phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo thì bố cục của bài gồm bốn chƣơng: - Chƣơng 1: Giới thiệu công ty TNHH Máy Tính Cơ Bản - Chƣơng 2: Cơ sở lý luận về công tác kế toán vốn bằng tiền, phải thu khách hàng - Chƣơng 3: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Máy Tính Cơ Bản - Chƣơng 4: Một số biện pháp nâng cao công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Máy Tính Cơ Bản 14 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH CƠ BẢN 1. Thông tin chung: Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Máy Tính Cơ Bản Tên giao dịch: BASIC COMPUTER TRADING CO.,LTD Địa chỉ trụ sở: 122 Cách Mạng Tháng Tám, phƣờng Phƣớc Hiệp, thị xã Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Mã số thuế: 3500643029 Ngƣời đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Nhƣ Thy Kế toán trƣởng: Phan Anh Lâm Công Ty TNHH Thƣơng Mại Máy Tính Cơ Bản đáp ứng đầy đủ điều kiện đăng ký kinh doanh theo những quy định của pháp luật hiện hành đã đƣợc Sở Kế hoạch và Đầu tƣ cấp giấy phép đăng ký kinh kể từ ngày 29/12/2003 và bắt đầu hoạt động kể từ ngày 01/01/2004, tính đến nay Công Ty TNHH Thƣơng Mại Máy Tính Cơ Bản đã thành lập đƣợc hơn 15 năm. Điện thoại / Fax: 02543716044 Vốn điều lệ của công ty: 3tỷ đồng 1. Chức năng: Công ty hoạt động theo định hƣớng phát triển của nhu cầu con ngƣời, công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Công ty kinh doanh các thiết bị ngoại vi, thiết bị điện, linh kiện điện tử, viễn thông. Lãnh đạo công ty luôn nghiên cứu những phƣơng thức mới nhằm nâng cao kết quả kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm. Nhiệm vụ: Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí trong giấy phép kinh doanh Tổ chức điều hành kế toán thực thi tiến độ phân kì của kế hoạch. Đồng thời, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính thống kê theo quy định của pháp luật.
Về công tác quản lý cũng phải đƣợc thực hiện theo đúng quy định của công ty. Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả đầu tƣ hoạt động kinh doanh. Thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho NSNN, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. Các ngành nghề kinh doanh: STT Tên ngành Mã ngành 1 Sữa chữa thiết bị điện C33140 2 Bán buôn đồ dùng cho gia đình G4649 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi 3 G46510 và phần mềm Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, 4 G46520 viễn thông Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ 5 G4659 tùng máy khác 6 Hoạt động viễn thông khác J6190 Tƣ vấn máy vi tính và quản trị hệ thống 7 J62020 máy vi tính Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin 8 và dịch vụ khác liên quan đến máy vi J62090 tính Sữa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại 9 S95110 vi 16 1.
Sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý của công ty - Tổ chức bộ máy quản lý: Để thuận tiện cho việc điều hành, quản lý và tổ chức kinh doanh, công ty thiết lập một hệ thống quản lý tập trung với các bộ phận chức năng riêng biệt nhằm thực hiện tốt các mục tiêu mà công ty đã đề ra. Phòng kế toán Phó giám đốc kinh doanh tài chính Phòng kế hoạch Giám đốc Phó giám đốc hành Phòng tổ chức chính nhân sự hành chính Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty - Chức năng, nhiệm vụ của các phòng: + Giám đốc: Là ngƣời đứng đầu bộ máy quản lý, đại diện cho cán bộ công nhân viên toàn công ty, có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty cũng nhƣ chịu trách nhiệm trƣớc công ty và toàn bộ cán bộ công nhân viên và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. + Phó giám đốc kinh doanh và tài chính: Là ngƣời điều hành chung hoạt động hàng ngày của công ty, tuy nhiên dƣới quyền giám đốc của công ty, đƣợc quyền đứng ra đảm bảo, cam kết, kí kết các văn bản, hợp đồng trong trƣờng hợp giám đốc chỉ định hoặc phù hợp với lợi ích của công ty. + Phó giám đốc hành chính nhân sự: Quản lý toàn bộ hoạt động quản trị nguồn nhân lực toàn công ty, quản lý hoạt động hành chính quản trị, quản lý hoạt động công ty, tài sản văn phòng.
