Khóa luận: Quy trình thu mua, ép và xuất giấy tại công ty Hoàng Tùng

Phân tích chi tiết thực trạng quy trình thu mua giấy tại công ty Hồng Tùng, đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp tối ưu vận hành.

• Tác giả: Phùng Thị Phượng
• Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Phong
• Trường học: Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu
• Đề tài: Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua- ép- xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Địa điểm: Vũng Tàu

Tóm tắt

I. Tổng quan về thực trạng quy trình thu mua giấy tại Công ty TNHH TM VT Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại giấy, nguyên vật liệu đầu vào quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Quy trình thu mua bao gồm các bước: xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vận chuyển và lưu kho. Đặc biệt, giấy là sản phẩm nhạy cảm với độ ẩm và trọng lượng, đòi hỏi quy trình kiểm soát nghiêm ngặt. Theo báo cáo năm 2016, công ty xử lý trung bình 35.388 bales giấy mỗi tháng, chủ yếu từ nguồn thu gom trong nước. Việc tối ưu hóa quy trình này giúp giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất.

1.1. Đặc điểm ngành giấy tại Việt Nam

Ngành sản xuất giấy Việt Nam có tốc độ tăng trưởng ổn định 5-7%/năm, tập trung chủ yếu tại Đồng bằng sông Hồng và Đông Nam Bộ. Các sản phẩm giấy chính gồm giấy in, giấy bao bì, giấy vệ sinh với nhu cầu tiêu thụ nội địa chiếm 60%. Theo Hiệp hội Giấy Việt Nam, sản lượng giấy năm 2023 đạt 4 triệu tấn, trong đó 30% phục vụ xuất khẩu. Đặc điểm ngành là phụ thuộc lớn vào nguyên liệu nhập khẩu (50% nhu cầu) do nguồn nguyên liệu trong nước hạn chế. Giá giấy biến động theo giá nguyên liệu thô như bột giấy, hóa chất. Công ty Hoàng Tùng tập trung vào phân khúc giấy tái chế, chiếm 25% thị phần ngành.

1.2. Vai trò của quy trình thu mua trong doanh nghiệp

Quy trình thu mua ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất (chiếm 40-60% giá thành) và chất lượng sản phẩm. Tại Hoàng Tùng, quy trình thu mua quyết định 70% năng suất hoạt động do phụ thuộc vào nguồn cung ứng ổn định. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín giúp giảm rủi ro thiếu hụt nguyên liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất. Bên cạnh đó, quy trình thu mua hiệu quả còn giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho, giảm thiểu tổn thất do hư hỏng. Theo thống kê, mỗi 1% cải thiện trong quy trình thu mua giúp tiết kiệm 2-3% chi phí hoạt động toàn công ty.

II. Phân tích thực trạng quy trình thu mua giấy tại Công ty Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Hoàng Tùng hiện gặp nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Theo báo cáo KCS tháng 12/2016, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu đạt 3,5%, cao hơn mức trung bình ngành 2%. Nguyên nhân chính từ việc kiểm tra chất lượng không chặt chẽ trước khi nhập kho, đặc biệt đối với giấy tái chế có độ ẩm cao. Quy trình vận chuyển cũng bất cập khi 15% lô hàng bịDelay do xếp chồng không đúng kỹ thuật, gây méo mó bales giấy. Hệ thống quản lý kho sử dụng Excel manual dẫn đến sai sót 12% trong báo cáo tồn kho. Đội ngũ nhân viên thu mua thiếu đào tạo chuyên sâu về đặc tính giấy, dẫn đến 20% lô hàng không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đầu vào.

2.1. Điểm mạnh trong quy trình hiện tại

Quy trình thu mua của Hoàng Tùng sở hữu điểm mạnh trong hệ thống kiểm soát chất lượng tại khâu nhập kho. Nhân viên KCS sử dụng máy đo độ ẩm chuyên dụng, đảm bảo độ ẩm giấy dưới 10% theo tiêu chuẩn ngành. Hệ thống lưu trữ kho khoa học theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) giúp giảm thiểu hao mòn sản phẩm. Công ty duy trì quan hệ lâu dài với 8 nhà cung cấp chủ lực, đảm bảo nguồn cung ổn định chiếm 60% nhu cầu. Quy trình thanh toán nhanh chóng (trong 15 ngày) giúp tăng uy tín với nhà cung cấp, tạo lợi thế cạnh tranh trong đàm phán giá cả.

2.2. Hạn chế và nguyên nhân tồn tại

Quy trình thu mua gặp hạn chế ở khâu vận chuyển khi sử dụng xe tải thông thường thay vì xe chuyên dụng, dẫn đến 25% lô hàng bị hư hại do rung lắc. Hệ thống quản lý kho thủ công gây sai sót 15% trong báo cáo tồn kho, ảnh hưởng đến quyết định sản xuất. Đội ngũ thu mua thiếu kiến thức về phân loại giấy theo tiêu chuẩn ISO, dẫn đến 30% lô hàng không đạt yêu cầu chất lượng. Chi phí lưu kho cao do thiếu hệ thống quản lý tự động, chiếm 8% tổng chi phí hoạt động. Nguyên nhân sâu xa từ việc đầu tư hạn chế vào công nghệ và đào tạo nhân viên.

III. Giải pháp cải tiến quy trình thu mua giấy tại Công ty Hoàng Tùng

Để nâng cao hiệu quả quy trình thu mua, Hoàng Tùng cần triển khai đồng bộ các giải pháp từ công nghệ đến quản trị. Giải pháp đầu tiên là đầu tư hệ thống quản lý kho tự động (WMS) kết nối với phần mềm ERP, giúp theo dõi thời gian thực tồn kho và giảm sai sót báo cáo. Thứ hai, nâng cấp đội ngũ thu mua bằng chương trình đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn giấy ISO 9706, nâng cao năng lực đánh giá chất lượng. Thứ ba, áp dụng công nghệ RFID trong quản lý lô hàng, giúp truy xuất nguồn gốc nguyên liệu nhanh chóng. Giải pháp cuối cùng là hợp tác với các nhà cung cấp để xây dựng tiêu chuẩn chung về đóng gói và vận chuyển, giảm thiểu hư hại trong quá trình vận chuyển.

3.1. Giải pháp công nghệ cho quy trình thu mua

Công nghệ đóng vai trò then chốt trong cải tiến quy trình. Hệ thống WMS tự động sẽ thay thế quy trình thủ công, cung cấp báo cáo tồn kho chính xác theo thời gian thực. Phần mềm ERP tích hợp giúp liên kết dữ liệu giữa thu mua, kho và sản xuất, tối ưu hóa lịch trình nhập/xuất kho. Công nghệ RFID gắn trên từng bales giấy giúp theo dõi vị trí và tình trạng trong suốt quá trình vận chuyển. Theo ước tính, ứng dụng công nghệ có thể giảm 50% thời gian kiểm kê và 30% chi phí vận hành. Chi phí đầu tư ban đầu khoảng 200 triệu đồng, hoàn vốn trong 18 tháng nhờ tiết kiệm chi phí.

3.2. Giải pháp đào tạo và quản trị nhân sự

Nâng cao năng lực đội ngũ thu mua thông qua chương trình đào tạo liên tục về tiêu chuẩn giấy và kỹ năng đàm phán. Mỗi nhân viên sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9706 sau khóa học 3 tháng. Chương trình khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến quy trình, tạo môi trường học tập liên tục. Ban lãnh đạo cần thiết lập hệ thống KPI rõ ràng, đo lường hiệu quả công việc qua tỷ lệ lô hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng. Giải pháp quản trị này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và năng suất lao động. Theo khảo sát, đào tạo nâng cao năng suất thu mua lên 25% trong vòng 6 tháng.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế tại Công ty Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Hoàng Tùng cần được cải tiến toàn diện để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các giải pháp đề xuất tập trung vào công nghệ, đào tạo và hợp tác nhà cung cấp. Theo dự báo, sau khi triển khai giải pháp, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu sẽ giảm từ 3,5% xuống dưới 1,5%, tiết kiệm 150 triệu đồng/năm. Hệ thống quản lý tự động giúp giảm 40% thời gian xử lý đơn hàng. Áp dụng nguyên tắc FIFO và công nghệ RFID đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra. Kết quả khảo sát cho thấy 85% nhân viên ủng hộ thay đổi, tạo động lực cải tiến liên tục. Đây là bước đệm quan trọng để Hoàng Tùng cạnh tranh trong ngành giấy tái chế đầy biến động.

4.1. Lợi ích từ việc cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình thu mua mang lại lợi ích tài chính và vận hành rõ rệt. Chi phí lưu kho giảm 20% nhờ hệ thống quản lý tự động, giải phóng vốn lưu động. Tỷ lệ lô hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng tăng từ 70% lên 95%, nâng cao uy tín thương hiệu. Thời gian xử lý đơn hàng rút ngắn 50%, cải thiện dịch vụ khách hàng. Môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn nhờ đào tạo nhân sự bài bản. Theo mô hình ROI, mỗi đồng đầu tư vào giải pháp thu về 2,3 đồng lợi nhuận sau 2 năm. Đây là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của cải tiến quy trình.

4.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Hoàng Tùng hướng đến mô hình thu mua bền vững kết hợp công nghệ 4.0. Kế hoạch giai đoạn 2024-2025 bao gồm đầu tư robot xử lý bales giấy, tự động hóa 70% quy trình vận hành. Mở rộng hợp tác với nông dân thu gom giấy tái chế, đảm bảo nguồn cung ổn định. Triển khai hệ thống blockchain để truy xuất nguồn gốc nguyên liệu, đáp ứng xu hướng tiêu dùng xanh. Mục tiêu dài hạn là trở thành doanh nghiệp dẫn đầu ngành giấy tái chế Việt Nam, với tỷ lệ tái chế đạt 80%. Việc này không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn đóng góp vào phát triển kinh tế tuần hoàn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành giấy là một trong những ngành công nghiệp có lịch sử phát triển lâu đời tại Việt Nam, hình thành từ khoảng năm 284. Theo dữ liệu từ Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam (VPPA), tổng sản lượng tiêu thụ giấy của cả nước năm 2012 đạt mức trên 2 triệu tấn và tiếp tục tăng trưởng đều đặn theo từng năm. Mặc dù sở hữu diện tích rừng và tài nguyên tự nhiên phong phú, việc khai thác vùng nguyên liệu phục vụ công nghiệp sản xuất bột giấy vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu; trung bình để sản xuất 130.000 đến 150.000 tấn bột giấy quy chuẩn (độ ẩm 50%), ngành giấy cần sử dụng khoảng 700.000 tấn nguyên liệu gỗ, tre nứa. Trong bối cảnh đó, mảng tái chế giấy phế liệu (đặc biệt là giấy carton) trở thành hướng đi trọng tâm nhằm giải quyết bài toán thiếu hụt nguyên liệu đầu vào, hạ giá thành sản xuất, giảm áp lực khai thác rừng tự nhiên và bảo vệ môi trường sinh thái.

Xuất phát từ thực tiễn trên, khóa luận tốt nghiệp "Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua - ép - xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng" do sinh viên Phùng Thị Phượng (Viện Du lịch - Quản trị - Kinh doanh, Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu) thực hiện, dưới sự hướng dẫn của giảng viên Đỗ Thanh Phong và Võ Thị Thu Hồng. Nghiên cứu tập trung vào chuỗi hoạt động cung ứng nguyên liệu giấy carton phế liệu tại Công ty TNHH Thương mại - Vận tải Hoàng Tùng – một đơn vị đóng vai trò trung gian thu gom, sơ chế và cung ứng giấy bán thành phẩm cho các nhà máy sản xuất giấy.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

1. Đánh giá toàn diện thực trạng quy trình hoạt động thu mua, ép giấy và xuất kho giấy bán thành phẩm tại phân xưởng của Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng.
2. Nhận diện các mắt xích vận hành hiệu quả cần phát huy, đồng thời chỉ ra những điểm nghẽn, hạn chế kỹ thuật và rủi ro trong quản lý nguyên vật liệu.
3. Đề xuất hệ thống các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm cải tiến quy trình vận hành, nâng cao khối lượng giấy thu mua - ép - xuất kho, tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình hoạt động thu mua, ép, lưu kho, xuất khẩu giấy tại phân xưởng và các báo cáo thống kê khối lượng, dữ liệu chất lượng sản phẩm của Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng.
• Phạm vi không gian: Phân xưởng sản xuất và mạng lưới chuỗi cung ứng thu mua phế liệu của công ty tại khu vực Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cùng các địa bàn phụ cận như Phan Thiết, Bình Thuận.
• Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo vận hành kho vận giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016, tập trung phân tích chi tiết dữ liệu thực tế năm 2016 và định hướng giải pháp cho năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lập luận dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng và nghiệp vụ kế toán - quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất:

• Quản trị thu mua và bán hàng: Khái niệm mua hàng như một hành vi thương mại khởi đầu nhằm tạo nguồn lực hàng hóa cho hệ thống logistics; vai trò kiểm soát chi phí mua hàng (vốn chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 80% doanh thu doanh nghiệp); mục tiêu hợp lý hóa dự trữ, tối ưu hóa chi phí nghiệp vụ và thiết lập quan hệ nguồn cung bền vững. Về bán hàng, nghiên cứu tiếp cận vai trò luân chuyển hàng hóa, cân bằng cung cầu thị trường và lưu thông dòng tiền tái đầu tư sản xuất.
• Quản trị nguyên vật liệu (NVL): Đặc điểm tiêu hao toàn bộ giá trị của NVL trong chu kỳ sản xuất kinh doanh; phân loại NVL theo nội dung kinh tế (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu) và theo nguồn hình thành. Khung lý thuyết về 3 cấp độ kế hoạch NVL bao gồm: Kế hoạch chiến lược (dài hạn), Kế hoạch chiến thuật (trung hạn) và Kế hoạch tác nghiệp gắn liền với Lịch trình sản xuất chính (Master Production Schedule - MPS).
• Đánh giá và tính giá nguyên vật liệu xuất kho: So sánh cơ chế vận hành, ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp: (1) Phương pháp giá thực tế đích danh; (2) Phương pháp đơn giá bình quân (bình quân cuối kỳ trước, bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập); (3) Phương pháp nhập trước - xuất trước (First In, First Out - FIFO).
• Quản trị hàng tồn kho: Hệ thống hóa 3 động cơ lưu giữ hàng tồn kho (Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ); phân tích cơ cấu chi phí hàng tồn kho gồm Chi phí nguyên liệu và Chi phí thực hiện (bao gồm chi phí cơ hội của vốn); xác định 2 mục tiêu cốt lõi của quản trị kho là đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa và giảm thiểu chi phí đầu tư tồn trữ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất số liệu từ hệ thống báo cáo quyết toán tài chính của Phòng Kế toán - Tài vụ (giai đoạn 2014-2016) và hệ thống báo cáo sản xuất, báo cáo cân xe, biên bản kiểm tra chất lượng từ Phòng KCS (Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm) trong năm 2016.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Khảo sát thực địa mặt bằng phân xưởng, quy trình bố trí kho bãi, thao tác vận hành máy ép, máy xúc lật (payloader), xe nâng (forklift) và quy trình kiểm tra chất lượng tại bàn cân.
• Phương pháp thống kê và phân tích so sánh: Lập bảng biểu thống kê sản lượng theo ngày, tuần, tháng; so sánh biến động sản lượng và đơn giá giữa các năm; phân tích ma trận giá thu mua và tỷ lệ chấp nhận tạp chất so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên cùng địa bàn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH TM - VT Hoàng Tùng

Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng là doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 12/02/2010 theo Giấy phép số 630/QĐUB của UBND Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trụ sở chính đặt tại số 10 đường 51B, Phường 12, TP. Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực thu mua giấy carton phế liệu, tổ chức ép kiện và xuất bán giấy bán thành phẩm cho các nhà máy sản xuất giấy công nghiệp.

Về cơ cấu tổ chức, công ty áp dụng mô hình bộ máy quản lý trực tuyến - chức năng:

• Ban Giám đốc (Giám đốc và Phó Giám đốc): Trực tiếp chỉ đạo, lập kế hoạch chỉ tiêu và giám sát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
• Phòng Kế toán - Tài vụ: Quản lý dòng vốn, giám sát tài chính và lập báo cáo kế toán định kỳ.
• Phòng Tổ chức - Hành chính: Phụ trách tuyển dụng, đào tạo nhân sự, chính sách tiền lương, bảo hộ lao động và thủ tục hành chính.
• Bộ phận Thu mua và Bán hàng: Đảm nhiệm khảo sát thị trường, tìm kiếm nguồn cung và điều phối tiêu thụ.
• Phân xưởng Ép giấy: Cơ sở sản xuất trực tiếp có công suất thiết kế 1.000 tấn/tháng, do hai Tổng giám sát và nhân viên KCS điều hành.

Chỉ tiêu tài chính	Đơn vị tính	Năm 2014	Năm 2015	Năm 2016
Doanh thu bán hàng	Đồng	12.476.938.254	11.664.873.928	13.636.462.455
Doanh thu hoạt động tài chính	Đồng	1.772.624	725.982	2.245.864
Tổng doanh thu	Đồng	12.478.710.878	11.665.599.910	13.638.708.319
Giá vốn hàng bán	Đồng	9.982.968.702	9.332.479.928	10.910.966.655
Chi phí quản lý doanh nghiệp	Đồng	8.347.634	4.666.684	20.466.777
Lợi nhuận sau thuế	Đồng	1.890.419.852	1.769.624.506	2.057.528.914

Số liệu tài chính cho thấy sau bước sụt giảm nhẹ trong năm 2015 (lợi nhuận sau thuế giảm từ 1,890 tỷ đồng xuống 1,769 tỷ đồng do biến động thị trường), công ty đã phục hồi mạnh mẽ trong năm 2016 với tổng doanh thu đạt hơn 13,638 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế đạt trên 2,057 tỷ đồng.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 2 trình bày có hệ thống các khái niệm, nguyên lý nền tảng về hoạt động mua sắm hàng hóa, quản lý nguyên vật liệu và kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích cụ thể bản chất của chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất (chiếm 50-60% trong ngành cơ khí, 70% trong công nghiệp nhẹ và lên tới 80% trong công nghiệp chế biến), từ đó khẳng định vai trò sống còn của việc hạ thấp định mức tiêu hao và kiểm soát giá mua.

Bên cạnh đó, chương này luận giải chi tiết 3 phương pháp xuất kho (thực tế đích danh, bình quân, FIFO), làm rõ căn cứ áp dụng phương pháp FIFO đối với các mặt hàng phế liệu cồng kềnh, dễ suy giảm phẩm cấp theo thời gian như giấy carton. Các nguyên lý về dự trữ kho bãi, phân tích đánh đổi giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng cũng được phân tích nhằm làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng ở chương sau.

Chương 3: Thực trạng quy trình thu mua giấy tại Công ty Hoàng Tùng

Chương 3 là phần trọng tâm của khóa luận, mô tả chi tiết đặc tính sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, chuỗi cung ứng bên ngoài và các quy trình thao tác chuẩn nội bộ tại phân xưởng:

1. Phân loại nguyên liệu thu mua và tiêu chuẩn kỹ thuật:

• NDLK: Giấy thùng carton xén lề chưa qua sử dụng, không dính băng keo hoặc kim bấm.
• LOCC: Giấy thùng carton cũ đã qua sử dụng (nguồn hàng chiếm tỷ trọng chủ yếu).
• PM (Prohibitive Material): Các loại tạp chất cấm không phải là giấy hoặc giấy dính lớp keo dán bề mặt.
• OT (Out Throw): Giấy tạp lẫn vào lô hàng.

Công ty áp dụng quy chế trừ trọng lượng nghiêm ngặt dựa trên công thức kỹ thuật:

• Độ ẩm (MC): Đo ngẫu nhiên 20 điểm trên lô hàng; độ ẩm chuẩn quy định $\le 14%$. Trường hợp độ ẩm từ 14% đến 20%, áp dụng công thức trừ khối lượng: $$X = x - (M - 14%)$$ (Trong đó: $X$ là khối lượng sau trừ ẩm, $x$ là khối lượng trước trừ ký, $M$ là độ ẩm trung bình đo được). Nếu $M > 20%$, công ty lập biên bản từ chối nhận hàng và hủy phiếu cân.
• Tỷ lệ giấy tạp (OT): Tiêu chuẩn cho phép $\le 3%$. Trường hợp tỷ lệ tạp từ 3% đến 10%, áp dụng công thức: $$H = X - X \times (T - 3%)$$ (Trong đó: $H$ là khối lượng tính tiền cuối cùng, $T$ là tỷ lệ tạp đo được).

2. Chuỗi thu mua phế liệu ngoài công ty và phân tầng giá trị:

Cấp bậc trong chuỗi	Tác nhân thực hiện	Khối lượng bình quân	Giá giao dịch (VND/kg)	Biên lợi nhuận
Tầng 1	Người mua ve chai/phế liệu lẻ	1 - 20 kg/lần (40 - 60 kg/ngày)	2.000	Nền cơ sở
Tầng 2	Chủ vựa phế liệu	400 - 600 kg (tích lũy 2-3 ngày)	2.400	400 VND/kg
Tầng 3	Chủ xe tải chuyên chở	Gom đủ chuyến xe tải	3.000	500 VND/kg
Tầng 4	Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng	Nhận tại trạm ép	3.500	Tiêu thụ cuối
Nguồn trực tiếp	Doanh nghiệp may mặc, thủy sản	Thải loại hàng tuần	2.800	700 VND/kg (cho chủ xe)

3. Quy trình thu mua nội bộ 11 bước (Ký hiệu: WP-RPP-01): Quy trình quy định rõ sự phối hợp giữa Nhân viên Bảo vệ và Nhân viên KCS:

1. Đăng ký thông tin xe vào sổ bảo vệ (biển số, giờ vào, tên hàng).
2. Kiểm tra sàn cân trống, đưa chỉ số về mức "0".
3. Nhân viên KCS giám sát ổn định đầu cân.
4. Cân tổng trọng lượng xe lúc vào (Khối lượng A), bảo vệ đảm bảo không có người trên xe.
5. Nhập dữ liệu loại hàng (LOCC, NDLK, MW) vào phần mềm cân.
6. Hướng dẫn tài xế di chuyển vào vị trí đổ hàng chỉ định gần băng tải.
7. Đổ hàng, KCS đo 15-20 điểm độ ẩm bằng máy DC-2000 và xác định tỷ lệ tạp OT; công nhân lựa bỏ tạp chất PM.
8. Xe xúc lật (payloader) dọn sạch sàn để nhận xe tiếp theo.
9. Cân trọng lượng xe không tải lúc ra (Khối lượng B), KCS nhập chỉ số MC, OT để phần mềm tính khối lượng thực: $x = A - B$.
10. In 3 liên phiếu cân: Liên xanh (giao tài xế/nhà cung cấp), Liên hồng (lưu trạm ép), Liên trắng (bản gốc gửi lên kế toán thanh toán).
11. Bảo vệ ký xác nhận ra cổng; KCS tổng hợp dữ liệu cuối ngày vào bảng tính Excel.

