Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, thông tin được văn bản hóa là cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Tại các cơ quan hành chính Nhà nước, công tác văn thư và lưu trữ đã từng bước được chuẩn hóa theo hệ thống thể chế pháp lý chặt chẽ. Ngược lại, tại khu vực doanh nghiệp ngoài nhà nước, đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần, công tác này chưa nhận được sự quan tâm thỏa đáng. Tình trạng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ hoạt động kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn nghiệp vụ, thiếu hệ thống văn bản quy định nội bộ diễn ra phổ biến; dẫn đến việc soạn thảo văn bản thiếu chuẩn mực, quản lý công văn giấy tờ lộn xộn, tài liệu bị thất lạc, bó gói chất đống trong kho và quản lý con dấu thiếu chặt chẽ.

Khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh – một doanh nghiệp quy mô tương đối lớn hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng và bất động sản – cho thấy hoạt động văn thư, lưu trữ còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu suất quản trị và an toàn pháp lý của hồ sơ doanh nghiệp. Xuất phát từ thực trạng đó, đề tài "Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp" được thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 03 mục tiêu:

  1. Góp phần làm phong phú thêm cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ trong loại hình doanh nghiệp cổ phần;
  2. Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý và điều hành công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
  3. Tìm ra nguyên nhân của các hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm khắc phục tồn tại, phát huy ưu điểm và hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định qua 05 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư và lưu trữ;
  2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh và Phòng Hành chính Nhân sự;
  3. Khảo sát, phân tích quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty;
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ rõ nguyên nhân của các hạn chế;
  5. Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Lý luận và thực tiễn tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
  • Phạm vi thời gian: Các dữ liệu, số liệu thống kê hoạt động văn thư, lưu trữ giai đoạn 5 năm, từ năm 2012 đến tháng 10 năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên hệ thống lý luận quản trị văn phòng, khoa học văn thư và lưu trữ học, kết hợp khung khổ pháp lý hiện hành của Nhà nước Việt Nam:

  • Các khái niệm nền tảng: Khái niệm công tác văn thư theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016) và Giáo trình Lý luận công tác văn thư (PGS. Vương Đình Quyền, 2005); khái niệm công tác lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Giáo trình Nghiệp vụ công tác lưu trữ (Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016).
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật:
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
    • Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
    • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
    • Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 (quy định về con dấu doanh nghiệp tại Điều 44);
    • Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
    • Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) về bảo vệ bí mật nhà nước;
    • Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ; tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp tổng hợp lý luận: Thu thập và hệ thống hóa tài liệu, giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành văn thư - lưu trữ;
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Quan sát trực tiếp các khâu xử lý nghiệp vụ tại Phòng Hành chính Nhân sự và các đơn vị chuyên môn;
  • Phương pháp thu thập tài liệu: Tập hợp các mẫu văn bản, sổ đăng ký, báo cáo, quy định nội bộ của Công ty từ năm 2012 đến tháng 10/2017;
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ văn thư lưu trữ và nhân viên phụ trách hành chính nhằm làm rõ thực trạng xử lý công việc;
  • Phương pháp phân tích, đánh giá và so sánh: Đối chiếu quy trình thực tế tại doanh nghiệp với các quy định pháp luật và tiêu chuẩn nghiệp vụ;
  • Phương pháp mô tả: Tái hiện chi tiết các quy trình nghiệp vụ văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu tại đơn vị.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu gồm tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, hệ thống giáo trình đại học, các bài báo khoa học trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ đã được công bố.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

Chương này trình bày toàn diện các nguyên lý, quy định và yêu cầu kỹ thuật của công tác văn thư và công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức:

  1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư:
  • Khái niệm, vị trí và ý nghĩa: Công tác văn thư đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ quản lý, giữ lại chứng cứ pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
  • Yêu cầu nghiệp vụ: Đảm bảo tính nhanh chóng, tính chính xác (thể thức, nội dung, kỹ thuật, đối tượng), tính bí mật và tính hiện đại.
  • Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Chuẩn bị soạn thảo, duyệt bản thảo, đánh máy nhân bản, kiểm tra trước khi ký, ký ban hành.
  • Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm 5 bước chuẩn hóa (Tiếp nhận/phân loại sơ bộ/bóc bì/đóng dấu đến -> Đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu -> Trình, chuyển giao -> Giải quyết và theo dõi đôn đốc -> Lưu hồ sơ). Quy định rõ việc lập sổ theo lưu lượng: dưới 2.000 văn bản (lập 2 sổ), từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản (lập 3 sổ), trên 5.000 văn bản (lập sổ chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch).
  • Quy trình quản lý văn bản đi: Gồm 5 bước (Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng -> Đăng ký văn bản đi -> Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật -> Làm thủ tục phát hành, chuyển phát -> Lưu 2 bản: bản gốc tại văn thư và bản chính trong hồ sơ công việc).
  • Lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành: Quy định phương pháp xây dựng khung đề mục (theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động), kỹ thuật mở hồ sơ theo TCVN 9251:2012, thu thập cập nhật, kết thúc hồ sơ (độ dày mỗi đơn vị bảo quản không quá 3 cm, không tách dưới 1 cm). Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc, riêng hồ sơ xây dựng cơ bản là 03 tháng kể từ ngày công trình quyết toán.
  • Quản lý và sử dụng con dấu: Nguyên tắc đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; đóng dấu giáp lai không quá 05 trang; quyền tự chủ và trách nhiệm công khai mẫu dấu của doanh nghiệp theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.
  1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ:
  • Khái niệm, tính chất (khoa học, cơ mật, xã hội) và ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin pháp lý, phục vụ tổng kết và dự báo hoạt động.
  • Thu thập, bổ sung tài liệu: Dựa trên 4 nguyên tắc (thời kỳ lịch sử, phông lưu trữ, khối phông, khu vực thẩm quyền).
  • Xác định giá trị tài liệu: Dựa trên 3 nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp) cùng 8 tiêu chuẩn đánh giá (nội dung, tác giả, cơ quan tạo lập phông, sự trùng lặp, thời gian - địa điểm, độ hoàn chỉnh, hiệu lực pháp lý, đặc điểm chế tác).
  • Quy trình chỉnh lý tài liệu: Gồm 17 bước chuẩn hóa từ khâu giao nhận, vệ sinh, khảo sát, lập kế hoạch, phân loại, biên mục phiếu tin, hệ thống hóa, đánh số, lập mục lục đến tổng kết và nhập kho.
  • Bảo quản tài liệu lưu trữ: Yêu cầu kho tàng, trang thiết bị; các biện pháp kỹ thuật chống ẩm (thông gió, Silicagen, vôi sống), chống nấm mốc, côn trùng, chuột và phòng cháy chữa cháy; nguyên tắc xếp tài liệu trên giá từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Hạng mục nghiệp vụ Khung quy định lý thuyết / Tiêu chuẩn áp dụng Quy định kỹ thuật cốt lõi
Thể thức văn bản hành chính Thông tư 01/2011/TT-BNV Chuẩn hóa các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày
Quy trình quản lý văn bản đến/đi Thông tư 07/2012/TT-BNV 5 bước xử lý văn bản đến; 5 bước xử lý văn bản đi; lưu 2 bản
Lập bìa và đơn vị bảo quản hồ sơ TCVN 9251:2012, TT 07/2012/TT-BNV Hồ sơ dày tối đa 3 cm; nộp lưu sau 1 năm (XDCB sau 3 tháng)
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Quy trình nghiệp vụ lưu trữ học 17 bước từ tiếp nhận, phân loại, biên mục đến nhập kho
Quản lý và sử dụng con dấu NĐ 99/2016/NĐ-CP, Luật Doanh nghiệp 2014 Dấu trùm 1/3 chữ ký; giáp lai tối đa 5 trang; thông báo mẫu dấu

Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

Chương này đi sâu phân tích cơ cấu tổ chức và thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh giai đoạn 2012 – 10/2017:

  1. Khái quát đơn vị khảo sát:
  • Lịch sử hình thành, phát triển, chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh trong lĩnh vực đầu tư xây dựng dự án và kinh doanh bất động sản.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm các đơn vị chức năng: Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán, Ban Quản lý dự án, Phòng Thanh quyết toán, Phòng Quản lý giá và đấu thầu, Phòng Quản lý thiết kế, Phòng Kinh doanh.
  • Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự của Phòng Hành chính Nhân sự - đơn vị trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Công ty.
  1. Khảo sát thực trạng các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
  • Tổ chức và thể chế: Việc ban hành các văn bản quy định nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ còn sơ sài, thiếu tính hệ thống.
  • Nhân sự: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo đúng chuyên ngành Quản trị văn phòng hoặc Văn thư - Lưu trữ, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ kiêm nhiệm, tính chuyên nghiệp chưa cao.
  • Thực trạng nghiệp vụ văn thư: Khâu soạn thảo văn bản còn sai sót về thể thức; quản lý văn bản đi và đến chưa được số hóa bài bản; chưa xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm; việc lập hồ sơ công việc tại các phòng ban chuyên môn bị bỏ ngỏ, tài liệu sau khi giải quyết xong không được phân loại và nộp lưu đúng thời hạn; con dấu quản lý chưa chặt chẽ theo quy chế nội bộ.
  • Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ: Tài liệu hồ sơ của các dự án xây dựng, tài liệu thanh quyết toán, hợp đồng kinh tế không được thu thập đầy đủ; công tác xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý khoa học chưa được thực hiện đúng quy trình 17 bước; tài liệu chủ yếu ở dạng bó gói, chất đống trong kho; thiếu công cụ tra cứu tự động hóa; điều kiện kho bảo quản, trang thiết bị phòng chống ẩm, nấm mốc, côn trùng và cháy nổ chưa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật; việc ứng dụng công nghệ thông tin và công tác kiểm tra, đánh giá định kỳ còn nhiều hạn chế.
  1. Đánh giá tồn tại và nguyên nhân:
  • Lãnh đạo Công ty chưa quan tâm đúng mức đến vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong quản trị doanh nghiệp;
  • Chưa có chế độ đãi ngộ, động viên thích đáng đối với đội ngũ cán bộ làm công tác hành chính - văn phòng;
  • Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho nhân sự còn nhiều yếu kém;
  • Ý thức, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên tại các phòng ban chuyên môn đối với việc lập và giao nộp hồ sơ công việc chưa cao.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn thực tế, tác giả đề xuất hệ thống 9 nhóm giải pháp nhằm chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty:

  1. Nâng cao nhận thức của Ban Lãnh đạo Công ty về tầm quan trọng của thông tin văn bản và an toàn hồ sơ tài liệu trong quản trị doanh nghiệp.
  2. Đẩy mạnh công tác tuyển dụng nhân sự đúng chuyên ngành; tổ chức đào tạo, tập huấn định kỳ kỹ năng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ nhân viên.
  3. Đổi mới phương thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ.
  4. Xây dựng chính sách đãi ngộ, quan tâm, động viên, khen thưởng kịp thời đối với cán bộ phụ trách công tác hành chính - văn phòng.
  5. Hoàn thiện, bổ sung và ban hành mới hệ thống quy chế, quy định nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật và đặc thù doanh nghiệp xây dựng, bất động sản.
  6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai phần mềm quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu tra tìm hồ sơ tài liệu tự động.
  7. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị đầy đủ giá kệ, hộp đựng hồ sơ, phương tiện phòng chống ẩm mốc, côn trùng, chuột và phòng cháy chữa cháy.
  8. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào quy trình xử lý văn thư, kiểm soát tài liệu và lưu trữ hồ sơ.
  9. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc thường xuyên và định kỳ việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại tất cả các phòng ban.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả chính:

  • Hệ thống hóa toàn diện các quy định pháp luật của Nhà nước (Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 01/2011/TT-BNV, Thông tư 07/2012/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2011, Luật Doanh nghiệp 2014, Nghị định 99/2016/NĐ-CP) và các quy chuẩn kỹ thuật (TCVN 9251:2012) áp dụng vào công tác văn phòng doanh nghiệp.
  • Khảo sát và phản ánh bức tranh thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh trong 5 năm (2012 – 10/2017), chỉ rõ các hạn chế mang tính hệ thống tại các doanh nghiệp ngoài nhà nước như tình trạng cán bộ kiêm nhiệm, văn bản quy định nội bộ sơ sài, tài liệu dự án xây dựng bị bó gói chất đống và thiếu danh mục hồ sơ.
  • Đề xuất hệ thống 9 nhóm giải pháp đồng bộ kết hợp giữa nâng cao nhận thức quản lý, chuẩn hóa thể chế nội bộ, đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Về đóng góp của đề tài:

