Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ tri thức và chuyển đổi số giáo dục, các cơ quan thông tin thư viện đóng vai trò là giảng đường thứ hai, quyết định trực tiếp đến chất lượng giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Đối với Trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy trực thuộc Bộ Công an, hệ thống thông tin thư viện giữ vị trí nền tảng trong việc cung cấp nguồn tư liệu chuyên biệt phục vụ đào tạo hơn 1.800 học viên chính quy và hệ vừa làm vừa học mỗi năm. Với quy mô vốn tài liệu lên tới hơn 196.000 bản ấn phẩm, công tác tổ chức và vận hành của đơn vị đòi hỏi tính đồng bộ, chuyên môn hóa cao và khả năng đáp ứng thông tin chính xác, kịp thời.

Tuy nhiên, thực tiễn vận hành giai đoạn 2012 đến 2018 tại trụ sở chính Hà Nội cùng hai cơ sở đào tạo tại Hòa Bình và Đồng Nai cho thấy mô hình tổ chức của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Sự phân công lao động chưa tối ưu, hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ và tình trạng kiêm nhiệm nghiệp vụ đã ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất phục vụ người dùng tin.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin và các quy trình nghiệp vụ của Trung tâm. Trên cơ sở nhận diện rõ nguyên nhân của các hạn chế, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khả thi cao nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và đổi mới phương thức hoạt động. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc tối ưu hóa năng suất lao động của 22 cán bộ thư viện, nâng tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tin của giảng viên và học viên lên trên 90%, đồng thời tạo lập tiền đề vững chắc cho quá trình chuyển đổi số thư viện đại học khối lực lượng vũ trang nhân dân.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị thư viện và trung tâm thông tin hiện đại, kết hợp với các mô hình tổ chức lao động khoa học trong cơ quan văn hóa giáo dục. Tác giả vận dụng sâu sắc quan điểm về chuỗi dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm các công đoạn khép kín từ bổ sung, xử lý, lưu trữ, bảo quản đến cung cấp dịch vụ thông tin. Ba khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa trong nghiên cứu bao gồm: tổ chức thư viện, hoạt động thông tin thư viện và sự tương tác giữa người dùng tin với môi trường tri thức chuyên ngành.

Bên cạnh đó, khung chuẩn nghiệp vụ quốc tế đóng vai trò định hình các tiêu chuẩn vận hành kỹ thuật. Cụ thể, nghiên cứu đối chiếu thực tiễn với Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, Khung phân loại thập phân Dewey phiên bản DDC 23 và Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Mô hình đánh giá hiệu quả thư viện đại học được thiết lập dựa trên 4 trụ cột chính: năng lực đội ngũ nhân sự, chất lượng nguồn lực thông tin, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của độc giả.

Phương pháp nghiên cứu

Để bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy khoa học, nghiên cứu sử dụng hệ thống dữ liệu đa chiều kết hợp nguồn sơ cấp và thứ cấp trong toàn bộ giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2018.

Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu triển khai khảo sát điều tra bằng phiếu hỏi với cỡ mẫu 300 người dùng tin, bao gồm 50 cán bộ quản lý, giảng viên và 250 sinh viên thuộc các khóa học, ngành học khác nhau. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên theo tỷ lệ quy mô từng khoa được áp dụng nhằm phản ánh chính xác nhu cầu đặc thù của từng nhóm độc giả. Đi kèm với đó là phương pháp phỏng vấn sâu trực tiếp 22 cán bộ và nhà quản lý thư viện để thu thập các đánh giá định tính về rào cản vận hành nội bộ.

Về dữ liệu thứ cấp, tác giả tổng hợp từ các báo cáo tổng kết năm học, sổ đăng ký cá biệt, số liệu lưu thông mượn trả trên hệ thống và các văn bản chỉ đạo của Bộ Công an. Phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp phân tích đối chiếu định lượng được lựa chọn nhằm đo lường chính xác các chỉ số cơ cấu nhân sự, tỷ lệ phân bổ tài liệu và mức độ hài lòng của độc giả. Lý do lựa chọn phương pháp này là vì nó cho phép lượng hóa cụ thể các thiếu hụt trong tổ chức lao động, biến các phản ánh chủ quan thành dữ liệu có thể đo đếm để làm căn cứ ra quyết định quản lý. Toàn bộ quá trình thu thập, xử lý và kiểm định dữ liệu được hoàn thành đồng bộ trong chu kỳ nghiên cứu từ năm 2016 đến năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực chứng đã làm rõ bức tranh toàn cảnh về thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện với nhiều phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, cơ cấu nhân sự sở hữu thế mạnh về độ tuổi trẻ nhưng thiếu hụt sự chuyên môn hóa sâu. Đội ngũ gồm 22 cán bộ với 91% ở độ tuổi dưới 40 (trong đó độ tuổi 25-30 chiếm 41% và độ tuổi 30-40 chiếm 50%). Về trình độ học vấn, có 4 Thạc sĩ Thông tin Thư viện (chiếm 18%), 1 Thạc sĩ Công nghệ thông tin (chiếm 4,5%) và 9 Cử nhân Thư viện (chiếm 41%). Tuy nhiên, sự phân công lao động còn phân tán khi bộ phận photocopy chiếm tới 6 người (tỷ lệ 27,5%), trong khi phòng xử lý nghiệp vụ chỉ có 4 người (chiếm 18%). Hơn 64% cán bộ tự đánh giá kỹ năng tin học ở mức bình thường và 19/22 cán bộ chỉ sử dụng được một ngoại ngữ duy nhất.

Thứ hai, nguồn lực thông tin có quy mô lớn nhưng mất cân đối về loại hình và ngôn ngữ. Tổng kho tư liệu đạt 196.000 bản ấn phẩm, trong đó tài liệu chuyên ngành Phòng cháy chữa cháy và Cứu nạn cứu hộ chiếm 134.400 bản (tương đương 68,5%), tài liệu Chính trị - Pháp luật đạt 50.500 bản (chiếm 25,8%). Đáng chú ý, tài liệu tiếng Việt chiếm áp đảo tới 184.600 bản (tỷ lệ 94,2%), trong khi nguồn tài liệu ngoại văn chuyên sâu chỉ chiếm khoảng 5,8%, chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiếp cận kiến thức quốc tế của các đề tài nghiên cứu chuyên sâu.

Thứ ba, sự thiếu đồng bộ trong chuẩn hóa nghiệp vụ và ứng dụng phần mềm. Trung tâm vẫn sử dụng phần mềm quản lý Libol 5.5 được trang bị từ năm 2006. Mặc dù đã áp dụng khung MARC21 và AACR2, việc phân loại nội dung vẫn dựa trên Bảng 19 lớp cũ thay vì chuyển đổi sang DDC 23. Điều này dẫn tới tình trạng từ khóa thiếu chuẩn xác, gây tỷ lệ mất tin khi độc giả tra cứu trực tuyến.

Thứ tư, tính chất phục vụ mùa vụ tạo áp lực lớn lên quy trình vận hành. Do cơ chế cung cấp giáo trình trọn gói đầu kỳ, 100% cán bộ các phòng ban đều phải kiêm nhiệm công tác phát và thu hồi sách. Việc gián đoạn khâu xử lý kỹ thuật khiến tài liệu mới nhập về bị tồn đọng và làm chậm tiến độ đưa ra phục vụ từ 2 đến 3 tuần.

Thảo luận kết quả

Khi phân tích sâu các chỉ số trên, các dữ liệu có thể được mô hình hóa trực quan qua bảng phân công lao động và biểu đồ cơ cấu nguồn tin để thấy rõ sự mất cân đối chức năng. Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế bắt nguồn từ mô hình bao cấp học liệu đặc thù của khối trường lực lượng vũ trang, khiến thư viện vận hành như một kho cấp phát vật phẩm thay vì một trung tâm tích hợp tri thức số.

Nguồn kinh phí hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào ngân sách cấp từng thời điểm của nhà trường, không có nguồn thu bổ trợ từ các dịch vụ gia tăng. Khi so sánh với mô hình thư viện hiện đại tại các trường đại học đa ngành, Trung tâm thiếu vắng hẳn không gian học tập chung, thiếu cổng thông tin điện tử tương tác và chưa tham gia vào các mạng lưới chia sẻ học liệu liên thư viện. Việc thiếu hụt chính sách phát triển nguồn tin bằng văn bản chính thức cũng làm giảm tính chủ động trong việc cập nhật các cơ sở dữ liệu số chuẩn quốc tế.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm:

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy quản lý và chuẩn hóa mô hình tổ chức lao động. Ban Giám hiệu cần tinh giản nhân sự tại bộ phận in ấn, photocopy từ 6 cán bộ xuống còn 3 cán bộ, chuyển dịch nguồn lực sang tăng cường cho Phòng Xử lý nghiệp vụ và Tổ Quản trị mạng. Mục tiêu đến năm 2020 là xóa bỏ hoàn toàn tình trạng kiêm nhiệm trái chuyên môn trong giờ cao điểm, thiết lập bản mô tả vị trí việc làm chi tiết cho từng vị trí chức danh.

Thứ hai, nâng cấp hạ tầng công nghệ và đẩy mạnh số hóa nguồn học liệu nội sinh. Nhà trường cần phê duyệt dự án nâng cấp phần mềm thư viện hoặc chuyển đổi sang các hệ thống nguồn mở hiện đại như DSpace và Koha trong giai đoạn 2019-2021. Mục tiêu đặt ra là số hóa 100% luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học và giáo trình nội bộ, cắt giảm 50% thời gian tra cứu và mượn trả tài liệu của độc giả thông qua hệ thống mã vạch đồng bộ.

Thứ ba, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế. Phòng Xử lý nghiệp vụ cần hoàn tất chuyển đổi từ Bảng phân loại 19 lớp sang Khung phân loại DDC 23 và xây dựng Bộ từ điển từ khóa chuẩn hóa chuyên ngành Phòng cháy chữa cháy. Thời gian triển khai lộ trình chuẩn hóa kéo dài 12 tháng, với sự hỗ trợ đào tạo nghiệp vụ từ Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Thứ tư, đa dạng hóa nguồn tài chính và mở rộng liên thông thư viện. Ban Giám đốc Trung tâm cần chủ động đề xuất cơ chế tự chủ một phần kinh phí thông qua việc cung cấp các dịch vụ thông tin gia tăng. Đồng thời, chủ động ký kết thỏa thuận chia sẻ tài nguyên thông tin với ít nhất 5 trường đại học, học viện thuộc khối Công an nhân dân và các trường đại học kỹ thuật trên địa bàn Hà Nội.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho nhiều nhóm đối tượng:

Nhóm thứ nhất, lãnh đạo và các nhà quản lý thư viện tại các trường đại học thuộc khối lực lượng vũ trang nhân dân. Công trình cung cấp mô hình thực tiễn để đánh giá cơ cấu nhân sự, quy trình quản lý và cách thức chuyển đổi từ mô hình thư viện truyền thống sang thư viện điện tử trong môi trường có tính bảo mật cao.

Nhóm thứ hai, đội ngũ cán bộ, chuyên viên thông tin thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học chuyên ngành kỹ thuật. Tài liệu mang đến những hướng dẫn chi tiết về quy trình biên mục MARC21, áp dụng AACR2, phương pháp định từ khóa và phân loại tài liệu chuyên ngành đặc thù.

Nhóm thứ ba, các nhà nghiên cứu, giảng viên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện và Quản trị Tri thức. Luận văn đóng góp một điển cứu thực chứng sâu sắc về phương pháp luận khảo sát nhu cầu tin, đo lường năng suất lao động và phân tích hiệu quả vốn tài liệu.

Nhóm thứ tư, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Thông tin Thư viện, Quản trị Văn phòng và Lưu trữ học. Đây là nguồn tư liệu mẫu mực về phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật thiết kế phiếu điều tra xã hội học và cách trình bày báo cáo phân tích thực trạng.

Câu hỏi thường gặp

Điểm nghẽn lớn nhất trong cơ cấu tổ chức nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là sự mất cân đối trong phân công lao động và tình trạng kiêm nhiệm. Có tới 27,5% nhân lực bị dồn vào khâu photocopy và in ấn cơ học, trong khi bộ phận xử lý nghiệp vụ thiếu nhân sự chuyên trách, dẫn tới việc cán bộ chuyên môn thường xuyên bị điều động làm công việc phục vụ mùa vụ.

Cơ cấu vốn tài liệu chuyên ngành của Thư viện Trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy hiện nay ra sao? Vốn tài liệu của Thư viện tập trung rất mạnh vào chuyên ngành mũi nhọn. Trong tổng số 196.000 bản ấn phẩm, tài liệu về Phòng cháy chữa cháy và Cứu nạn cứu hộ chiếm 134.400 cuốn (tương ứng 68,5%), tài liệu Chính trị - Pháp luật chiếm 50.500 cuốn (25,8%), bảo đảm phục vụ tốt chương trình đào tạo của ngành.

Tại sao công tác tra cứu tài liệu tại Thư viện vẫn xảy ra tình trạng mất tin? Nguyên nhân là do Trung tâm vẫn sử dụng song song Bảng phân loại 19 lớp cũ và chưa chuẩn hóa hoàn chỉnh hệ thống từ khóa chuyên ngành trên phần mềm Libol 5.5. Việc thiếu một bảng tra chủ đề chuẩn khiến các cán bộ biên mục áp mã phân loại chưa đồng nhất.

Luận văn đã sử dụng phương pháp khảo sát nào để đánh giá thực trạng nhu cầu tin? Nghiên cứu đã tiến hành điều tra xã hội học bằng phiếu hỏi trên cỡ mẫu 300 người dùng tin được chọn ngẫu nhiên phân tầng, gồm 50 giảng viên, cán bộ quản lý và 250 sinh viên, kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp 22 cán bộ của Trung tâm.

Giải pháp công nghệ nào được đánh giá là tạo đột phá nhất cho Trung tâm? Giải pháp đột phá nhất là chuyển đổi sang hệ thống phần mềm quản trị tích hợp hiện đại và triển khai phần mềm quản trị tài nguyên số DSpace. Giải pháp này giúp số hóa toàn bộ nguồn học liệu nội sinh và cho phép người dùng tra cứu tài liệu trực tuyến 24/7.

Kết luận

Công trình nghiên cứu đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu khoa học và thực tiễn đề ra:

  • Hệ thống hóa sâu sắc cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin thư viện trong môi trường giáo dục đại học đặc thù.
  • Khảo sát và phản ánh trung thực thực trạng vận hành của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện với quy mô hơn 196.000 bản ấn phẩm và 22 cán bộ nghiệp vụ.
  • Nhận diện chính xác 4 điểm nghẽn then chốt về cơ cấu nhân sự, chuẩn hóa nghiệp vụ, nền tảng công nghệ và cơ chế vận hành mùa vụ.
  • Thiết lập hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ từ hoàn thiện tổ chức bộ máy, nâng cấp phần mềm số hóa đến mở rộng mạng lưới liên thông chia sẻ thông tin.
  • Đóng góp nguồn tư liệu khoa học có giá trị ứng dụng trực tiếp cho quá trình hiện đại hóa thư viện các trường đại học khối lực lượng vũ trang nhân dân.

Để nhanh chóng phát huy hiệu quả của công trình, Đảng ủy và Ban Giám hiệu Nhà trường cần sớm phê duyệt đề án kiện toàn tổ chức Trung tâm, ưu tiên phân bổ ngân sách giai đoạn 2019-2025 cho công tác số hóa và nâng cấp hạ tầng công nghệ. Các đơn vị nghiên cứu và cơ quan quản lý thư viện quan tâm có thể liên hệ trực tiếp với tác giả hoặc Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy để trao đổi, hợp tác triển khai mô hình vào thực tiễn.