CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, số hóa tài liệu 1. Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) Tiêu chuẩn Quốc gia là quy định về đặc tí nh kỹ thuật vàyêu cầu quản lýdùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quátrì nh, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xãhội nhằm nâng cao chất lượng vàhiệu quả của các đối tượng này. Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn cóthể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm công nghiệp, y tế, môi trường, an toàn, quản líchất lượng vànhiều lĩnh vực khác.
Cũng như chỉ được áp dụng trong một quốc gia cụ thể vàcóthể được thừa nhận quốc tế nhưng thường được xây dựng dựa trên các yêu cầu và quy định cụ thể của quốc gia đó. Tài liệu Xãhội ngày càng phát triển thìnhu cầu sử dụng các tài liệu để tra cứu, tìm kiếm thông tin trong quákhứ cũng như tìm tòi những hiểu biết của nhân loại ngày càng cao màtừ đó sẽ có các định nghĩa khác nhau dựa vào những yếu tố khác nhau. Tài liệu làmột nguồn tài nguyên quý giácho các nhàsử học hoặc những người cónhu cầu cần thông tin từ quákhứ. Mọi người đã sử dụng tài liệu trong nhiều thế kỷ để tìm hiểu về quákhứ vànhu cầu về tài liệu lưu trữ ngày càng tăng khi xãhội phát triển.
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 có định nghĩa về tài liệu như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân [5]. Vòng đời của một tài liệu thường trải qua 4 giai đoạn: 7 - Tạo tài liệu - Lưu trữ tài liệu - Chia sẻ và cung cấp tài liệu - Lưu trữ hoặc xóa tài liệu 1. Tài liệu số Tài liệu số đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quản lýthông tin và tăng cường hiệu quả làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap “Tài liệu số lànhững tài liệu được lưu giữ bằng máy tính”, có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lýcác file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng cóthể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác.
Tài liệu số làbất kỳ loại tài liệu nào được biểu diễn dưới dạng số hoặc dạng điện tử, thay vì dưới dạng truyền thống giấy. Tóm gọn lại, tài liệu số làtài liệu có thể đọc, sử dụng được màkhông cần giấy tờ ở dạng gốc. Vídụ như hóa đơn nhận được ở dạng PDF được gửi qua email. Số hóa tài liệu Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, công nghệ số ngày càng bao trùm nhiều lĩnh vực trong cuộc sống của chúng ta: từ tài chí nh, kinh doanh đến du lịch vàgiải trí.
Vìvậy, việc tận dụng tất cả những ưu điểm của số hóa và quét tài liệu là điều hợp lý. Số hóa tài liệu được định nghĩa theo nhiều cách hiểu khác nhau, nhưng theo em đây là những cách hiểu cósự thống nhất cao cũng như dễ hiểu cho đa số mọi người. Số hóa tài liệu làquátrình chuyển đổi các tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử. Quá trình này thường bao gồm việc sử dụng các công nghệ quét để tạo ra các bản sao điện tử của tài liệu, cùng với việc sử dụng các công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để nhận dạng vàchuyển đổi văn bản từ hình ảnh sang văn bản cóthể tìm kiếm được.
8 Số hóa tài liệu làviệc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, nh ảnh,… sang chuẩn tài liệu màmáy tính cóthể nhận biết được. Các tài bản in, hì liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lýhơn với một lượng không gian nhất định. Vídụ thực tế về số hóa như là hóa đơn, biên lai, hợp đồng hoặc thỏa thuận… 1.
Quá trình hình thành và phát triển của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 1. Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển Theo Quyết định số 150/QĐ ngày 20/5/1983 của Uỷ Ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước, nay là(Bộ Khoa học vàCông nghệ) Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng (nay làViện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam) được thành lập trên cơ sở hợp nhất 5 phòng kỹ thuật thuộc Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Nhànước [9]. Ba mươi năm qua, hoạt động tiêu chuẩn, chất lượng đã thật sự đi vào cuộc sống, góp phần giúp cho công tác quản lý của Nhà nước trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu ngày càng tốt hơn, kịp thời phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, bảo vệ đất nước, phùhợp với cơ chế quản lýkinh tế mới của Đảng, Nhà nước vàphùhợp với thông lệ quốc tế. Kể từ ngày thành lập Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng đến nay, ngày 20/5/1983 vẫn được lấy làngày thành lập cơ quan.
