực thông tin: Vốn tài liệu của Trung tâm đạt 9.792 tên với hơn 53.000 bản in. Tài liệu chuyên ngành Y chiếm 50,36% số tên sách (4.931 tên) và tài liệu Y học cổ truyền chiếm 33,37% tổng số bản in. Tuy nhiên, nguồn tài liệu số hóa mới chỉ đạt 385 tên (chiếm tỷ trọng khiêm tốn 3,93%), chưa đáp ứng kịp xu thế học tập trực tuyến.
  • Bộ máy nhân sự và cơ sở vật chất: Đội ngũ gồm 10 cán bộ (4 người có chuyên môn Thông tin – Thư viện, chiếm 40%; 6 người thuộc chuyên ngành khác). Về độ tuổi, 50% cán bộ thuộc nhóm 30 – 40 tuổi và 30% thuộc nhóm 25 – 30 tuổi. Cơ sở vật chất có diện tích hơn 1.000 m² với 1 phòng đọc trên 200 chỗ ngồi và 1 phòng máy tính gồm 1 máy chủ, 45 máy trạm kết nối mạng nội bộ.

Thảo luận kết quả

Các số liệu khảo sát phản ánh sự mất cân đối rõ rệt giữa nhu cầu khai thác tài liệu chuyên sâu của người dùng tin và khả năng cung ứng của Trung tâm. Trên bảng thống kê cơ cấu ngôn ngữ, nhu cầu tài liệu tiếng Trung lên tới 87,91% ở sinh viên cho thấy tính cấp thiết của việc bổ sung các y văn cổ, tài liệu dịch thuật và cơ sở dữ liệu Trung y, tuy nhiên nguồn tài liệu ngoại văn hiện có trong kho còn rất hạn chế.

Dữ liệu có thể được mô hình hóa qua biểu đồ cột thể hiện sự chênh lệch giữa tỷ lệ người dùng tin có nhu cầu tài liệu điện tử (hơn 80% sinh viên sử dụng internet tra cứu) so với tỷ lệ tài liệu số hóa thực tế chỉ đạt 3,93%. So sánh với các nghiên cứu tại các trường đại học đào tạo y dược cùng thời kỳ, sự thiếu hụt cán bộ thư viện am hiểu sâu thuật ngữ y học cổ truyền và rào cản ngoại ngữ Hán văn là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả xử lý sâu thông tin.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm kiện toàn hoạt động của Trung tâm:

  • Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa nhân lực: Tái cấu trúc Trung tâm thành 3 bộ phận chuyên biệt (Nghiệp vụ, Phục vụ, Công nghệ thông tin); nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ chuyên môn thư viện và năng lực ngoại ngữ chuyên ngành (tiếng Trung, tiếng Anh) từ 40% lên 80% trong giai đoạn 2015 – 2018 do Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức cán bộ chủ trì.
  • Tăng cường và số hóa nguồn lực thông tin: Phấn đấu nâng tỷ lệ tài liệu số hóa từ 3,93% lên 25 – 30% trong 3 năm; ưu tiên số hóa 100% luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu cấp trường và bài giảng nội bộ; do Trung tâm Thông tin – Thư viện phối hợp Phòng Nghiên cứu khoa học triển khai.
  • Đổi mới sản phẩm và dịch vụ thông tin: Tích hợp phần mềm quản lý thư viện hiện đại, mở rộng hệ thống tra cứu trực tuyến OPAC 24/7, biên soạn các thư mục chuyên đề về Dược học và Châm cứu, phấn đấu tăng mức độ hài lòng của người dùng tin lên trên 90% đến năm 2017 do Bộ phận Phục vụ đảm trách.
  • Đẩy mạnh liên thông và đào tạo người dùng tin: Ký kết hợp tác chia sẻ tài nguyên với ít nhất 5 thư viện y dược lớn trong nước; định kỳ tổ chức 2 khóa tập huấn/năm về kỹ năng tìm kiếm và khai thác cơ sở dữ liệu số cho sinh viên mới nhập học; do Trung tâm phối hợp cùng Đoàn Thanh niên và Phòng Đào tạo thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo và nhà quản lý giáo dục đại học: Nắm bắt mô hình tổ chức, quy chuẩn phân bổ ngân sách và giải pháp nâng cấp thư viện theo chuẩn kiểm định chất lượng đào tạo tín chỉ ngành sức khỏe.
  • Cán bộ quản lý thư viện chuyên ngành Y – Dược: Tham khảo phương pháp xây dựng cơ cấu vốn tài liệu y học cổ truyền, kinh nghiệm xử lý tài liệu ngoại văn và cách thức bố trí dây chuyền phục vụ tối ưu diện tích sàn 1.000 m².
  • Học viên cao học và nhà nghiên cứu ngành Thông tin – Thư viện: Sử dụng làm tài liệu tham khảo về khung phương pháp luận nghiên cứu người dùng tin, kỹ thuật thiết kế bảng hỏi và quy trình đánh giá dịch vụ thư viện học đường.
  • Giảng viên và sinh viên ngành Y Dược học cổ truyền: Hiểu rõ cấu trúc tài nguyên thông tin hiện có tại Trung tâm, nắm bắt các kênh tiếp cận tài liệu số và tối ưu hóa kỹ năng tự học trong môi trường đào tạo chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn giải quyết vấn đề cốt lõi nào của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam? Luận văn giải quyết bài toán nâng cao hiệu quả tổ chức bộ máy và chất lượng dịch vụ thông tin – thư viện, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi sang học chế tín chỉ cho hơn 4.600 người dùng tin trong điều kiện nguồn lực và hạ tầng công nghệ còn nhiều hạn chế.

