CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm (KTTN) là một nội dung cơ bản của KTQT, do vậy quá trình hình thành và phát triển của KTTN gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của KTQT. KTTN được đề cập đầu tiên ở Mỹ vào năm 1950 trong tác phẩm "Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting" của Ailman, H.
Từ đó đến nay, vấn đề KTTN được quan tâm nhiều với những quan điểm khác nhau bởi những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới. Theo nhóm tác giả Anthony A.mark Young (được trích trong nghiên cứu “Một số vấn đề về kế toán trách nhiệm ở các doanh nghiệp niêm yết”), khẳng định “KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý” [6, tr 2] Theo nhóm tác giả Weygandt, Kieso và Kimmel (được trích trong sách “Mô hình báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị trong công ty niêm yết), cho rằng “KTTN là một bộ phận của KTQT mà liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu nhập và chi phí trên cơ sở nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hằng ngày về các vấn đề đó” [4, tr 6] Theo PGS.TS Phạm Văn Dược - Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, “Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng Luan van 11 lĩnh vực thuộc trách nhiệm cá nhân, nhằm giám sát và đánh giá kết quả của từng bộ phận trong tổ chức” [3, tr 264]. Có thể nói, kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình. Họ xác định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức.
Thông qua đó, các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống KTTN được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ. Nói cách khác, KTTN là một phương pháp kế toán thu thập và báo váo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm. Như vậy, vấn đề đặt ra là phải lượng hóa được “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm.
Trên cơ sở đó, xác định các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của từng trung tâm. Việc đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá chất lượng hoạt động của nhà quản trị các trung tâm, đồng thời khích lệ họ điều khiển hoạt động của trung tâm mình phù hợp với mục tiêu cơ bản toàn đơn vị. Bản chất kế toán trách nhiệm a. Kế toán trách nhiệm là nội dung cơ bản của kế toán quản trị Ngày nay, kế toán quản trị (KTQT) là bộ phận không thể tách rời của hệ thống kế toán doanh nghiệp.
Ngoài thông tin kế toán tài chính cung cấp, các nhà quản lý đòi hỏi phải có thêm thông tin mang tính kiểm soát và dự báo, chẳng hạn như doanh thu và chi phí phân chia theo bộ phận. Như vậy, kế toán quản trị biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp thông qua kế toán trách nhiệm, trong khi kế toán tài chính biểu hiện trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao. Luan van 12 Kế toán theo các trung tâm trách nhiệm là một công cụ để đánh giá và kiểm soát trong các công ty phân quyền, thông qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm và nhiệm vụ báo cáo của chúng. Đây là hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (nhà quản trị bộ phận) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức, thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả các bộ phận trong tổ chức.
Tóm lại, KTTN là một trong những nội dung quan trọng của kế toán quản trị. KTTN không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động SXKD của doanh nghiệp mà còn xác định đối tượng nào là người chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với hoạt động xảy ra. Kế toán trách nhiệm – hạt nhân trong hệ thống kiểm soát quản lý Nói đến KTQT là phải nói đến vai trò cung cấp thông tin cho kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện để có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Hệ thống kiểm soát quản trị có 2 yếu tố hạt nhân: Thứ nhất là quá trình lập kế hoạch gồm ngân sách và các kế hoạch dài hạn.
Quá trình này sử dụng để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch nhằm đánh giá quá trình thực hiện. Thứ hai là KTTN mà chủ yếu là tạo ra các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm chịu trách nhiệm kết quả tài chính và tác động hiệu quả của từng cá nhân trong tổ chức. Mục tiêu của KTTN là tích lũy chi phí, doanh thu… trong từng trung tâm trách nhiệm để tính ra độ lệch so với mục tiêu thực hiện (điển hình là dự toán) mà có thể quy trách nhiệm cho từng cá nhân đứng đầu trung tâm trách nhiệm.
Mỗi trung tâm trách nhiệm đều có tiến trình như sơ đồ 1. Luan van 13 Thiết lập mục tiêu Đo lường kết quả thực hiện So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu và báo cáo Phân tích sự sai biệt (độ lệch) Đưa ra ảnh hưởng khi có sự sai biệt đáng kế giữa thực tế và kế hoạch Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ tiến trình của một trung tâm trách nhiệm Mục tiêu tài chính thực hiện của trung tâm lợi nhuận và đầu tư là những chỉ tiêu đặc trưng về lợi nhuận, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư hoặc giá trị kinh tế tăng thêm, trong khi mục tiêu của trung tâm chi phí được xác định là các chỉ tiêu về chi phí. Kế toán trách nhiệm phải thực hiện đầy đủ các báo cáo thực hiện trong khoảng thời gian nào đó một cách thường xuyên, trong các báo cáo đó nhà quản trị các trung tâm trách nhiệm phải tìm thấy sự sai lệch so với kế hoạch mà họ quản lý và phải đưa ra được những ảnh hưởng. Tóm lại, kế toán trách nhiệm là công cụ để thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm, tìm ra các sai lệch giữa thực tế và dự toán trên cơ sở đó kiểm soát hoạt động và chi phí của từng bộ phận.
Tính hai mặt của KTTN và ảnh hưởng đến thái độ của nhà quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm đưa ra các chỉ tiêu, các công cụ, báo cáo làm cơ sở để đánh giá thành quả của các đơn vị, bộ phận. Do đó kế toán trách nhiệm ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của các nhà quản lý ở các bộ phận. Hệ Luan van 14 thống kế toán trách nhiệm bao gồm hai mặt là thông tin và trách nhiệm. Trong đó, mặt thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn.
Mặt trách nhiệm nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiện tài chính xảy ra. Tùy thuộc vào việc sử dụng hai mặt này, mà ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý sẽ khác nhau. Khi hệ thống kế toán trách nhiệm quá nhấn mạnh đến mặt đánh giá trách nhiệm của người quản lý sẽ ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý theo chiều hướng tiêu cực, thay vì tìm ra nguyên nhân, thì họ lại tìm cách đối phó và hoài nghi về hệ thống đánh giá và tìm cách phá hoại hệ thống. Như vậy là hệ thống kế toán trách nhiệm không hoàn thành mục tiêu đặt ra.
Khi hệ thống kế toán trách nhiệm chú trọng đến mặt thông tin, thì sẽ ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý theo chiều hướng tích cực, họ sẽ giải thích nguyên nhân dẫn đến thành quả của bộ phận và tìm ra các biện pháp khắc phục các mặt tiêu cực để thành quả của bộ phận được cải thiện hơn. Do vậy, cần phải thấy rằng trọng tâm của hệ thống KTTN là thông tin. Hệ thống này chỉ ra người có trách nhiệm giải thích từng sự kiện hoặc kết quả tài chính đặc biệt. Hệ thống kế toán trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho người có trách nhiệm và người quản lý cấp cao hơn biết được nguyên nhân dẫn đến thành quả của các bộ phận.
Khi được sử dụng đúng đắn hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ không quá nhấn mạnh đến việc quy trách nhiệm. Tóm lại, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai trò thông tin của hệ thống, không quá nhấn mạnh đến việc quy trách nhiệm mà xem việc quy trách nhiệm là một yếu tố góp phần vào hiệu quả thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động. Mục tiêu và vai trò của KTTN trong doanh nghiệp a.
Mục tiêu của kế toán trách nhiệm Để công tác xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm có tính khả thi và thật sự là công cụ quản trị hữu ích trong việc kiểm soát, đánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, qua đó đánh giá được trách nhiệm quản trị của từng cấp quản lý, cần phải đề ra các mục tiêu cụ thể cho quá trình xây dựng đó. Các mục tiêu cơ bản gồm Mục tiêu 1: Xác lập nhận thức về mặt lý luận, phương pháp thực hiện để định hướng, áp dụng KTTN cho các DN ở Việt Nam.