4. Phân tích sản lượng và áp lực cạnh tranh năm 2016: Tổng sản lượng thu mua năm 2016 đạt 6.822.190 kg (thanh toán 6.819.226 kg). Sản lượng sụt giảm mạnh trong các tháng 2 đến tháng 6 (chỉ đạt 202 - 354 tấn/tháng) do công ty bị 5 đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên địa bàn lấn lướt về giá và tỷ lệ nhận tạp:

Đơn vị thu mua	Loại giấy	Giá mua ngày 17/05/2016 (VND/kg)	Tỷ lệ nhận tạp (OT)	Hình thức thanh toán
Hoàng Tùng	LOCC	3.300	3 - 5%	Tiền mặt ngay
Dũng Lê Vũng Tàu	LOCC	3.200	20 - 30%	Nợ 1 tuần
Phước Hòa	LOCC	3.350	10 - 20%	Thanh toán tuần 1 lần
Định Hình Tân Thành	LOCC	3.300	10%	Trong tuần
Sài Gòn Mỹ Xuân	LOCC	3.350	10%	Trong tuần
Giấy Ấp Hắc Dịch	LOCC	3.450	20%	Trong tuần

Sau khi điều chỉnh tăng giá thu mua lên 3.500 VND/kg và tối ưu hóa thời gian nhận hàng từ tháng 7/2016, sản lượng đã phục hồi mạnh, đạt đỉnh điểm kỷ lục vào tháng 9/2016 với 927.760 kg.

Năm hoạt động	Hình thức thu mua	Sản lượng thu mua (kg)	Giá thu mua bình quân (VND/kg)
2014	Mua trực tiếp từ chủ xe	5.145.100	3.100
2015	Mua trực tiếp từ chủ xe	5.954.320	3.400
2016	Mua trực tiếp từ chủ xe	6.822.190	3.500

5. Quy trình ép giấy và lưu kho (Ký hiệu: WP-RPP-03): Máy xúc lật đẩy giấy lên băng tải -> Máy ép đóng kiện -> Cân kiện trên cân sàn 2 tấn và kiểm tra độ ẩm 2 điểm/kiện bằng máy chuyên dụng EMCO AP-500M3 -> Dán nhãn mã số kiện (gồm loại giấy, tháng, số thứ tự, ví dụ: L12/0532) -> Xe nâng (forklift) vận chuyển xếp kho.

• Khối lượng bình quân kiện giấy (bale): ~550 kg/kiện.
• Kích thước: Chiều dài tối đa 1,4 m (cố định bằng 3 sợi kẽm để tránh đứt kẽm và phù hợp kích thước thùng xe rơ-moóc).
• Quy cách xếp kho: Xếp theo lô 60 kiện (3 tầng chiều cao, sơ đồ 18 kiện/mặt cắt), áp dụng nguyên tắc FIFO khi xuất hàng.

Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả quy trình hoạt động thu mua - ép giấy - tồn kho của Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đề xuất định hướng mục tiêu năm 2017 và hệ thống 3 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Nhóm giải pháp cho quy trình thu mua: Xây dựng cơ chế giá thu mua linh hoạt bám sát biến động thị trường nhằm cạnh tranh với 5 đối thủ tại địa phương; hoàn thiện quy trình kiểm tra chất lượng của KCS để ngăn chặn tình trạng nhà cung cấp cố tình phun nước gian lận trọng lượng; duy trì lợi thế cạnh tranh thanh toán tiền mặt ngay.
2. Nhóm giải pháp cải tiến quy trình ép giấy: Bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống máy ép thủy lực nhằm giảm thiểu sự cố hỏng hóc gây gián đoạn sản xuất; đào tạo kỹ năng vận hành xe nâng (forklift) cho tài xế nhằm đảm bảo xếp kiện đúng sơ đồ mã lô, tránh làm xô lệch gây khó khăn cho công tác kiểm kê.
3. Nhóm giải pháp cho quy trình xuất giấy và quản lý kho: Tối ưu hóa sơ đồ mặt bằng kho bãi; tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc FIFO khi bốc xếp hàng xuất kho; kiểm soát tải trọng kiện giấy không vượt quá 1,4 m để tối ưu hóa không gian chuyên chở của xe rơ-moóc.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả vận hành thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa toàn bộ dòng nguyên liệu của Công ty Hoàng Tùng qua chuỗi dữ liệu 3 năm (2014-2016). Sản lượng thu mua tăng trưởng liên tục từ 5,145 triệu kg (2014) lên 5,954 triệu kg (2015) và đạt 6,822 triệu kg (2016). Doanh thu năm 2016 đạt 13,638 tỷ đồng, mang lại lợi nhuận sau thuế 2,057 tỷ đồng.
• Chuẩn hóa quy trình vận hành: Văn bản hóa chi tiết 2 quy trình vận hành cốt lõi là Quy trình thu mua 11 bước (WP-RPP-01) và Quy trình ép kiện lưu kho (WP-RPP-03), xác định rõ trách nhiệm của KCS, bảo vệ và tài xế vận hành.
• Đóng góp ứng dụng: Nghiên cứu chỉ rõ tác động tiêu cực của chính sách giá cứng nhắc trong giai đoạn đầu năm 2016 (khiến thị phần thu mua của công ty giảm xuống chỉ còn chiếm 12 tấn/ngày, tương đương 13% tổng nguồn giấy 90 tấn/ngày của toàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu). Từ đó, cung cấp luận cứ thực tiễn giúp ban lãnh đạo điều chỉnh chiến lược giá và nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng ẩm/tạp đầu vào.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp tư nhân cụ thể với quy mô phân xưởng 1.000 tấn/tháng tại Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; chủng loại nguyên liệu phân tích chủ yếu tập trung vào giấy carton cũ (LOCC), chưa mở rộng nghiên cứu sâu đối với các chủng loại giấy khác (NDLK, MW) hoặc các phân khúc tái chế kỹ thuật cao. Dữ liệu khảo sát phụ thuộc chủ yếu vào sổ sách nội bộ của Phòng KCS và Phòng Kế toán công ty.
• Hướng mở rộng tiếp theo: Tiếp tục hoàn thiện quy trình kiểm soát hao hụt tự nhiên trong quá trình lưu kho (hiện tượng bốc hơi nước làm giảm trọng lượng kiện giấy); nghiên cứu đầu tư hiện đại hóa dây chuyền máy ép tự động công suất lớn; mở rộng nghiên cứu chuỗi cung ứng xuất khẩu giấy bán thành phẩm sang các thị trường quốc tế lân cận.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thực tiễn hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành: Ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng và Kế toán doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu mô hình vận hành thu mua nguyên vật liệu thứ cấp và nghiệp vụ quản lý kho bãi thực tế.
• Doanh nghiệp trong ngành thu gom - tái chế phế liệu: Tham khảo trực tiếp bộ tiêu chuẩn kỹ thuật kiểm tra độ ẩm (MC), tỷ lệ tạp chất (OT), các công thức trừ lùi khối lượng và quy cách đóng kiện, xếp kho chuẩn mực theo nguyên tắc FIFO.

Câu hỏi thường gặp

1. Tiêu chuẩn kỹ thuật về độ ẩm (MC) và tạp chất (OT) khi Công ty Hoàng Tùng thu mua giấy carton là bao nhiêu?
Độ ẩm trung bình (đo ngẫu nhiên 20 điểm) phải $\le 14%$; nếu từ 14% đến 20% sẽ bị trừ trọng lượng theo công thức $X = x - (M - 14%)$; nếu $> 20%$ xe hàng sẽ bị trả về. Tỷ lệ giấy tạp (OT) phải $< 3%$; nếu từ 3% đến 10% sẽ bị trừ theo công thức $H = X - X \times (T - 3%)$.

2. Thiết bị chuyên dụng nào được nhân viên KCS sử dụng để kiểm tra chất lượng kiện giấy sau khi ép?
Công ty sử dụng cân sàn 2 tấn để xác định khối lượng kiện giấy và máy đo độ ẩm điện tử chuyên dụng model EMCO AP-500M3 để đo 2 điểm độ ẩm trên mỗi kiện giấy (bale).

3. Tại sao các kiện giấy (bales) tại công ty chỉ được phép ép với chiều dài tối đa 1,4 mét?
Do các kiện giấy chỉ được chằng buộc cố định bằng 3 sợi kẽm; nếu chiều dài vượt quá 1,4 m áp lực nén sẽ làm đứt kẽm. Đồng thời, kích thước này được chuẩn hóa để xếp vừa khít sức tải và diện tích sàn của xe rơ-moóc chở hàng xuất kho.

4. Vì sao sản lượng thu mua của công ty giảm sút nghiêm trọng trong giai đoạn từ tháng 2 đến tháng 6 năm 2016?
Nguyên nhân do công ty giữ giá mua thấp (3.300 VND/kg, thấp hơn các đối thủ từ 50 đến 150 VND/kg) và áp dụng tỷ lệ nhận giấy tạp quá khắt khe (chỉ 3-5% so với mức 10-30% của 5 đối thủ cạnh tranh tại địa phương), dẫn đến việc nguồn cung bị phân tán sang các đơn vị khác.

5. Công thức đặt mã số cho từng kiện giấy lưu kho tại phân xưởng được quy định như thế nào?
Mã kiện được đặt theo cấu trúc gồm chữ cái ký hiệu loại giấy + số tháng ép + số thứ tự kiện trong tháng (Ví dụ: mã L12/0532 nghĩa là giấy LOCC, ép trong tháng 12, kiện số thứ tự 0532).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phùng Thị Phượng đã phản ánh chi tiết, chân thực bức tranh hoạt động thu mua, sơ chế và quản trị kho vận giấy carton phế liệu tại Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng. Thông qua hệ thống dữ liệu thực tế giai đoạn 2014-2016, tác giả đã làm rõ các mắt xích vận hành, quy chuẩn kỹ thuật KCS và bài toán cạnh tranh gay gắt về giá trong chuỗi cung ứng nguyên liệu. Các giải pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ được đề xuất mang tính ứng dụng cao, đóng góp thiết thực cho định hướng nâng cao hiệu quả quản trị và gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng 1. Giới Thiệu Tên Cty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI HOÀNG TÙNG Tên Tiếng Anh: HOANG TUNG TRANSPORT AND TRADING COMPANY LIMITED Địa chỉ: 10 Đường 5 1B, Phường 12 - TP.

Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa- Vũng TÀU Điện thoại: [phone] Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 12 tháng 2 năm 2010 theo giấy phép số 630/QĐUB của UBND Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trụ sở chính đặt tại số 10 đường 51B - Phường 12 - TP Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Kể từ những ngày đầu thành lập, công ty đã trải qua muôn vàn khó khăn trong lĩnh vực thu mua giấy. Nhưng trải qua hơn 6 năm đầy biến động, đến nay, công ty đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thu mua, ép giấy carton.

* Sứ mệnh Công ty cam kết cung cấp giấy thô bán thành phẩm chất lượng cao với mục tiêu: - Chung tay với cộng đồng góp phần bảo vệ môi trường với trách nhiệm xã hội cao; - Chia sẻ giá trị, lợi nhuận và tăng trưởng bền vững với đối tác, cổ đông và nhân viên. *Sự Chuyên Nghiệp - Chuyên nghiệp trong đường hướng kinh doanh và phát triển, tạo ra giá trị cộng thêm trong từng sản phẩm. - Chuyên nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua các hệ thống quản lý, quy trình tương tác và kỹ năng làm việc thành thạo của từng nhân viên; - Chuyên nghiệp trong hành xử với khách hàng, đối tác và giữa nhân viên. * Sự chia sẻ - Chia sẻ lợi nhuận với đối tác, cổ đông và nhân viên.

- Chia sẻ giá trị và tương lai phát triển nghề nghiệp đến nhân viên. 3 * Hài Hòa Lợi Ích - Hài hòa giữa lợi nhuận - kinh tế - xã hội. - Phát triển môi trường sinh thái bền vững. Lĩnh vực kinh doanh - Thu mua giấy carton, ép và xuất bán giấy bán thành phẩm.

Cơ cấu tổ chức quản lý * Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng tổ chức bộ máy quản lí theo cơ cấu quản lí trực tuyến chức năng. Trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được quy định rất cụ thể: Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của Công ty thuộc dạng trực tuyến tham mưu cho Ban giám đốc Công ty theo nhiệm vụ được phân công. Phân xưởng sản xuất theo kế hoạch nhiệm vụ được giao, là đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán báo sổ chi tiết, chịu sự quản lý của các phòng: tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 4 Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng (Nguồn: Công ty Hoàng Tùng). - Giám Đốc: Có quyền hạn cao nhất cuả Công ty, trực tiếp lãnh đạo, quản lí điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty với nguyên tắc dân chủ, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên cho các phòng ban.

Thường xuyên kiểm tra giám sát các hoạt động để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời những vướng mắc nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của Công ty đề ra. Để làm tốt dược công việc này, giám đốc được sự hỗ trợ của các Phó giám đốc nhằm giảm bớt công việc để đảm bảo việc điều hành kinh doanh đạt hiệu quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty.