LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) đã phát huy được vai trò rõ rệt của nó trong những năm qua. Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu quả hơn tiềm năng vốn có của quốc gia là một yêu cầu bức thiết đặt ra ở hầu hết các địa phương trong cả nước. Một quốc gia sẽ không thể phát triển, tăng trưởng và khai thác được những tiềm lực sẵn có của mình nếu không có nguồn vốn đầu tư.
Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí tuệ và tài sản vô hình, từ đó góp phần làm tăng năng lực sản xuất của xã hội. Hòa cùng xu thế phát triển và hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng cũng sớm nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thu hút vốn FDI. Đặc biệt, để Hải Phòng xứng đáng là “một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ của cả nước và vùng Duyên hải Bắc Bộ; là thành phố cảng, cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía Bắc và cả nước…” thì nhiệm vụ của hoạt động thu hút vốn FDI càng trở nên nặng nề. Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng các hoạt động xúc tiến đầu tư tại thành phố còn manh mún, thiếu tập trung về nguồn lực, thiếu sức mạnh và tính đồng bộ; các nhà đầu tư phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều cơ quan, nhiều khâu, thời gian cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại và tạo tâm lý không tốt cho các nhà đầu tư; thành phố chưa có một tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ năng lực để thực hiện có hiệu quả công tác xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước; hoạt động xúc tiến đầu tư vì thế chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi thế lớn của thành phố để thu hút mạnh mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá.
Mục tiêu chính thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) là tạo ra một tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí); giải quyết theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ trợ các nhà đầu tư.Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn, thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo thành phố trong việc tạo ra môi trường đầu tư hấp dẫn nhất để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung và nguồn vốn FDI nói riêng vào thành phố. 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm cần tăng cường các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng, trong đó không thể không nói đến công tác văn phòng. Bởi, công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo.
Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Văn phòng với vai trò là bộ phận tham mưu trực tiếp trong lĩnh vực xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch đã và đang có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển chung của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì thế việc tổ chức công tác văn phòng, tìm ra những ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới sự hạn chế; để từ đó đưa ra những giải pháp khoa học nhằm từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa là một yêu cầu bức thiết.
Với một cơ cấu tổ chức đặc thù khi mà bộ phận văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn về hoạt động xúc tiến đầu tư thì cũng có nhiều điểm khác biệt trong cách tổ chức công tác văn phòng so với văn phòng thông thường. Phòng Hành chính Tổ chức và Xúc tiến đầu tư (Phòng Hành chính - Xúc tiến) là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp và ổn định theo hướng phát triển chung của thành phố, ngay từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn phòng. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” làm luận văn thạc sĩ của mình. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau: - Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề. - Thứ hai, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau: - Khái quát lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng; - Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nêu rõ tính đặc thù của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư từ khi thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cơ cấu tổ chức được thể hiện trong tổ chức công tác văn phòng; - Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này.
- Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm đầu Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng. + Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ khi thành lập (2016) cho đến nay. Mặc dù là đơn vị mới thành lập, nhưng ngay từ ban đầu đã quan tâm tới tổ chức công tác văn phòng. Chúng ta hãy cùng nhìn nhận và xem xét hoạt động này nhằm rút ra những kinh nghiệm cho một cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù (văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn).
6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Về phạm vi nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức công tác văn phòng theo góc độ tổ chức bộ máy và nhân sự, hệ thống các văn bản quy định, phổ biến, hướng dẫn công tác văn phòng, kết quả thực hiện và hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức công tác văn phòng là một vấn đề nghiên cứu không mới trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Nội dung này được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc; “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2007; “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ” của PGS.TS Văn Tất Thu;… Các cuốn giáo trình này đã đề cập đến lý luận và thực tiễn của công tác văn phòng.
Đặc biệt, trong cuốn Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn” các tác giả đã có nhiều bài viết hay và sâu sắc xoay quanh lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng. Bên cạnh đó là một số luận văn như: “Tổ chức hoạt động tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Ngoài nước” của Nguyễn Thị Bích Liên (Luận văn năm 2018), “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia” của Tô Đức Thùy (Luận văn năm 2019), “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” của Đoàn Ngọc Phán (Luận văn năm 2019),. Khá tương đồng về việc tổ chức công tác văn phòng đã có đề tài “Tổ chức hoạt động văn phòng tại Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ” của Nguyễn Thị Ngọc (Khóa luận năm 2018), “Tìm hiểu về tổ chức hoạt động văn phòng của Công ty TNHH Dầu khí Đài Hải chi nhánh Thường Tín, Hà Nội” của Hoàng Thanh Thủy (Báo cáo nghiên cứu khoa học năm 2017).