Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế bước vào giai đoạn phục hồi sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp thương mại và nhập khẩu đối mặt với nhiều áp lực về dòng tiền và tối ưu hóa chi phí vận hành. Đối với các đơn vị hoạt động theo mô hình nhập khẩu và phân phối thực phẩm, các giao dịch mua bán với nhà cung cấp và khách hàng diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn. Bộ phận kế toán các khoản phải thu và phải trả giữ vai trò then chốt trong việc kiểm soát các nguồn chi phí lưu chuyển, theo dõi chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh (KPI) của nhân viên bán hàng, đồng thời hạn chế các khoản nợ quá hạn và nợ xấu nhằm bảo đảm chỉ số thanh khoản của doanh nghiệp.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Trương Phương (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Luật, Đại học Quốc gia TP.HCM), dưới sự hướng dẫn của PGS. Phan Đức Dũng, tập trung nghiên cứu thực tế công tác kế toán công nợ và chi phí tại Công ty TNHH Thực Phẩm Tốt Lành (GoodFood Co., Ltd).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu quy định và thực tế công tác kế toán các khoản phải thu (Accounts Receivable) và các khoản phải trả (Accounts Payable) tại đơn vị.
  2. Khảo sát quy trình thanh toán cho các hoạt động vận hành nội bộ và nghiệp vụ chuyên môn tại doanh nghiệp.
  3. Mô tả hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến công nợ, các khoản chi phí và thông tin phản ánh trên Báo cáo tài chính của công ty.
  4. Nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quy trình tổ chức kế toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình kế toán các khoản phải thu, phải trả và công tác thanh toán chi phí hoạt động tại Công ty TNHH GoodFood.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính tại TP.HCM (194 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh) và Chi nhánh Hà Nội (324 Tây Sơn, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống Đa).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu, chứng từ kế toán phát sinh trong năm tài chính 2022 và các nghiệp vụ đầu năm 2023.
  • Hạn chế nghiên cứu: Do yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng của doanh nghiệp, các mẫu biểu và ví dụ số liệu trong khóa luận được sử dụng nhằm mục đích minh họa quy trình.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về kế toán và các tài liệu chuyên ngành kế toán tài chính doanh nghiệp:

  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:
    • Điều 17: Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu (phải thu thương mại, nội bộ, khác; nguyên tắc theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại tiền tệ và phân loại ngắn hạn/dài hạn trên Bảng cân đối kế toán dựa trên thời hạn còn lại).
    • Điều 50: Nguyên tắc kế toán các khoản phải trả (phải trả thương mại, nội bộ, chi phí tài chính, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn...).
  • Thông tư số 96/2015/TT-BTC: Điều 4 quy định về các khoản chi phí liên quan đến người lao động (chế độ thai sản, làm thêm giờ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, trợ cấp thôi việc, tiền thưởng).
  • Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/04/2017 của Bộ Tài chính: Quy định chế độ công tác phí, chi hội nghị (mức phụ cấp lưu trú tối đa 200.000 đồng/người/ngày).
  • Tài liệu tham khảo chuyên môn: Sách 26 chuẩn mực kế toán và kế toán tài chính doanh nghiệp của PGS.TS. Võ Văn Nhi (2007).

Hệ thống tài khoản tổng hợp được tác giả hệ thống hóa trong phần lý thuyết bao gồm:

  • Tài khoản 111 (Tiền mặt).
  • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng).
  • Tài khoản 139 (Dự phòng nợ khó đòi).
  • Tài khoản 141 (Tạm ứng - bao gồm tạm ứng lương và tạm ứng công tác phí).
  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp quan sát thực tế (Practical observation): Trực tiếp quan sát quy trình luân chuyển chứng từ, thao tác nhập liệu trên phần mềm và việc lập các báo cáo kế toán tại các bộ phận.
  • Phương pháp thu thập và tổng hợp dữ liệu: Thu thập thông tin, chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, bảng kê công nợ và sổ chi tiết từ thực tế làm việc tại phòng kế toán của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

The Oppening Chapter (Chương mở đầu)

Chương mở đầu trình bày tính cấp thiết của việc kiểm soát các khoản phải thu và phải trả trong việc duy trì khả năng thanh khoản và hạn chế nợ xấu tại các doanh nghiệp nhập khẩu - phân phối. Tác giả xác lập rõ mục tiêu nghiên cứu, phương pháp thu thập dữ liệu thực tế, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian và cấu trúc 4 chương của báo cáo khóa luận.