Tuy nhiên, hoạt động tiêu chuẩn hóa được hì nh thành từ năm 1962 với vai tròlàmột chuyên ngành phục vụ quản lý của Nhà nước về tiêu chuẩn hóa. Ngày 31/12/1970 Uỷ ban Khoa học vàKỹ thuật Nhà nước đã có Quyết định số 298/KHKT/QĐ tách Viện Đo lường vàTiêu chuẩn thành Viện Đo lường vàViện Tiêu chuẩn làhai tổ chức riêng theo từng mặt công tác. Vìvậy, Viện đang làm thủ tục đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cho lấy ngày 31/12/1970 làngày thành lập Viện. Chức năng và nhiệm vụ 1.
Nghiên cứu đề xuất, tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia. Nghiên cứu phương hướng, mục tiêu, chính sách, nghiệp vụ và các giải pháp phát triển, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia. Đề xuất, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn quốc tế; quy hoạch, kế hoạch xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Tổ chức và hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; chủ trì tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc tế và khu vực theo quy định của pháp luật; đề xuất thành lập và quản lý hoạt động của các Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia.
Tổ chức xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia theo sự phân công của Tổng cục trưởng; tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, xây dựng dự thảo quy chuẩn quốc gia do các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xây dựng; góp ý dự thảo quy chuẩn kỹ thuật do địa phương xây dựng. Tham gia thẩm định dự thảo tiêu chuẩn quốc gia và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xây dựng. Hướng dẫn, tư vấn cho các tổ chức, cá nhân xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật. Thực hiện chứng nhận sản phẩm, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật.
Tổ chức thực hiện các hoạt động về mã số mã vạch, làm đầu mối của Việt Nam tại tổ chức mã số mã vạch Quốc tế (gọi tắt là GS1 quốc tế) và đại diện của GS1 Quốc tế tại Việt Nam theo sự phân công của Tổng cục trưởng. Tổ chức và thực hiện các hoạt động về giải thưởng chất lượng quốc gia, giải thưởng chất lượng khu vực và quốc tế theo sự phân công của Tổng cục trưởng. Thực hiện các hoạt động dịch vụ kỹ thuật, khoa học công nghệ và các dịch vụ khác về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia. Tổ chức triển khai thực hiện các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch, giải thưởng chất lượng quốc gia theo quy định của pháp luật.
Tham gia đấu thầu, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch, giải thưởng chất lượng quốc gia. Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia. Tham gia đào tạo đại học và sau đại học liên quan đến lĩnh vực tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia theo quy định của pháp luật [7]. Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng bá về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia.
Tổ chức khai thác các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài, các tài liệu khác có liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng [7]. Xuất bản, in và phát hành các tiêu chuẩn quốc gia, các tài liệu có liên quan và tài liệu khác theo quy định của pháp luật. Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mã số mã vạch và giải thưởng chất lượng quốc gia theo uỷ quyền của Tổng cục trưởng và quy định của pháp luật. Quản lý công chức, viên chức, người lao động, hồ sơ, tài chính, tài sản và tài liệu của Viện theo phân cấp và theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao[7]. Cơ cấu tổ chức của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 12 * Ban Lãnh đạo bao gồm: + Tiến sĩ Phùng Mạnh Trường giữ chức vụ Phóviện trưởng phụ trách + Tiến sĩ Triệu Việt Phương giữ chức Phóviện trưởng * Văn phòng Viện có: + Thạc sĩ Trần Ngọc Chí nh giữ chức Chánh văn phòng Viện cùng một số cán bộ khác. + Văn phòng Viện có nhiệm vụ vàquyền hạn là: Thực hiện công tác hành nh, tổ chức cán bộ, quản trị: Văn thư lưu trữ, Thi đua khen thưởng, Quản lýhồ chí sơ cán bộ, viên chức và người lao động, Quản lýhộ chiếu, Đầu mối thực hiện các dự án xây dựng, sửa chữa, nâng cấp, mua sắm trang thiết bị, vật tư của Viện. [2] * Phòng Tổng hợp vàKế hoạch bao gồm: + Cử nhân Phùng Quang Minh (Trưởng phòng) cùng một số cán bộ khác.