Chương 1: Những vấn đề lý luận về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ Chương 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƢU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ 1. Một số khái niệm: Văn phòng, tham mƣu, tổng hợp; chức năng tham mƣu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp 1. Khái niệm về Văn phòng Khi một tổ chức ra đời, dù tồn tại theo quy mô nhỏ hay lớn đều hướng đển một mục tiêu và chiến lược phát triển nào đó.
Để đạt được mục tiêu, tầm nhìn hay chiến lược đặt ra tổ chức đó phải được quản trị khoa học và hợp lý. Trong quá trình đó, các nhà quản trị tiến hành sắp xếp cơ cấu tổ chức và điều hành chúng để đạt được mục tiêu đề ra. Khi tổ chức các hoạt động cũng là khi các nhà quản trị phải thực hiện rất nhiều công việc phức tạp, xử lý nhiều thông tin. Để điều hành tổ chức đạt hiệu quả, các nhà quản trị thường dựa vào bộ phận hỗ trợ, tham mưu để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cũng như đảm bảo các yêu cầu khác về mặt cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như nhà cửa, thiết bị, phương tiện, thông tin… Văn phòng là một bộ phận có chức năng như vậy và nó tồn tại như một yêu cầu cần thiết cho bất cứ một tổ chức nào.
Tuy nhiên, cho đển nay định nghĩa về văn phòng vẫn còn có những quan niệm khác nhau do đặc thù chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích “Văn phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. Theo cách định nghĩa này, văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đển giấy tờ, hành chính. Trên thực tế, khái niệm này chưa nói lên được đầy đủ công việc và chức năng thực sự của của văn phòng.
Khái niệm “văn phòng” còn có thể bao gồm những nội dung sau: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan có chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có yêu cầu giao tiếp qua đại diện của mình như nghị sĩ quốc hội, tổng giám đốc, giám đốc, chủ tịch nước… Thứ tư, “văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đển công tác văn thư”.9] Thứ năm, theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ hành chính trong một cơ quan”.
Thứ sáu, cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư - Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư - Lễ tân”. Các cách hiểu trên đều phản ánh được những khía cạnh khác nhau của văn phòng và hoạt động “văn phòng” nhưng chưa có sự đánh giá toàn diện về hoạt động của văn phòng. Học viên cho rằng trong hoạt động quản lý hành chính cần có sự đánh giá đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một nhận định thống nhất và toàn diện hơn về tổ chức văn phòng.
Nếu xem xét văn phòng từ góc độ hệ thống có thể thấy công tác văn phòng bao gồm nhiều tác nghiệp có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi hoạt động tác nghiệp đều ảnh hưởng đển kết quả đầu ra của văn phòng. Ở tác nghiệp đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trường. theo các phương án khác nhau nhằm giúp cho lãnh đạo thu được các kết quả tối ưu trong từng hoạt động của tổ chức. Đây chính là một trong những hoạt động đặc thù của công tác văn phòng.
Ở tác nghiệp đầu ra, đó là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của người lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện công tác tổ chức điều hành cơ quan, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin để giải quyết các nhiệm vụ của tổ chức. Từ nhiều cách hiểu trên về Văn phòng, có thể quan niệm “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”. Vị trí, vai trò của văn phòng và của văn phòng Bộ Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình thực hiện các hoạt động của cơ quan.
Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan. Toàn bộ công việc trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được gọi chung là công tác văn phòng. Công tác văn phòng có vai trò rất quan trọng trong điều hành công việc ở mỗi cơ quan, cụ thể: Thứ nhất, văn phòng là bộ phận tiếp xúc và trợ giúp trực tiếp cho lãnh đạo, có quan hệ mật thiết và gần gũi nhất với lãnh đạo. Văn phòng là đơn vị hoạt động thường xuyên, liên tục và đồng hành cũng lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan.
Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải tổ chức tốt công tác văn phòng. Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của cơ quan thông suốt và có hiệu quả. Thứ hai, văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc kết nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của lãnh 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Nếu công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc thiết lập các mối quan hệ của cơ quan, đơn vị.
Thứ ba, văn phòng góp phần đắc lực vào việc tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Trong cơ quan được chia thành nhiều đơn vị tổ chức, mỗi đơn vị lại có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên, sự riêng biệt đó chỉ có tính tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau. Văn phòng chính là nơi giúp các nhà lãnh đạo điều hành, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt.
Với vị trí và những vai trò như trên đây, người ta nhận thấy văn phòng là bộ phận không thể thiếu vắng trong một cơ quan, tổ chức. Văn phòng ở mỗi cơ quan được tổ chức theo các hình thức khác nhau tùy thuộc vào điều kiện về vị trí, địa điểm, cơ sở vật chất và đặc thù của từng cơ quan, thậm chí có những cơ quan học còn thuê dịch vụ văn phòng từ bên ngoài cơ quan để phục vụ cho những hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên, dù tồn tại theo hình thức nào, văn phòng vẫn khẳng định một vai trò to lớn trong hoạt động của cơ quan nói chung và với nhà quản lý nói riêng. Qua thực tế khảo sát và trực tiếp làm việc tại Văn phòng Bộ Nội vụ, tác giả nhận thấy Văn phòng Bộ cũng có những đặc điểm và vị trí, vai trò đặc biệt như văn phòng của các cơ quan, tổ chức nói chung, đó là một bộ phần cấu thành và không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bộ.
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức bên trong của Bộ, có vị trí đặc biệt quan trọng thể hiện ở chỗ các đơn vị chức năng khác có thể có ở Bộ này mà không có ở Bộ khác, có thể sáp nhập, giải thể hoặc thành lập mới tùy theo yêu cầu, nhiệm vụ của các bộ, ngành trong từng thời kỳ, duy chỉ có văn phòng thì ở bất cứ bộ, ngành nào cũng phải có, nó có vị trí, vai trò tương đối ổn định. Văn phòng Bộ chính là đầu mối thông tin, thông tin ra vào Bộ đều phải qua bộ phận văn phòng, là trung tâm điều phối công việc giữa các đơn vị 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trong cơ quan Bộ, trung tâm giao dịch công việc giữa cơ quan Bộ với các cơ quan, đơn vị và tổ chức bên ngoài với người dân. Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ và ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điều phối chương trình làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng. Thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng, truyền thông và kiểm soát thủ tục hành chính, tham mưu quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ; thường trực Ban Chỉ đạo xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và hoạt động của Bộ Nội vụ; quản trị công sở, ngân sách, tài chính, kế toán, tài vụ, phục vụ hậu cần.