Tại sao nhu cầu tài liệu tiếng Trung tại Học viện lại chiếm tỷ lệ rất cao (87,91%)? Y học cổ truyền có cội nguồn lý luận và y văn kinh điển gắn liền với chữ Hán và tiếng Trung Quốc hiện đại. Do đó, sinh viên và giảng viên bắt buộc phải tra cứu các tài liệu gốc, dược điển và nghiên cứu lâm sàng từ Trung Quốc để phục vụ học tập và chữa bệnh.

Thực trạng đội ngũ nhân sự tại Trung tâm có những điểm mạnh và rào cản gì? Điểm mạnh là đội ngũ trẻ với 80% dưới 40 tuổi và 100% đạt trình độ đại học. Tuy nhiên, rào cản lớn là chỉ có 40% cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành Thông tin – Thư viện, phần lớn còn thiếu kiến thức chuyên sâu về y dược và ngoại ngữ Hán văn.

Quy mô và phương pháp chọn mẫu khảo sát trong luận văn được tiến hành ra sao? Nghiên cứu khảo sát 210 phiếu theo phương pháp phân tầng ngẫu nhiên, thu về 187 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 89,05%), phân bổ đại diện cho 3 nhóm đối tượng: 7 cán bộ quản lý, 89 giảng viên và 91 sinh viên của Học viện.

Giải pháp đột phá nào được đề xuất để nâng cao năng lực phục vụ của thư viện? Giải pháp then chốt là đẩy mạnh chuyển đổi số, tăng tỷ lệ tài liệu số hóa từ 3,93% lên 30%, kết hợp chuẩn hóa phần mềm quản lý, liên thông cơ sở dữ liệu với các thư viện trường y dược và mở rộng dịch vụ tra cứu trực tuyến 24/7.

Kết luận

  • Khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức, hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trên quy mô 4.667 người dùng tin và 9.792 tên tài liệu.
  • Chỉ rõ sự mất cân đối giữa nhu cầu tài liệu chuyên ngành, tài liệu tiếng Trung (87,91%) với tỷ lệ số hóa tài liệu thực tế còn thấp (3,93%).
  • Xác định nguyên nhân cốt lõi từ cơ cấu tổ chức chưa đồng bộ, tỷ lệ cán bộ đúng chuyên môn chỉ đạt 40% và nguồn kinh phí bổ sung còn hạn hẹp.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính chiến lược, có lộ trình cụ thể nhằm nâng cao năng lực phục vụ và tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu tin lên trên 90%.
  • Đóng góp nguồn tư liệu khoa học giá trị cho công tác quản trị thư viện đại học chuyên ngành khoa học sức khỏe trong giai đoạn 2015 – 2020.

Để tối ưu hóa công tác học tập và nghiên cứu khoa học, bạn đọc và các đơn vị nghiên cứu có thể khai thác toàn văn luận văn nhằm vận dụng các giải pháp tổ chức thông tin – thư viện hiệu quả vào thực tiễn cơ sở.