Chapter 1: Theoretical Basis of Managing Accounts Receivables and Accounts Payable at Goodfood Co.

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về quản lý tài chính và kế toán nợ phải thu, nợ phải trả theo quy định của Bộ Tài chính:

  • Nhiệm vụ và nguyên tắc quản lý tài chính: Tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; lập báo cáo định kỳ; kiểm soát chi phí trong giới hạn định mức ngân sách đã được Hội đồng quản trị thông qua.
  • Phân loại nguồn thu và chi phí: Phân định nguồn thu (bán buôn, bán lẻ, siêu thị, sàn thương mại điện tử, lãi tiền gửi ngân hàng) và các nhóm chi phí phải trả (chi phí nhân sự, chi phí quản lý hành chính, chi phí nghiệp vụ chuyên môn, chi phí bảo trì và mua sắm tài sản cố định).
  • Nguyên tắc hạch toán kế toán: Trình bày nguyên tắc ghi nhận đối ứng tài khoản cho các nghiệp vụ thanh toán chi phí (Nợ TK 331 / Có TK 111) và thu hồi nợ từ khách hàng (Nợ TK 111 / Có TK 131) kèm yêu cầu chứng từ pháp lý đầy đủ.

Chapter 2: Overview of Goodfood Co.

Chương 2 giới thiệu tổng quan về lịch sử, mô hình quản lý và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Thực Phẩm Tốt Lành (GoodFood Company Limited) là doanh nghiệp có vốn sở hữu của Úc (Australian owned), thành lập năm 2003, vốn điều lệ 40 tỷ đồng, mã số thuế 0303085267. Đại diện pháp luật là ông Jimmy Ong (Ong Thành Nghiệp). Công ty là nhà nhập khẩu và phân phối hơn 300 mặt hàng thực phẩm cao cấp (thịt, hải sản, bơ sữa, nguyên liệu làm bánh, đồ uống...) từ hơn 20 tập đoàn quốc tế (Ireland, Đan Mạch, Nhật Bản, Hoa Kỳ...) cho các khách sạn 4-5 sao, nhà hàng và hệ thống siêu thị tại Việt Nam.
  • Cơ cấu tổ chức: Gồm Tổng Giám đốc (phụ trách chung kiêm Giám đốc Bán hàng và Dịch vụ Thực phẩm), Phó Tổng Giám đốc (phụ trách đối ngoại, Marketing), Giám đốc điều hành Chi nhánh Hà Nội (William Ng Hun Soon), cùng các phòng ban: Kế toán, Hành chính (Admin), Marketing, Bán hàng (Sales - chia thành 5 nhóm: Meat, Bakery, Beverage, Dairy, Others), Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT), Kho vận (Warehouse).
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán phải trả, Kế toán phải thu, Kế toán thuế và Kế toán kho.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Kỳ kế toán từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm; đơn vị tiền tệ ghi sổ: VND.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung, thực hiện trên phần mềm ERP Microsoft Dynamics AX 2012 (bao gồm các phân hệ Quản lý Phải thu, Phải trả, Tiền lương, Tổng hợp, Quản lý kho, Quản lý tiền mặt và ngân hàng, Chi phí kinh doanh).
  • Quy trình luân chuyển tổng quát: Dữ liệu hóa đơn phát sinh hằng ngày được kiểm tra và ghi nhận tạm thời vào Excel, sau đó nhập vào phân hệ "Generate Invoice" trên phần mềm AX 2012, cập nhật vào Sổ Nhật ký chung và tự động chuyển vào Sổ cái. Cuối tháng, Kế toán trưởng thực hiện thao tác khóa sổ, xuất dữ liệu đối chiếu với bảng tổng hợp Excel và lập Bảng cân đối tài khoản trước khi tổng hợp Báo cáo tài chính năm.
Bộ phận kế toán Chức năng và nhiệm vụ chính
Kế toán trưởng Điều hành toàn bộ công tác kế toán; phê duyệt chứng từ chi và tạm ứng; lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo tài chính quý/năm trình Ban Giám đốc.
Kế toán tổng hợp Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh từ kế toán phải thu và phải trả; đối chiếu số dư sổ sách; giải trình số liệu với cơ quan thuế và kiểm toán.
Kế toán phải trả Kiểm tra, theo dõi và phê duyệt các khoản chi phí; quản lý số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng và luân chuyển dòng tiền thanh toán.
Kế toán phải thu Soạn thảo hợp đồng thanh toán; theo dõi tiến độ công nợ khách hàng; đôn đốc thu hồi nợ quá hạn và nợ xấu; lập báo cáo công nợ định kỳ.
Kế toán thuế Kê khai, lập báo cáo và quyết toán thuế GTGT, TNDN, TNCN; theo dõi chứng từ hóa đơn và lập báo cáo hoa hồng hằng tháng.
Kế toán kho Kiểm soát xuất - nhập - tồn kho; xuất hóa đơn bán hàng điện tử và lập phiếu xuất kho chuyển về văn phòng.

Chapter 3: Practice Accounts Receivables – Accounts Payable at Goodfood Co.

Chương 3 trình bày chi tiết thực tế hạch toán và luân chuyển chứng từ đối với các khoản phải thu, phải trả và chi phí phát sinh:

1. Hệ thống tài khoản chi tiết theo dõi theo chi nhánh

GoodFood thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết phân tách rõ ràng giữa hai cơ sở TP.HCM và Hà Nội:

  • Tiền mặt: TK 11111 (Tiền mặt - HCM), TK 11112 (Tiền mặt - HN).
  • Chi phí bán hàng (TK 641): Phân nhóm theo nội dung và kênh phân phối, ví dụ: 6411100 (Chi phí điện thoại HCM), 6411101 (Khách sạn), 6411102 (Nhà hàng), 6411103 (Khách tỉnh), 6411104 (Bán buôn), 6411105 (Làm bánh); Nhóm chi phí công tác từ 6410500 đến 6410508 (phân theo kênh Khách sạn, Nhà hàng, Catering, Wholesale, Bakery, MT, GT).
  • Phải trả khác (TK 338): 3381100 (BHXH - HCM), 3381200 (Kinh phí công đoàn - HCM), 3381300 (Phải trả khác - HCM), 3381400 (Trích trước chi phí nhập hàng - HCM).
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): 6421001/6421002 (Thuê văn phòng / kho HCM), 6421003/6421004 (Thuê văn phòng / kho HN); 6421101/6421102 (Chi phí điện nước HCM / HN).

2. Kế toán khoản phải thu (Accounts Receivable)

  • Mã hóa đối tượng khách hàng: Khách hàng mua lẻ được gắn chung một mã "KHACH MUA LE". Khách hàng bán buôn (doanh nghiệp, khách sạn, siêu thị) được tạo mã dựa trên các chữ cái viết tắt đầu tiên của tên đơn vị kèm đuôi 001 (hoặc 002 nếu trùng tên viết tắt).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu (4 bước):
    1. Bước 1: Nhân viên kinh doanh giới thiệu sản phẩm, đàm phán và tạo Đơn đặt hàng (Sales Order) trên phần mềm AX 2012.
    2. Bước 2: Kế toán kho tiếp nhận thông tin, lập Lệnh giao hàng (Delivery Order); bộ phận kho kiểm tra quy cách, số lượng hàng hóa và tiến hành xuất hàng.
    3. Bước 3: Kế toán lập và in Hóa đơn GTGT (2 liên) trên hệ thống AX; liên 2 được giao kèm cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa.
    4. Bước 4: Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán lập Phiếu thu và ghi nhận Nợ TK 111. Nếu thanh toán sau, nghiệp vụ được ghi nhận vào tài khoản công nợ Nợ TK 131 trên hệ thống.
  • Xử lý hàng bán bị trả lại (Sales Return): Sản phẩm lỗi hoặc hết hạn được nhập lại qua kho A&P (kho hàng trả lại). Kế toán AR thực hiện nhập liệu hai dòng trên phần mềm AX: dòng thứ nhất ghi giá trị âm (thể hiện hàng xuất khỏi kho ban đầu) và dòng thứ hai ghi giá trị dương (hàng nhập lại vào kho A&P) với tổng giá trị hóa đơn bằng 0 VND. Số lượng tồn kho A&P luôn duy trì bằng 0. Cuối tháng, kế toán lập báo cáo cấn trừ công nợ khách hàng và giảm trừ trực tiếp vào doanh số KPI của nhân viên kinh doanh phụ trách.

3. Kế toán khoản phải trả (Accounts Payable)

  • Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả (4 bước):
    1. Bước 1: Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn GTGT, phiếu chi, thông báo công nợ và các chứng từ gốc đi kèm.
    2. Bước 2: Kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán (Payment Request), yêu cầu bắt buộc phải có đầy đủ 3 chữ ký: Người đề nghị, Kế toán trưởng và đại diện Ban Giám đốc. Sau khi được duyệt, kế toán lập Ủy nhiệm chi (2 bản: 1 bản nộp ngân hàng, 1 bản lưu nội bộ).
    3. Bước 3: Sau khi chuyển khoản thành công, kế toán ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung và cập nhật vào Sổ cái TK 331.
    4. Bước 4: Cuối tháng, kế toán tổng hợp Sổ chi tiết TK 331, đối chiếu với Sổ cái TK 331 và chuyển dữ liệu sang Bảng cân đối tài khoản để phục vụ lập Báo cáo tài chính.
  • Nghiệp vụ thực tế minh họa:
    • Nghiệp vụ thanh toán tiền thuê văn phòng chính ngày 05/01/2023 cho Công ty Đại Quang Minh theo Hóa đơn số 10, tổng giá trị thanh toán 701.663.013 VND (hình thức chuyển khoản):
      • Nợ TK 156 (hoặc TK chi phí liên quan): 637.875.468 VND
      • Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ): 63.787.545 VND
      • Có TK 3312 (Phải trả người bán chi tiết): 701.663.013 VND

4. Kế toán các khoản chi trả định kỳ và chi phí hoạt động

  • Chi trả lương người lao động: Ngày chi trả cố định là ngày 05 hằng tháng, thực hiện qua tài khoản mở tại Ngân hàng Vietcombank. Chứng từ gốc gồm: Bảng thanh toán lương được phê duyệt, danh sách nhân viên nhận lương/phụ cấp, bảng tăng giảm lương, bảng chấm công hằng ngày và bảng trích nộp bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN).
  • Chi trả dịch vụ công cộng: Thanh toán tiền điện nước tháng 10/2022 bằng tiền mặt tổng số tiền 5.396.000 VND:
    • Nợ TK 6421101: 5.396.000 VND
    • Có TK 1111100: 5.396.000 VND
  • Chi phí thuê kho: Thanh toán tiền thuê kho tại 194 Ung Văn Khiêm (Chi nhánh TP.HCM) cho 6 tháng cuối năm 2022 (từ tháng 06 đến tháng 12/2022) ghi nhận ngày 31/12/2022 theo số lô nhật ký JNB-225789:
    • Nợ TK 6421002: 480.000.000 VND
    • Có TK 1111100: 480.000.000 VND
  • Chi phí công tác: Phục vụ hai mục đích chính là thăm khách hàng (Visit customer) và mở nhà phân phối (Open Distributor), định mức phụ cấp lưu trú tuân thủ Thông tư 40/2017/TT-BTC tối đa 200.000 đồng/người/ngày.
  • Mua sắm và bảo dưỡng TSCĐ: Phòng Admin tổng hợp nhu cầu, so sánh báo giá, kế toán kiểm tra chất lượng khi tiếp nhận hàng hóa và lưu trữ hồ sơ tài sản.