  • Về mặt lý luận: Cung cấp luận cứ khoa học thực tiễn giúp hoàn thiện lý luận về quản trị văn phòng và lưu trữ học trong khối doanh nghiệp cổ phần kinh doanh đầu tư xây dựng, bất động sản.
  • Về mặt thực tiễn: Cung cấp các giải pháp có tính khả thi trực tiếp để Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh xem xét, ban hành các quy chế quản lý và đề án nâng cao hiệu quả văn thư, lưu trữ.
  • Là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu tiếp theo về quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh trong khoảng thời gian từ năm 2012 đến tháng 10 năm 2017.
  • Khóa luận được thực hiện bởi sinh viên trong khuôn khổ chương trình đào tạo liên thông, nguồn lực thời gian và kinh nghiệm thực tiễn chuyên sâu còn những giới hạn nhất định.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi khảo sát so sánh mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ giữa các loại hình doanh nghiệp khác nhau (công ty TNHH, công ty cổ phần, tập đoàn đa ngành) trong lĩnh vực bất động sản - xây dựng.
  • Nghiên cứu sâu hơn về quy trình số hóa toàn diện hồ sơ kỹ thuật xây dựng cơ bản và việc tích hợp hệ thống quản trị văn bản điện tử với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong điều kiện chuyển đổi số.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ học, Quản trị kinh doanh tham khảo phương pháp tiếp cận đề tài nghiên cứu thực trạng nghiệp vụ tại doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý hành chính, nhân viên văn thư, lưu trữ tại các công ty cổ phần, doanh nghiệp xây dựng và bất động sản có thể tham khảo quy trình 5 bước xử lý văn bản đến/đi, 17 bước chỉnh lý hồ sơ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu kho lưu trữ.
  • Các nhà quản trị doanh nghiệp tham khảo định hướng xây dựng quy chế nội bộ và lộ trình áp dụng ISO 9001:2015 vào công tác kiểm soát hồ sơ, tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng các căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật nào làm cơ sở đánh giá?

Khóa luận căn cứ vào Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 (Điều 44), Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản, Thông tư 07/2012/TT-BNV về quản lý văn bản và lập hồ sơ, Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Nghị định 99/2016/NĐ-CP về con dấu, cùng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 và tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015.

2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ chuẩn theo lý thuyết trong khóa luận gồm những bước nào?

Quy trình chỉnh lý chuẩn gồm 17 bước: (1) Giao nhận tài liệu; (2) Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển; (3) Khảo sát tài liệu; (4) Thu thập bổ sung; (5) Biên soạn văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý; (6) Phân loại tài liệu; (7) Lập hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; (8) Biên mục phiếu tin; (9) Hệ thống hóa hồ sơ; (10) Biên mục hồ sơ; (11) Vệ sinh, tháo ghim kẹp, làm phẳng; (12) Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; (13) Đánh số chính thức, vào cặp hộp, dán nhãn; (14) Xây dựng công cụ tra tìm; (15) Kiểm tra kết quả; (16) Bàn giao, vận chuyển vào kho xếp lên giá; (17) Tổng kết chỉnh lý.

3. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đối với hồ sơ xây dựng cơ bản được quy định ra sao?

Theo cơ sở lý thuyết viện dẫn từ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, thời hạn nộp lưu hồ sơ thông thường là trong vòng 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; riêng đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn nộp lưu là trong vòng 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

4. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh có những tồn tại chính nào?

Công ty chưa ban hành hệ thống văn bản quy định nội bộ chặt chẽ về văn thư lưu trữ; cán bộ làm công tác này chủ yếu là kiêm nhiệm và chưa qua đào tạo đúng chuyên ngành; văn bản soạn thảo còn sai thể thức; không lập Danh mục hồ sơ hàng năm; tài liệu hồ sơ dự án không được thu thập chỉnh lý đúng quy trình mà bị bó gói, chất đống trong kho; điều kiện kho tàng và ứng dụng công nghệ thông tin còn nhiều yếu kém.

5. Tác giả đề xuất giải pháp kỹ thuật và hệ thống quản lý nào nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ tại Công ty Mai Linh?

Tác giả đề xuất đầu tư trang thiết bị bảo quản hiện đại (giá kệ, biện pháp chống ẩm bằng Silicagen/vôi sống, chống côn trùng, nấm mốc, phòng cháy), tăng cường ứng dụng phần mềm quản trị văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu tự động và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hiền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và đánh giá toàn diện thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh giai đoạn 2012 – 10/2017. Đề tài đã phản ánh sát thực những bất cập phổ biến trong khâu lập hồ sơ, quản lý con dấu và bảo quản tài liệu tại một doanh nghiệp cổ phần thuộc ngành đầu tư xây dựng - bất động sản. Hệ thống 9 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ từ nâng cao nhận thức, hoàn thiện thể chế nội bộ, chuẩn hóa nhân sự đến việc ứng dụng công nghệ thông tin và tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị lý luận và ứng dụng thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành và những người làm công tác quản trị văn phòng doanh nghiệp.