Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong điều kiện phát triển của nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc phản ánh, cung cấp thông tin phục vụ quản trị và điều hành doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý là nhân tố phản ánh trình độ quản lý của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh. Sự bùng nổ của công nghệ thông tin đặt ra yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong việc chuyển đổi từ quy trình kế toán thủ công sang ứng dụng máy vi tính nhằm đẩy nhanh tiến độ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời.

Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai, quá trình ứng dụng tin học hóa vào công tác kế toán đã được triển khai nhưng vẫn bộc lộ một số bất cập thực tiễn:

  • Mô hình bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhưng việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các kế toán viên chưa thực sự rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn và thiếu sót số liệu trong quá trình hạch toán.
  • Khâu thu thập dữ liệu, xử lý chứng từ ban đầu và quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm trễ, thủ tục hành chính nội bộ còn rườm rà, chưa đáp ứng yêu cầu nhập liệu kịp thời của phần mềm kế toán.
  • Công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán nội bộ còn mang tính hình thức, chưa đi sâu vào đánh giá chất lượng và kiểm soát rủi ro sai sót nghiệp vụ.

Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Phùng Thị Mùi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai" dưới sự hướng dẫn của ThS. Đào Ngọc Hà.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đi sâu vào các đặc trưng, yêu cầu và quy trình tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai, chỉ rõ những ưu điểm đạt được và các hạn chế còn tồn tại trong việc vận hành hệ thống kế toán máy.
  3. Đề xuất các quan điểm, giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy, chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo và công tác kiểm tra kế toán tại đơn vị nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và máy vi tính tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Nghiên cứu các nội dung tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai (bao gồm trụ sở chính tại số 11, ngõ 43/306 Tây Sơn, phường Ngã Tư Sở, quận Đống Đa, Hà Nội và cơ sở đại lý trực thuộc tại số 36 Lê Đại Hành).
    • Về nội dung: Tập trung vào tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ và hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trong môi trường tin học hóa.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận tiếp cận các quan điểm học thuật tiêu biểu về tổ chức công tác kế toán tại Việt Nam:

  • Quan điểm của GS.TS. Ngô Thế Chi (Học viện Tài chính): Tổ chức công tác kế toán là việc thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học, phù hợp chính sách, chế độ quản lý kinh tế quy định nhằm phát huy vai trò của kế toán.
  • Quan điểm của PGS.TS. Đỗ Minh Thành (Đại học Thương mại): Tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán, áp dụng các nguyên tắc, phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ quản lý kinh tế ở đơn vị.

Khóa luận xác định 5 nguyên tắc tổ chức công tác kế toán:

  1. Đảm bảo thu nhận toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính.
  2. Tuân thủ hệ thống văn bản pháp lý về kế toán hiện hành của Nhà nước.
  3. Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của đơn vị.
  4. Lựa chọn đội ngũ nhân sự có đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
  5. Đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả kinh tế.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán được vận dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Luật Kế toán Việt Nam;
  • Nghị định số 129/2004/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh;
  • Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán;
  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp;
  • Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và thu thập dữ liệu thực tế:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu giáo trình Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính, các văn bản pháp luật, bài viết học thuật trên Tạp chí Kế toán (tiêu biểu là bài viết của tác giả Hồ Tế và Thanh Tùng tại Tạp chí Kế toán số 77).
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi/phiếu khảo sát: Thiết kế phiếu khảo sát lấy ý kiến và số liệu từ các bộ phận, tập trung khảo sát Kế toán trưởng (Nguyễn Thu Hương) về cơ cấu tổ chức và thực trạng hạch toán.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp quan sát quy trình tiếp nhận chứng từ, luân chuyển hồ sơ, thao tác nhập liệu phần mềm và in ấn sổ sách tại phòng kế toán trong thời gian thực tập.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và các kế toán viên phụ trách từng phần hành kế toán để làm rõ các quy trình tác nghiệp và những vướng mắc phát sinh.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh: Phân tích số liệu, so sánh đối chiếu quy trình kế toán thủ công với quy trình kế toán máy để rút ra kết luận.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu thứ cấp: Hồ sơ pháp lý công ty, báo cáo tài chính năm, hệ thống mẫu biểu chứng từ, bảng cân đối tài khoản, danh mục tài khoản, quy chế nội bộ của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai.
  • Dữ liệu sơ cấp: Kết quả phiếu điều tra, biên bản phỏng vấn trực tiếp nhân viên kế toán và dữ liệu quan sát quy trình xử lý thông tin trên phần mềm Misa và Microsoft Excel tại công ty.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý luận nền tảng về công tác kế toán trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và nguyên tắc: Làm rõ bản chất của tổ chức công tác kế toán, trình bày chi tiết 5 nguyên tắc bắt buộc khi thiết lập hệ thống kế toán tại đơn vị.
  • Nội dung tổ chức công tác kế toán:
    • Xác định yêu cầu thông tin và xây dựng danh mục đối tượng kế toán: Trình bày phương pháp tiếp cận theo chu trình kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất); nguyên tắc xây dựng bộ mã đối tượng nhằm phục vụ trích lọc, xử lý dữ liệu.
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Phân tích ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của 3 mô hình bộ máy: mô hình tập trung, mô hình phân tán, mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Đồng thời nêu rõ những thay đổi về bản chất của bộ máy kế toán khi có sự hỗ trợ của máy vi tính (chia sẻ dữ liệu dùng chung, khắc phục giới hạn địa lý, xử lý khối lượng lớn nhưng tăng nguy cơ rủi ro bảo mật dữ liệu và gian lận máy tính).
    • Tổ chức hệ thống thông tin kế toán: Trình bày quy trình tổ chức chứng từ (lập, ký, thu nhận, kiểm tra, luân chuyển chứng từ theo chu trình kinh doanh); tổ chức hệ thống tài khoản (9 loại tài khoản trong bảng ghi kép và loại 0 ngoài bảng ghi đơn, phương pháp thiết lập mã hóa tài khoản chi tiết); tổ chức hệ thống sổ kế toán với 4 hình thức truyền thống (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ) và đặc trưng của Hình thức kế toán trên máy vi tính.
    • Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Phân loại báo cáo tài chính bắt buộc (Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính) và hệ thống báo cáo quản trị không bắt buộc.
    • Tổ chức kiểm tra và kiểm toán nội bộ: Quy trình xây dựng quy chế nội kiểm, phân công trách nhiệm tự kiểm tra, kiểm tra chéo nhằm phát hiện và ngăn chặn sai sót, gian lận ngay từ khâu chứng từ.
    • Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính: Phân tích tác động của phần mềm kế toán, việc chuyển đổi thao tác tính toán thủ công sang tự động hóa và những đòi hỏi mới về năng lực tin học của nhân sự kế toán.

CHƯƠNG 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai

Chương 2 đi sâu khảo sát thực tế tại đơn vị nghiên cứu với các nội dung chi tiết:

  • Tổng quan về đơn vị nghiên cứu:
    • Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư – Thương mại và Xây lắp Thiên Thai (Tên giao dịch: Thien Thai construction and trading investment joint stock company; Tên viết tắt: T&T – DT.,JSC; Mã số thuế: 0103000258).
    • Địa chỉ trụ sở: Số 11, ngõ 43/306 Tây Sơn, phường Ngã Tư Sở, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.
    • Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Dương Thị Thu Hương. Vốn điều lệ đăng ký: 40.000 đồng (theo nguyên văn văn bản).
    • Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp; thiết kế, tư vấn nội ngoại thất; buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng; đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa; kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn; lữ hành nội địa; cho thuê xe ô tô; chế tạo kết cấu thép, bình bể áp lực, đường ống công nghiệp.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
    • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung, thực hiện trên phần mềm kế toán Misa.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ; phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
  • Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán:
    • Tổ chức theo mô hình tập trung tại phòng kế toán, gồm 6 nhân sự:
      1. Kế toán trưởng (Nguyễn Thu Hương): Phụ trách chỉ đạo chung, tham mưu cho Giám đốc, phân công công việc, kiểm tra nghiệp vụ và lập báo cáo quản trị.
      2. Kế toán tổng hợp (chị Trang): Kiểm tra nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu số liệu chi tiết - tổng hợp, tính giá thành, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế.
      3. Kế toán tiền lương, BHXH và BHYT: Theo dõi thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho toàn bộ nhân viên.
      4. Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp.
      5. Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý xuất nhập và theo dõi chi phí nguyên vật liệu.
      6. Kế toán thanh toán: Theo dõi thu - chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, vay và thanh toán nợ vay, tạm ứng.
  • Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin và chu trình hạch toán:
    • Chứng từ và luân chuyển: Sử dụng hệ thống mẫu biểu theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC. Nhân viên kế toán nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm Misa theo từng phân hệ.
    • Báo cáo tài chính: Lập định kỳ năm, gồm: Bảng Cân đối kế toán, Bảng Cân đối tài khoản, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo do Kế toán tổng hợp lập, Kế toán trưởng kiểm tra và gửi cơ quan thuế trước ngày 31/03 năm sau. Báo cáo quản trị chưa được theo dõi riêng biệt, chủ yếu do Kế toán trưởng tổng hợp phục vụ nội bộ.
    • Công tác kiểm tra kế toán: Thực hiện định kỳ 6 tháng một lần do Giám đốc và Kế toán trưởng phụ trách, có thư ký ghi chép; nội dung kiểm tra gồm chứng từ, việc ghi sổ và tổ chức bộ máy.
  • Quá trình và đặc điểm ứng dụng công nghệ thông tin:
    • Năm 2001 (khi thành lập): Công ty trang bị máy tính và sử dụng mạng nội bộ, thực hiện kế toán qua Word, Excel.
    • Năm 2007: Công ty đầu tư và đưa vào sử dụng phần mềm kế toán Misa, tổ chức tập huấn cho nhân sự và thiết lập mật khẩu, phân quyền truy cập cho từng kế toán viên.
    • Doanh nghiệp duy trì hệ thống sổ theo dõi ngoài phần mềm bằng Microsoft Excel cho các chỉ tiêu trọng yếu, tiêu biểu là "Sổ theo dõi khách hàng" gồm 5 sheet: Theo dõi tổng hợp, Khách hàng Hà Nội, Công ty Nam Hạnh, Đại lý Thành Long, Chi phí phát sinh; cùng các sổ theo dõi chi phí trong tháng, sổ theo dõi công trình thi công, sổ theo dõi nguyên vật liệu.

Bảng tổng hợp so sánh tổ chức công tác kế toán trước và sau khi ứng dụng máy vi tính tại công ty:

Tiêu chí Kế toán thường (Thủ công) Kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
Tổ chức hệ thống chứng từ Thu thập dữ liệu phụ thuộc nhiều vào không gian và thời gian. Việc thu thập dữ liệu không còn phụ thuộc vào không gian và thời gian; chứng từ được mã hóa thống nhất, chặt chẽ.
Vận dụng tài khoản kế toán Lập và ghi chép thủ công trên tài khoản thông thường. Các tài khoản kế toán được mã hóa chi tiết trực tiếp trên phần mềm máy tính.
Hình thức kế toán Áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán thủ công với các loại sổ và quy trình riêng biệt. Áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính (dựa trên nguyên tắc hình thức Nhật ký chung).
Tổ chức hệ thống sổ kế toán Phải thực hiện và ghi chép toàn bộ quy trình từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, tốn nhiều nhân công và thời gian. Số liệu nhập từ chứng từ ban đầu tự động kết chuyển vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết; kế toán chỉ kiểm tra, khóa sổ và in ấn; kết hợp linh hoạt bảng tính Excel.
Chính sách kế toán Rõ ràng nhưng không yêu cầu mức độ chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu tuyệt đối như phần mềm. Đòi hỏi các chính sách, phương pháp kế toán phải rõ ràng, nhất quán và chuẩn hóa để thiết lập hệ thống danh mục trên phần mềm.
Tổ chức dữ liệu thông tin Lưu trữ trên hồ sơ, chứng từ giấy tờ; nguy cơ mất dữ liệu điện tử thấp nhưng cồng kềnh. Dữ liệu lưu trữ tập trung trên máy tính; dễ bị truy cập trái phép hoặc mất dữ liệu nếu không lưu trữ cẩn thận; nguy cơ gian lận tin học cao hơn.
Tổ chức nhân viên kế toán Yêu cầu số lượng nhân viên nhiều hơn; không đòi hỏi kỹ năng tin học cao nhưng yêu cầu nắm vững kỹ thuật ghi sổ thủ công. Sử dụng ít nhân sự hơn; đòi hỏi nhân viên có kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm Misa thành thạo.
Tổ chức bộ máy kế toán Thiết lập bộ máy phù hợp quy mô doanh nghiệp với chi phí thủ công. Lựa chọn mô hình bộ máy (tập trung) vừa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp vừa tương thích với tính năng chia sẻ dữ liệu của phần mềm.

CHƯƠNG 3: Các kết luận và đề xuất về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đưa ra hệ thống kiến nghị:

  • Những ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán tập trung tương đối gọn nhẹ, bước đầu có sự phân công chuyên môn hóa từng phần hành.
    • Việc lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất thuận lợi khi vận hành trên phần mềm kế toán Misa.
    • Bước đầu khai thác tốt máy vi tính và phần mềm Misa, đồng thời kết hợp linh hoạt công cụ Excel để mở các sổ theo dõi chi tiết công trình, khách hàng, chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý nhanh của ban giám đốc.
    • Đã duy trì được nền nếp kiểm tra kế toán định kỳ 6 tháng/lần.
  • Những hạn chế còn tồn tại:
    • Về bộ máy: Phân công trách nhiệm chưa rõ ràng giữa kế toán thanh toán và kế toán công nợ, dẫn đến việc hạch toán trùng một khách hàng 2 lần; trình độ CNTT của nhân viên chưa đồng đều, còn hiện tượng quên lưu hoặc làm mất file dữ liệu; chưa có nhân sự kế toán quản trị độc lập.
    • Về chứng từ: Luân chuyển chứng từ chậm, tồn đọng chứng từ; một số chứng từ thiếu chữ ký, không hợp lệ; xảy ra sai sót nghiệp vụ (điển hình là sự cố ngày 12/4/2012 khi mua một lô hàng nhưng hóa đơn ghi sai địa chỉ người bán dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT).
    • Về hệ thống sổ: Quản lý hàng tồn kho còn yếu, xuất hiện chênh lệch giữa số liệu kho thực tế và kho trên phần mềm Misa; các sổ chi tiết lập trên Excel còn hiện tượng ghi chép tùy tiện, tẩy xóa số liệu, diễn đạt thiếu chuẩn mực kế toán.
    • Về công tác kiểm tra: Hoạt động kiểm tra định kỳ còn mang nặng tính hình thức, làm qua loa do khối lượng công việc nhiều.
  • Quan điểm giải quyết và hệ thống đề xuất, kiến nghị:
    • Đối với quản lý chứng từ: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ nhanh chóng; bắt buộc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi nhập kho; hoạt động xuất kho bán hàng phải xin ý kiến và chữ ký duyệt của Giám đốc; quy định rõ trách nhiệm cá nhân đối với từng chứng từ xử lý.
    • Đối với nhân sự kế toán: Xây dựng chính sách khen thưởng, trợ cấp nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm; tổ chức các khóa bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ kế toán máy và sử dụng phần mềm Misa; tổ chức hội thảo trao đổi kinh nghiệm nội bộ.
    • Đối với hệ thống sổ kế toán: Chuẩn hóa các mẫu sổ lập ngoài phần mềm trên Excel đúng theo quy định và chuẩn mực kế toán; cập nhật số liệu liên tục, cấm tẩy xóa số liệu.
    • Đối với tổ chức bộ máy: Bổ sung thêm 01 nhân viên kế toán làm việc tại đại lý ở địa chỉ số 36 Lê Đại Hành (hoặc chuyển kế toán thanh toán/công nợ về đây) để trực tiếp theo dõi và kịp thời cập nhật chứng từ phát sinh tại cơ sở kinh doanh này.
    • Đối với công tác kiểm tra: Xây dựng kế hoạch kiểm tra chi tiết, phân công cán bộ chuyên trách kiểm tra nhằm nâng cao chất lượng nội kiểm thực chất.
    • Đối với báo cáo kế toán quản trị: Thành lập vị trí kế toán quản trị chuyên trách để tham mưu cho Giám đốc; chuẩn hóa hệ thống chỉ tiêu báo cáo nội bộ đảm bảo thống nhất với số liệu báo cáo tài chính và báo cáo dự toán.
    • Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước: Đề nghị Bộ Tài chính hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về kế toán máy và thường xuyên tổ chức các khóa tập huấn cập nhật thông tư, Luật Kế toán cho doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Khóa luận đã phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức công tác kế toán trong môi trường kế toán máy tại một doanh nghiệp hoạt động đa ngành (xây lắp, thương mại, dịch vụ).
  • Làm rõ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 6 người và quy trình xử lý thông tin khép kín từ khâu thu nhận chứng từ đến lập BCTC theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC trên phần mềm Misa.
  • Xác định và minh chứng các lỗi sai sót cụ thể trong thực tế vận hành kế toán máy tại doanh nghiệp:
    • Sự cố chứng từ ngày 12/4/2012 làm mất quyền khấu trừ thuế do ghi sai địa chỉ người bán trên hóa đơn;
    • Tình trạng ghi chép trùng lắp số liệu khách hàng giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán;
    • Sự chênh lệch số liệu giữa sổ kho thực tế và cơ sở dữ liệu trên phần mềm kế toán;
    • Quy cách lập các sổ theo dõi phụ trợ trên Microsoft Excel (5 sheet quản lý khách hàng gồm tổng hợp, khách hàng Hà Nội, Công ty Nam Hạnh, Đại lý Thành Long, chi phí).

