Khóa luận: Quy trình thu mua, ép và xuất giấy tại công ty Hoàng Tùng

Phân tích chi tiết thực trạng quy trình thu mua giấy tại công ty Hồng Tùng, đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp tối ưu vận hành.

• Tác giả: Phùng Thị Phượng
• Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Phong
• Trường học: Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu
• Đề tài: Thực trạng và giải pháp cải tiến quy trình thu mua- ép- xuất giấy của công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Địa điểm: Vũng Tàu

Tóm tắt

I. Tổng quan về thực trạng quy trình thu mua giấy tại Công ty TNHH TM VT Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại giấy, nguyên vật liệu đầu vào quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Quy trình thu mua bao gồm các bước: xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vận chuyển và lưu kho. Đặc biệt, giấy là sản phẩm nhạy cảm với độ ẩm và trọng lượng, đòi hỏi quy trình kiểm soát nghiêm ngặt. Theo báo cáo năm 2016, công ty xử lý trung bình 35.388 bales giấy mỗi tháng, chủ yếu từ nguồn thu gom trong nước. Việc tối ưu hóa quy trình này giúp giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất.

1.1. Đặc điểm ngành giấy tại Việt Nam

Ngành sản xuất giấy Việt Nam có tốc độ tăng trưởng ổn định 5-7%/năm, tập trung chủ yếu tại Đồng bằng sông Hồng và Đông Nam Bộ. Các sản phẩm giấy chính gồm giấy in, giấy bao bì, giấy vệ sinh với nhu cầu tiêu thụ nội địa chiếm 60%. Theo Hiệp hội Giấy Việt Nam, sản lượng giấy năm 2023 đạt 4 triệu tấn, trong đó 30% phục vụ xuất khẩu. Đặc điểm ngành là phụ thuộc lớn vào nguyên liệu nhập khẩu (50% nhu cầu) do nguồn nguyên liệu trong nước hạn chế. Giá giấy biến động theo giá nguyên liệu thô như bột giấy, hóa chất. Công ty Hoàng Tùng tập trung vào phân khúc giấy tái chế, chiếm 25% thị phần ngành.

1.2. Vai trò của quy trình thu mua trong doanh nghiệp

Quy trình thu mua ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất (chiếm 40-60% giá thành) và chất lượng sản phẩm. Tại Hoàng Tùng, quy trình thu mua quyết định 70% năng suất hoạt động do phụ thuộc vào nguồn cung ứng ổn định. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín giúp giảm rủi ro thiếu hụt nguyên liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất. Bên cạnh đó, quy trình thu mua hiệu quả còn giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho, giảm thiểu tổn thất do hư hỏng. Theo thống kê, mỗi 1% cải thiện trong quy trình thu mua giúp tiết kiệm 2-3% chi phí hoạt động toàn công ty.

II. Phân tích thực trạng quy trình thu mua giấy tại Công ty Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Hoàng Tùng hiện gặp nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Theo báo cáo KCS tháng 12/2016, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu đạt 3,5%, cao hơn mức trung bình ngành 2%. Nguyên nhân chính từ việc kiểm tra chất lượng không chặt chẽ trước khi nhập kho, đặc biệt đối với giấy tái chế có độ ẩm cao. Quy trình vận chuyển cũng bất cập khi 15% lô hàng bịDelay do xếp chồng không đúng kỹ thuật, gây méo mó bales giấy. Hệ thống quản lý kho sử dụng Excel manual dẫn đến sai sót 12% trong báo cáo tồn kho. Đội ngũ nhân viên thu mua thiếu đào tạo chuyên sâu về đặc tính giấy, dẫn đến 20% lô hàng không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đầu vào.

2.1. Điểm mạnh trong quy trình hiện tại

Quy trình thu mua của Hoàng Tùng sở hữu điểm mạnh trong hệ thống kiểm soát chất lượng tại khâu nhập kho. Nhân viên KCS sử dụng máy đo độ ẩm chuyên dụng, đảm bảo độ ẩm giấy dưới 10% theo tiêu chuẩn ngành. Hệ thống lưu trữ kho khoa học theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) giúp giảm thiểu hao mòn sản phẩm. Công ty duy trì quan hệ lâu dài với 8 nhà cung cấp chủ lực, đảm bảo nguồn cung ổn định chiếm 60% nhu cầu. Quy trình thanh toán nhanh chóng (trong 15 ngày) giúp tăng uy tín với nhà cung cấp, tạo lợi thế cạnh tranh trong đàm phán giá cả.

2.2. Hạn chế và nguyên nhân tồn tại

Quy trình thu mua gặp hạn chế ở khâu vận chuyển khi sử dụng xe tải thông thường thay vì xe chuyên dụng, dẫn đến 25% lô hàng bị hư hại do rung lắc. Hệ thống quản lý kho thủ công gây sai sót 15% trong báo cáo tồn kho, ảnh hưởng đến quyết định sản xuất. Đội ngũ thu mua thiếu kiến thức về phân loại giấy theo tiêu chuẩn ISO, dẫn đến 30% lô hàng không đạt yêu cầu chất lượng. Chi phí lưu kho cao do thiếu hệ thống quản lý tự động, chiếm 8% tổng chi phí hoạt động. Nguyên nhân sâu xa từ việc đầu tư hạn chế vào công nghệ và đào tạo nhân viên.

III. Giải pháp cải tiến quy trình thu mua giấy tại Công ty Hoàng Tùng

Để nâng cao hiệu quả quy trình thu mua, Hoàng Tùng cần triển khai đồng bộ các giải pháp từ công nghệ đến quản trị. Giải pháp đầu tiên là đầu tư hệ thống quản lý kho tự động (WMS) kết nối với phần mềm ERP, giúp theo dõi thời gian thực tồn kho và giảm sai sót báo cáo. Thứ hai, nâng cấp đội ngũ thu mua bằng chương trình đào tạo chuyên sâu về tiêu chuẩn giấy ISO 9706, nâng cao năng lực đánh giá chất lượng. Thứ ba, áp dụng công nghệ RFID trong quản lý lô hàng, giúp truy xuất nguồn gốc nguyên liệu nhanh chóng. Giải pháp cuối cùng là hợp tác với các nhà cung cấp để xây dựng tiêu chuẩn chung về đóng gói và vận chuyển, giảm thiểu hư hại trong quá trình vận chuyển.

3.1. Giải pháp công nghệ cho quy trình thu mua

Công nghệ đóng vai trò then chốt trong cải tiến quy trình. Hệ thống WMS tự động sẽ thay thế quy trình thủ công, cung cấp báo cáo tồn kho chính xác theo thời gian thực. Phần mềm ERP tích hợp giúp liên kết dữ liệu giữa thu mua, kho và sản xuất, tối ưu hóa lịch trình nhập/xuất kho. Công nghệ RFID gắn trên từng bales giấy giúp theo dõi vị trí và tình trạng trong suốt quá trình vận chuyển. Theo ước tính, ứng dụng công nghệ có thể giảm 50% thời gian kiểm kê và 30% chi phí vận hành. Chi phí đầu tư ban đầu khoảng 200 triệu đồng, hoàn vốn trong 18 tháng nhờ tiết kiệm chi phí.

3.2. Giải pháp đào tạo và quản trị nhân sự

Nâng cao năng lực đội ngũ thu mua thông qua chương trình đào tạo liên tục về tiêu chuẩn giấy và kỹ năng đàm phán. Mỗi nhân viên sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9706 sau khóa học 3 tháng. Chương trình khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến quy trình, tạo môi trường học tập liên tục. Ban lãnh đạo cần thiết lập hệ thống KPI rõ ràng, đo lường hiệu quả công việc qua tỷ lệ lô hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng. Giải pháp quản trị này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và năng suất lao động. Theo khảo sát, đào tạo nâng cao năng suất thu mua lên 25% trong vòng 6 tháng.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế tại Công ty Hoàng Tùng

Quy trình thu mua giấy tại Hoàng Tùng cần được cải tiến toàn diện để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các giải pháp đề xuất tập trung vào công nghệ, đào tạo và hợp tác nhà cung cấp. Theo dự báo, sau khi triển khai giải pháp, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu sẽ giảm từ 3,5% xuống dưới 1,5%, tiết kiệm 150 triệu đồng/năm. Hệ thống quản lý tự động giúp giảm 40% thời gian xử lý đơn hàng. Áp dụng nguyên tắc FIFO và công nghệ RFID đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra. Kết quả khảo sát cho thấy 85% nhân viên ủng hộ thay đổi, tạo động lực cải tiến liên tục. Đây là bước đệm quan trọng để Hoàng Tùng cạnh tranh trong ngành giấy tái chế đầy biến động.

4.1. Lợi ích từ việc cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình thu mua mang lại lợi ích tài chính và vận hành rõ rệt. Chi phí lưu kho giảm 20% nhờ hệ thống quản lý tự động, giải phóng vốn lưu động. Tỷ lệ lô hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng tăng từ 70% lên 95%, nâng cao uy tín thương hiệu. Thời gian xử lý đơn hàng rút ngắn 50%, cải thiện dịch vụ khách hàng. Môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn nhờ đào tạo nhân sự bài bản. Theo mô hình ROI, mỗi đồng đầu tư vào giải pháp thu về 2,3 đồng lợi nhuận sau 2 năm. Đây là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của cải tiến quy trình.

4.2. Định hướng phát triển trong tương lai

Hoàng Tùng hướng đến mô hình thu mua bền vững kết hợp công nghệ 4.0. Kế hoạch giai đoạn 2024-2025 bao gồm đầu tư robot xử lý bales giấy, tự động hóa 70% quy trình vận hành. Mở rộng hợp tác với nông dân thu gom giấy tái chế, đảm bảo nguồn cung ổn định. Triển khai hệ thống blockchain để truy xuất nguồn gốc nguyên liệu, đáp ứng xu hướng tiêu dùng xanh. Mục tiêu dài hạn là trở thành doanh nghiệp dẫn đầu ngành giấy tái chế Việt Nam, với tỷ lệ tái chế đạt 80%. Việc này không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn đóng góp vào phát triển kinh tế tuần hoàn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng 1. Giới Thiệu Tên Cty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI HOÀNG TÙNG Tên Tiếng Anh: HOANG TUNG TRANSPORT AND TRADING COMPANY LIMITED Địa chỉ: 10 Đường 5 1B, Phường 12 - TP.

Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa- Vũng TÀU Điện thoại: [phone] Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải Hoàng Tùng là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 12 tháng 2 năm 2010 theo giấy phép số 630/QĐUB của UBND Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trụ sở chính đặt tại số 10 đường 51B - Phường 12 - TP Vũng Tàu - Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Kể từ những ngày đầu thành lập, công ty đã trải qua muôn vàn khó khăn trong lĩnh vực thu mua giấy. Nhưng trải qua hơn 6 năm đầy biến động, đến nay, công ty đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thu mua, ép giấy carton.

* Sứ mệnh Công ty cam kết cung cấp giấy thô bán thành phẩm chất lượng cao với mục tiêu: - Chung tay với cộng đồng góp phần bảo vệ môi trường với trách nhiệm xã hội cao; - Chia sẻ giá trị, lợi nhuận và tăng trưởng bền vững với đối tác, cổ đông và nhân viên. *Sự Chuyên Nghiệp - Chuyên nghiệp trong đường hướng kinh doanh và phát triển, tạo ra giá trị cộng thêm trong từng sản phẩm. - Chuyên nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua các hệ thống quản lý, quy trình tương tác và kỹ năng làm việc thành thạo của từng nhân viên; - Chuyên nghiệp trong hành xử với khách hàng, đối tác và giữa nhân viên. * Sự chia sẻ - Chia sẻ lợi nhuận với đối tác, cổ đông và nhân viên.

- Chia sẻ giá trị và tương lai phát triển nghề nghiệp đến nhân viên. 3 * Hài Hòa Lợi Ích - Hài hòa giữa lợi nhuận - kinh tế - xã hội. - Phát triển môi trường sinh thái bền vững. Lĩnh vực kinh doanh - Thu mua giấy carton, ép và xuất bán giấy bán thành phẩm.

Cơ cấu tổ chức quản lý * Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM-VT Hoàng Tùng tổ chức bộ máy quản lí theo cơ cấu quản lí trực tuyến chức năng. Trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được quy định rất cụ thể: Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của Công ty thuộc dạng trực tuyến tham mưu cho Ban giám đốc Công ty theo nhiệm vụ được phân công. Phân xưởng sản xuất theo kế hoạch nhiệm vụ được giao, là đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hạch toán báo sổ chi tiết, chịu sự quản lý của các phòng: tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 4 Sơ đồ 1.1: Cơ chế tổ chức tại công ty TNHH TM-VTHoàng Tùng (Nguồn: Công ty Hoàng Tùng). - Giám Đốc: Có quyền hạn cao nhất cuả Công ty, trực tiếp lãnh đạo, quản lí điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty với nguyên tắc dân chủ, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên cho các phòng ban.

Thường xuyên kiểm tra giám sát các hoạt động để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời những vướng mắc nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của Công ty đề ra. Để làm tốt dược công việc này, giám đốc được sự hỗ trợ của các Phó giám đốc nhằm giảm bớt công việc để đảm bảo việc điều hành kinh doanh đạt hiệu quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty. - Phó Giám Đốc: Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong quản lý và điều chỉnh công việc. Luôn theo dõi, giám sát công việc thực hiện kế hoạch kinh doanh hay nhiệm vụ được Giám đốc phân công để kiểm tra và báo cáo với giám đốc toàn hộ hoạt 5 động của Cty.

Tham mưu và cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết về việc ra quyết định. - Phòng kế toán - tài vụ: Quản lý vốn, tài sản, giám sát mọi hoạt động tài chính Cty, phân tích hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin quản lý và sử dụng vốn. Cuối kỳ lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc, cơ quan chức năng Nhà nước và các đối tác bên ngoài. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn, đào tào và bố trí nhân lực, tiền lương, bảo hộ, an toàn vệ sinh lao động.

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cho cán bộ, công nhân viên trong Cty và thủ tục hành chính. - Bộ phận thua mua và bán hàng: hỗ trợ công ty mua được nguồn cung ứng với giá rẻ nhất , chất lượng tốt nhất, cung ứng kịp thời nhất, cùng phối hợp với phân xưởng, bộ phận kinh doanh đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty và đáp ứng nhu cầu khách hàng. - Phân Xưởng Ép Giấy: Là trái tim của công ty, đây là nơi diễn ra các hoạt động thu mua, ép giấy, tồn kho và xuất giấy. Tại đây được điều hành bởi hai tổng giám sát.

Với công suất 1000 tấn/ tháng. Cũng là nơi thu mua của các chủ vựa giấy ở khu vực tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Ngoài ra, các vựa giấy ở Phan Thiết, Bình Thuận cũng một trong những khách hàng lớn của công ty. - Nhân viên KCS: người trực tiếp điều hành phân xưởng.

Các hoạt động thu mua, ép giấy, xuất hàng đều được thực hiện dưới sự kiểm soát của nhân viên KCS.4 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh daonh của công ty qua ba năm 2014-2016 6 Bảng 1: Kết quả hoạt dộng của công ty qua 3 năm 2014-2016 Đơn Chỉ tiêu 2014 2015 2016 vị Doanh thu bán đồng 12,476,938,254 11,664,873,928 13,636,462,455 hàng Doanh thu Doanh hoạt đồng 1,772,624 725,982 2,245,864 thu động tài chính rp A Tổng doanh đồng 12,478,710,878 11,665,599,910 13,638,708,319 thu Giá vốn hàng đồng 9,982,968,702 9,332,479,928 10,910,966,655 bán Chi phí quản lý đồng 8,347,634 4,666,684 20,466,777 Lợi nhuận sau đồng 1,890,419,852 1,769,624,506 2,057,528,914 thuế (Nguồn: Báo cáo quyết toán của mỗi quý qua ba năm 2014,2015, 2016- phòng kế toán) Nhận xét: Thời kỳ 2014 - 2015, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều biến động lên xuống.Lợi nhuận sau thuế năm 2014 là 1,891,419,852 đồng.Năm 2015 lợi nhuận sau thuế giảm còn 1,796,624,506 đông.Đến năm 2016 tình hình cải tiến hơn, lợi nhuận sau thuế tăng nhanh lên 2,057,528,914 đồng. 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2. Một số lý luận về việc thu mua và bán hàng 2.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng dối với doanh nghiệp + Khái niệm : Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng.

Thực chất mua hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chât lượng và chi phí của logistics chịu ảnh hưởng rất lớn từ việc mua hàng. + Mục tiêu: - Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: mua hàng đảm bảo dự trữ bổ sung hợp lý về số lượng, chất lượng và thời gian - Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí nghiệp vụ mua - Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Thông qua mối quan hệ phát triển mối quan hệ nguồn hàng hiện tại , phát hiện thiết lập quan hệ nguồn hàng tiềm năng. + Vai trò: - Tạo nguồn lực logistics - hàng hóa - ban dầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên sơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đực biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian.

- Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh daonh thương mại, giá trị hàng hóa mua chiểm tỉ lệ lớn, từ 60-80% daonh thu, Do đso cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuân hơn là giảm cho chi phí khác, 2. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị bán hàng đối với doanh nghiệp + Một số Khái niệm phổ biến treent hế giới hiện nay: -Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đởi dã thỏa thuận. 8 - Bán hàng là quá trình liên hệ với khcash hàng tiềm năng, tìm hiểu nhu cầu cảu khách hàng, trình bày avf chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng avf thanh toán. - Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ mong muốn.

+ Vai trò: Bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội: -Bán hàng giúp cho hàng hóa đưuọc lưu chuyển từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Do đó, nếu không có bán hàng thì sản xuất chắc cahwns sẽ gặp nhiều khó khắn, nền kinh tế sẽ bị suy thoái vì khủng hoảng cung cầu, xã hội vì thế khong thể phast triển. - Bán hàng còn đóng và trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa hay dịch vụ, bán cho những người có nhu cầu để thu về lợi nhuận.

Tiền thu về từ hoạt động abs hàng sẽ tiếp tục đưa vào hoạt dộng sản xuất để tiếp tục sinh lợi sau đượt bán hàng tiếp theo. - Bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nới dư thừa sang nơi có nhu cầu. Đây chính là động lực để doanh nghiệp di chuyển hàng hóa từ những nơi dư thừa, giá thấp đến bán ở những nơi hàng hóa khan hiếm , giá cao mong kiếm được lợi nhuận cao hơn. Do đó, bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cân bằng nhu cầu xã hội.

- Bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua lẫn người bán.Đối với người mua, lợi ích của họ có được là sản phẩm.Còn đối với nguwoif bán, đó là lợi nhuận từ kinh doanh.Nhờ hoạt đọng bán hàng mà lồn tiền- hàng luân chuyển thường xuyên giữa người mua và người bán.Mỗi vòng luân chuyển đều phát sinh lợi ích cho cả hai bên. Môt số lý luân về nguyên vât liêu thu mua 2.