Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, công tác quản lý tài chính và dòng tiền đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại hàng hóa, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán chiếm tỷ trọng lớn và diễn ra thường xuyên. Việc quản trị tốt các khoản phải thu giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh, giảm thiểu rủi ro bị chiếm dụng vốn và hạn chế nợ xấu. Đồng thời, việc theo dõi và thanh toán đúng hạn các khoản phải trả người bán giúp duy trì uy tín thương mại, củng cố mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và tối ưu hóa chu kỳ thanh toán.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Xuân (chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Khoa Tài chính - Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. HCM) thực hiện nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Sôcôla Marou. Marou là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ cacao, phân phối cả ở thị trường nội địa lẫn xuất khẩu sang nhiều quốc gia. Xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh và yêu cầu luân chuyển vốn liên tục của doanh nghiệp, đề tài đã tập trung làm rõ thực trạng tổ chức hạch toán công nợ tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu, nắm bắt toàn diện quy trình và bộ máy kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH Sôcôla Marou; vận dụng lý thuyết kế toán tài chính vào thực tiễn doanh nghiệp.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Cập nhật, đối chiếu việc chấp hành các chính sách, quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành tại doanh nghiệp.
    • Phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi chép sổ sách và hạch toán các nghiệp vụ công nợ thực tế phát sinh.
    • Nhận diện các ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý công nợ tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình thu hồi nợ và quản trị dòng tiền.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng (Tài khoản 131) và nợ phải trả người bán (Tài khoản 331) tại Công ty TNHH Sôcôla Marou.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng và các bộ phận nghiệp vụ thuộc Công ty TNHH Sôcôla Marou (Số 120/4, đường số 13, Khu phố 4, Phường Bình Chiểu, Thành phố Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ kế toán phát sinh trong năm 2022, trọng tâm là các nghiệp vụ thực tế quý III/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Cơ sở lý luận của đề tài được xây dựng trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Tác giả hệ thống hóa các nguyên tắc ghi nhận:

  • Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán tiền mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của khách hàng. Yêu cầu hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và theo dõi chặt chẽ kỳ hạn nợ.
  • Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331): Phản ánh nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp vật tư, nguyên liệu, dịch vụ. Yêu cầu ghi nhận chi tiết theo từng nhà cung cấp, kiểm tra đối chiếu công nợ và các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  1. Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp trao đổi với Kế toán trưởng, kế toán viên phụ trách các phần hành công nợ, thanh toán và vật tư tại công ty để nắm bắt quy trình vận hành và kiểm soát nội bộ.
  2. Phương pháp thống kê và phân tích: Thu thập dữ liệu từ các báo cáo công nợ, bảng kê chi tiết hóa đơn, phân tích biến động và so sánh các chỉ tiêu tài chính.
  3. Phương pháp tổng hợp chứng từ, sổ sách: Tập hợp hệ thống hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo Có, ủy nhiệm chi và đối chiếu đường đi của chứng từ với sổ Cái và sổ chi tiết.
  4. Phương pháp kế toán: Đánh giá tính hợp lý, hợp lệ của việc mở tài khoản, lập định khoản kế toán và ghi sổ dựa trên các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận căn bản về kế toán công nợ trong doanh nghiệp:

  • Phần hành nợ phải thu khách hàng: Nêu rõ khái niệm, nhiệm vụ của kế toán viên trong việc theo dõi thời hạn bán hàng, giao hàng và đôn đốc thu hồi nợ. Trình bày chi tiết hệ thống chứng từ bắt buộc (Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng, Hóa đơn GTGT) và hệ thống sổ kế toán (Sổ chi tiết công nợ, Sổ Cái TK 131, Bảng tổng hợp số dư công nợ). Phân tích kết cấu Tài khoản 131 (tài khoản lưỡng tính) và sơ đồ hạch toán tổng hợp các mối quan hệ đối ứng với TK 511, 515, 3331, 635, 521, 111, 112.
  • Phần hành nợ phải trả người bán: Phân tích bản chất kinh tế của nợ phải trả thương mại, quy định hạch toán chi tiết cho từng nhà thầu, nhà cung cấp. Liệt kê các chứng từ căn bản (Đơn đặt hàng, Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi) và sổ kế toán liên quan (Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết nợ phải trả). Trình bày kết cấu Tài khoản 331 và nguyên tắc phản ánh các khoản trả trước cho người bán hoặc các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng.

