Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin thƣ viện tại trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Thực trạng tổ chức và hoạt động của trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy.
16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY 1. Những vấn đề lý luận chung về tổ chức và hoạt động thông tin thƣ viện 1. Một số khái niệm a) Khái niệm tổ chức và tổ chức hoạt động thông tin - thư viện Khái niệm “ Tổ chức” ra đời cùng với sự phát triển của các hoạt động xã hội và sự ra đời của các thiết chế xã hội.
Theo Từ điển Tiếng Việt: “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau. Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu sự tác động của môi trường đó”. Tổ chức là một quá trình đặt ra các nhiệm vụ để tạo lập mối liên hệ chính thức giữa con ngƣời với nhau và con ngƣời với những cơ sở vật chất, tài nguyên để đi đến những mục tiêu.
Tổ chức đƣợc tạo thành bởi các yếu tố: - Con ngƣời làm việc ở đó; - Các phƣơng thức mà họ sử dụng; - Các thiết bị mà họ vận hành; - Các chất liệu mà họ sử dụng; - Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động. Với các khái niệm trên, chúng ta thấy một tổ chức có ba đặc điểm chung: 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thứ nhất, một tổ chức đƣợc hình thành và tồn tại vì một mục đích chung nào đó. Chính sự khác biệt về mục đích tồn tại của các tổ chức dẫn đến sự ra đời của nhiều tổ chức khác nhau; Thứ hai, tổ chức là tập hợp của nhiều thành viên; Thứ ba, tất cả tổ chức đều đƣợc xây dựng theo một trật tự, một hệ thống nhất định. Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề.
Nhờ tổ chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động cao. Chính vì vậy, tổ chức trở thành yếu tố then chốt làm nên thành công trong các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, quốc phòng, văn hóa, đối ngoại, giáo dục, thƣơng mại. Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cƣơng vị phụ trách các bộ phận đó. Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau: - Xác định những hoạt động cần thiết để đạt đƣợc các mục tiêu chung của tổ chức; - Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận; - Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động; - Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức.
Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế. Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệm theo yêu cầu đặt ra bởi các cơ cấu tổ chức, nó gắn liền với việc đặt ra những yêu cầu cần làm cho một công việc hoặc một nghề nghiệp, và nó bao gồm cả việc tuyển chọn những ngƣời đảm nhận các chức vụ. 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thƣ viện là một thiết chế văn hóa có nhiệm vụ bảo quản và phổ biến các tài liệu lƣu trữ tri thức của nhân loại.
Tổ chức thƣ viện đƣợc hiểu là bố trí nhân sự, sắp xếp các bộ phận trong dây chuyền thông tin tƣ liệu. Tổ chức công tác TTTV còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ hƣớng dẫn nghiệp vụ,… Muốn tổ chức một cơ quan TTTV đòi hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức phải là ngƣời có chuyên môn sâu về TTTV và phải có đầu óc về tổ chức và quản lý. Theo tác giả Âu Thị Cẩm Linh, trong cuốn “Tổ chức và quản lý công tác thư viện” thì: “Tổ chức thông tin thƣ viện là thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thƣ viện hoặc trung tâm thông tin đó tồn tại và phát triển, là bố trí sắp xếp nguồn lực gồm: tài liệu, máy móc, trang thiết bị, con ngƣời. của thƣ viện hoặc trung tâm thông tin hoạt động có hiệu quả cao nhất”.
[18] Nhƣ vậy, có thể coi tổ chức TT-TV là tập hợp các bộ phận con ngƣời, cơ sở vật chất với một cơ cấu thích hợp, có cơ chế, chính sách phát triển hợp lý nhằm bảo đảm cho sự tồn tại và phát triển của thƣ viện. Và tổ chức của thƣ viện bao gồm: - Cơ cấu tổ chức của thƣ viện; - Đội ngũ cán bộ của thƣ viện; - Cơ sở vất chất – kỹ thuật của thƣ viện. b) Khái niệm hoạt động và hoạt động thông tin - thư viện Khái niệm hoạt động Hoạt động là toàn bộ việc làm của một tổ chức, cá nhân có liên quan với nhau để đạt đƣợc mục đích chung. Hoạt động là quá trình chuyển hóa năng lực lao động và các phẩm chất tâm lý khác của con ngƣời thành sự vật, thành sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu khác nhau của con ngƣời và xã hội.