Chapter 4: Recommendations and Conclusion (Chương 4: Đánh giá và Kiến nghị)

Chương 4 tổng hợp các phân tích về ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

Nội dung Ưu điểm Hạn chế Kiến nghị hoàn thiện
Tổ chức bộ máy kế toán Phân công nhiệm vụ rõ ràng; mã hóa tài khoản riêng theo 2 chi nhánh (HCM, HN) giúp Ban Giám đốc kiểm soát chi tiết hiệu quả từng cơ sở. Nhân sự biến động sau đại dịch; nhân viên mới chưa nắm vững hồ sơ cũ; quy trình phụ thuộc điều chỉnh của Kế toán trưởng; áp lực lập BCTC dồn vào Kế toán trưởng. Nhân viên mới ghi nhận các bước rườm rà để đề xuất cải tiến vào đầu niên độ tiếp theo; phân chia công việc lập BCTC cuối kỳ cho Kế toán tổng hợp hỗ trợ.
Quản lý Khoản phải thu Phân công kế toán theo dõi riêng từng nhóm sản phẩm; phân loại nhóm khách hàng theo khả năng thanh khoản; bảo quản chứng từ giấy cẩn thận. Quản lý nợ chưa triệt để, phát sinh nợ quá hạn và nợ xấu; phần mềm AX 2012 phiên bản cũ hay lỗi, nhập liệu từng dòng thủ công tốn thời gian (mất gần 2 tuần nhập hóa đơn siêu thị). Bổ sung điều khoản thanh toán chặt chẽ trong hợp đồng (kỳ hạn, số tiền, phạt chậm trả); rút ngắn hạn mức nợ hoặc tạm ngưng giao dịch đối với nợ khó đòi; chia nhỏ đợt thanh toán cho đơn hàng lớn.
Quản lý Khoản phải trả & Hạ tầng Quy trình duyệt chi 3 chữ ký chặt chẽ; kiểm soát chi theo dự toán ngân sách đã được phê duyệt. Phần mềm Microsoft Dynamics AX 2012 hoạt động chậm, phát sinh lỗi gián đoạn thao tác ghi sổ; chưa tối ưu hóa xử lý dữ liệu lớn. Xem xét kế hoạch đầu tư nâng cấp phần mềm AX 2012 hoặc chuyển đổi sang các giải pháp phần mềm hiện đại hơn (như MISA) để rút ngắn thời gian nhập liệu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối thực phẩm quy mô vốn 40 tỷ đồng:

  • Hệ thống hóa số liệu và quy trình nghiệp vụ: Phản ánh chính xác các định khoản và số liệu thực tế tại GoodFood (nghiệp vụ thuê văn phòng 701.663.013 VND, thuê kho 6 tháng 480.000.000 VND, điện nước 5.396.000 VND, hạn mức lưu trú công tác 200.000 VND/ngày).
  • Làm rõ kỹ thuật xử lý kế toán đặc thù: Phân tích quy trình xử lý hàng bán bị trả lại thông qua kho trung gian A&P với kỹ thuật nhập liệu dòng âm - dòng dương triệt tiêu về giá trị 0 VND nhằm quản lý tồn kho và trừ trực tiếp doanh số KPI của nhân viên bán hàng.
  • Đóng góp về mặt quản trị: Đưa ra các giải pháp khả thi gắn liền với điều kiện thực tế của doanh nghiệp như: không thay đổi quy trình giữa niên độ kế toán để tránh sai lệch dữ liệu kiểm toán năm; phân quyền lập Báo cáo tài chính cho Kế toán tổng hợp; tái cấu trúc điều khoản thanh toán hợp đồng kinh tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do quy định bảo mật thông tin khách hàng và số liệu tài chính nội bộ của Công ty GoodFood, các biểu mẫu, hóa đơn và báo cáo công nợ tổng hợp trong văn bản chủ yếu mang tính minh họa phương pháp. Khóa luận tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán công nợ và chi phí vận hành, chưa phân tích toàn diện chu trình tính giá thành nhập khẩu và phân tích các chỉ số tài chính chuyên sâu.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình kế toán giá vốn hàng nhập khẩu (chi phí logistics, thuế nhập khẩu, chi phí kho lạnh); nghiên cứu giải pháp tự động hóa nhập liệu hóa đơn điện tử hàng loạt vào hệ thống ERP đối với kênh bán hàng siêu thị.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách trình bày một khóa luận tốt nghiệp bằng tiếng Anh theo cấu trúc chuẩn của Khoa Kế toán – Kiểm toán (UEL); cách mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và mẫu sổ sách kế toán thực tế.
  • Kế toán viên tại doanh nghiệp thương mại - dịch vụ F&B: Tham khảo phương pháp tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết theo chi nhánh địa lý (HCM, HN) và theo kênh bán hàng (Khách sạn, Nhà hàng, Siêu thị, Catering, Bakery); kỹ thuật quản trị hàng trả lại qua kho trung gian A&P trên hệ thống ERP.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty GoodFood quy ước mã hóa khách hàng trên phần mềm kế toán như thế nào? Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng mua lẻ được tạo chung một mã duy nhất là "KHACH MUA LE". Khách hàng bán buôn (công ty, siêu thị, nhà hàng) được tạo mã theo các chữ cái viết tắt của tên đơn vị và kết thúc bằng đuôi 001 (nếu trùng chữ viết tắt sẽ đánh số thứ tự tiếp theo là 002).

2. Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (Sales return) được xử lý kỹ thuật thế nào trên phần mềm AX 2012? Hàng trả lại được đưa vào kho ảo A&P. Kế toán nhập liệu 2 dòng: dòng 1 ghi số lượng âm (ghi nhận hàng đã xuất khỏi kho ban đầu), dòng 2 ghi số lượng dương (hàng nhập lại kho A&P) với tổng giá trị bằng 0 VND để tồn kho A&P luôn bằng 0. Cuối tháng, hệ thống xuất báo cáo cấn trừ công nợ và trừ trực tiếp vào doanh số của nhân viên kinh doanh.

3. Giấy đề nghị thanh toán (Payment Request) tại GoodFood bắt buộc phải có những chữ ký nào? Để được coi là hợp lệ và làm căn cứ lập Ủy nhiệm chi (Payment Authorization), Giấy đề nghị thanh toán bắt buộc phải có đủ ít nhất 3 chữ ký: Người đề nghị thanh toán, Kế toán trưởng và đại diện Ban Giám đốc.

4. Tại sao hệ thống tài khoản chi phí (TK 641, 642) và tiền mặt (TK 111) tại GoodFood lại được tách riêng theo đuôi HCM và HN? Doanh nghiệp thiết lập các tài khoản con (như 11111 - HCM, 11112 - HN; 6421001/6421002 - thuê VP/kho HCM, 6421003/6421004 - thuê VP/kho HN) nhằm tách biệt dòng tiền và chi phí phát sinh tại hai cơ sở, giúp Ban Giám đốc dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập của từng chi nhánh và hạn chế sai sót khi tổng hợp số liệu.

5. Điểm nghẽn lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm kế toán Microsoft Dynamics AX 2012 tại doanh nghiệp là gì? Do sử dụng phiên bản AX 2012 cũ, phần mềm thường xuyên chạy chậm và xảy ra lỗi hệ thống. Việc nhập liệu phải thao tác thủ công từng dòng khiến quá trình ghi nhận hóa đơn thanh toán của kênh siêu thị trong tháng có thời điểm kéo dài gần 2 tuần, tạo áp lực công việc rất lớn cho phòng kế toán.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Trương Phương đã mô tả toàn diện thực trạng công tác kế toán khoản phải thu, phải trả và chi phí vận hành tại Công ty TNHH Thực Phẩm Tốt Lành (GoodFood Co., Ltd). Công trình làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp phân tách tài khoản theo chi nhánh và các giải pháp kỹ thuật hạch toán trên phần mềm Microsoft Dynamics AX 2012. Những đánh giá thẳng thắn về hạn chế công nghệ và áp lực nhân sự là cơ sở thực tiễn để đề xuất các giải pháp nâng cấp hệ thống phần mềm, phân bổ lại khối lượng công việc và siết chặt quản trị công nợ cho doanh nghiệp.