Chương 2: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty TNHH Sôcôla Marou

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động và quy trình tác nghiệp kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát doanh nghiệp: Công ty TNHH Sôcôla Marou thành lập năm 2011 bởi hai nhà sáng lập Samuel Maruta và Vincent Mourou. Công ty xây dựng chuỗi cung ứng cacao liên kết với 24 nông trại và 514 đối tác nông dân tại 6 tỉnh thành (Tiền Giang, Đồng Nai, Lâm Đồng, Đắk Lắk, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bến Tre). Sản phẩm socola Marou được xuất khẩu sang nhiều quốc gia (Pháp, Anh, Mỹ, Singapore) và tiêu thụ qua hệ thống cửa hàng, đại lý nội địa.
  • Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách áp dụng:
    • Phòng Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc tài chính và Kế toán trưởng, gồm các vị trí: Kế toán thanh toán, Kế toán kho, Kế toán thuế, Kế toán đầu ra - đầu vào, Kế toán vật tư - hàng hóa.
    • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán BRAVO.
    • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC; phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12.
Tiêu chí Kế toán Phải thu khách hàng (TK 131) Kế toán Phải trả người bán (TK 331)
Quy trình chứng từ Khách yêu cầu $\rightarrow$ Báo giá $\rightarrow$ Hợp đồng/Đơn hàng $\rightarrow$ Kiểm kho $\rightarrow$ Xuất kho & Hóa đơn GTGT $\rightarrow$ Bàn giao $\rightarrow$ Báo Có/Phiếu thu/Tính chiết khấu. Yêu cầu mua $\rightarrow$ Báo giá nhà cung cấp $\rightarrow$ So sánh giá $\rightarrow$ Đơn đặt hàng & Hợp đồng $\rightarrow$ Kiểm hàng $\rightarrow$ Nhập kho $\rightarrow$ Thanh toán/Trả hàng.
Chứng từ chính Hóa đơn GTGT bán hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu đặt hàng (Sales Orders), Giấy báo Có, Phiếu thu. Hóa đơn GTGT mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi.
Hệ thống sổ sách Sổ Cái TK 131, Báo cáo công nợ chi tiết, Bảng kê hóa đơn bán ra. Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết nợ phải trả, Bảng kê thanh toán tiền hàng.
Nghiệp vụ thực tế minh họa Bán sôcôla cho các đối tác: Công ty CP TM Duy Anh, CP Cà phê Golden Beans, Saigon Kitsch, Le Square Epicier Fin, The Good Matrix Pte Ltd (doanh thu ngoại tệ USD). Mua vật tư, dịch vụ từ: Công ty CP Bao bì Biên Hòa, VPP Biên Hòa, Thực phẩm Toàn Cầu, Phúc An, Dịch vụ Ngọc Hà, Bảo trì máy OPP.

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế và đưa ra các đề xuất cụ thể:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Cơ cấu tổ chức phòng kế toán hợp lý, phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm từng phần hành nhưng vẫn duy trì tính liên kết chặt chẽ.
    • Việc ứng dụng phần mềm BRAVO giúp tự động hóa khâu ghi chép, kết chuyển dữ liệu hàng ngày và in ấn sổ sách đúng quy định pháp lý.
    • Công ty mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 giúp theo dõi biến động doanh thu, chi phí và từng khoản mục công nợ cụ thể.
  • Các hạn chế phát hiện:
    • Về theo dõi nợ phải thu: Kế toán công nợ thường gom chứng từ báo Có để cập nhật vào phần mềm vào thời điểm cuối tháng thay vì cập nhật hàng ngày, làm gia tăng áp lực công việc cuối kỳ và giảm tính kịp thời khi theo dõi nợ.
    • Về chính sách thu hồi nợ: Công ty áp dụng thời hạn cho khách hàng trả chậm tới 2 tháng sau ngày phát hành hóa đơn tài chính nhưng thiếu chế tài thu hồi nợ quyết liệt, dẫn đến nguy cơ bị chiếm dụng vốn.
    • Về thanh toán nợ phải trả: Tồn tại tình trạng thanh toán cho nhà cung cấp trước thời hạn tín dụng quy định trong hợp đồng theo đề nghị đột xuất từ các phòng ban, làm dòng tiền mặt biến động không ổn định.
  • Kiến nghị hoàn thiện:
    • Thiết lập file theo dõi và cập nhật biến động công nợ khách hàng hàng ngày trên phần mềm kế toán.
    • Áp dụng chính sách "chiết khấu thanh toán" nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm; tạm ngưng giao hàng đối với các đối tác có lịch sử nợ quá hạn kéo dài.
    • Tuân thủ chặt chẽ thời hạn thanh toán theo điều khoản hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp, hạn chế việc chi trả trước hạn khi chưa cần thiết.
  • Bài học kinh nghiệm: Khóa luận giúp người học cọ xát thực tế quy trình kiểm soát chứng từ, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán và nhận thức rõ trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp kế toán trong doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Mô tả toàn diện mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tại một doanh nghiệp chế biến và kinh doanh sôcôla có hoạt động xuất khẩu, minh chứng bằng dữ liệu chứng từ thực tế tại Công ty TNHH Sôcôla Marou năm 2022.
  • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ hai chiều: từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến khâu thu tiền khách hàng (TK 131) và từ khâu lập yêu cầu mua nguyên phụ liệu đến khâu thanh toán cho nhà cung cấp (TK 331).
  • Trích xuất và định khoản cụ thể các nghiệp vụ kinh tế điển hình phát sinh tại công ty trong năm 2022, đối chiếu đầy đủ với các số hóa đơn và sổ Cái tương ứng trong hệ thống phụ lục.

