CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD của doanh nghiệp hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán, vốn bằng tiền thực hiện chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ mua bán trao đổi, là tài sản sử dụng linh hoạt nhất vào khả năng thanh toán nhất thời của doanh nghiệp, tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Việc quản lý và sử dụng vốn trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao, là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác, vì vậy nó cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra các khoản thu chi bằng tiền là thực sự cần thiết. Vì vậy, trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước.
Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán giám sát thường xuyên liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong sản xuất kinh doanh.2 Khái niệm, đặc điểm, phân loại vốn bằng tiền 1.1 Khái niệm về vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp nên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Sinh viên: Vũ Văn Công – QT1801K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp. Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác.
Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi, rất khó để ngăn chặn và phát hiện.3 Phân loại vốn bằng tiền Theo hình thức tồn tại Vốn bằng tiền được phân chia thành 3 loại: • Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)… • Vàng tiền tệ: Là các loại tiền thực chất.
Tuy nhiên, loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu về mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ giao dịch bằng tiền Việt Nam.
Giao dịch bằng ngoại tệ chỉ có ở các doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến đối tác ở nước ngoài. Việc giao dịch bằng vàng tiền tệ gần như không có. Theo trạng thái tồn tại Với cách phân loại này thì vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: • Vốn bằng tiền được bảo quan tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt. Sinh viên: Vũ Văn Công – QT1801K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP • Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
• Tiền đang chuyển: Là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng hay nhà cung cấp. Phần tiền đang trong quá trình giao dịch, chưa đi đến tài khoản của khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp thì được gọi là tiền đang chuyển.4 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền • Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp. • Tổ chức thực hiện đầu đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán nhằm thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện kịp thời các chi tiêu lãng phí. • So sánh đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữ sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai lệch.5 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền • Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động sử dụng tiền mặt quản lý chặt chẽ chế độ thu, chi của công ty cho phù hợp với Nhà nước.
• Vốn bằng tiền của đơn vị là tài sản tồn tại dưới dạng hình thức giá trị trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán mua sắm vật tư vốn bằng tiền để phục vụ cho quá trình kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán vốn bằng tiền hoặc thu tiền các khoản công nợ. • Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân theo nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước. • Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tồn quỹ hàng ngày, đôn đốc việc chấp hành thanh toán của mọi thành viên cho kịp thời giám sát việc chi tiêu tiền mặt cho phù hợp với chế độ của Nhà nước. • Kế toán vốn bằng tiền trong quá trình kinh doanh của công ty thường phát sinh quan hệ thanh toán giữa công ty với Nhà nước, cấp trên với Sinh viên: Vũ Văn Công – QT1801K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP cán bộ công nhân viên.
kế toán dùng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, của công ty để thanh toán, đồng thời phải phản ánh rõ, chính xác nhiệm vụ thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán tránh tình trạng chiếm dụng vốn. • Kế toán tiền vay nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn cho nhu cầu kinh doanh trong trường hợp vượt quá khả năng nguồn vốn tự có công ty có thể huy động vốn thông qua tín dụng. Nhưng đảm bảo vay có mục đích có kế hoạch. Sử dụng tiền vay phải có vật tư vốn bằng tiền đảm bảo hoàn trả đúng kỳ hạn cả vốn lẫn lãi.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền mặt trong doanh nghiệp • Kế toán vốn bằng tiền phải tôn trọng đầy đủ các quy tắc, các chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ hiện hành • Kế toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng.
• Lập các phiếu thu, phiếu chi với các chữ ký đầy đủ theo quy định của những chứng từ kế toán khi phát sinh mọi hoạt động thu và chi trong doanh nghiệp. • Các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ phải được kế toán ghi chép cẩn thận mỗi ngày theo đúng trình tự. Sau đó, tính toán ra số tiền tại mọi thời điểm có trong quỹ doanh nghiệp và ở mỗi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. • Thực hiện hạch toán và quản lý các khoản tiền được ký cược và ký quỹ của các doanh nghiệp khác tại doanh nghiệp như tiền của chính doanh nghiệp.
• Đối với các giao dịch không phải bằng tiền Việt Nam, kế toán cần phải đổi đồng ngoại tệ ấy sang tiền Việt theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm đổi với nguyên tắc như sau: o Bên Nợ: áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế o Bên Có: áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền • Số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ phải được kế toán đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Sinh viên: Vũ Văn Công – QT1801K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.2 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo TT 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp 1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.
b) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. c) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. d) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
e) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. f) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.