Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế thị trường, công tác quản trị tại các doanh nghiệp đòi hỏi sự chuẩn hóa, khoa học và kịp thời nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. Công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí trọng yếu trong hoạt động của văn phòng, là phương tiện ghi nhận, truyền đạt các quyết định quản lý, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế tại nhiều đơn vị, hoạt động này vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức, thường bị xem là công việc sự vụ đơn thuần; đội ngũ cán bộ văn phòng còn thiếu đào tạo bài bản và nghiệp vụ chủ yếu mang tính thủ công.

Tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (viết tắt là HPM) – doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý, khai thác chuỗi tòa nhà văn phòng và thương mại cao tầng (như Ocean Park, Bảo Việt, BIDV, GP Invest...), khối lượng văn bản hành chính, hồ sơ dự án và tài liệu kỹ thuật phát sinh ngày càng lớn. Việc đánh giá thực trạng và xác lập các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị là yêu cầu cấp thiết.

Khóa luận xác lập các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư và công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức quản lý, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội; làm rõ vai trò của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự trong công tác này.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
  4. Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; thực tiễn hoạt động quản lý, nghiệp vụ văn thư và lưu trữ tại Công ty HPM.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (Phòng Hành chính – Nhân sự và các bộ phận liên quan).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập, khảo sát số liệu và tài liệu từ khi công ty thành lập (năm 2002) đến năm 2017.
  • Giả thuyết nghiên cứu: Nếu tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi, nâng cao năng suất, chất lượng cho công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các tài liệu chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư – Lưu trữ:

  • Khung pháp lý và quy chuẩn:
    • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
    • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu (kế thừa các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP);
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
    • Quy định về việc soạn thảo văn bản ban hành ngày 01/10/2011 của Công ty HPM.
  • Nguồn tài liệu lý luận kế thừa: Giáo trình Công tác văn thư, Giáo trình Công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; công trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2007); cùng các nghiên cứu thực tế tại Tập đoàn Mai Linh, Tập đoàn FLC (KLF)...

Để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả phối hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp điều tra khảo sát: Khảo sát trực tiếp tại trụ sở HPM về quy trình xử lý công văn, tình hình quản lý con dấu, cơ sở vật chất và hệ thống tủ lưu trữ tài liệu.
  • Phương pháp đối thoại phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn sâu Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và chuyên viên phụ trách bộ phận văn thư về phân công nhiệm vụ, quy trình luân chuyển văn bản và những khó khăn trong thực tế vận hành.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích các số liệu thống kê văn bản đi - đến (giai đoạn 2016–2017), phân tích cơ cấu nhân sự và nội dung các quy định nội bộ của HPM.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực tế công tác soạn thảo, thể thức văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ tại HPM với các quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV và Nghị định 99/2016/NĐ-CP để chỉ ra các điểm sai lệch, thiếu sót.
  • Phương pháp tổng hợp: Tổng kết các kết quả phân tích để rút ra nhận xét toàn diện về ưu điểm, hạn chế và xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu sơ cấp (thông tin phỏng vấn cán bộ, khảo sát trực tiếp phòng làm việc) và dữ liệu thứ cấp (báo cáo tổng kết, quy chế nội bộ, sổ đăng ký văn bản đi - đến giai đoạn 2002–2017 của Công ty HPM).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về hai lĩnh vực nghiệp vụ cấu thành:

  • Công tác văn thư: Phân tích khái niệm, vị trí, ý nghĩa và 4 nội dung nghiệp vụ cốt lõi:
    • Soạn thảo và ban hành văn bản: Trình tự từ soạn thảo, thẩm định thể thức, ký duyệt đến nhân bản, phát hành.
    • Quản lý văn bản đi: Quy trình 6 bước gồm kiểm tra thể thức; trình ký, lấy số và ngày tháng; vào sổ đăng ký; đóng dấu và nhân bản (quy định dấu trùm 1/3 chữ ký bên trái, dấu giáp lai không quá 5 trang); chuyển phát; lưu văn bản đi (tối thiểu 02 bản gốc: 01 bản tại văn thư, 01 bản trong hồ sơ công việc).
    • Quản lý văn bản đến: Quy trình 6 bước gồm tiếp nhận, kiểm tra bì; phân loại, bóc bì; đóng dấu đến (kích thước chuẩn 5x3 cm); vào sổ đăng ký; trình và phân phối văn bản (văn bản khẩn phải chuyển trong 30 phút giờ hành chính); giải quyết và theo dõi văn bản đến.
    • Quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành: Quy định nghiêm ngặt về bảo quản con dấu trong tủ có khóa, cấm đóng dấu khống chỉ; phương pháp lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo 5 đặc trưng cơ bản và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sau 01 năm kết thúc công việc.
  • Công tác lưu trữ: Làm rõ khái niệm, ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa - xã hội và quản lý của tài liệu lưu trữ; phân tích 6 khâu nghiệp vụ: phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu (quy cách kho tàng hướng Đông - Nam, thiết bị chuyên dụng) và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu (phòng đọc, trưng bày, giới thiệu thông tin).
  • Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ: Khẳng định công tác lập hồ sơ là "cầu nối" khăng khít; văn thư làm tốt sẽ tạo tiền đề cho lưu trữ có nguồn tài liệu giá trị, ngược lại lưu trữ tốt sẽ cung cấp tư liệu chuẩn xác cho hoạt động văn thư và quản lý điều hành.

Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Khái quát về Công ty HPM: Tiền thân là Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thành lập ngày 12/11/2002 (GPKD số 0104000071), chuyển đổi thành Công ty Cổ phần năm 2012, trụ sở tại Tòa nhà Ocean Park (Đống Đa, Hà Nội). Quy mô công ty gồm hơn 50 cán bộ nhân viên, cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc (1 Tổng Giám đốc, 2 Phó Tổng Giám đốc) và 6 phòng ban. Phòng Hành chính – Nhân sự (PHC-NS) giữ vai trò đầu mối thực hiện quản trị nhân sự, hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ và quản lý con dấu.
  • Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Phòng HC-NS có 02 nhân sự:
STT Họ và tên Chức vụ Trình độ chuyên môn Tuổi đời Tuổi nghề
1 Phan Thị Thu Huyền Trưởng phòng HC-NS Tại chức Học viện Hành chính 43 19
2 Bùi Hà My Nhân viên Văn thư Cao đẳng 33 8

Thực tế công tác chuyên môn dồn phần lớn lên 01 nhân viên (Bùi Hà My) do Trưởng phòng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ quản lý nhân sự và điều hành chung. Cả hai nhân sự đều chưa đạt yêu cầu cao về trình độ tin học, ngoại ngữ và kỹ năng lưu trữ chuyên sâu.

  • Thực trạng cơ sở vật chất: Bộ phận được bố trí một khu vực làm việc riêng trong văn phòng:
    • Mặt thuận lợi: Có máy photocopy, máy in, máy sấy giấy, tủ đựng con dấu và tủ lưu văn thư đặt ngay sau bàn làm việc; vách kính lấy sáng tự nhiên.
    • Mặt hạn chế: Chưa có phòng kho lưu trữ riêng biệt; tài liệu lưu trữ để chung tại phòng văn thư và rải rác ở các tủ tài liệu của các phòng ban; thiết kế tường kính khiến phòng làm việc bị hấp nhiệt, nóng bức vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp có nguy cơ làm hư hại tài liệu giấy.
  • Thực trạng thực hiện nghiệp vụ:
    • Xây dựng quy chế: Công ty đã ban hành Quy định về việc soạn thảo văn bản ngày 01/10/2011 dựa trên Thông tư 01/2011/TT-BNV (áp dụng 9 yếu tố thể thức bắt buộc, 7 yếu tố bổ sung). Tuy nhiên, đơn vị chưa ban hành quy chế riêng về quản lý văn bản đến và quy chế công tác lưu trữ.
    • Soạn thảo và ban hành văn bản: Thực hiện theo quy trình 7 bước (Xác định mục đích $\rightarrow$ Xác định hình thức $\rightarrow$ Thu thập thông tin $\rightarrow$ Trưởng bộ phận VTLT duyệt nội dung $\rightarrow$ Trưởng phòng HC-NS ký nháy $\rightarrow$ Lãnh đạo ký $\rightarrow$ Nhân bản, đóng dấu, phát hành). Số lượng văn bản năm 2017 có xu hướng gia tăng so với năm 2016, trong đó các loại quyết định, biên bản, giấy mời phát sinh thường xuyên.
    • Quản lý văn bản đi, đến và con dấu: Thực hiện tương đối nghiêm túc việc vào sổ và bảo quản con dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP; tuy nhiên việc lập danh mục hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ còn mang tính thụ động, chưa đúng quy chuẩn lưu trữ chuyên nghiệp.