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

  • Đưa ra 6 nhóm giải pháp nội bộ chi tiết bao gồm: hoàn thiện quy trình kiểm soát và luân chuyển chứng từ; bồi dưỡng kỹ năng tin học và nghiệp vụ phần mềm Misa cho nhân sự; chuẩn hóa mẫu sổ theo dõi trên Excel; điều chuyển/bổ sung nhân sự kế toán tại đại lý số 36 Lê Đại Hành; chuyên nghiệp hóa công tác kiểm tra nội bộ; và tách biệt chức năng kế toán quản trị.
  • Đề xuất kiến nghị đối với Bộ Tài chính về việc hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý và tổ chức các lớp tập huấn chế độ kế toán cho khối doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính gắn liền với Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Đóng góp một nghiên cứu tình huống thực tiễn có giá trị về sự kết hợp giữa phần mềm kế toán chuyên dụng (Misa) và các công cụ bảng tính phụ trợ (Excel) tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành xây lắp - thương mại.
  • Đưa ra các đề xuất điều chỉnh nhân sự và quy trình kiểm soát nghiệp vụ sát hợp với thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu trên phạm vi một doanh nghiệp điển hình (Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai); số liệu khảo sát và phỏng vấn chủ yếu tập trung vào Kế toán trưởng Nguyễn Thu Hương và đội ngũ kế toán nội bộ; chưa mở rộng so sánh định lượng với các doanh nghiệp cùng ngành xây lắp khác trên địa bàn Hà Nội.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu sâu hơn về việc thiết lập hệ thống chỉ tiêu báo cáo kế toán quản trị chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trên phần mềm kế toán; nghiên cứu giải pháp kết nối, đồng bộ dữ liệu trực tuyến giữa trụ sở chính và các đại lý/công trình thi công phân tán.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về tổ chức công tác kế toán máy; kế toán trưởng, nhân viên kế toán và cán bộ quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc lĩnh vực thương mại, xây lắp.
  • Nội dung có giá trị sử dụng:
    • Phần cơ sở lý luận về phương pháp mã hóa đối tượng kế toán, mã hóa tài khoản chi tiết và tiêu chí thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ trong môi trường tin học hóa (Chương 1).
    • Bảng so sánh toàn diện giữa kế toán thủ công và kế toán trên máy tính (Chương 2).
    • Mô hình kết hợp quản lý giữa phần mềm kế toán đóng gói (Misa) với bảng tính Microsoft Excel để theo dõi chi tiết khách hàng và công trình thi công (Chương 2 và Chương 3).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán Misa; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên; phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

2. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Thiên Thai được tổ chức như thế nào và gồm bao nhiêu nhân sự?

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tại phòng kế toán gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng (bà Nguyễn Thu Hương), Kế toán tổng hợp (chị Trang), Kế toán tiền lương - BHXH - BHYT, Kế toán theo dõi công nợ, Kế toán nguyên vật liệu và Kế toán thanh toán.

3. Trong thực tế, công ty quản lý các sổ theo dõi phụ trợ ngoài phần mềm Misa như thế nào?

Bên cạnh phần mềm Misa, công ty thiết kế thêm các sổ theo dõi ngoài phần mềm trên Microsoft Excel để phục vụ nhu cầu quản lý nhanh của ban giám đốc, bao gồm: Sổ theo dõi khách hàng (thiết lập 5 sheet: tổng hợp, khách hàng Hà Nội, Công ty Nam Hạnh, Đại lý Thành Long, chi phí phát sinh), Sổ theo dõi chi phí trong tháng, Sổ theo dõi công trình thi công và Sổ theo dõi nguyên vật liệu.

4. Tác giả phát hiện những sai sót thực tế nào trong quá trình xử lý chứng từ và quản lý hàng tồn kho tại đơn vị?

Tác giả phát hiện việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ, tồn đọng; tình trạng hạch toán trùng khách hàng giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán; chênh lệch số lượng hàng tồn kho giữa thực tế và phần mềm Misa; các sổ Excel bị tẩy xóa, ghi chép thiếu chuẩn mực; và sự cố nghiệp vụ ngày 12/4/2012 khi mua hàng có hóa đơn ghi sai địa chỉ người bán dẫn đến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT.

5. Tác giả đề xuất giải pháp gì về việc bố trí nhân sự tại các cơ sở kinh doanh của công ty?

Tác giả kiến nghị công ty nên tuyển dụng bổ sung thêm 01 nhân viên kế toán hoặc điều chuyển nhân sự phụ trách phần hành kế toán thanh toán/công nợ về làm việc trực tiếp tại đại lý của công ty ở địa chỉ số 36 Lê Đại Hành để trực tiếp xử lý và cập nhật kịp thời chứng từ phát sinh tại cơ sở này về hệ thống.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phùng Thị Mùi đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính tại doanh nghiệp. Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây lắp Thiên Thai, công trình đã làm rõ quy trình hạch toán trên phần mềm Misa, chỉ ra những ưu điểm cũng như các hạn chế về phân công nhân sự, luân chuyển chứng từ và quản lý dữ liệu tồn kho. Hệ thống giải pháp đề xuất có tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp thiết thực vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.