Đóng góp thực tiễn

  • Chỉ rõ những lỗ hổng trong kiểm soát tín dụng thương mại tại doanh nghiệp (việc cập nhật chậm trễ báo Có ngân hàng và cấp tín dụng trả chậm 2 tháng thiếu biện pháp đôn đốc).
  • Đề xuất các giải pháp khả thi, phù hợp với quy mô vừa và lớn của Marou nhằm ổn định dòng tiền lưu chuyển và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo tập trung chủ yếu vào việc mô tả quy trình hạch toán kế toán và minh họa một số nghiệp vụ công nợ phát sinh trong quý III/2022. Phạm vi nghiên cứu chưa đi sâu vào việc phân tích định lượng các tỷ số tài chính về công nợ (như vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, vòng quay nợ phải trả) qua các năm tài chính liên tiếp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu có thể mở rộng theo hướng xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng mua sỉ, hoặc thiết lập mô hình quản trị rủi ro công nợ gắn với chuỗi cung ứng nguyên liệu cacao bền vững của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc một báo cáo thực tập chuyên ngành chuẩn mực; hiểu rõ cách kết nối lý thuyết hạch toán TK 131, TK 331 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc tác nghiệp thực tế trên phần mềm BRAVO.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất - thương mại: Tham khảo sơ đồ luân chuyển chứng từ mua bán hàng hóa và các biện pháp kiểm soát rủi ro dòng tiền trong quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào?

Công ty TNHH Sôcôla Marou áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán theo hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán BRAVO, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

2. Nguồn nguyên liệu cacao của Công ty Marou được tổ chức thu mua như thế nào?

Theo số liệu trong báo cáo, nguồn cung hạt cacao của Marou được thu mua từ 24 nông trại và 514 đối tác nông dân tại 6 tỉnh thành: Tiền Giang, Đồng Nai, Lâm Đồng, Đắk Lắk, Bà Rịa - Vũng Tàu và Bến Tre. Mức giá thu mua trung bình tại trang trại đạt trên 4.000 USD/tấn.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ nợ phải thu tại công ty gồm những bước cơ bản nào?

Quy trình bắt đầu từ phiếu yêu cầu của khách hàng $\rightarrow$ lập báo giá $\rightarrow$ ký hợp đồng/đơn đặt hàng $\rightarrow$ kiểm tra tồn kho và lập phiếu xuất kho $\rightarrow$ xuất hóa đơn GTGT $\rightarrow$ bàn giao hàng hóa $\rightarrow$ kế toán tính chiết khấu và theo dõi thu tiền qua Giấy báo Có ngân hàng hoặc Phiếu thu tiền mặt.

4. Nhược điểm chính trong quản lý công nợ được tác giả chỉ ra tại Marou là gì?

Hai nhược điểm lớn nhất gồm: kế toán công nợ thường dồn việc cập nhật Giấy báo Có ngân hàng vào thời điểm cuối tháng thay vì hạch toán hàng ngày; và chính sách cho phép khách hàng trả chậm trong vòng 2 tháng sau khi xuất hóa đơn tài chính nhưng thiếu quy định và biện pháp đôn đốc thu hồi nợ chặt chẽ.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Xuân đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH Sôcôla Marou. Đề tài đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phân tích cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế trên phần mềm BRAVO. Các kiến nghị được đưa ra bám sát vào những tồn tại thực tế về việc cập nhật sổ sách và quản trị kỳ hạn nợ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công nợ và an toàn tài chính cho doanh nghiệp.