Chương 3: Một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Chương 3 đề xuất 10 nhóm giải pháp đồng bộ nhằm khắc phục các hạn chế đã chỉ ra:

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nội bộ: Xây dựng lại quy chế soạn thảo và ban hành văn bản phù hợp với các quy định pháp luật mới; khẩn trương xây dựng và ban hành mới Quy chế quản lý văn bản đến và Quy chế công tác lưu trữ tại HPM.
  2. Kiện toàn cơ cấu tổ chức Phòng HC-NS: Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ giữa mảng quản trị nhân sự và mảng hành chính - văn thư - lưu trữ.
  3. Tuyển dụng cán bộ chuyên trách lưu trữ: Bố trí biên chế riêng cho vị trí lưu trữ viên có bằng cấp chuyên ngành để quản lý, chỉnh lý hồ sơ tài liệu của công ty.
  4. Nâng cao vai trò lãnh đạo của Trưởng phòng HC-NS: Tăng cường vai trò chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nghiệp vụ và tham mưu hoàn thiện quy trình văn thư, lưu trữ cho Tổng Giám đốc.
  5. Sắp xếp nhân sự tổ Văn thư – Lưu trữ khoa học: Phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng vị trí công việc, tránh tình trạng kiêm nhiệm quá tải.
  6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ: Cử cán bộ văn thư tham gia các khóa đào tạo nâng cao về tin học văn phòng, ngoại ngữ và nghiệp vụ văn thư - lưu trữ hiện đại.
  7. Bố trí, tổ chức khoa học nơi làm việc: Sắp xếp lại mặt bằng, lắp rèm chắn nắng hoặc biện pháp cách nhiệt cho vách kính; trang bị giá, hộp, cặp lưu trữ chuyên dụng.
  8. Ứng dụng khoa học công nghệ: Triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, từng bước số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ tra cứu nhanh chóng.
  9. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá: Định kỳ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc tại các phòng ban và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư, lưu trữ.
  10. Đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường sự chỉ đạo của Ban Giám đốc: Quy hoạch diện tích kho lưu trữ riêng biệt, mua sắm trang thiết bị bảo quản (máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, phương tiện phòng cháy chữa cháy).

Kết quả và đóng góp

Kết quả khảo sát thực tế

Khóa luận đã tổng hợp các chỉ số thực trạng về nhân sự, thể chế và hạ tầng văn thư - lưu trữ tại Công ty HPM:

Tiêu chí khảo sát Thực trạng tại Công ty HPM (giai đoạn 2002 - 2017)
Quy mô nhân sự VTLT 02 người (01 Trưởng phòng kiêm nhiệm, 01 nhân viên trực tiếp phụ trách).
Trình độ chuyên môn Trưởng phòng: Đại học Tại chức Hành chính; Nhân viên: Cao đẳng. Chưa được đào tạo chuyên sâu lưu trữ và công nghệ thông tin.
Văn bản quy định nội bộ Mới có Quy định soạn thảo văn bản (2011); thiếu Quy chế quản lý văn bản đến và Quy chế công tác lưu trữ.
Hạ tầng, kho tàng lưu trữ Chưa có phòng/kho lưu trữ riêng; tài liệu để chung phòng văn thư và các tủ rải rác; phòng có vách kính chịu ảnh hưởng nhiệt và ánh nắng.
Quy trình nghiệp vụ Đã chuẩn hóa quy trình soạn thảo 7 bước; kiểm tra thể thức 9 yếu tố bắt buộc; quản lý con dấu chặt chẽ theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ trong môi trường doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản – loại hình doanh nghiệp có đặc thù lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật tòa nhà và hồ sơ khách hàng.
  • Về mặt thực tiễn:
    • Khóa luận đánh giá toàn diện, khách quan những mặt đạt được và tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ tại HPM từ khi thành lập (2002) đến năm 2017.
    • Đề xuất được 10 nhóm giải pháp cụ thể, có tính ứng dụng cao, giúp Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HPM có căn cứ thực tế để tái cấu trúc tổ chức bộ máy, bổ sung quy chế nội bộ, bố trí kho lưu trữ đạt chuẩn và nâng cấp trình độ cho nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực tập và nguồn lực tiếp cận thông tin, đề tài chỉ tập trung khảo sát phạm vi công tác văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính Công ty HPM; số liệu thống kê văn bản đi - đến chủ yếu tập trung sâu vào giai đoạn 2016–2017. Bên cạnh đó, do đơn vị chưa có kho lưu trữ riêng nên các số liệu kiểm kê phông lưu trữ lịch sử chưa được bóc tách chi tiết.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu quy trình văn thư, lưu trữ điện tử, ứng dụng các phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tự động hóa tại doanh nghiệp bất động sản.
    • Thiết kế mô hình kho lưu trữ chuyên dụng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cho các doanh nghiệp quản lý chuỗi bất động sản phức hợp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tư liệu thực tế hữu ích đối với:

  • Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị nhân lực: Tham khảo về phương pháp luận khảo sát, cấu trúc đề tài báo cáo/khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư - lưu trữ tại khối doanh nghiệp ngoài nhà nước.
  • Cán bộ quản lý văn phòng và nhân viên hành chính - văn thư tại các doanh nghiệp: Tham khảo quy trình soạn thảo văn bản 7 bước, kỹ thuật kiểm tra 9 yếu tố thể thức bắt buộc và 7 yếu tố bổ sung theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, cùng phương pháp quản lý con dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
  • Nội dung đáng chú ý nhất: Bảng đối chiếu thực trạng nhân sự - cơ sở vật chất và hệ thống 10 giải pháp kiện toàn công tác văn thư, lưu trữ tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM) được thành lập năm nào và cơ cấu nhân sự bộ phận Văn thư – Lưu trữ gồm những ai? Công ty HPM được thành lập ngày 12/11/2002 (chuyển sang mô hình công ty cổ phần năm 2012). Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Phòng HC-NS gồm 02 nhân sự: bà Phan Thị Thu Huyền (43 tuổi, Trưởng phòng HC-NS, trình độ Tại chức Học viện Hành chính, 19 năm tuổi nghề) và bà Bùi Hà My (33 tuổi, nhân viên, trình độ Cao đẳng, 8 năm tuổi nghề).

2. Công ty HPM áp dụng những văn bản quy phạm pháp luật nào của Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ? Công ty áp dụng: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP (về công tác văn thư), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP (về quản lý và sử dụng con dấu), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV (về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).

3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty HPM gồm mấy bước? Quy trình gồm 7 bước: (1) Xác định mục đích văn bản để chọn tên loại; (2) Xác định hình thức, nội dung; (3) Thu thập, xử lý thông tin và soạn thảo; (4) Trưởng bộ phận VTLT xem xét nội dung; (5) Trưởng phòng HC-NS kiểm tra thể thức và ký nháy; (6) Trình lãnh đạo có thẩm quyền ký; (7) Nhân bản, đóng dấu và phát hành.

4. Điểm hạn chế lớn nhất về cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tại Công ty HPM là gì? Công ty chưa có phòng kho lưu trữ riêng biệt; hồ sơ tài liệu lưu trữ phải để chung trong phòng văn thư và rải rác tại các tủ của các phòng ban. Ngoài ra, phòng làm việc thiết kế vách kính khiến nhiệt độ tăng cao vào mùa hè và ánh nắng chiếu trực tiếp, gây bất lợi cho việc bảo quản an toàn tài liệu giấy.

5. Khóa luận đề xuất những quy chế nội bộ mới nào cần ban hành tại HPM? Tác giả đề xuất xây dựng lại Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản cho phù hợp thực tiễn mới, đồng thời ban hành mới 02 văn bản là Quy chế về quản lý văn bản đến và Quy chế công tác lưu trữ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hà đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và phản ánh trung thực thực trạng nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội giai đoạn 2002–2017. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm trong việc chuẩn hóa quy trình soạn thảo văn bản và quản lý con dấu, đồng thời thẳng thắn đánh giá các hạn chế về kho lưu trữ, nhân sự chuyên trách và hệ thống quy chế nội bộ. Hệ thống 10 giải pháp được đề xuất trong khóa luận có tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng và quản lý điều hành tại doanh nghiệp.