Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam" do sinh viên Trần Quang Linh (Lớp QTDN 8A, Khoa Quản trị Kinh doanh, Học viện Chính sách và Phát triển) thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Phùng Đình Vịnh vào tháng 6/2021.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn: Trong môi trường kinh doanh dịch vụ tài chính - bảo hiểm nhân thọ có tính cạnh tranh cao, tuyển dụng nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và mở rộng mạng lưới phân phối. Doanh nghiệp bảo hiểm không chỉ bổ sung lực lượng lao động đơn thuần mà phải tìm kiếm, chọn lọc nhân sự phù hợp với văn hóa tổ chức và yêu cầu chuyên môn khắt khe. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng tuyển dụng liên tục nhưng tỷ lệ đào thải cao, gây tốn kém chi phí đào tạo lại, kéo dài thời gian hòa nhập và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất lao động. Xuất phát từ thời gian thực tập trực tiếp tại Công ty TNHH Bảo hiểm nhân thọ Chubb Life Việt Nam, tác giả nhận thấy việc phân tích thực trạng tuyển dụng và đề xuất giải pháp hoàn thiện là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu chung: Tìm ra các giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam.
  • Nhiệm vụ cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
    2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự tại Chubb Life Việt Nam giai đoạn 2018 – 2020, làm rõ các kết quả đạt được cùng những hạn chế tồn tại.
    3. Đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tuyển dụng nhân sự (bao gồm hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn) tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam và hệ thống văn phòng, tổng đại lý của công ty.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh, nhân sự trong giai đoạn 2018 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng: Tác giả tiếp cận vấn đề dựa trên các lý thuyết quản trị nhân lực chuẩn mực:

  • Khái niệm nguồn nhân lực: Tổng hợp các quan điểm của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Liên hợp quốc và định nghĩa học thuật của PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) về thể lực và trí lực của người lao động trong tổ chức.
  • Khái niệm và cấu trúc tuyển dụng: Dựa trên giáo trình của Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm (2013), phân định rõ tuyển dụng gồm hai khâu cốt lõi: Tuyển mộ (quá trình thu hút người xin việc từ nguồn bên trong và bên ngoài) và Tuyển chọn (quá trình đánh giá, sàng lọc ứng viên theo các tiêu chí để chọn người phù hợp nhất).
  • Quy trình tuyển dụng chuẩn 7 bước trong doanh nghiệp: (1) Chuẩn bị tuyển dụng; (2) Thông báo tuyển dụng; (3) Thu nhận và chọn lọc hồ sơ; (4) Phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm; (5) Phỏng vấn tuyển chọn; (6) Thời gian tập sự thử việc; (7) Quyết định tuyển dụng.
  • Hệ thống nguyên tắc và yếu tố ảnh hưởng: Xem xét các nguyên tắc tuyển dụng (gắn với nhu cầu kế hoạch, dự đoán hành vi qua quá khứ, thông tin đa chiều, công bằng công khai) cùng các nhân tố ảnh hưởng bên trong (uy tín thương hiệu, tài chính, chiến lược, ban lãnh đạo, địa bàn hoạt động) và bên ngoài (thị trường lao động, kinh tế - xã hội, đối thủ cạnh tranh, thái độ xã hội, hành lang pháp lý).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Thống kê, xử lý và so sánh các chuỗi dữ liệu thứ cấp về doanh thu, số lượng khách hàng, quy mô mạng lưới và cơ cấu lao động theo trình độ, kinh nghiệm trong 3 năm (2018 – 2020).
  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi quy trình làm việc, hoạt động tuyển dụng, các buổi họp đầu tuần, chương trình kick-off và tình hình làm thêm giờ của đội ngũ tư vấn tài chính trong quá trình thực tập tại công ty.
  • Phương pháp tra cứu tài liệu: Tổng hợp các văn bản quy định nội bộ, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự và tài liệu quy chuẩn tuyển dụng của Chubb Life Việt Nam.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ Báo cáo tài chính giai đoạn 2018 – 2020, số liệu báo cáo định kỳ của Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh và Phòng Tài chính Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Chương 1 xây dựng nền tảng lý thuyết cho toàn bộ khóa luận. Tác giả trình bày chi tiết các định nghĩa về nhân sự, tuyển dụng, tuyển mộ và tuyển chọn. Khóa luận phân tích ưu - nhược điểm của các nguồn tuyển mộ bên trong và bên ngoài: nguồn nội bộ có ưu thế về độ tin cậy và tiết kiệm chi phí nhưng dễ gây xáo trộn tâm lý và hạn chế nhân tài mới; nguồn bên ngoài đem lại sự đa dạng, sáng tạo nhưng tốn kém chi phí và thời gian đào tạo hòa nhập. Chương này cũng phân tích mối quan hệ tương hỗ giữa tuyển mộ với đánh giá thực hiện công việc, chế độ lương, đào tạo phát triển và quan hệ lao động, đồng thời nêu rõ các bước cụ thể trong quy trình tuyển chọn gồm thẩm tra thông tin, trắc nghiệm nhân sự, phỏng vấn sâu và kiểm tra sức khỏe.

Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh và thực trạng tuyển dụng tại doanh nghiệp:

Về tổ chức và hoạt động kinh doanh: Chubb Life Việt Nam hoạt động từ năm 2005, là công ty bảo hiểm nhân thọ 100% vốn Hoa Kỳ duy nhất tại Việt Nam, trực thuộc Tập đoàn Chubb. Bộ máy quản lý gồm Tổng giám đốc (Lâm Hải Tuấn) cùng các Phó Tổng giám đốc phụ trách Pháp chế (Nguyễn Khắc Thành Đạt), Nhân sự (Nguyễn Thị Mai), Nghiệp vụ, Tài chính và Kinh doanh.

Doanh thu phí bảo hiểm của công ty tăng trưởng mạnh từ 5.150 tỷ đồng (2018) lên 7.713 tỷ đồng (2019) và đạt 11.500 tỷ đồng (2020). Kênh đại lý đóng vai trò huyết mạch, đóng góp hơn 88% tổng doanh thu năm 2020.

Kênh phân phối Năm 2018 (Tỷ đồng) Tỷ trọng 2018 (%) Năm 2019 (Tỷ đồng) Tỷ trọng 2019 (%) Năm 2020 (Tỷ đồng) Tỷ trọng 2020 (%)
Trực tiếp 775,10 15,05 836,87 10,85 853,09 7,42
Đại lý 4.012,46 77,91 6.489,39 84,14 10.164,61 88,39
Môi giới 194,11 3,77 213,60 2,77 278,41 2,42
Đối tác 168,33 3,27 173,14 2,24 203,89 1,77
Tổng cộng 5.150,00 100,00 7.713,00 100,00 11.500,00 100,00

Về đặc điểm nguồn nhân lực: Số lượng tư vấn tài chính tăng từ 60.000 người (2018) lên 75.000 người (2019) và 80.000 người (2020). Số văn phòng và tổng đại lý tăng từ 200 (2018) lên 275 (2020). Trình độ đại học chiếm tỷ trọng cao nhất (84,60% năm 2018; 78,02% năm 2019; 75,37% năm 2020). Tuy nhiên, cơ cấu kinh nghiệm bộc lộ sự thiếu hụt nhân sự gắn bó lâu năm: năm 2020, nhân sự dưới 1 năm kinh nghiệm chiếm tới 51,11% (40.890 người), trong khi nhân sự trên 5 năm kinh nghiệm chỉ chiếm 7,10% (5.679 người).

Về thực trạng công tác tuyển dụng:

  • Nguyên tắc và chính sách: Áp dụng 3 nguyên tắc gồm căn cứ thực tiễn/kế hoạch, công bằng công khai, tuyển dụng trực tiếp không thu phí; thực hiện đánh giá định kỳ 3 tháng/lần, tổ chức kick-off và các khóa đào tạo khởi nghiệp.
  • Giải pháp thay thế: Khi thiếu hụt nhân sự thời điểm nước rút cuối quý, công ty ưu tiên phương án làm thêm giờ đối với tư vấn tài chính và bộ phận Dịch vụ chăm sóc khách hàng thay vì tuyển mới tạm thời.
  • Quy trình tuyển mộ: Lập kế hoạch dựa trên chỉ tiêu doanh thu và công thức chuyển đổi bán hàng $10:5:3:1$ (10 khách nghe điện thoại $\rightarrow$ 5 khách nhận thư mời $\rightarrow$ 3 khách dự hội nghị $\rightarrow$ 1 hợp đồng giá trị trung bình 15 triệu đồng). Để đạt 10.164,61 tỷ đồng doanh thu đại lý/năm, công ty ước tính cần khoảng 80.719 tư vấn viên. Tiêu chuẩn tuyển mộ tư vấn viên: là công dân Việt Nam từ 21 tuổi trở lên, không trực thuộc công ty bảo hiểm khác, không nằm trong danh sách đen của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam.
  • Nguồn tuyển mộ: Kết hợp nguồn nội bộ (thông qua giới thiệu của người quen, điển hình như sự phát triển nhóm của chị Kim Anh và chị T. Hường tại chi nhánh Lê Trọng Tấn) và nguồn bên ngoài (sinh viên năm cuối các trường ĐH Kinh tế Quốc dân, ĐH Lao động - Xã hội, ĐH Hàng hải, Học viện Tài chính, ĐH Kinh tế TP.HCM; lao động tự do).