Huấn luyện đào tạo duy trì phát triển đội ngũ nhân sự trong hệ thống quản lý nguồn lực toàn công ty. + Phòng hành chính: Tham mƣu cho giám đốc hoặc phó giám đốc, đƣợc uỷ quyền về công tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng, đào tạo về chế độ, chính sách lao động, tiền lƣơng của toàn cán bộ công nhân viên trong công ty. 17 Quản lý hành chính, hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động cán bộ công nhân viên toàn công ty, quản lý cấp phát và thu hồi số lao động, theo dõi tổ chức nhân sự toàn công ty. Tiếp nhận, quản lý các đơn khiếu nại, tố cáo và tham mƣu cho ban giám đốc giải quyết.
Yêu cầu cung cấp các số liệu, hồ sơ về nhân sự phục vụ cho công tác tổ chức hành chính. Đại diện công ty trong các vụ kiện dân sự trên cơ sở uỷ quyền của giám đốc. + Phòng kế toán: Thu thập, ghi chép, xử lý và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chứng từ ban đầu, hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Định kì lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ gửi các cơ quan quản lý và kiểm soát.
Phân tích, giải thích các dữ liệu tài chính, tham mƣu trong lĩnh vực kế toán tài chính, giúp cho ban giám đốc cân nhắc và có quyết định kịp thời trong hoạt động kinh doanh của công ty. Theo dõi các khoản thu, chi của công ty cho phù hợp Tổ chức thanh toán đầy đủ các khoản phải trả và thu hồi kịp thời các khoản nợ đến hạn Tổ chức và bảo quản, lƣu giữ các tài liệu kế toán + Phòng kế hoạch: Tham mƣu cho ban giám đốc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn trong công việc xây dựng chiến lƣợc kinh doanh về công tác kế hoạch thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng. Tiếp nhận đơn đặt hàng và báo giá cho khách hàng Báo cáo ban lãnh đạo về tình hình lao động 18 1. Tổ chức công tác kế toán tại công ty: - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Toàn bộ các công việc kế toán từ việc xử lý chứng từ kế toán, ghi sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính đều tập trung ở phòng kế toán. Với mô hình kế toán tập trung giúp bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, cung cấp thông tin cho những ngƣời quản lý đƣợc kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng các phƣơng tiện kĩ thuật. Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu Kế toán công Kế toán ngân Thủ quỹ chi nợ hàng Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức kế toán tại công ty - Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận: + Kế toán trƣởng: Là ngƣời trực tiếp lãnh đạo các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình, có trách nhiệm hƣớng dẫn đôn đốc các kế toán viên làm việc có hiệu quả, kế toán trƣởng có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty và chịu sự điều hành của giám đốc. + Kế toán tổng hợp: Kiểm tra định khoản các nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp Kiểm tra số dƣ cuối kì có hợp lý và khớp đúng với báo cáo chi tiết Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT, báo cáo thuế.
Lập báo cáo tài chính theo từng tháng, từng quý, từng năm 19 Lƣu trữ dữ liệu kế toán theo quy định + Kế toán thu chi: Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt + Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán trong công ty với khách hàng Đối chiếu công nợ trong công ty với khách hàng Theo dõi hạn thanh toán của khách hàng căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn + Kế toán ngân hàng: Theo dõi dòng tiền ra, vào của công ty tại ngân hàng Theo dõi việc thanh toán tiền của khách hàng qua ngân hàng Theo dõi số dƣ tài khoản ngân hàng Thanh toán lƣơng cho cán bộ công nhân viên qua tài khoản + Thủ quỹ: Theo dõi và quản lý tiền mặt tại công ty Thực hiện ghi chép sổ quỹ Quản lý chứng từ, sổ sách liên quan tới thu chi quỹ - Hình thức sổ kế toán: Hiện tại công ty đang sử dụng một bộ sổ kế toán và áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách tăng phần hành căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thƣờng xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra đƣợc ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kì căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc chuyển đến kế toán trƣởng kí duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Đối với những tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp, đƣợc chuyển 20 đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý.