CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1. Khái niệm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước. Với tính linh hoạt cao vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
Hình thức phân loại vốn bằng tiền : • Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành: Tiền Việt Nam, ngoại tệ ( là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam) • Theo trạng thái tồn tại : Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. • Kế toán tại đơn vị cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên, kiểm soát các khoản thu chi tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, và vì vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác. • Kế toán phải cũng cấp những tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. • Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền. SV: NGUYỄN XUÂN HUY – QT2301K 2 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV Dechang • Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
• Hướng dẫn và kiểm tra lại việc ghi chép của thủ quỹ, kiểm tra thường xuyên đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán để đảm bảo tính cân đối thống nhất. • Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. • Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày ,giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nguyên tắc kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nguyên tắc kế toán tiền Việt Nam: + Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hằng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền Việt Nam và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. + Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. + Khi thu, chi phải có phiếu thu – chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế,đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Nguyên tắc kế toán ngoại tệ: + Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; SV: NGUYỄN XUÂN HUY – QT2301K 3 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV Dechang - Bên có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. + Tại thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. + Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 – chênh lệch tỉ giá hối đoái và tài khoản có liên quan. + Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hằng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền mặt giữ tại doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm: - Giấy bạc ngân hàng Việt Nam - Các loại ngoại tệ, ngân phiếu,… 1. Chứng từ kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Phiếu thu ( mẫu số: 01 – TT) gồm 3 liên: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kì.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và kí vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc kí phê duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. Liên 1: Lưu nơi nhập phiếu. Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
SV: NGUYỄN XUÂN HUY – QT2301K 4 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV Dechang Liên 3: Giao cho người nộp tiền. - Phiếu chi (mẫu số: 02 – TT) gồm 3 liên: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người nhập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: Lưu ở nơi nhập phiếu Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên 3: Giao cho người nhận tiền - Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số: 05 – TT) Dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền (mẫu số: 06 – TT): Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền. Tài khoản sử dụng: Tên tài khoản: Tiền mặt Ký hiệu tài khoản là: 111 *Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “tiền mặt” Bên nợ : - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ , nhập quỹ; - Số tiền mặt ,ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam); Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; SV: NGUYỄN XUÂN HUY – QT2301K 5 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV Dechang - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam) Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
* TK 111 “Tiền mặt” : Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. TK 111 bao gồm 2 loại tài khoản cấp 2: - TK 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - TK 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam. Phương pháp hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp nhỏ và vừa a) Kế toán tổng hợp Thu – Chi tiền mặt Việt Nam đồng Các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến thu chi tiền mặt là tiền Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ 1.1 như sau: SV: NGUYỄN XUÂN HUY – QT2301K 6 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH MTV Dechang 112 111(1111) 112 Rút tiền gửi ngân hàng Gửi tiền mặt vào ngân hàng Về nhập quỹ tiền mặt 121,221 121,228 Thu hồi nợ phải thu của khách hàng Mua chứng khoán góp vốn liên phải thu khác, tạm ứng doanh liên kết 635 515 Lỗ Lãi 131,138,141 152,153,156 Thu hồi nợ phải thu khách hàng, phải Mua vật tư,dụng cụ hàng hoá nhập kho thu khác, Tạm ứng 133 Thuế GTGT 3411 211,217 Vay ngắn hạn, dài hạn Mua tài sản cố định, bất động sản đầu tư 133 411 331,334,338 Nhận vốn góp, phát hành cổ phiếu thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tiền mặt 511,515,711 1381 Doanh thu và thu nhập khác Tiền mặt thiếu phát hiện qua kiểm kê 3331 chờ xử lý Thuế GTGT 3381 Tiền mặt thừa phát hiện qua kiểm kê chờ xử lý Sơ đồ 1.