Hoạt động bao giờ cũng là hoạt động có đối tƣợng. Hoạt động bao giờ cũng có chủ thể. Hoạt động bao giờ cũng có mục đích. Nhƣ vậy, chủ thể thông qua hoạt động tác động vào đối tƣợng để đạt đƣợc mục đích cuối cùng của mình.
19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khái niệm hoạt động thông tin - thư viện Hoạt động thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, xử lý, cải biến, lƣu trữ và phổ biến thông tin cho ngƣời dùng tin. Hoạt động thƣ viện là quá trình thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và xử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu. của mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội. Vậy, hoạt động thông tin – thƣ viện là một tập hợp có tổ chức các quá trình thu thập, xử lý, lƣu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin, tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của các cá nhân, tập thể và cộng đồng hữu quan.
Nội dung của tổ chức hoạt động trong cơ quan TTTV gồm các công đoạn sau: - Hoạt động phát triển nguồn tin; - Hoạt động xử lý tài liệu; - Hoạt động lƣu trữ thông tin; - Hoạt động tổ chức kho và bảo quản tài liệu; - Hoạt động tìm tin và phổ biến thông tin; - Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; - Các hoạt động khác có liên quan nhƣ: hoạt động marketing, hoạt động phối hợp, chia sẻ thông tin; hoạt động đào tạo ngƣời dùng tin. Thông tin muốn đến đƣợc ngƣời dùng tin trƣớc hết phải trải qua một loạt các công đoạn từ thu thập, xử lý, tổ chức, bảo quản, cuối cùng là phục vụ ngƣời dùng tin. Các công đoạn này gắn kết mật thiết với nhau trong mối quan hệ tƣơng hỗ, thúc đẩy nhau phát triển. Các hoạt động của cơ quan TTTV đạt hiệu quả tốt sẽ thu hút ngƣời dùng tin đến với cơ quan đó ngày một đông đảo hơn.
Ngƣời dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động TTTV. Động lực để hoạt động TTTV phát triển chính là xuất phát từ nhƣ cầu tin của ngƣời dùng tin. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con ngƣời đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con ngƣời. 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chính vì những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp phát triển của cơ quan thông tin, hoạt động TTTV có ý nghĩa vô cùng lớn.
Nó thể hiện cho sự phát triển và chất lƣợng, hiệu quả của bất kỳ cơ quan TTTV nào hiện nay. Vai trò của tổ chức và hoạt động thông tin thư viện a) Vai trò của tổ chức thông tin thư viện Vai trò của tổ chức thƣ viện là xây dựng một hệ thống các phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyển chọn, sắp xếp cán bộ đúng khả năng chuyên môn. Mua sắm các trang thiết bị thích hợp và kinh tế nhất. Ngoài ra, tổ chức thƣ viện còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ và hƣớng dẫn nghiệp vụ.
Muốn tổ chức tốt một cơ quan thƣ viện đòi hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chƣc cần có chuyên môn sâu về lĩnh vực TTTV và phải có năng lực về tổ chức, quản lý. Tổ chức thƣ viện là khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một cơ quan TTTV, bao trùm lên mọi hoạt động của thƣ viện, cơ quan thông tin. Tổ chức giúp sắp xếp có hệ thống, khoa học các phòng ban chức năng, các cơ sở hạ tầng trang thiết bị, phần cứng, phần mềm đồng thời tổ chức sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ TV vào các vị trí phù hợp với năng lực của họ. Tổ chức TV là công việc song song tồn tại và phát triển cùng với cơ quan TTTV đó, quyết định hoạt động của cơ quan TTTV hoạt động tốt hay yếu, kém.
Tổ chức TTTV có vai trò quyết định sự thành công trong quản lý cơ quan. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động không hiệu quả của cơ quan đó. Chính vì thế, ngay từ đầu ngƣời cán bộ nhận nhiệm vụ tổ chức cơ quan TTTV cần phải nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của mình và tổ chức cơ quan TTTV phù hợp với khả năng của cơ quan và nhu cầu thực tiễn của xã hội.