CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về vốn bằng tiền 1.1 Khái niệm Vốn bằng tiền là một phần của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Nó phản là lượng tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Căn cứ vào phạm vi sử dụng vốn, vốn bằng tiền được chia thành: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. - Tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý gửi tại ngân hàng, kho bạc công ty tài chính - Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ trong các trường hợp sau: + Gửi tiền vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo của Ngân hàng + Làm thủ tục chuyển tiền từ ngân qua bưu điện để trả nợ nhưng chưa nhận được giấy báo + Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay nhưng chưa nhận được giấy báo Hà Hiến Thành CQ46/21.14 Khoa Kế toán Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp Việc quản lý vốn bằng tiền rất dễ xảy ra tình trạng tham ô.
Vì vậy doanh nghiệp cần phải thực hiện chế độ quản lý chặt chẽ theo đúng chế độ quản lý vốn của Nhà nước để doanh nghiệp không rơi vào tình trạng phá sản.2 Nguyên tắc của vốn bằng tiền Khi hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt Nam để ghi chép trên sổ sách kế toán. Đối với doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá nào thì xuất ngoại tệ theo tỷ giá đó. Nếu chênh lệch theo tỷ giá ngoại tệ nhập và tỉ giá ngoại tệ xuất hoặc đánh giá điều chỉnh lại phù hợp với tỉ giá thực tế thì khoản chênh lệch được hạch toán vào TK 413 “chệnh lệch tỷ giá ngoại tệ”. Đồng thời phản ánh ngoại tệ nhập vào và xuất ra được ghi vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán TK 007 “Ngoại tệ các loại”.
Đối với vàng bạc, đá quý, kim khí quý phản ánh trên TK vốn bằng tiền, chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Đồng thời phản ánh theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, giá trị của vàng bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (giỏ hoỏ đơn hoặc giá thanh toán). Vàng bạc, đá quý, kim khí quý nhập theo giá nào thì xuất theo giỏ đú. Khi tính giá xuất của vàng bạc, đá quý, kim khí quý và ngoại tệ có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây: + Phương pháp bình quân gia quyền + Phương phỏp tớnh giỏ đích danh + Phương pháp nhập trước, xuất trước + Phương pháp nhập sau, xuất trước Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, tình hình biến động và tình hình sử sụng tiền mặt quản lý và theo dõi chặt chẽ độ thu chi tiền mặt.
Phản ánh chính xác kịp thưũi đầy đủ tình hình biến động tiền gửi Ngân hàng , các loại tiền vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tiền luân chuyển và giám sát chặt chẽ chế độ thanh toán không dùng tiền mặt qua Ngân hàng. Phương pháp kế toán vốn bằng tiền Hà Hiến Thành CQ46/21.14 Khoa Kế toán Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp 1.1 Kế toán tiền mặt 1. Khái niệm và nguyờn tắc hạch toán tiền mặt Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu. Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình.
Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác. Khi hạch toán tiền mặt cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - Chỉ được hạch toán TK 111 “tiền mặt” số tiền, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. - Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.
Bên Hà Hiến Thành CQ46/21.14 Khoa Kế toán Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp Có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hoá đặc biệt). - Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán). - Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ.
Hằng ngày thủ quỹ thường xuyên kiểm kê số tiền mặt thực tế tồn quỹ và tiến hành đối chiếu với số hiệu của quỹ tiền mặt, sổ kế toán quỹ. Nếu có chênh lệch thì kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp để xử lý số chênh lệch, đồng thời thủ quỹ phải báo cáo quỹ về các khoản thu, chi trong ngày. Sang đầu ngày hôm sau báo cáo quỹ kèm với các chứng từ thu, chi được chuyển sang cho bộ phận kế toán quỹ. Kế toán quỹ kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán.
Chứng từ sổ sách a/ Chứng từ Chứng từ tiền mặt - Phiếu thu - Phiếu chi - Bảng kê vàng bạc, đá quý, kim khí quý - Bảng kiểm kê quỹ b/ Sổ sách - Sổ quỹ tiền mặt; - Sổ kế toán tổng hợp tùy theo hình thức kế toán - Sổ kế toán chi tiết tiền mặt; 1. Tài khoản sử dụng * TK sử dụng 111 “Tiền mặt ” + Nội dung kinh tế: TK 111 dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị bao gồm: tiền Việt Nam (kể cả ngõn phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý ) Hà Hiến Thành CQ46/21.14 Khoa Kế toán Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp + Nội dung kết cấu: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ hiện có Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. Trình tự kế toán Sơ đồ hạch toán qũy tiền mặt Hà Hiến Thành CQ46/21.