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam

Căn cứ mục tiêu phát triển giai đoạn 2021 – 2025, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp khắc phục điểm nghẽn trong tuyển dụng:

Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác tuyển mộ:

  1. Tiến hành phân tích công việc chi tiết nhằm xác định rõ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh chặt chẽ.
  2. Thông báo tuyển mộ công khai, đầy đủ thông tin về chế độ và mô tả công việc trên các phương tiện truyền thông chính thống, hạn chế thông tin sai lệch từ các kênh tự phát.
  3. Tăng cường kiểm tra, giám sát quá trình đăng tin và thu hút ứng viên của đội ngũ tư vấn tài chính để bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
  4. Đẩy mạnh các chiến dịch truyền thông quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng Chubb Life.

Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác tuyển chọn:

  1. Tiến hành thẩm tra thông tin kê khai trong hồ sơ ứng viên thông qua đơn vị thứ ba độc lập nhằm phát hiện thông tin không trung thực.
  2. Xây dựng hệ thống bài kiểm tra trắc nghiệm trí tuệ (IQ) và cảm xúc (EQ) chuẩn hóa dành riêng cho ứng viên bảo hiểm.
  3. Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn có tính phân loại cao, đo lường kỹ năng xử lý tình huống và động cơ làm việc.
  4. Tổ chức kiểm tra sức khỏe đầu vào nhằm bảo đảm ứng viên đủ thể lực đáp ứng yêu cầu công việc.
  5. Bảo đảm tính khách quan, công bằng, hạn chế sự cảm tính của người phỏng vấn.
  6. Thành lập bộ phận chuyên trách giám sát đại lý tại các văn phòng tổng đại lý để quản lý chất lượng tuyển chọn từ cấp cơ sở.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính kèm số liệu minh chứng:

  • Khóa luận làm rõ bức tranh tăng trưởng kinh doanh của Chubb Life Việt Nam giai đoạn 2018 – 2020: Doanh thu phí bảo hiểm tăng hơn gấp 2 lần (từ 5.150 tỷ đồng lên 11.500 tỷ đồng), mạng lưới phân phối mở rộng lên 275 văn phòng đại lý và 80.000 tư vấn tài chính.
  • Thống kê chi tiết thực trạng chất lượng nguồn nhân lực: Trình độ học vấn đại học và sau đại học chiếm trên 80%, nhưng độ ổn định nghề nghiệp còn thấp khi có đến 51,11% nhân sự có thâm niên dưới 1 năm (năm 2020).
  • Minh chứng cách thức tính toán định biên nhân sự kinh doanh bảo hiểm dựa trên mô hình hình phễu chuyển đổi ($10:5:3:1$) gắn liền với doanh thu mục tiêu.

Giải pháp và đóng góp của đề tài:

  • Khóa luận đã hệ thống hóa và áp dụng lý thuyết quản trị nhân sự vào mô hình đại lý bảo hiểm nhân thọ mang đặc thù mạng lưới đa cấp truyền thống.
  • Đề xuất 10 giải pháp cụ thể, phân định rõ giữa khâu tuyển mộ (quản lý kênh thông tin, chuẩn hóa tiêu chí) và khâu tuyển chọn (bổ sung bài test IQ/EQ, thẩm tra qua bên thứ ba, thành lập bộ phận giám sát tại tổng đại lý), giúp khắc phục tình trạng tuyển ồ ạt nhưng thiếu sàng lọc kỹ năng tại cơ sở.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chủ yếu dựa trên số liệu thứ cấp nội bộ giai đoạn 2018 – 2020 tại một doanh nghiệp bảo hiểm có vốn đầu tư nước ngoài (Chubb Life Việt Nam), chưa thực hiện khảo sát định lượng sâu trên quy mô lớn về mức độ hài lòng hay tỷ lệ nghỉ việc thực tế của các tư vấn viên sau tuyển dụng; chưa so sánh đối sánh chi tiết với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành như Prudential, Manulife hay Bảo Việt.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang mối liên hệ giữa chất lượng tuyển dụng đầu vào với tỷ lệ duy trì hợp đồng bảo hiểm (K2) và hiệu suất bán hàng dài hạn của đại lý; nghiên cứu tác động của nền tảng số hóa (như Chubb SmartAgency) đến quy trình tuyển dụng trực tuyến.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Kinh doanh bảo hiểm; các nhà nghiên cứu đang thực hiện đề tài về quản trị nhân sự trong ngành dịch vụ tài chính.
  • Nội dung đáng giá: Phương pháp tính toán nhu cầu tuyển dụng tư vấn viên dựa trên phễu chuyển đổi doanh số bán hàng ($10:5:3:1$); hệ thống chỉ tiêu phân tích cơ cấu lao động theo trình độ - thâm niên trong doanh nghiệp bảo hiểm; các đề xuất kiểm soát quy trình tuyển mộ tự phát của đại lý cấp dưới.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng công thức nào để tính toán số lượng tư vấn tài chính cần tuyển dụng tại Chubb Life Việt Nam?
Tác giả sử dụng tỷ lệ phễu chuyển đổi bán hàng $10:5:3:1$: gọi 10 khách hàng $\rightarrow$ 5 khách nhận thư mời $\rightarrow$ 3 khách dự hội nghị $\rightarrow$ ký được 1 hợp đồng (size trung bình 15 triệu đồng/hợp đồng). Kết hợp với năng suất tiếp cận trung bình 115 khách hàng/ngày/tư vấn viên, công ty xác định cần khoảng 80.719 tư vấn tài chính để đạt mục tiêu doanh thu 10.164,61 tỷ đồng từ kênh đại lý trong một năm.

2. Tiêu chuẩn đầu vào bắt buộc đối với vị trí tư vấn tài chính tại Chubb Life là gì?
Ứng viên phải là công dân Việt Nam từ 21 tuổi trở lên, hiện không làm tư vấn tài chính/đại lý cho công ty bảo hiểm khác, không nằm trong danh sách đen của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam và hoàn tất đầy đủ hồ sơ thủ tục theo quy định của công ty.

3. Đặc điểm cơ cấu nhân sự của Chubb Life Việt Nam theo trình độ và kinh nghiệm năm 2020 như thế nào?
Về trình độ, nhân sự có bằng đại học chiếm tỷ trọng cao nhất với 75,37%, sau đại học chiếm trên 8%, trung cấp chiếm 2,40%. Về kinh nghiệm, nhóm dưới 1 năm chiếm đa số với 51,11% (40.890 người), trong khi nhóm có kinh nghiệm trên 5 năm chỉ chiếm 7,10% (5.679 người).

4. Chubb Life áp dụng phương án thay thế nào khi thiếu hụt nhân sự vào các đợt cao điểm?
Vào thời điểm nước rút cuối mỗi quý hoặc dịp cao điểm kinh doanh (như nghỉ lễ 30/04 & 01/05), công ty không tuyển mới mà áp dụng biện pháp làm thêm giờ đối với đội ngũ tư vấn tài chính và bộ phận Dịch vụ chăm sóc khách hàng để hoàn tất hồ sơ và phát hành hợp đồng.

5. Tác giả đề xuất giải pháp kỹ thuật nào mới trong khâu tuyển chọn ứng viên?
Tác giả đề xuất đưa vào bài kiểm tra trắc nghiệm IQ và EQ chuẩn hóa, thực hiện thẩm tra lý lịch/thông tin ứng viên thông qua đơn vị thứ ba độc lập, và thành lập bộ phận chuyên trách giám sát đại lý tại các văn phòng tổng đại lý.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Quang Linh đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH BHNT Chubb Life Việt Nam trong giai đoạn 2018 – 2020. Nghiên cứu chỉ ra sự tăng trưởng vượt bậc về doanh thu và quy mô lực lượng tư vấn tài chính, đồng thời nhận diện rõ những điểm nghẽn về cơ cấu thâm niên lao động và tính tự phát trong tuyển mộ đại lý. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình sàng lọc, kiểm tra IQ/EQ và tăng cường giám sát cơ sở có giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác quản trị nhân lực tại doanh nghiệp.